文書檔案管理辦公自動(dòng)化應(yīng)用研究

林彩芬

摘 要：文書檔案管理工作是檔案管理工作的重要組成部分。隨著我國(guó)相關(guān)行業(yè)的發(fā)展和相關(guān)技術(shù)的進(jìn)步，近年來(lái)檔案管理工作發(fā)生了一系列的變革。自動(dòng)化技術(shù)的引入便是近年來(lái)文書檔案管理工作的一大變化趨勢(shì)。自動(dòng)化技術(shù)的引入提高了文書檔案管理工作的工作效率并為后期的檔案引用提供了便利條件。本文將從幾個(gè)方面分析文書檔案管理辦公中自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用以供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理；辦公自動(dòng)化；應(yīng)用

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)下我們已經(jīng)跨入了信息時(shí)代。信息技術(shù)的出現(xiàn)和發(fā)展極大程度上改變了我們的工作方式，這也為文書檔案管理工作的改革提供了相應(yīng)的技術(shù)支持。隨著社會(huì)的發(fā)展，當(dāng)代社會(huì)的檔案并不僅僅限于紙質(zhì)資料，這就為檔案管理工作中信息技術(shù)的引入創(chuàng)造了契機(jī)。計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備為文書檔案管理工作提供了良好快捷的工作平臺(tái)，為文書檔案管理工作的工作效率的提高創(chuàng)造了有利條件。本文主要講述了文書檔案管理工作自動(dòng)化的主要特征、優(yōu)勢(shì)以及面臨的問(wèn)題等幾個(gè)方面，以探究當(dāng)下自動(dòng)化技術(shù)在文書檔案管理工作當(dāng)中的應(yīng)用情況。

1 文書檔案應(yīng)用辦公自動(dòng)化管理的優(yōu)勢(shì)

1、辦公效率高

計(jì)算機(jī)所擁有的計(jì)算能力超乎常人所想象，計(jì)算機(jī)可以在極短的時(shí)間之內(nèi)完成大量的計(jì)算工作。與傳統(tǒng)的文書檔案管理工作相比，計(jì)算機(jī)擁有絕對(duì)的速度優(yōu)勢(shì)。在相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件的幫助之下，一般的文檔查找、刪除及管理等工作將變得十分輕便快捷，這樣一來(lái)文書檔案管理辦公的工作效率將得到極大的提高。

2、實(shí)現(xiàn)信息資源的充分交流與共享

在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中，文書的管理工作往往以案卷為單位。這就意味著在進(jìn)行文書的查閱時(shí)往往需要經(jīng)過(guò)一系列的查找，這就使得文書的查閱和信息的查閱變得十分繁瑣。在自動(dòng)化信息技術(shù)的幫助下，檔案資料的查閱工作將變得十分便捷。在一套完整的文書檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，檔案材料會(huì)被細(xì)分至文件級(jí)別。在進(jìn)行文件查找時(shí)只需要按照文件名進(jìn)行搜索即可。查閱者可以在極短的時(shí)間之內(nèi)找到相關(guān)的資料，這就促進(jìn)了檔案資源的交流與分享。

3、提高文件傳遞的速度和安全性

在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作模式下，文件的傳輸工作往往依靠交通運(yùn)輸。短距離的文件傳輸工作往往采用直接送達(dá)方式，而遠(yuǎn)距離的文件傳輸則往往要依賴于郵政系統(tǒng)。在傳統(tǒng)的文件傳輸工作中，傳輸時(shí)間較長(zhǎng)，當(dāng)查閱者急需相關(guān)文書時(shí)，工作人員很難在短時(shí)間內(nèi)完成相關(guān)的運(yùn)輸工作。而在自動(dòng)化的文書檔案管理系統(tǒng)中，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，距離的概念便不再那么絕對(duì)化。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件傳輸在極短的時(shí)間之內(nèi)查閱者即可接收到相關(guān)文件。

