淺談信息時代檔案管理的工作思路

劉萍

摘 要：信息時代的到來，加快了人們的工作和生活節(jié)奏，也使得人們提高了對檔案管理工作的要求，需要檔案工作者能以現(xiàn)代信息化的方式進行檔案管理，提高工作的效率和服務質(zhì)量。對此，本文探討了信息時代檔案管理工作的開展原則和有效思路，以期能為檔案管理的現(xiàn)代化建設提供參考與啟發(fā)。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；工作原則；工作思路

信息時代的來臨，對傳統(tǒng)檔案管理工作帶來了機遇，亦帶來了挑戰(zhàn)。檔案管理工作者只有轉變工作思路，創(chuàng)新工作方法，實現(xiàn)檔案管理與信息技術的整合，才能把握住時代發(fā)展的機遇，迎接信息技術帶來的沖擊，做好檔案管理工作，滿足現(xiàn)代社會對于檔案服務工作的新要求。

1 信息時代檔案管理工作概述

信息時代的檔案管理工作主要依托于現(xiàn)代信息技術，以計算機以及互聯(lián)網(wǎng)為載體進行的檔案管理活動，包括檔案信息的錄入、采集、查詢、共享利用等等。這種現(xiàn)代化的檔案管理方式較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理而言更為快捷、高效，且利用專業(yè)管理軟件對檔案進行分類管理，還能使檔案的查詢與利用更加方便，有效提升服務質(zhì)量，提高檔案利用率。此外，信息時代的檔案管理工作還具有極大的優(yōu)勢，由于傳統(tǒng)檔案多以紙質(zhì)檔案、圖片、光盤、音頻等為主，在管理過程中，檔案人員需時刻注意檔案的防潮、防霉、防蟲、防火、避光、避磁場等工作，耗時費力，且這類檔案特別是紙質(zhì)檔案需要占用較大空間，不能備份，查閱困難，利用率也較低，而信息時代，各類現(xiàn)代信息技術運用于檔案管理之中，能夠很好地解決檔案的存放、備份、安全管理等問題，有效提升檔案管理效率。

2 信息時代檔案管理工作原則

信息化檔案管理已成為現(xiàn)代檔案管理之重要方法，為適應時代需求，檔案管理人員必須正確對待現(xiàn)代檔案管理工作，堅持相關工作原則，以讓檔案管理工作高效開展。

第一，安全性原則。由于現(xiàn)代信息化檔案的管理多通過計算機和網(wǎng)絡進行，因而在管理工作中，相關工作人員務必遵守管理規(guī)則，按照規(guī)范程序進行操作管理。此外，由于網(wǎng)絡具有極大的開放性，電子檔案文件也極易受到病毒、黑客的攻擊，這就需要檔案工作者做好檔案安全防范工作，避免網(wǎng)絡安全風險的發(fā)生。

第二，標準化原則。在信息時代，檔案的數(shù)字化建設是一項大工程，在將傳統(tǒng)檔案轉變?yōu)閿?shù)字檔案的過程中，需要檔案工作人員按照檔案數(shù)字化建設的結構標準和格式規(guī)范進行處理，以便于檔案的查詢、共享和利用。

第三，效益性原則。檔案信息化建設需要投入大量人力、財力以及物力資源，因而，必須講求檔案信息化管理工作效益，遵守效益性原則。相關檔案管理部門需根據(jù)自身館藏實際以及用戶需求特點進行合理分析，以開展規(guī)模適當?shù)臋n案信息化建設。此外，對于用戶需求度高的檔案信息要加強管理，保證檔案的實時更新，以提高檔案利用率，獲取較大的經(jīng)濟以及社會效益。此外，對于利用率低的檔案，則可不實現(xiàn)數(shù)字化，或是減少關注度，避免人力、財力、物力之浪費。

