論采購的內(nèi)控風(fēng)險管理

陳洪杰

上海電氣風(fēng)電集團(tuán)有限公司 上海 200241

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論采購的內(nèi)控風(fēng)險管理

陳洪杰

上海電氣風(fēng)電集團(tuán)有限公司 上海 200241

介紹了傳統(tǒng)采購模式的弊端，論述了采購內(nèi)控管理的重要性，分析了采購內(nèi)控工作的四大要點(diǎn)——職能專業(yè)化、決策集體化、操作規(guī)范化、廉政常態(tài)化。以制度加科技的手段貫徹落實(shí)四大要點(diǎn)，可以保證采購內(nèi)控管理工作的順利進(jìn)行。

電力企業(yè)； 采購； 風(fēng)險； 控制； 管理

1 傳統(tǒng)采購模式的弊端

采購是一門技術(shù)活，而且是一門專業(yè)性很強(qiáng)的技術(shù)活，但是在一些傳統(tǒng)企業(yè)中，無論是人力資源、制度建設(shè)，還是專業(yè)培訓(xùn)，采購?fù)貌坏阶銐虻闹匾?。采購員從需求響應(yīng)到商務(wù)比價，再到跟單執(zhí)行，甚至物流操作都一肩挑成為常態(tài)，造成采購員迷失在繁瑣的事務(wù)中無法自拔，同時也增加了業(yè)務(wù)監(jiān)督和控制的難度。

傳統(tǒng)采購模式的弊端具體表現(xiàn)為以下兩點(diǎn)。

(1) 采購員權(quán)責(zé)高度集中。選用供應(yīng)商、定價、份額分配、定合同條款、合同簽訂與跟蹤、質(zhì)量問題處理、付款等工作均由采購員一人完成，在崗位設(shè)計上缺乏監(jiān)控和約束機(jī)制。

(2) 制度流程存在缺陷。管理要素識別不充分，流程設(shè)計有缺損，特別是定價方法、份額分配等要素不規(guī)范。

簡而言之，傳統(tǒng)采購在制度規(guī)范和流程設(shè)計上存在管理弊端，容易滋生個人腐敗。

2 采購內(nèi)控管理的重要性

在現(xiàn)代企業(yè)，尤其是制造類企業(yè)中，采購資金往往占到總成本的60%～80%。近年來所呈現(xiàn)的非核心業(yè)務(wù)和環(huán)節(jié)外包大趨勢，使企業(yè)運(yùn)作大量依托社會資源，越來越多的價值都由上游供應(yīng)商創(chuàng)造并通過采購渠道體現(xiàn)在成本中?？梢?，采購的重要性不言而喻[1-4]。

如果仍然以傳統(tǒng)的思路對采購進(jìn)行管理，將不利于整個企業(yè)的健康經(jīng)濟(jì)運(yùn)行。一般而言，采購績效的80%體現(xiàn)在降本工作上，降本工作完成不好，其它所有績效都會被淡化，而如果內(nèi)控工作做不好，就算其它工作均完成，采購績效也將是零。因此，采購的風(fēng)險管理越來越受到重視[5-6]。作為企業(yè)供應(yīng)鏈管理的重要環(huán)節(jié)，也作為經(jīng)濟(jì)運(yùn)行風(fēng)險防控的高危領(lǐng)域，如何規(guī)范采購行為是企業(yè)健康發(fā)展的重要保障，也是黨風(fēng)廉政建設(shè)的切實(shí)需要。

作為采購業(yè)務(wù)管理者，如果要想減少或規(guī)避采購風(fēng)險，需要從源頭上對采購進(jìn)行組織和流程再造，并輔以清晰的職能定位和完備的制度流程。筆者借助一系列管理提升項(xiàng)目和國外同行的管理經(jīng)驗(yàn)[7-10]，在多年采購風(fēng)險內(nèi)控實(shí)踐工作的基礎(chǔ)上，總結(jié)出四大要點(diǎn)，即職能專業(yè)化、決策集體化、操作規(guī)范化、廉政常態(tài)化。通過對這四大要點(diǎn)的關(guān)注，可以以點(diǎn)帶面，對采購內(nèi)控風(fēng)險進(jìn)行有效管理，從而達(dá)到規(guī)避風(fēng)險、降本增效的目的。