2 文書檔案管理中應(yīng)用辦公自動(dòng)化所面臨的問(wèn)題

文書檔案的保密性和真實(shí)性是文書檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)所面臨的主要問(wèn)題。在對(duì)電子文件檔案進(jìn)行篡改時(shí)不會(huì)留下修改痕跡，這與在傳統(tǒng)的文書檔案管理模式下的文件修改形式有很大的區(qū)別。也就是說(shuō)，在進(jìn)行文件查閱時(shí)查閱者無(wú)法通過(guò)文字痕跡等方式來(lái)判斷當(dāng)前文檔的真實(shí)性。在這種情況下，文檔的保密性就會(huì)受到一定的影響，這在一定程度上會(huì)影響文書檔案管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的推廣和發(fā)展。

其次，在利用自動(dòng)化辦公系統(tǒng)進(jìn)行文書檔案管理時(shí)，對(duì)于工作人員的工作能力提出了更高的要求。檔案管理人員不僅要精通檔案管理的相關(guān)技術(shù)還要擁有一定的計(jì)算機(jī)操作能力。

3 文書檔案管理中的辦公自動(dòng)化應(yīng)用策略

1、規(guī)范文書檔案管理體制

隨著社會(huì)和相關(guān)行業(yè)的發(fā)展，文書檔案管理工作的工作標(biāo)準(zhǔn)也在不斷提高。為了使文書檔案管理工作擁有一個(gè)最佳的工作標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)部門應(yīng)該對(duì)文書檔案的管理制度進(jìn)行一定的規(guī)范。在利用自動(dòng)化辦公系統(tǒng)進(jìn)行文書檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該對(duì)所有的文書檔案實(shí)施同一的管理制度這樣才能保證在工作過(guò)程中文書檔案的管理處于協(xié)調(diào)一致的狀態(tài)。

2、制定規(guī)范的文書檔案管理業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)

在文書檔案管理的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)參考傳統(tǒng)的文書檔案管理工作要求來(lái)制定一套科學(xué)的業(yè)務(wù)流程規(guī)范。在進(jìn)行文件歸檔、處理及電子文件格式等工作時(shí)更應(yīng)當(dāng)明確其工作流程，以確保文書檔案管理工作的各項(xiàng)操作都符合相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

3、將文書檔案管理技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化

為確保自動(dòng)化技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值得到最大的體現(xiàn)，在文書檔案管理工作過(guò)程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)結(jié)合文書檔案管理的需求和特征加以科學(xué)地分析從而制定一套統(tǒng)一的科學(xué)的文書檔案管理辦法。這一套管理辦法當(dāng)中不僅要包括相關(guān)的技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)還應(yīng)該包括相關(guān)人員的管理制度。只有這樣才確保自動(dòng)技術(shù)能夠較好地適應(yīng)文書檔案管理的實(shí)際需求，從而優(yōu)化文書檔案管理工作的工作效率。

其次，自動(dòng)化文書檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)功能的強(qiáng)大性十分重要。在保證其系統(tǒng)功能強(qiáng)大性的基礎(chǔ)上。還要對(duì)相關(guān)的技術(shù)參數(shù)加以嚴(yán)格規(guī)范。這樣做的目的是保證數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化及數(shù)據(jù)接口等的標(biāo)準(zhǔn)性和可靠性，從而使文書檔案管理工作得以高效開展。

4、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在上文中提到，在利用自動(dòng)化辦公系統(tǒng)對(duì)文書進(jìn)行管理工作時(shí)對(duì)管理人員有著較高的要求，相關(guān)的管理人員不僅要精通檔案管理的相關(guān)技術(shù)還要擁有一定的計(jì)算機(jī)操作能力。在聘選檔案管理人員時(shí)要注意以上能力的考核，且在入職之后還要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)。除此之外，單位之間還可以開展一些交流學(xué)習(xí)活動(dòng)讓不同單位的檔案管理人員進(jìn)行一定的業(yè)務(wù)交流使得優(yōu)秀的檔案管理辦法得以借鑒。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)下的文書檔案管理工作當(dāng)中，自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用是發(fā)展趨勢(shì)?？茖W(xué)合理的管理不僅可以提高文書檔案管理工作的工作效率還可以保證文檔的安全性和可靠性，這對(duì)于自動(dòng)化文書檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用具有十分重要的意義。除此之外，在文書檔案的管理工作當(dāng)中要注意管理辦法與當(dāng)下行業(yè)發(fā)展的契合度，只有在管理辦法與當(dāng)下行業(yè)需求相契合的前提下，文書檔案管理工作才得以高效準(zhǔn)確地進(jìn)行。

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