中職院校檔案管理存在的問題及措施

尹聞曉

摘 要：隨著我國中職院校規(guī)模的不斷擴大，學(xué)校檔案管理方面也面臨巨大的挑戰(zhàn)。在中職院校改革不斷深入的過程中，檔案管理方面也經(jīng)歷著歷史性的變革。我們應(yīng)該正視新時期中職院校檔案管理存在的諸多問題，在提高學(xué)校管理水平和增強評估工作效果方面做出更多的努力。本文分析了中職院校檔案管理中存在的具體問題，給出了適應(yīng)新時期中職院校檔案管理改革的措施。

關(guān)鍵詞：中職院校；檔案管理；問題及措施

中職院校的檔案是學(xué)?？偨Y(jié)、考核的重要依據(jù)，同時也是領(lǐng)導(dǎo)研究學(xué)校發(fā)展歷史，進一步促進學(xué)校發(fā)展的第一手歷史資料，我國的很多職業(yè)院校都建有校史館，用于存放學(xué)校歷史資料和展覽學(xué)校的發(fā)展歷程。在這個檔案管理工作步伐加快的新階段，我們應(yīng)該制定科學(xué)有效的方法適應(yīng)時代快速的發(fā)展，提高學(xué)校的管理水平。對待目前的檔案管理現(xiàn)狀要有一個清楚的認識。

1 中職院校檔案管理工作的代表性問題

1.1 對檔案管理工作的重視不夠

中職院校對于檔案管理工作的重要性沒有一個明確的認識，導(dǎo)致重視不足，這是制約中職院校檔案管理工作水平的最重要的原因，在大部分檔案管理者都認為檔案管理就是整理搜集資料，沒有專業(yè)含量的現(xiàn)狀下，體制機制、部門設(shè)置、人員配置都只能維系在較低的水平[5]。當前我國的中職院校教師編制、師資不足，對于人才的引進也集中在專業(yè)課教師方面，對待檔案管理工作的實際需要，部分學(xué)校會暫時擱置。在相關(guān)的管理機制、人員工作考核方面標準化和規(guī)范化，學(xué)校沒有用于建設(shè)檔案管理的專項經(jīng)費，難以開展檔案管理工作的培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動，難以滿足檔案管理的改革需要。以上現(xiàn)象的根源就是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的重視度不夠。

1.2 檔案管理人員的整體素質(zhì)不高

現(xiàn)階段，我國中職院校對檔案管理者的要求不高，招聘門檻設(shè)置過低。專業(yè)技能和文化追評過低的現(xiàn)象普遍存在。大多數(shù)的中職院校檔案管理崗位的人員不是相關(guān)對口專業(yè)人才，學(xué)歷不高，年齡偏大[2]。由于檔案管理者的自身素質(zhì)不高，工作主動性不高，責(zé)任心也不夠強，學(xué)校對其要求也逐漸放松，長期以來，檔案管理隊伍的素質(zhì)被拉低，并且制約著檔案管理事業(yè)的進步。

1.3 檔案管理方式落后

在學(xué)校的各項工作中，基本的教學(xué)、行政、等機構(gòu)都有完善的組織機構(gòu)和詳盡的人事考核制度[3]。但是在檔案管理部門沒有完整的組織機構(gòu)，這與檔案管理部門長期處于“邊緣”地位有關(guān)。學(xué)校沒有對檔案管理人員進行人才補充，或者檔案管理人員只是其他職位的兼職，這樣造成了該部門的不規(guī)范。檔案管理被扭曲成簡單的看管檔案，沒有做到科學(xué)的整理和研究開發(fā)，大大浪費了學(xué)校檔案的價值。

1.4 檔案管理條件不完善

由于中職院校的發(fā)展速度較快，對于檔案管理工作的重視不到位，資金的投入力度較小，學(xué)校的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施極為緊缺，無論是檔案資料存放庫房、管理硬件、防火防盜、日常維護等條件都遠遠落后發(fā)達國家。在信息時代背景下沿用舊的工作方式會增加資料檔案搜集、整理的時間，由于缺少相應(yīng)的硬件設(shè)施條件，難以實現(xiàn)檔案管理形式的變革[4]，電子科技的應(yīng)用程度不高，遠遠達不到“無紙化”辦公。這增加了資源成本，降低了管理效率。

1.5 檔案檢索效率較低

目前，我國中職院校的信息化改革不夠全面和深入，大多數(shù)的檔案信息檢索沒有實現(xiàn)全部的數(shù)字化，部分還沿用手工檢索，這也與部分紙質(zhì)資料形式不便于信息錄入有關(guān)。在檔案管理部門，手工檔案檢索對人員的檔案熟悉程度和管理經(jīng)驗要求很高，雖然對資料編制檢索工具進行了很多改進，但是檢索工具過多也會增加工作的復(fù)雜程度，總體上來講，中職院校檔案管理的檢索效率偏低，檔案服務(wù)質(zhì)量不高。檔案的編研水平也不過關(guān)，通常情況下，中職院校的檔案編研人員配置較少，編演產(chǎn)品層次和質(zhì)量水平都不夠高，多數(shù)情況下是為了做表面的形式工作，實際利用價值不高。

