新形勢下醫(yī)院基建檔案的重要價值及管理對策探究

滑高社

摘 要：本文在闡述醫(yī)院基建檔案價值和作用的基礎(chǔ)上，剖析了目前管理工作中存在的一些問題，提出了一定的對策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院基建檔案；價值；管理對策

伴隨社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國各級醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，在新建、擴(kuò)建和整修過程中，形成了大量的基建檔案。如何實施科學(xué)管理，使其特殊價值得到充分發(fā)揮，成為醫(yī)院管理者面臨的一個重要課題。

1 醫(yī)院基建檔案的概念及特點

（一）醫(yī)院基建檔案的概念

醫(yī)院在基本建設(shè)管理和工程項目活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、圖紙及聲像等各種載體的文件材料，均屬基建檔案。基建檔案涉及工程規(guī)劃、設(shè)計、勘察、測繪、監(jiān)理、施工、建設(shè)單位及其主管機(jī)關(guān)和其他相關(guān)部門，部分工程項目還涉及征地、拆遷、補(bǔ)償?shù)确矫娴墓ぷ鳌?/p>

（二）醫(yī)院基建檔案的特點

醫(yī)院基建檔案詳細(xì)記錄了醫(yī)院基建項目的歷史，不僅具備一般檔案的特點， 還具有涉及面廣、信息量大、技術(shù)含量高、載體和形式多樣、成套滯后、保存價值高等特點?；椖客顿Y大、建設(shè)周期長、環(huán)節(jié)多，檔案材料滯后于它所反映的基建項目。

2 醫(yī)院基建檔案的重要價值

（一）服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展

1.對推動醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展有重要意義?；n案是醫(yī)院建設(shè)活動中形成的第一手材料，記載著基建項目建設(shè)、改建、維修、使用過程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)，是醫(yī)院工程建設(shè)的真實記錄，也是整個醫(yī)院檔案的重要組成部分，它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又為醫(yī)院的整體建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

2.為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理提供現(xiàn)有和歷史依據(jù)?；n案涉及工程的規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位及其主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門。任何工程項目，缺少基建檔案，就缺少了相應(yīng)的技術(shù)參數(shù)，缺少了使用和改造的依據(jù)和參考。它反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理提供現(xiàn)有和歷史依據(jù)；為地上地下交叉工程設(shè)計提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件；還便于歷史查證、產(chǎn)權(quán)查證、解決經(jīng)濟(jì)糾紛，以及為科學(xué)研究提供素材，故越來越受到各級建設(shè)單位和醫(yī)院管理者的重視。

（二）為反腐倡廉提供第一手資料

黨的十八大和十八屆三中全會，提出了加強(qiáng)懲治和預(yù)防腐敗體系建設(shè)，推進(jìn)黨風(fēng)廉政建設(shè)和反腐敗斗爭。醫(yī)院基建項目占用資金量大，基建領(lǐng)域成為反腐敗工作的重點之一。 基建檔案中，投資預(yù)算的數(shù)據(jù)與施工過程中設(shè)計變更認(rèn)量、經(jīng)濟(jì)簽證，投標(biāo)過程中投標(biāo)價格、合同、洽商記錄、竣工圖等一系列資料以及總決算等數(shù)據(jù)，成為后期審計部門審查的重要依據(jù)，是控制資金流失、打擊貪污受賄、推進(jìn)廉政建設(shè)的第一手資料。

3 當(dāng)前醫(yī)院基建檔案管理存在的問題

（一）基建資料歸檔不及時

項目建設(shè)中，建設(shè)、施工、監(jiān)理單位往往重建設(shè)主體、工程進(jìn)度、工程質(zhì)量，忽視檔案質(zhì)量和竣工檔案的及時編制，導(dǎo)致竣工驗收后，施工單位往往不能及時遞交竣工圖，使基建檔案遲遲不能歸檔。建設(shè)單位中也有一些技術(shù)人員對工作中形成的資料歸檔不及時，或者是一些資料借閱后歸還不及時。這些情況都有可能造成基建資料的損壞和遺失，對檔案質(zhì)量和后期工作造成一定影響。

（二）基建材料書寫、編制欠規(guī)范

有些工地現(xiàn)場檔案資料編制人員業(yè)務(wù)技術(shù)不高，缺乏專業(yè)的基建知識和檔案編制能力。有的施工單位基建資料編制不夠認(rèn)真，工程聯(lián)系單編號出現(xiàn)不連續(xù)或重復(fù)現(xiàn)象；有的施工單位編制的歸檔文件材料字跡、圖樣不清晰，或簽字手續(xù)不完備；有的文件用鉛筆、圓珠筆書寫、繪制，或者用復(fù)印件代替原件，使檔案質(zhì)量下降。有的監(jiān)理單位例會記錄不詳細(xì)，或存在錯誤， 嚴(yán)重影響了基建檔案質(zhì)量。

（三）竣工圖編制不符合要求

竣工圖是基建檔案的重要組成部份，是基建檔案的核心，也是后期審計審查的重要依據(jù)。在工程項目驗收中，發(fā)現(xiàn)問題最多的是竣工圖編制問題，如施工單位竣工圖編制不及時，或隱蔽工程在圖面上顯示不清，設(shè)計變更部分不明確，簽字手續(xù)不完備，影響了圖紙質(zhì)量。

