淺析企業(yè)文檔一體化工作

王金晶

摘 要：信息時(shí)代的飛速到來和發(fā)展，是文檔一體化成為未來檔案管理方式的必然趨勢(shì)。嘗試從業(yè)務(wù)指導(dǎo)角度分析，開展文檔一體化管理工作，運(yùn)用計(jì)算機(jī)將文件檔案的管理過程串聯(lián)起來，從而既能夠保證信息資源的原始性，又可全面發(fā)揮其巨大的共享性，建立一個(gè)完整、統(tǒng)一的輸入系統(tǒng)，同時(shí)可以擁有多個(gè)準(zhǔn)確的輸出系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)最為便捷的檢索，最為方便的利用。

關(guān)鍵詞：文檔一體化；業(yè)務(wù)指導(dǎo)；檔案管理

隨著信息時(shí)代的來臨，許多企業(yè)為了做好文書與檔案這兩大工作的銜接，實(shí)現(xiàn)信息資源的利用和開發(fā)，逐漸開始重視文檔一體化管理方式。文檔一體化管理的關(guān)鍵在于如何將文書與檔案工作相互協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌兼顧，實(shí)現(xiàn)部門之間的有機(jī)結(jié)合，加速文件生命周期的運(yùn)動(dòng)，形成從文件到檔案一個(gè)完整統(tǒng)一的系統(tǒng)，從而減少反復(fù)勞動(dòng)，節(jié)約人力與財(cái)力。

1 企業(yè)文檔一體化工作中存在的問題

文檔一體化工作的實(shí)施在許多企業(yè)只是做到剛剛起步，有些企業(yè)對(duì)于他的了解的確是知之甚少，企業(yè)文檔一體化工作的開展相對(duì)較晚，著力于此方面建設(shè)的人力、財(cái)力也相當(dāng)有限，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這一方面的關(guān)注度只是在漸漸了解之中，許多從事文書、檔案工作的人正在文檔一體化管理這條道路上慢慢地摸索。所以遇到諸多問題，四處碰壁，便成為了企業(yè)開展文檔一體化管理工作時(shí)面臨的現(xiàn)實(shí)情況，和真正現(xiàn)在處于的狀態(tài)。通過分析總結(jié)，企業(yè)文檔一體化工作中仍然存在法律法規(guī)、管理方式與技術(shù)、工作人員等幾個(gè)方面的問題。

首先，文檔一體化相關(guān)法律法規(guī)出臺(tái)少，處理問題無依據(jù)，法律制度實(shí)施力度不強(qiáng)，針對(duì)部門約束力度不夠。當(dāng)今，只有技術(shù)上的統(tǒng)一，避免法律、法規(guī)上的沖突，才能實(shí)現(xiàn)真正的文檔一體化。于是必定會(huì)給中央辦公廳、國務(wù)院和國家檔案局這些部門在制定文書和檔案法規(guī)、條例時(shí)帶去不大不小的困難。至今沒有一部專門關(guān)于文檔一體化管理工作的法律法規(guī)出臺(tái)問世，始終是文檔一體化管理方面一個(gè)很大的遺憾。一部全面、系統(tǒng)、完整的法律必定是先決條件，“有法可依”才是檔案法律建設(shè)的不變宗旨。

當(dāng)“有法可依”成為前提之后，我們就將注意力同時(shí)關(guān)注到“執(zhí)法必嚴(yán)”這一問題上來，即使擁有再完善的法律法規(guī)制度，若是執(zhí)法力度不夠果斷強(qiáng)硬的話，那么那些法律必將形同虛設(shè)?，F(xiàn)如今，在企業(yè)里就涉及文檔一體化管理法律制度的實(shí)施力度，廣泛程度都屬于尚淺，許多文書人員不但認(rèn)為這些檔案法律與其關(guān)系不大，還認(rèn)為對(duì)他們的工作也沒有產(chǎn)生多大的約束力，即使他們對(duì)于文檔一體化工作的履行十分草率或者不重視，也沒有專門的法規(guī)條例對(duì)他們的行為作出相應(yīng)的監(jiān)督或處罰，時(shí)常會(huì)有“反正不是強(qiáng)制要求”，“能躲就躲，能拖就拖”的想法。

其次，管理方式方面。一是，文檔一體化管理方式多以傳統(tǒng)模式，文檔分離嚴(yán)重，工作反復(fù)勞動(dòng)。在過去，文書人員接觸最多的是紙質(zhì)文檔，對(duì)于這些文件也有著原先傳統(tǒng)的管理方法和流程，然而隨著信息時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)的普及，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用，紙質(zhì)文件已經(jīng)漸漸被電子文件所代替。然而許多人員對(duì)于管理方式的觀念仍舊停留在紙質(zhì)時(shí)期，將一個(gè)個(gè)環(huán)節(jié)獨(dú)立開來。于是文書立卷人員先做了形成、收集、整理、歸檔工作，之后檔案人員又重復(fù)了收集、整理等工作。這樣下來，工作程序在無形中被增加，重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象就十分嚴(yán)重了。二是，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)連接度不足，契合度不高。文書、檔案工作一體化與辦公自動(dòng)化有效結(jié)合，是提高工作效率的一種重要途徑。

2 企業(yè)文檔一體化問題的解決對(duì)策

1、將法律法規(guī)宣傳作為檔案部門開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的首要內(nèi)容

