淺談如何實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化

胡永翠

摘 要：工作實踐表明，公文規(guī)范的制發(fā)是檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的前提。在此基礎(chǔ)上，檔案管理要實施“以我為主”的立卷歸檔原則。一是要改變傳統(tǒng)的立卷方法；二是明確立卷歸檔的重點和進(jìn)行合理的立卷分工；三是推進(jìn)以計算機(jī)為現(xiàn)代科技手段在檔案部門的有效利用，促進(jìn)文檔一體化管理的實現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

我國檔案管理基礎(chǔ)工作總體較差，尤其是基層檔案管理存在種種不足，很難達(dá)到運用計算機(jī)管理現(xiàn)代化的要求。檔案代表著一個單位的歷史沿革，它能真實地反映一個單位職能活動的整體面貌，同時也方便日后的查找和利用。因此，做好檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，在檔案管理搞好硬件建設(shè)的同時，規(guī)范地做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。多年的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，它們具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，文書處理和檔案管理是相互銜接的兩個流程，具有許多共同之處，文檔一體化的目的，是理順文書處理和檔案管理兩個環(huán)節(jié)之間的關(guān)系。因此，要強(qiáng)化文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作意識和指導(dǎo)思想，在實際操作中，嚴(yán)格把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

1 全面普查案卷

這是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館多年來大多未做全面的清查，有移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)確，有案卷標(biāo)題不規(guī)范或無標(biāo)題，有缺少卷內(nèi)目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重份現(xiàn)象，也有相當(dāng)一部分無查考價值的文件充數(shù)其中。首先要剔除這些無用的文件，去糟取精，以防計算機(jī)管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2 重新組合案卷

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜、魚目混珠的案卷進(jìn)行重新組卷。重組原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題模糊不清的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。這不但可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且可以提高實行計算機(jī)管理檔案后的利用率。

3 注意有效的維護(hù)全宗的完整性

在堅持貫徹“以我為主”的歸檔原則的前提下，要注意有效的維護(hù)全宗的完整性?！耙晕覟橹鳌钡臍w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中，要把具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。

4 分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，既大大提高著錄速度，又便于迅速查尋。

5 用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”

用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞，進(jìn)行標(biāo)識，待錄入計算機(jī)后利用計算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。例如：擬寫關(guān)于廠房基礎(chǔ)建設(shè)事一事的關(guān)鍵詞有人寫“基本建設(shè)”，有人寫“基建”，有人寫“廠房建設(shè)”在進(jìn)行計算機(jī)后控時統(tǒng)一規(guī)范為“基建”。還可利用計算機(jī)“活動增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢，計算機(jī)自動標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調(diào)查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件：包括庫房裝具數(shù)量、長度，庫房面積及其它保管條件等；以及將來的發(fā)展趨勢：比如設(shè)備的增添、面積的擴(kuò)建等，為全宗的科學(xué)排放做好“硬件”規(guī)劃。

6 實施“以我為主”的歸檔原則

實現(xiàn)檔案保管的完整化、價值的最大化和檢索的便捷化是當(dāng)代檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)。近似公文的重復(fù)、立卷的無序無疑成為阻礙檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大障礙，推行“以我為主”的歸檔方式則是解決這一問題的關(guān)鍵所在。

“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是我們文書立卷歸檔工作實踐中形成并長期堅持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。

在實際工作中，不僅要嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》，更要注意處理好以下三點問題：

首先：要避免檔案的無序及混亂，就應(yīng)從準(zhǔn)確掌握文件歸檔時機(jī)著手，明確劃分已經(jīng)完成的任務(wù)文件及未完成的。為已經(jīng)完成現(xiàn)行階段任務(wù)的文件予以立卷或歸檔。

其次：要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立文件歸檔的重點，進(jìn)行明確合理的分工，注意區(qū)分文件與資料。在工作中，會遇到許多在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，這就要求我們有針對性的對文件進(jìn)行分類整理，減少歸檔中出現(xiàn)的重復(fù)現(xiàn)象，降低信息冗余度，實現(xiàn)檔案利用價值的最大化，提高檢索效果。

最后：在貫徹“以我為主”歸檔原則時，也要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔時，分清主次，不該歸檔的文件絕不混入，要把握好分揀的尺度，既要把好全宗檔案的入口關(guān)，又要防止應(yīng)歸檔的文件遺散，為歸檔立卷提供便利。立卷的文件既要保持完整性，又要能反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。

7 提高人員素質(zhì)

檔案管理人員對檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

當(dāng)然，實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化的措施還有許多，這需要在以后的工作中不斷總結(jié)。我們通過實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作，推進(jìn)了檔案管理，現(xiàn)代化的進(jìn)程，為初步建成計算機(jī)檢索體系，為實行計算機(jī)管理打下了扎實的基礎(chǔ)。

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