（四）復(fù)合型管理人才缺乏

目前各醫(yī)院檔案管理人員文化程度、業(yè)務(wù)水平參差不齊?；n案員往往從綜合檔案室臨時調(diào)用或由基建辦工作人員兼職，導(dǎo)致基建檔案綜合管理水平不高?；ㄞk兼職人員在檔案的編制上對資料存檔范圍把握不準(zhǔn)，在歸檔文件的整理上缺少經(jīng)驗。檔案室人員因缺少基建方面專業(yè)知識，遇到專業(yè)性強(qiáng)的資料，往往不知所措，給歸檔及歸檔后的查閱，造成一定的困擾。

（五）硬件設(shè)施簡陋

建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位往往將資料室設(shè)于工地現(xiàn)場臨時用房，一是為方便施工資料的及時歸檔，二是為了能夠及時查閱所需文件。這造成了一定的弊端，一是臨時用房牢固性、安全性差，遇大風(fēng)、雨雪等惡劣天氣，易造成臨時用房倒塌，導(dǎo)致基建資料毀壞。二是臨時用房防蟲、防潮效果差，不利于基建檔案的安全存放。

4 醫(yī)院基建檔案規(guī)范化管理對策

（一）強(qiáng)化施工方檔案責(zé)任

基建檔案形成周期長、涉及面廣、專業(yè)性強(qiáng)，必須對施工單位項目運(yùn)作進(jìn)行保證和約束，確保建設(shè)項目完成后，不論是總承包還是分承包，都應(yīng)按《城建檔案歸檔條例》及《醫(yī)院檔案歸檔條例》要求，負(fù)責(zé)整理好所承包工程的基建文件材料，統(tǒng)一向醫(yī)院建設(shè)部門提交完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基建檔案?；ú块T要把好文件材料形成的質(zhì)量關(guān)，為日后辦理建設(shè)項目竣工驗收、產(chǎn)權(quán)登記，以及建筑物維修、改造和擴(kuò)建提供第一手資料。

（二）增強(qiáng)基建部門責(zé)任意識

基建部門是基建規(guī)劃的執(zhí)行者，又是基建檔案材料的形成者，基建部門應(yīng)有專人負(fù)責(zé)基建檔案材料的收集歸檔。應(yīng)明確基建檔案人員工作職責(zé)，強(qiáng)化基建檔案歸檔意識，嚴(yán)格考核；檔案管理部門應(yīng)及時指導(dǎo)基建檔案材料的收集與歸檔，并經(jīng)常就基建檔案相關(guān)工作進(jìn)行互動，確?；n案材料及時歸檔。

（三）加強(qiáng)與施工單位交流合作

項目招標(biāo)時，應(yīng)優(yōu)先選擇施工經(jīng)驗豐富的正規(guī)公司，簽約時明確基建材料的重要性，要求施工單位在工程建設(shè)中重視基建檔案，醫(yī)院本身也應(yīng)安排具備相關(guān)專業(yè)知識的人員參與施工，對資料進(jìn)行收集整理，施工中出現(xiàn)變動要及時更新材料。另外，應(yīng)采取一定的行政、經(jīng)濟(jì)手段，督促施工單位、建設(shè)單位共同做好基建檔案的收集、整理、歸檔?；üこ炭⒐r，對竣工資料應(yīng)逐項核對檢查，發(fā)現(xiàn)缺頁、字跡模糊不清、簽字手續(xù)不完備、“三筆”現(xiàn)象（紅筆、鉛筆、圓珠筆）、竣工圖任意涂改拼湊、用復(fù)印件代替竣工藍(lán)圖等現(xiàn)象，一律退回。檔案收集不完整，工程不予驗收；竣工材料不全或質(zhì)量不合格，工程驗收人員不予驗收；竣工材料驗收完畢，由驗收人員填報移交清單并簽名。

（四）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

從事基建檔案的管理人員，除具備扎實的檔案知識技能外，還應(yīng)懂得基建方面的工作程序以及相關(guān)政策法規(guī)。醫(yī)院應(yīng)積極創(chuàng)造條件，加強(qiáng)相關(guān)專業(yè)知識和技能的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，鼓勵參加學(xué)術(shù)交流，不斷提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，適應(yīng)崗位要求和醫(yī)院發(fā)展所需。

（五）采用現(xiàn)代技術(shù)推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化、電子化、信息化

隨著電腦普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代辦公趨向電子化和信息化，電腦軟件繪圖代替了紙筆繪圖，書面文字也多采用電腦打印。對于新建項目的檔案，應(yīng)充分利用電腦技術(shù)制成電子版；對于年代久遠(yuǎn)的基建資料，可掃描成電子文件保存，以利于資料的整理和長期保存，方便查找，有效提高檔案利用率和工作效率。

5 小結(jié)

醫(yī)院應(yīng)充分認(rèn)識到基建檔案的重要價值和實施規(guī)范化管理的必要性，從多個方面入手，有針對性地采取各種有效措施，推進(jìn)基建檔案管理的科學(xué)化規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)

[1]趙霞.淺談醫(yī)院基建檔案的管理，《中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜》，2006年第4期.

[2]李師軍.關(guān)于醫(yī)院基建檔案管理的創(chuàng)新研究，《城建檔案》，2015年第9期.