加強現(xiàn)代水利工程檔案管理工作的幾點建議季東妍

摘 要：水利工程檔案管理資料全面記錄了水利工程建設的整個過程，能夠為水利工程后續(xù)管理提供準確完善的信息數(shù)據(jù)資料。為了提升水利工程檔案資料的利用效率，則需要強化水利工程檔案管理?；诖耍疚耐ㄟ^全面分析當前水利工程檔案管理過程中存在的問題，并根據(jù)實際情況提出加強現(xiàn)代水利工程檔案管理工作的策略，有利于全面提升水利工程檔案管理的質(zhì)量。

關鍵詞：水利工程；檔案管理；建議

在整個水利工程的檔案管理過程中，主要涉及到水利工程建設前期的批文、施工建設過程的記錄、水利工程竣工研究階段整理的資料，以及水利工程管理維修環(huán)節(jié)的記錄等內(nèi)容[1]。因此，水利工程的檔案管理資料在水利工程后期的管理和維護過程中發(fā)揮著非常重要的作用，所以加強現(xiàn)代水利工程檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實意義。但是，當前水利工程檔案管理過程中還存在著一系列的問題：

1 現(xiàn)代水利工程檔案管理工作存在的問題

（一）管理制度不夠健全

由于水利工程項目在建設的過程中所需要的時間較長，涉及的范圍較廣，以及受到水利工程建設項目資金投入和辦公環(huán)境等因素的影響，導致部分水利單位尚未構建起系統(tǒng)完善的檔案管理規(guī)章制度。還有一部分水利工程建設單位雖然制定了管理制度，但是因為忽略了執(zhí)行過程的重要性，導致管理制度流于形式，尚未形成良好的監(jiān)督機制。同時，還有一些水利單位在檔案管理的過程中尚未將相關的法律法規(guī)落到實處，忽略了檔案管理業(yè)務的指導，直接導致水利工程在日常的施工過程中忽略了檔案資料的歸檔處理，而監(jiān)理單位又未將原始資料及時進行移交，缺乏嚴格的管理制度來約束，從而嚴重影響了水利工程檔案資料管理的完整性。

（二）檔案收集歸檔不及時

在整個水利工程項目的建設過程中，由于歷時時間長、涉及范圍廣，產(chǎn)生文件資料數(shù)量較多，所以水利工程檔案管理工作需要及時跟進。其中，對于一些小型的水利工程，因建設的時間較短，施工要求較高，產(chǎn)生的文件資料相對要少一些，而這正好被各個參建方所忽視；而一些大型的水利工程，在整個建設過程中所需要的時間較長，涉及的范圍較廣，檔案資料的內(nèi)容非常繁雜，所以在搜集檔案資料的過程中不能夠有任何一絲的疏忽，從而難以避免檔案管理過程中發(fā)生資料遺漏的現(xiàn)象。同時，由于水利工程建設的施工人員構成結構非常復雜，很多都是臨時設置的，所以常常會發(fā)生文件資料遺失的現(xiàn)象，嚴重影響了水利工程檔案資料的完整性。

（三）檔案管理的信息化程度偏低

由于各個水利工程在建設的過程中，其不管是規(guī)模、性質(zhì)，還是地域情況都存在一定的差異性，所以一般的項目管理軟件并不能夠應用到所有的水利工程建設過程中。但是，想要開發(fā)適合水利工程建設的項目管理軟件又存在著一定的難度性，所以需要投入更多的資金。同時，由于水利工程在實際建設過程中，各個參建單位都只存在于工程建設期間，所以常常為了減少一些不要的事項發(fā)生，從而導致各個參建單位都獨立設置，所應用的項目管理軟件也不盡相同，大部分應用的都是紙質(zhì)的文件[2]。此外，還有一些參與水利工程建設的單位雖然具備一定的信息化意識，可也只是將紙質(zhì)的檔案文件資料掃描成為電子文件進行管理，從而在一定程度上影響了現(xiàn)代水利工程檔案管理的效率。

（四）檔案管理人員水平偏低

當前整個水利工程檔案管理人員的專業(yè)水平偏低，對水利工程建設的專業(yè)知識了解較少，所以并不清楚水利工程整個建設過程中將會產(chǎn)生哪些資料和文件，從而導致一些水利工程在建設的后期、施工方和監(jiān)理方進行資料交接的過程中很容易發(fā)生資料遺漏的現(xiàn)象，嚴重影響水利工程檔案管理資料的完整性。