2 如何提高中職院校檔案管理水平

2.1 提高對檔案管理的重視程度

中職院校相關(guān)人員對于檔案管理的觀念十分影響檔案管理的工作效果，領(lǐng)導(dǎo)者要站在學(xué)校發(fā)展的高度，不斷更新發(fā)展理念，向先進信息化校園邁進。要不斷更新管理理念，把檔案當成制定學(xué)校未來發(fā)展方針的重要參考，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，開發(fā)探索適合學(xué)校的發(fā)展路線。要有效利用檔案資源，加大對檔案信息開發(fā)的投入力度，增加學(xué)校的長遠發(fā)展競爭力。校方領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)注檔案管理的工作，自覺做到全面、深入的組織工作，將檔案管理的工作納入到年度匯報內(nèi)容當中，監(jiān)督管理人員做好工作的考核。

2.2 構(gòu)建完善的檔案管理機制

檔案管理工作多人才的要求是多方面的，不僅需要有一定的管理知識儲備，還有具備相應(yīng)的嚴謹細致的態(tài)度。因此，要制定規(guī)范化的管理機制來滿足答案管理的總做需要。中職院校要對檔案管理人員定期進行工作考核，不能只設(shè)置定性的年度獎項，要將考核的內(nèi)容進行量化分析，將具體的工作內(nèi)容整理成階段性的量化表格，然后根據(jù)工作考核量化表來對應(yīng)檔案管理人員的待遇福利、晉升機會、培訓(xùn)機會等等。這樣與實際利益聯(lián)系的績效考核方式是現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理的重要手段，可以被中職學(xué)校的管理者所借鑒。

2.3 重視檔案管理人才素質(zhì)培養(yǎng)

要嚴格把關(guān)人才的引進，挑選專業(yè)知識、專業(yè)技術(shù)、綜合能力都優(yōu)秀的人才補充到學(xué)校檔案管理工作隊伍中，要及時實現(xiàn)對舊員工的技能培訓(xùn)。行業(yè)的形勢不斷發(fā)展變化，社會的要求決定了檔案管理人員應(yīng)對挑戰(zhàn)能力必須要很強。要了解部門設(shè)計的本職工作的領(lǐng)域，增強檔案管理、計算機應(yīng)用、互聯(lián)網(wǎng)信息檢索的綜合素質(zhì)，學(xué)會用新理論、新方法處理檔案管理的新問題。要調(diào)動檔案管理人員的積極向，改變被動工作的現(xiàn)狀，轉(zhuǎn)變成主動服務(wù)的工作形式，要提高檔案管理人員對于檔案資料收集的參與度。要更新檔案管理人員的觀念，提高自我價值感。

2.4 加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)

新時期的檔案管理要趨于信息化，要借助現(xiàn)代化管理技術(shù)提高檔案管理水平，在進行檔案管理數(shù)字化建設(shè)方面，要首先樹立檔案管理的現(xiàn)代化理念，更新對檔案管理的技術(shù)認識。要建立一臺科學(xué)高效的管理體系，實現(xiàn)技術(shù)信息化、數(shù)字化的科學(xué)管理。要應(yīng)用計算機檔案管理系統(tǒng)、校園局域網(wǎng)建設(shè)、信息檢索技術(shù)等進行現(xiàn)代化的辦公[4]。利用強大的計算機空間進行資料的搜集、分來、存儲、傳遞，提高檔案管理失效。要加速校園網(wǎng)絡(luò)化檔案管理建設(shè)，建立電子檔案管理數(shù)據(jù)庫。鼓勵各部門以數(shù)字音視頻、數(shù)字圖片的形式上傳檔案資料，對于檔案的查詢設(shè)置一定的權(quán)限，部分實現(xiàn)自動化開放性檢索。

3 結(jié)語

綜上所述，中職院校目前的檔案管理存在著諸多的問題，也預(yù)示著檔案管理工作改革的長期性、復(fù)雜性、系統(tǒng)性[5]。這是一個從管理觀念到資金投入到人才管理的多方面的工作，在中職院校未來發(fā)展的道路上具有十分關(guān)鍵的作用。相關(guān)管理者要不斷提高檔案管理重視程度，增強檔案管理人才隊伍建設(shè)，進一步完善檔案管理機制，推動檔案管理的信息化進程。對待目前的檔案管理現(xiàn)狀要有一個清楚的認識，制定解決問題的規(guī)劃，及時進行信息化改革，引進先進的管理條件和專業(yè)人才，穩(wěn)步邁入中職院校檔案管理的新階段。

參考文獻

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