3 職能專業(yè)化

采購是一項(xiàng)專業(yè)性要求很高的工作。在企業(yè)起步階段，或在規(guī)模不大的企業(yè)中，對采購從業(yè)人員的要求往往不高，但是隨著企業(yè)規(guī)模越來越大，采購的復(fù)雜性和專業(yè)性就凸顯出來了，此時，采購員單兵作戰(zhàn)難度就很大，犯錯的概率也會很大。

在這樣的情況下，需要落實(shí)采購部門內(nèi)部采購計劃、策略采購和執(zhí)行采購的職能分離。采購計劃負(fù)責(zé)提出需求，策略采購負(fù)責(zé)供應(yīng)商選擇、評價和發(fā)展，以及份額與價格管理，執(zhí)行采購負(fù)責(zé)執(zhí)行策略采購的方案，并反饋和跟蹤方案的合理性。在采購工作中，上下游互相補(bǔ)充和配合，互相監(jiān)督。

同時，構(gòu)建跨部門的矩陣化物料小組，強(qiáng)化質(zhì)量、技術(shù)、物流和商務(wù)在采購業(yè)務(wù)中的專業(yè)性配合，如圖1所示。

圖1 物料小組示意圖

最后，由財務(wù)部對采購相關(guān)的成本管理進(jìn)行歸口和控制，從而使采購管理處于有效的合規(guī)性外部監(jiān)督之下。更為重要的是，很多企業(yè)還設(shè)立了采購管理委員會，對與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的重大議題進(jìn)行討論和審批，形成決策意見。

4 決策集體化

管理是在效率和穩(wěn)定中取得平衡，采購管理也是如此。通過職能專業(yè)化設(shè)置，提升了工作質(zhì)量，降低了出錯風(fēng)險，下一步需要為這個架構(gòu)設(shè)計一套完善的制度流程，以保證工作有序進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)決策集體化和透明化。

4.1 供應(yīng)商準(zhǔn)入和淘汰控制

供應(yīng)商準(zhǔn)入和淘汰控制是采購業(yè)務(wù)的第一道關(guān)口，供應(yīng)商的高質(zhì)量和穩(wěn)定性是采購業(yè)務(wù)穩(wěn)定的關(guān)鍵，需要制訂統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，既提高門檻，嚴(yán)守進(jìn)口，又不輕易放棄一家供應(yīng)商，把好出口，保證整個供應(yīng)商池子的穩(wěn)定與健康發(fā)展，構(gòu)建核心物料的戰(zhàn)略合作關(guān)系。

同時，針對新材料、新工藝的供應(yīng)商，通過搭建一個跨部門、高度共享的新物料開發(fā)平臺，形成年度開發(fā)計劃和控制。整個開發(fā)過程，包括物料范圍、備選供應(yīng)商、最終供應(yīng)商等關(guān)鍵環(huán)節(jié)通過一個專業(yè)的跨部門團(tuán)隊進(jìn)行決策，強(qiáng)化開發(fā)計劃的事前可行性分析和事中過程透明化，降低開發(fā)行為的隨意性。

4.2 集中采購

通過集中采購和年度框架協(xié)議方式，將平時零星瑣碎的業(yè)務(wù)合并起來，這樣有利于集中有限的資源對80%物料采購進(jìn)行有效控制。通過事前方案討論和事中集體決策，使整個采購過程透明化，并通過框架協(xié)議后續(xù)評估，既保證框架協(xié)議得到落實(shí)，又保證執(zhí)行過程中的不足在下一輪集中采購時得到解決。

在評估規(guī)則上，針對不同物料的供應(yīng)商采用不同的評估手段，特別要弱化唯價格論，通過全成本的高低來指導(dǎo)決策，如圖2所示。

圖2 基于全成本的供應(yīng)商評估

4.3 物料小組工作和評估機(jī)制

建立物料小組定期溝通機(jī)制，所有重大決策通過小組例會進(jìn)行討論，形成會議紀(jì)要并歸檔，保證團(tuán)隊決策的公平性和客觀性，也保證所有行為的可跟蹤和可追溯性。此外，還需要形成物料小組的團(tuán)隊績效考核模式，打破部門壁壘，保證團(tuán)隊向同一目標(biāo)努力。

4.4 電子商務(wù)平臺

針對原材料，利用統(tǒng)一的電子商務(wù)平臺，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上集中招投標(biāo)和網(wǎng)上詢報價，保證整個采購的公開、公平和公正，充分體現(xiàn)制度加科技手段的作用。

5 操作規(guī)范化

秉承凡事有章可依、凡事有據(jù)可查的原則，梳理并識別采購業(yè)務(wù)鏈的風(fēng)險點(diǎn)，并將控制要素嵌入制度流程中，完善采購管理制度。

