解析文件向檔案轉(zhuǎn)化的條件和標(biāo)志

孫亞麗

摘 要：隨著檔案工作實踐的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案學(xué)中文件轉(zhuǎn)化為檔案的三個條件受到了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。如何運用文件生命周期理論，正確分析文件內(nèi)部價值運動規(guī)律，是探索文件與檔案轉(zhuǎn)化關(guān)系的科學(xué)之路。本文就文件向檔案轉(zhuǎn)化的條件和標(biāo)志進(jìn)行簡要分析，僅供學(xué)習(xí)和參考。

關(guān)鍵詞：文件向檔案轉(zhuǎn)化；條件；標(biāo)志

1 概述

我國傳統(tǒng)的檔案學(xué)認(rèn)為，文件與檔案是同一事物的兩個不同發(fā)展階段，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。文件向檔案轉(zhuǎn)化，一般必須具備三個條件：“1.現(xiàn)時使用完畢或辦理完畢的文件才能歸入檔案；2.對日后實際工作和科研具有一定查考利用價值的文件才有必要作為檔案保存；3.按照一定規(guī)律集中保存起來的文件才能最后成為檔案?！倍@三個條件的最終實現(xiàn)在實際工作中便體現(xiàn)為“立卷歸檔”。于是“歸檔”也就成為“文件向檔案轉(zhuǎn)化的一般程序和條件，又是文件轉(zhuǎn)化為檔案的一般標(biāo)志和界限?！?/p>

歸檔，是檔案管理的一個基本工作程序。歸檔，從字面上理解，即“歸入檔案”。是將處理完畢且具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理后交檔案室（館）保存?zhèn)浒福▊洳椋┑倪^程。歸檔是文件向檔案轉(zhuǎn)化的標(biāo)志，是文書處理的終點、檔案管理的起點。檔案是觀念的產(chǎn)物。從外觀上看，檔案并不是新產(chǎn)生的事物，而是由有形成為檔案可能的原始記錄材料轉(zhuǎn)化而來的，促使其轉(zhuǎn)化的就是人們的檔案觀念，以及在這種觀念指導(dǎo)下的檔案行為。有形成為檔案可能的原始記錄材料是自然形成的，甚至所有原始記錄材料都可能形成為檔案，但人們出于能力和成本等諸多方面利益的考慮，只能選擇其中具有保存價值的材料作為檔案保存，這就產(chǎn)生了歸檔行為。歸檔是一種選擇性行為。人們根據(jù)自己的需要和管理能力將原始記錄材料，通過歸檔行為進(jìn)行

了身份的劃分，歸檔前后的原始記錄材料由此而具有了不同的社會屬性。歸檔后才成為檔案管理的工作對象——檔案，檔案工作由此而始。對于國家公共檔案來說，歸檔還是一個法律行為，經(jīng)歸檔認(rèn)定的，則是國家所有的檔案，才能享受《檔案法》的保護。歸檔，并非是一年一度文書立卷的工作程序，這樣理解就過于狹隘了。歸檔，也是一種意識活動，在任何時候，只要覺得原始記錄材料具有檔案的價值，并保存起來，都是歸檔行為，保存下來的就是檔案，這與有沒有檔案機構(gòu)、保存在什么地方、誰保管都沒關(guān)系。同時，歸檔也不是一次性行為，第一次歸檔可能有不妥之處，以后仍然可以經(jīng)過鑒定，將不具有檔案價值的“檔案”剔出去，或?qū)⑦^去遺漏的補充進(jìn)來。

2 變革

隨著計算機技術(shù)的廣泛運用和電子文件時代的即將到來，檔案工作實踐也發(fā)生了巨大的變化。傳統(tǒng)的轉(zhuǎn)化標(biāo)志“歸檔”，在這種環(huán)境下也經(jīng)歷著系列變革。

首先，辦公自動化的結(jié)果使歸檔的文件產(chǎn)生了兩大門類———電子文件和紙質(zhì)文件。兩類不同的文件在歸檔載體上也是相異的，尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子文件的歸檔包括“網(wǎng)絡(luò)歸檔”和“介質(zhì)歸檔”兩種程序，這樣一來，歸檔自身的標(biāo)志又是什么呢？在“歸檔”這一概念尚未被確定前，以“歸檔”作為文件向檔案轉(zhuǎn)化的標(biāo)志，來指導(dǎo)檔案工作實踐又怎能行之有效呢？

