檔案管理中的互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用及建設(shè)研究

齊瑞青

摘 要：文章分析了原有的檔案管理工作中存在的問(wèn)題，同時(shí)闡述了互聯(lián)網(wǎng)背景下建設(shè)檔案管理系統(tǒng)的重要性，最后結(jié)合多年的工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提出了一些有效應(yīng)用策略。旨在提高互聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的應(yīng)用水平，將完善的一個(gè)現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)出來(lái)。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)；檔案管理；應(yīng)用與建設(shè)

1 分析傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的問(wèn)題

1.1 經(jīng)濟(jì)效益缺失

經(jīng)調(diào)查研究我們發(fā)現(xiàn)，受到“白紙黑字”、“立字為證”等觀念的影響，人們?cè)谝酝臋n案管理中均以紙質(zhì)檔案為管理重點(diǎn)，即存儲(chǔ)的大部分檔案資料都是紙質(zhì)形式。但從長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展來(lái)看，這一儲(chǔ)存方式并不科學(xué)與經(jīng)濟(jì)，這是因?yàn)榧堎|(zhì)檔案本身在保存過(guò)程中要求做好防潮防蛀、保溫控制等工作，即對(duì)于保存環(huán)境的要求較高，這便意味著人們?cè)跈n案資料保存中必須從紙質(zhì)檔案的特性出發(fā)選擇控制好保存環(huán)境。加之，需要保存的信息量在逐年增加，這必然需要占用大量的保存空間，即經(jīng)濟(jì)效益缺失。

1.2 檔案資料利用效率低下

對(duì)于傳統(tǒng)形式的檔案管理而言，雖是分類對(duì)各種檔案資料進(jìn)行管理，但由于管理的內(nèi)容較多，涉及的檔案資料類型不一，因而當(dāng)后續(xù)需要使用這些檔案資料時(shí)，需要花費(fèi)很長(zhǎng)一段時(shí)間進(jìn)行尋找，即利用效率低下，不利于發(fā)揮出使用價(jià)值。如：當(dāng)我們需要使用某一檔案時(shí)，首先需要做的是前往檔案室向檔案管理者提出申請(qǐng)，申請(qǐng)通過(guò)后再由檔案管理人員根據(jù)檔案存儲(chǔ)紀(jì)錄挨個(gè)檢索和查閱檔案，當(dāng)掌握到檔案準(zhǔn)確的存儲(chǔ)位置后，再允許我們借閱，而這樣便會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間。

1.3 難以實(shí)現(xiàn)資源共享

針對(duì)傳統(tǒng)形式的檔案儲(chǔ)存與管理方式有很多問(wèn)題存在，其中最常見(jiàn)的一個(gè)問(wèn)題便是檔案資料借閱不便，而且多以紙質(zhì)文檔進(jìn)行存儲(chǔ)的檔案資料，難以實(shí)現(xiàn)資源共享，即便是想要充分利用檔案，也很難實(shí)現(xiàn)，簡(jiǎn)單說(shuō)便是傳統(tǒng)檔案管理方式，難以體現(xiàn)出檔案使用價(jià)值。

2 分析應(yīng)用與建設(shè)重要性

對(duì)于任何一家企事業(yè)單位而言，檔案管理應(yīng)是整個(gè)管理工作最關(guān)鍵、最核心的構(gòu)成部分，這是因?yàn)闄n案資料中幾乎囊括了企事業(yè)單位所有的信息，并且檔案自身還帶有信息采集和處理的能力，這便說(shuō)明存儲(chǔ)于其中的信息都很重要，一定是關(guān)乎著企事業(yè)單位重大決策以及可持續(xù)發(fā)展的。

另外，檔案自身所具備的信息采集與處理能力，我們可以將這一能力理解成檔案具有服務(wù)性職能，即通過(guò)服務(wù)性功能作用的發(fā)揮能夠?qū)⒁粋€(gè)健全的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)出來(lái)，而在信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的利用下，又能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的科學(xué)、合理性。

通常情況下，社會(huì)在不斷發(fā)展著，為了滿足社會(huì)發(fā)展需要，我們?cè)谌粘n案管理中應(yīng)用到信息化技術(shù)就顯得非常有必要，這是因?yàn)槲覀円堰M(jìn)入信息化時(shí)代，信息化技術(shù)已經(jīng)滲透到我們?nèi)粘Ｉ罟ぷ髦械母鱾€(gè)方面，因而在檔案管理中應(yīng)用到信息化技術(shù)就成了時(shí)代發(fā)展必然趨勢(shì)，也是檔案管理水平提升的重要手段。當(dāng)建設(shè)出信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)后，我們可以將這應(yīng)系統(tǒng)看成是一個(gè)現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在這一平臺(tái)中所有的信息都能夠?qū)崿F(xiàn)共享，人們只需要點(diǎn)擊信息搜索便能夠找到自己所需要的檔案資料；另外當(dāng)信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)搭建完成后，檔案管理便成了一個(gè)自動(dòng)化生產(chǎn)鏈，其所提供給人們的是根據(jù)自身需要，信息自由交易的平臺(tái)。