面對(duì)文檔一體化管理的法律法規(guī)問題，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)從切實(shí)出發(fā)，做好最基本的宣傳和傳達(dá)工作，向文書人員講解這些條例的意義和法律效力，使他們深入了解這些規(guī)章制度對(duì)于他們工作存在的約束力，這樣他們便可試著了解文檔一體化管理法律的制約力，才可以試著衡量他們各自文書工作的方式和方向。另外，檔案室可以由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)出面，檔案人員在企業(yè)內(nèi)部編寫關(guān)于文檔一體化工作開展的實(shí)施處理辦法，運(yùn)用企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力來監(jiān)督各部門配合完成文檔一體化管理工作的有效實(shí)施和運(yùn)作。

2、建立完善的電子文檔管理體系和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上立卷

電子文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)必定會(huì)給一個(gè)企業(yè)文檔一體化工作帶去很大的動(dòng)力，由于辦公自動(dòng)化的有效普及，電子文件的數(shù)量日益加劇，這是我們實(shí)行網(wǎng)上立卷，從而完成文書檔案有機(jī)連接的最好時(shí)機(jī)，電子文檔系統(tǒng)的建立不但可以使文書到檔案的轉(zhuǎn)變更連貫更方便，而且也使各部門也綜合檔案室之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系更加緊密。文書、檔案便可成為一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，而不是彼此分割、互不相關(guān)的個(gè)體。

3、合理安排人員職位，實(shí)現(xiàn)工作井然有序

可以對(duì)各部門從事文書檔案工作的人員實(shí)行兼職和專職相結(jié)合的安排，針對(duì)生成檔案相對(duì)較多的部門機(jī)構(gòu)建立獨(dú)立的檔案部門或者安排專職的檔案管理人員，做到各司其職。針對(duì)兼職人員最為有效的方法就是定期對(duì)他們進(jìn)行檔案的專業(yè)知識(shí)輔導(dǎo)、培訓(xùn)。通過每月一次的授課、交流會(huì)議教會(huì)他們?nèi)绾闻袛辔募w檔的類別，保管期限的判定等等。鼓勵(lì)兼職人員對(duì)于檔案專業(yè)知識(shí)的再學(xué)習(xí)，報(bào)讀此類課程或是本科專業(yè)課，從而完善他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)。

4、業(yè)務(wù)指導(dǎo)提前介入，做到前端控制

“提前介入，事前指導(dǎo)”是檔案工作者可以在業(yè)務(wù)指導(dǎo)方面遵循的一種方式方法，對(duì)于文件而言，如果我們?cè)谄湫纬傻臅r(shí)候就預(yù)先進(jìn)入干預(yù)，對(duì)各部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，那么必定有利于文檔一體化的管理工作，前端控制機(jī)制可以有效的在源頭發(fā)現(xiàn)和預(yù)防可能存在的問題，及時(shí)對(duì)困難進(jìn)行解決，提高日后從文書到檔案過渡時(shí)，基本信息的完整度，歸檔文件的質(zhì)量可以得到一定的保障。

針對(duì)有些企業(yè)一些重大活動(dòng)、科研項(xiàng)目開展時(shí)將會(huì)產(chǎn)生的文件，我們檔案工作人員就可以在這些活動(dòng)進(jìn)行之前，就對(duì)負(fù)責(zé)這一項(xiàng)目的文書人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，告訴他們哪些文件要按照活動(dòng)、項(xiàng)目過程收集整理，其中應(yīng)當(dāng)記錄保存好文件的題目、責(zé)任者、成文日期等等，每一個(gè)必須注意的細(xì)節(jié)。就基建檔案為例，一個(gè)基建項(xiàng)目的檔案應(yīng)當(dāng)包括項(xiàng)目投標(biāo)書，計(jì)劃書，可行性研究報(bào)告，竣工圖、工程日記等等，缺一不可，并且必須按照工程實(shí)施進(jìn)度進(jìn)行收集整理，確保整個(gè)活動(dòng)項(xiàng)目文件資料的齊全完整。

5、指導(dǎo)工作以柔克剛，溝通交流積極主動(dòng)

檔案工作人員在業(yè)務(wù)指導(dǎo)過程中，應(yīng)該積極主動(dòng)地與各部門做好溝通工作，多多交流與溝通。由于企業(yè)各部門的文書人員常常身兼數(shù)職，無法按時(shí)配合完成檔案收集、移交等工作，這時(shí)我們便不可態(tài)度過分強(qiáng)硬，而是應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)以柔克剛，以此來得到文書人員的理解和支持。并且在他們利用檔案的時(shí)候，熱情地給予幫助，也會(huì)讓他們體會(huì)到只要做好最初的文檔一體化工作，便會(huì)給提供利用帶去無限的便利這一事實(shí)，那么這將同樣會(huì)是推動(dòng)文檔一體化管理的一個(gè)很好方法，一條業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的新途徑。

在交流指導(dǎo)過程中，我們可以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)與各部門積極聯(lián)系，在企業(yè)網(wǎng)頁上，獨(dú)立出與檔案管理員的交流論壇，遇到文書檔案工作上的問題可以及時(shí)的詢問和請(qǐng)教，交流和探討，都是可以成為業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作開展的新方向，檔案管理人員還能夠選擇及時(shí)在企業(yè)主頁發(fā)布文檔一體化方面新技術(shù)、新法令，實(shí)現(xiàn)部門中人員對(duì)新知識(shí)的更新與掌握，拉近了檔案室與部門間的距離，這樣文檔一體化管理將會(huì)更深入，業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作也可以做的更加得心應(yīng)手。

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