淺談電子信息檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的控制方法

王東華

摘 要：目前，人們生活中一個(gè)非常重要的，必須的工具的就是電子計(jì)算機(jī)，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來(lái)了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對(duì)企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來(lái)看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性。

關(guān)鍵詞：電子信息；風(fēng)險(xiǎn)；控制方法；檔案管理

目前，人們生活中一個(gè)非常重要的，必須的工具的就是電子計(jì)算機(jī)，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來(lái)了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對(duì)企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來(lái)看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性，如果沒(méi)有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時(shí)一定要注意信息的安全性，積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。

1 避免風(fēng)險(xiǎn)的措施

提早預(yù)防，預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)是躲避風(fēng)險(xiǎn)的最有用的方法，亦然最經(jīng)濟(jì)的方式，就電子檔案而言，應(yīng)該以它本身的已有的缺點(diǎn)為依據(jù)來(lái)實(shí)施控制管理，保證內(nèi)部信息的安全性，主要措施有：

1、積極引進(jìn)最新技術(shù)

在計(jì)算機(jī)使用的過(guò)程中，要結(jié)合多種防范措施進(jìn)行保護(hù)。創(chuàng)新技術(shù)的應(yīng)用在一定程度上增加信息的安全性，所以，要引進(jìn)新的技術(shù)，使風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避達(dá)到最優(yōu)化。設(shè)置密碼是最廣泛使用的方法。在操作系統(tǒng)的電子信息文件的密碼設(shè)置，培養(yǎng)計(jì)算機(jī)人才的監(jiān)督控制的一些技術(shù)，避免了信息資源的外部因素的干擾。

2、制定制度

管理制度在保障信息的安全性中是不可缺少的部分，單位要及時(shí)主動(dòng)制定嚴(yán)格的針對(duì)性制度進(jìn)行防范，同時(shí)也可以根據(jù)實(shí)際情況制定制度。

3、及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)

為了確保信息文件的數(shù)據(jù)安全，消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在電腦的維修周期，單位尤其要注意隨時(shí)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，并采取積極措施。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的的復(fù)雜性，只要及時(shí)且做到全面對(duì)待問(wèn)題，那就能夠把問(wèn)題解決掉。例如，對(duì)于計(jì)算機(jī)的病毒，以及時(shí)應(yīng)對(duì)潛在的風(fēng)險(xiǎn)，并采取措施是非常必要的。

4、及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)

一種消除電子信息的風(fēng)險(xiǎn)因素的重要措施，它能有效的避免外部因素的破壞信息數(shù)據(jù)，保證信息的安全。

2 控制風(fēng)險(xiǎn)的措施

一旦電子信息檔案遭到外界影響，要想把危險(xiǎn)降到最低程度，就要求管理人員最大程度地把危險(xiǎn)掌控在嚴(yán)格的一定的范圍內(nèi)。目前不少單位在制訂實(shí)踐應(yīng)變計(jì)劃、恢復(fù)計(jì)劃、電子訊息檔案，從新安置等方法來(lái)減小風(fēng)險(xiǎn)，減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值自身或風(fēng)險(xiǎn)虧損。補(bǔ)救措施的方法有事先措施、過(guò)后措施。事先措施指的是在虧損產(chǎn)生前為減少損虧程度使用的方案，危害過(guò)后措施指的是損失發(fā)生后減少威害實(shí)行的方法。值得注意的是，如果有危險(xiǎn)的電子文件管理，無(wú)論在什么樣的情況下，單位應(yīng)主動(dòng)及時(shí)的處理。

分散風(fēng)險(xiǎn)的措施

在電子信息檔案管理中，轉(zhuǎn)移策略也是一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施，轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上就是一種分散風(fēng)險(xiǎn)的方式，也就是把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，一般來(lái)說(shuō)，可以從多個(gè)方面對(duì)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修改，如：修改配置模式、購(gòu)買保險(xiǎn)、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等。經(jīng)過(guò)此種方式的處理之后，我們就可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)化，再對(duì)原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。除此之外，還可以和網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)與電子信息檔案的使用需要相匹配。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣也存在著風(fēng)險(xiǎn)，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果也是很嚴(yán)重的。所以，為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么，那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。

4 評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施

如果真的出現(xiàn)不可規(guī)避的風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，單位最重要的就是要及時(shí)采取積極措施進(jìn)行處理，并積極與其他措施相結(jié)合，盡最大努力把風(fēng)險(xiǎn)可能帶來(lái)的影響控制在最小的范圍。為使計(jì)劃更加科學(xué)、有效的預(yù)防措施的目的，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，風(fēng)險(xiǎn)的及時(shí)響應(yīng)，對(duì)電子檔案信息的綜合分析，實(shí)施，和可能的后果的危險(xiǎn)因素探討。基本內(nèi)容需要實(shí)施的評(píng)價(jià)是：危險(xiǎn)概率，后果是很危險(xiǎn)的，危險(xiǎn)的成本分析，什么是適當(dāng)?shù)念A(yù)防和控制方法。此外，管理者必須樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，防范各種風(fēng)險(xiǎn)，積極建立一套完善的規(guī)劃體系。有一點(diǎn)要注意的是，如果一個(gè)已被確定的弱點(diǎn)來(lái)控制機(jī)制，這可以解釋單位在工作中沒(méi)有足夠的重視安全。風(fēng)險(xiǎn)防范的最大的缺點(diǎn)是，許多管理者誤認(rèn)為電子檔案信息沒(méi)有危險(xiǎn)，在檔案信息管理中不考慮使用安全管理方案，給電子信息檔案帶來(lái)了很多的不方便的地方。文件管理的監(jiān)督和控制，必須在管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中的工作，這是檔案管理工作中極為重要的一部分。在進(jìn)行評(píng)價(jià)中，為了保障檔案訊息的安全性，檔案管理人員就必須要十分警悟，對(duì)存在的危害可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并極大限度地把它抹殺在發(fā)展?fàn)顟B(tài)，對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)要積極采取處理措施，最大限度的減少風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的損害。

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