2 加強現(xiàn)代水利工程檔案管理工作的幾點建設

（一）做好檔案收集工作，保證檔案資料的完整性

在水利工程建設的前期，檔案管理部門應該積極與參與水利工程建設單位內(nèi)部進行文件資料管理的人員進行溝通與交流，指導他們?nèi)孀龊梦募Y料的收集管理工作，全面搜集水利工程建設過程中的相關批件和資料，并對搜集的第一手資料進行歸類整理，妥善管理水利工程的相關檔案資料；在水利工程的施工階段中，檔案管理人員應該嚴格按照相關的規(guī)定對每一個環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的文件和資料進行整理和保存，從而保證水利工程檔案資料的完整性。同時，還應該強化對參與水利工程建設單位的檔案管理的力度，全面整理相關的檔案資料，為水利工程之后的竣工驗收工作順利進行奠定良好的基礎；在水利工程的竣工驗收階段：水利工程管理人員應該積極對之前整理和保存的檔案資料的真實性、完整性進行審查，以便讓保存的檔案資料能夠與經(jīng)過驗收的水利工程的實際情況保持一致。如果在驗收的過程中發(fā)現(xiàn)存在檔案資料不完整和不真實的情況，則不能夠?qū)λこ添椖窟M行竣工決算。

（二）建立健全檔案管理制度，明確各組織的職責

為了有效提升現(xiàn)代水利工程檔案管理的效率，水利工程建設的各個管理部門應該根據(jù)實際情況制定科學合理的管理制度，全面貫徹落實到位。同時，還應該明確水利工程各個建設部門、項目業(yè)主、勘測、設計、施工和監(jiān)理單位的職責，合理安排進行分工安排。在水利工程的整個建設過程中，應該全面、認真、仔細的檢查相關的檔案資料，切實做好職責范圍之內(nèi)的檔案收集、整理和歸檔、保管工作，從根本上避免各個環(huán)節(jié)的文件資料發(fā)生遺漏、丟失的現(xiàn)象，從而保證水利工程檔案資料管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化和標準化，為后期水利工程檔案資料的利用提供準確的依據(jù)[3]。

（三）強化檔案管理的信息化建設，更好的實現(xiàn)資源信息共享

在水利工程檔案管理的過程中，可根據(jù)實際情況創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)站，建立以電子檔案資料為核心的檔案資料數(shù)據(jù)庫。同時，還需要將水利工程建設的整個環(huán)節(jié)中所形成的紙質(zhì)檔案資料、聲像資料和照片信息等制作成為多媒體資源進行保存，以便能夠在需要檔案資料的過程中能夠快速找到相關的文件資料，有效提升檔案管理資料的利用效率。

（四）強化管理人員參與培訓，提升專業(yè)管理素質(zhì)

由于水利工程的檔案管理工作是一項系統(tǒng)性和規(guī)范性較強的工作，提升水利工程檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是更好的應對新時期水利工程檔案管理工作的重要條件。因此，為了提升水利工程檔案管理的水平，便需要不斷強化檔案管理人員的業(yè)務技能和綜合素質(zhì)，有效拓展檔案管理人員的知識面，優(yōu)化專業(yè)知識結構，深入掌握關于水利工程檔案資料的歸檔、立卷等相關的知識和技能。同時，水利工程建設管理單位還應該積極引進專業(yè)的檔案管理人才，最大限度提升水利工程檔案管理的水平，從而更好的服務于水利工程項目建設。

3 結論

總而言之，在整個水利工程的建設和管理過程中，檔案管理是非常重要的組成部分。為了能夠更好的應對新時期對水利工程檔案管理工作提出的新要求，則需要做好檔案收集工作，保證檔案資料的完整性、建立健全檔案管理制度，明確各組織的職責、強化檔案管理的信息化建設，更好的實現(xiàn)資源信息共享、強化管理人員參與培訓，提升專業(yè)管理素質(zhì)。只有這樣才能夠提升水利工程檔案管理資料的利用效率。

參考文獻

[1]褚玉美.加強現(xiàn)代水利工程檔案管理工作的幾點建議[J].經(jīng)濟管理：文摘版， 2016（3）：00043-00043.

[2]馮志新.淺談水利工程檔案管理和驗收[J].環(huán)球市場，2016（3）：175-175.

[3]王斌.基于信息化的水利工程檔案管理存在的問題及對策探究[J].農(nóng)業(yè)科技與信息，2017（4）：121-121.