5.1 制度化

將制度建設(shè)提升到公司層面，建立完善的制度流程體系。整個制度架構(gòu)分為組織、流程和控制三個維度，以物料分類和策略方式關(guān)聯(lián)、采購計劃管理、策略采購管理、執(zhí)行采購管理和供應(yīng)商管理為主線，以新物料開發(fā)、采購內(nèi)控、采購文檔管理、科研試制、緊急采購、采購崗位互補(bǔ)和調(diào)整、點(diǎn)檢卡自查等為補(bǔ)充。

5.2 模板化

當(dāng)前，國內(nèi)企業(yè)與世界級工廠在管理上的主要差距不在于制度的完備性，而在于是否具備可操作性的工作表單，因此專注于全流程工具模板的設(shè)計，形成各崗位的作業(yè)指導(dǎo)書，以保證任何新人到采購崗位都能很快進(jìn)入正軌，滿足基本操作的需要。

5.3 信息化

采用信息化手段，實(shí)現(xiàn)采購計劃、策略采購、操作采購、供應(yīng)商評估的良性循環(huán)，如通過SAP(System Applications and Products)實(shí)現(xiàn)采購計劃和采購合同的流轉(zhuǎn)與關(guān)聯(lián)，通過KOA(Knowledge Office Automation System)工作平臺實(shí)現(xiàn)策略采購的審批和流轉(zhuǎn)，通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)相關(guān)采購文檔的電子歸檔，通過第三方軟件實(shí)現(xiàn)采購計劃的過程控制等，如圖3所示。

圖3 采購業(yè)務(wù)信息化示意圖

6 廉政常態(tài)化

通過采購部和紀(jì)律檢查密切合作，堅持融入管理促監(jiān)督、融入教育保廉政的方針，從制度建設(shè)、教育引導(dǎo)、從業(yè)管理、監(jiān)督評估四個方面對采購廉政工作進(jìn)行規(guī)范。

6.1 制度建設(shè)

對內(nèi)進(jìn)行內(nèi)控制度編制、敏感崗位A/B角設(shè)置和定期輪崗等，對外每年與合格供應(yīng)商簽訂保密協(xié)議和行為準(zhǔn)則，純潔雙方買賣行為。

6.2 教育引導(dǎo)

開展黨風(fēng)廉政建設(shè)系列教育活動，如每月定期發(fā)放黨風(fēng)廉政教育學(xué)習(xí)資料、組織觀看各類廉政教育宣傳片、對采購新從業(yè)人員和新領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行專題培訓(xùn)等。

6.3 從業(yè)管理

制定從業(yè)人員行為準(zhǔn)則并簽約，在采購部內(nèi)部落實(shí)一崗雙責(zé)，將黨風(fēng)廉政建設(shè)工作任務(wù)與經(jīng)濟(jì)工作任務(wù)同部署、同考核，對于廉政問題實(shí)行一票否決制。

6.4 監(jiān)督評估

通過供應(yīng)鏈控制要素點(diǎn)檢卡等工具進(jìn)行自查自糾，實(shí)行崗位承諾公示，每年簽署崗位承諾，并通過公示區(qū)進(jìn)行大眾監(jiān)督。

7 結(jié)束語

如何保證采購的健康運(yùn)行和風(fēng)險控制是采購內(nèi)控風(fēng)險管理中需要不斷改進(jìn)的課題，在采購內(nèi)控風(fēng)險管理中，職能專業(yè)化崗位分離是基礎(chǔ)，決策集體化陽光操作是關(guān)鍵，制度規(guī)范化合規(guī)執(zhí)行是保障，廉政常態(tài)化預(yù)警監(jiān)督是支撐。以制度加科技的手段貫徹落實(shí)以上四大要點(diǎn)，可以保證采購內(nèi)控風(fēng)險管理的順利進(jìn)行。

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(編輯： 爾 東)

Introduced the shortcomings of the traditional procurement model, discussed the importance of internal control management for procurement, and analyzed the four main points of procurement internal control-professionalization of functions, centralized decision-making, standardized operation and normalized honesty. When the four major points are put into effect by means of system + technology, you can ensure that internal control management for procurement will go on wheels.

Electric Power Enterprise； Procurement； Risk； Control； Management

2016年3月

陳洪杰(1981— )，男，碩士，經(jīng)濟(jì)師，主要從事采購管理工作， E-mail： chenhj2@shanghai-electric.com

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