3 信息時代檔案管理工作思路

（一）增強檔案管理人員信息化意識

在信息時代，各類資料信息不斷涌現(xiàn)，并于短期內(nèi)發(fā)生極大的變化，人們只有快速搜集并傳播這些信息，才能確保信息的利用價值。對于檔案而言，其是一類重要的信息資源，在社會中的作用亦日益凸顯，這就更加需要加強檔案的信息化建設，以充分發(fā)揮其價值。在社會信息化程度日益提高的當下，電子檔案層出不窮，這就需要檔案管理人員能夠具有良好的信息化意識，加強電子檔案的搜集、加工、整理、共享等工作，拓展服務領域，提高服務質(zhì)量，最大化發(fā)揮檔案信息之作用。檔案部門領導應加快信息化檔案管理制度的建設，以使檔案工作人員能以制度規(guī)范行為，在強化檔案信息化管理意識的同時有效開展檔案信息化建設工作，加快檔案信息化建設進程。此外，要增強檔案工作人員的學習意識，通過加強對現(xiàn)代信息技術的學習來提高檔案信息化管理工作效率，提高服務質(zhì)量。

（二）加快檔案管理的信息化建設

信息時代，檔案管理工作者需與時俱進，加快檔案管理的信息化建設，以實現(xiàn)管理效率的提升。而要想實現(xiàn)檔案的信息化建設，首先，需建立一個統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫，利用相關管理軟件對檔案信息實施統(tǒng)一化管理。這是因為，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案較為分散，若不以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫建設進行管理，則難以實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡共享，也無法實現(xiàn)檔案的信息化管理。其次，需加強檔案信息化的基礎設施建設，主要包括檔案數(shù)字化設備和檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)。這些基礎設施是檔案信息傳輸、交換以及資源共享的基礎，只有建設先進的檔案信息網(wǎng)絡，才能更好地實現(xiàn)檔案的信息化管理。再次，需加強檔案信息資源建設。這是檔案信息化建設之核心，亦是一項長期性工作。檔案信息資源建設主要包括了館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。其建設形式主要是館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設。最后，要加強檔案信息化管理的制度規(guī)范建設。信息化檔案管理需要制定相應的管理制度與管理規(guī)范，以對檔案的錄入、存儲、傳輸、借閱、查詢、利用進行統(tǒng)一管理，確保檔案信息化管理的安全和高效。

此外，在信息技術快速發(fā)展的當下，檔案管理部門還需借助數(shù)字化以及信息化平臺，來提升檔案管理的自動化水平。一方面，檔案部門應按照檔案資料的收集、存儲、管理、利用等工作流程，來設計智能化管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)在加工、生產(chǎn)、管理、更新、整理等方面的自動化。另一方面，檔案部門應按照檔案信息化管理制度制定制度實施細則，使檔案信息的管理、數(shù)據(jù)的處理、信息的利用以及網(wǎng)絡管理都有序進行。同時，可授予檔案使用者和管理者相應的電子身份秘鑰，通過系統(tǒng)授權，實現(xiàn)網(wǎng)絡管理以及信息管理的自動化、信息利用以及數(shù)據(jù)分析的智能化，實現(xiàn)備案登記自動化，以及信息的智能化、自動化處理。

（三）實現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡共享

檔案資源網(wǎng)絡共享是現(xiàn)代信息發(fā)展之下，以檔案需求利用為中心，以檔案資源整合為手段的一種檔案管理和利用工作。在信息技術發(fā)展背景之下，檔案資源網(wǎng)絡共享成為可能。要想實現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡共享，需建立起檔案檢索與利用的網(wǎng)絡信息服務公共平臺，通過該平臺來集成與分散檔案信息，并實現(xiàn)檔案信息的獲取與互換，為用戶提供集成化、便利化、快捷化的信息服務。一方面，需加強對各單位、各部門檔案信息的統(tǒng)一管理，實現(xiàn)部門之間的溝通交流及合作。同時，制定檔案信息網(wǎng)絡共享計劃，按照檔案集中管理原則將各類檔案資源匯集至檔案信息管理的中心，并逐步實現(xiàn)部門與部門之間、單位與單位之間以及省際之間的檔案資源網(wǎng)絡共享。另一方面，對各單位各部門的檔案資源實行統(tǒng)一化、標準化管理，規(guī)范檔案信息化管理的格式，以實現(xiàn)專業(yè)檔案管理的社會共享，最大化發(fā)揮檔案資源的價值。

4 結語

總之，信息時代，實現(xiàn)檔案管理的信息化建設是大勢所趨，檔案信息化建設也是一項長期性、全面性的工作，需要各方工作人員積極配合，更需要檔案工作者提高信息技術水平，實現(xiàn)檔案的專業(yè)化管理。因此，檔案管理部門需加強人才隊伍建設，加強人員培訓，以更好地實現(xiàn)檔案管理的信息化建設，促進檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

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