其次，“文檔一體化”是檔案管理的必然趨勢。在這種“一體化”管理的模式下，系統(tǒng)的最大特點就是文件工作與檔案工作同步進(jìn)行。任何文件一旦正式形成或收到就被自動鑒定，當(dāng)確定有保存價值就進(jìn)行檔號標(biāo)引并通過網(wǎng)絡(luò)到檔案室歸檔，處于檔案室的全面監(jiān)控之下。在這種系統(tǒng)中，歸檔并沒有在文件“處理完畢”之后，而是在文件形成或收到之時，文件工作和檔案工作也沒有被分成兩個截然不同的部分。從這一點來看，傳統(tǒng)的轉(zhuǎn)化條件之一“處理完畢”已不再是文件向檔案轉(zhuǎn)化的限制要素了。

第三，“集中保存”在這種“一體化”的形勢下，也受到了沖擊。由于網(wǎng)絡(luò)歸檔在文件形成或收到的同時就可以進(jìn)行了，“介質(zhì)歸檔”也就顯得不那么重要了。許多館室受保管條件的限制，一般磁質(zhì)材料或紙質(zhì)文件可以不必歸檔，由各形成部門自己分散保管，只有一些留作證據(jù)查考的紙質(zhì)和膠質(zhì)文件才是必須移交集中保管的。從以上的歸檔變化中，我們可以看出，傳統(tǒng)的文件向檔案轉(zhuǎn)化的三個條件中的兩個（即辦理完畢和集中保存）已不再成為轉(zhuǎn)化的必要條件了。文件不必辦理完畢，也無須集中保存，只要被確定為具有一定的保存價值就可以轉(zhuǎn)化為檔案了。而這種價值確定的過程就是鑒定?？梢娋哂斜４鎯r值是文件向檔案轉(zhuǎn)化的唯一條件，價值鑒定是文件向檔案轉(zhuǎn)化的標(biāo)志和界限。

3 轉(zhuǎn)化動力

文件具有現(xiàn)實和歷史功用的記錄材料，文件生命周期向我們描述了文件運動的客觀規(guī)律，目前從文件劃分運動階段分析，檔案概念大體可分為四種類型：第一種，以美國等為代表檔案界認(rèn)為檔案是經(jīng)鑒定值得永久保存的文件。第二種，以法國為代表的國家認(rèn)為檔案涵蓋了整個文件生命周期全過程。第三種，是國際檔案理事會主持編寫的《多語種檔案術(shù)語詞典》中的檔案定義。這里的定義與美國定義較為類似，但它們并不強調(diào)檔案必須具有永久價值，而僅僅指出它是由形成者或其職能的繼承者為自己利用，或由適當(dāng)?shù)臋n案館因其檔案價值而保存經(jīng)過挑選或未經(jīng)挑選的非現(xiàn)行文件。第四種，以我國和蘇聯(lián)為代表的檔案定義，即認(rèn)為辦理完結(jié)歸檔保存的文件才能被稱為檔案。

由于各國國情不同，但無論何種定義都承認(rèn)檔案是由文件“轉(zhuǎn)化”而來的，轉(zhuǎn)化就是運動，任何事物的運動都是其內(nèi)部矛盾運動的結(jié)果，文件運動也是由其內(nèi)部矛盾運動決定并推動的。而文件內(nèi)部矛盾運動是通過文件價值表現(xiàn)出來的。

4 反思

歸檔是“文書業(yè)務(wù)部門將工作活動中處理完畢，仍有保存價值的文件材料，按規(guī)定制度整理組卷后，定期向檔案室移交集中的過程，是文書處理工作的最后環(huán)節(jié)，是正常情況下文件轉(zhuǎn)化為檔案的交匯點和條件。”歸檔的對象是有保存價值的文件材料，可見確定文件材料是否具有保存價值，是對其進(jìn)行歸檔的前提。事實上，文件一旦被確定為有保存價值時，轉(zhuǎn)化行為就已經(jīng)發(fā)生了，人們就要對這些被認(rèn)定為已屬檔案范疇的文件材料進(jìn)行集中和歸檔。文件本體總要經(jīng)歷一個從“形成”到“現(xiàn)行”再到“暫存”最后進(jìn)入“歷史”階段的運動周期，這一客觀規(guī)律是不以人的主觀意志為轉(zhuǎn)移的，不管文件是否被歸檔，文件價值一旦轉(zhuǎn)化為檔案價值時，它自身就已實現(xiàn)向檔案的轉(zhuǎn)化了。歸檔僅僅改變了現(xiàn)行文件的存放地點和管理方式，并不能改變文件的屬性。我國傳統(tǒng)檔案學(xué)將“歸檔”視作界定文件與檔案的標(biāo)志，這種劃分確定了檔案工作、檔案人員的職責(zé)、業(yè)務(wù)范圍和管理對象，這方面對檔案事業(yè)的發(fā)展曾起到一定的促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)

[1]任漢中，王茂躍.“歸檔”理論內(nèi)涵和意義[J].檔案管理，2010（03）.