但需要注意的是，信息技術(shù)在不斷進(jìn)步，信息安全問(wèn)題也被提上日程，諸如：前段時(shí)間出現(xiàn)的勒索病毒，便是嚴(yán)重的信息安全事件，為了保證檔案管理安全，建設(shè)出一個(gè)完善的、穩(wěn)定的信息化檔案管理系統(tǒng)就顯得非常有必要。

3 具體的應(yīng)用策略

3.1 互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用下，信息化管理檔案

自進(jìn)入信息化時(shí)代后，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用已變的非常普遍，對(duì)于檔案管理工作來(lái)講，應(yīng)不斷引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)與設(shè)備，在計(jì)算機(jī)各種軟件的應(yīng)用下對(duì)相關(guān)的檔案資料進(jìn)行收集、編制與處理等操作，當(dāng)處理完成后需將其以電子檔的形式存儲(chǔ)。當(dāng)涉及到一些重要的檔案資料時(shí)（諸如：簽字或?qū)徟任募┏思堎|(zhì)檔保存外，還需使用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理軟件對(duì)其進(jìn)行處理，使其便成電子檔案后再存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中。

可見(jiàn)，通過(guò)信息化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，不僅增加了檔案資料管理的形式，而且在一定程度上還提高了檔案管理的安全性能。

3.2 互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用下，搭建檔案管理平臺(tái)

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用下，可以將一個(gè)現(xiàn)代化高效、安全的檔案管理平臺(tái)搭建出來(lái)，這一互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)能夠?yàn)楦鞣N檔案信息提供更加準(zhǔn)確、全面和高效的檔案管理服務(wù)。首先通過(guò)我們對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的了解，應(yīng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下的檔案管理平臺(tái)模型初步進(jìn)行設(shè)計(jì)，隨后再根據(jù)實(shí)際建設(shè)情況進(jìn)行規(guī)劃，以此將一個(gè)統(tǒng)一且完整的、契合互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展需要的檔案管理平臺(tái)建設(shè)出來(lái)。

此外，搭建出的互聯(lián)網(wǎng)形式的檔案管理平臺(tái)能夠在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用下對(duì)各種檔案資料實(shí)施全過(guò)程的管理，即人們只需要登錄相應(yīng)的檔案管理網(wǎng)站，便能夠根據(jù)需要搜索關(guān)鍵字詞或作者，就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料檢索、借閱等操作?？梢赃@樣認(rèn)為在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用下，所搭建出的信息化檔案管理平臺(tái)，能夠提供給人們更加便利、快捷的檔案信息交易、查詢和共享服務(wù)。

3.3 互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用下，科學(xué)構(gòu)建資源共享平臺(tái)

現(xiàn)階段，我們已進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用下管理各種檔案是必然的，也是時(shí)代發(fā)展所需，而隨著檔案管理任務(wù)量不斷增加、管理檔案類型不斷增多，人們對(duì)檔案社會(huì)化管理水平以及信息化檔案服務(wù)水平的要求相應(yīng)的有所增加。在具體的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中，我們要求檔案管理工作者應(yīng)從檔案管理實(shí)際出發(fā)，將更多的、現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于其中，以便將一個(gè)開(kāi)放性的、具有示范性應(yīng)用功能的大數(shù)據(jù)檔案管理平臺(tái)建設(shè)出來(lái)，即使其符合商業(yè)模式檔案管理的發(fā)展需求。隨后在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用下，激活檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，將各種檔案信息連接在一起，并加以利用，使其實(shí)現(xiàn)資源共享。

從長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展來(lái)看，“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的檔案管理會(huì)不斷的進(jìn)行發(fā)展與改變，即朝著智能化管理方向前行，并根據(jù)人們不斷增加的檔案閱讀需求，增加一定的線上線下服務(wù)以及商業(yè)活動(dòng)等，如：人們搜索次數(shù)最多的檔案資料是哪些、有哪些人們需要的系統(tǒng)中卻沒(méi)搜集到的資料等，此外還應(yīng)根據(jù)每個(gè)人具體的檔案搜索需求，提供“私人訂制”服務(wù)，這樣一來(lái)互聯(lián)網(wǎng)背景下的檔案管理就會(huì)變得更加人性化、個(gè)性化，縮短人們檔案搜索時(shí)間，提供更加高效、便利的服務(wù)。

4 總結(jié)

綜上所述，社會(huì)在不斷發(fā)展，科技水平在不斷提升，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代已來(lái)臨，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中非常有必要，這不單單是時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果，也是科技水平進(jìn)步的重要標(biāo)志。而文章主要是對(duì)互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用在檔案管理中的重要性進(jìn)行分析，隨后總結(jié)了一些有效地應(yīng)用與建設(shè)策略。

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