新時(shí)期高校人事檔案管理人員繼續(xù)教育芻議

陳桂香

摘 要：建設(shè)“學(xué)習(xí)型社會(huì)”背景下需要加強(qiáng)高校檔案管理員的繼續(xù)教育，也是管理人員自身素質(zhì)提高的要求。分析高校檔案工作人員繼續(xù)教育的重要性以及當(dāng)前存在的若干問(wèn)題，探討加強(qiáng)高校檔案工作人員繼續(xù)教育的措施。

關(guān)鍵詞：高校；人事檔案；管理人員；繼續(xù)教育

高校人事檔案管理工作是高校人事工作的重要組成部分，加強(qiáng)檔案管理工作，對(duì)于學(xué)校的各項(xiàng)工作順利開(kāi)展至關(guān)重要。當(dāng)前，高校人事檔案管理從業(yè)人員的素質(zhì)偏低是不爭(zhēng)的事實(shí)，已直接影響到了高校檔案事業(yè)的發(fā)展。著力加強(qiáng)檔案館員知識(shí)結(jié)構(gòu)、服務(wù)技能、綜合素質(zhì)教育培訓(xùn)刻不容緩。下面結(jié)合工作實(shí)踐，就加強(qiáng)高校人事檔案工作人員繼續(xù)教育，更新、補(bǔ)充、提高新的知識(shí)，打造高水平的檔案管理隊(duì)伍來(lái)談一些粗淺看法，與同仁共勉。

1 高校人事檔案工作者開(kāi)展繼續(xù)教育的必要性

（一）提高人事檔案現(xiàn)代化管理水平的需要。

提高高校檔案干部隊(duì)伍整體素質(zhì)的需要加強(qiáng)館員的繼續(xù)教育，通過(guò)繼續(xù)教育，注重于專業(yè)技能的提升，以學(xué)習(xí)新理論、新知識(shí)、新技術(shù)為主，培養(yǎng)具備履行崗位職責(zé)的知識(shí)和能力，注重提高應(yīng)用現(xiàn)代教育技術(shù)的能力，管理人員掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，具備檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，具備紙質(zhì)檔案和電子檔案的歸檔管理能力。

（二）培養(yǎng)良好的職業(yè)道德素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)的需要。

高校人事檔案保密性很強(qiáng)，要求管理人員要具備正確的職業(yè)理想與信念，較強(qiáng)的紀(jì)律及法制觀念等，具有愛(ài)崗敬業(yè)、無(wú)私奉獻(xiàn)精神。重視檔案繼續(xù)教育工作，拓展檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，傳授新理論、新知識(shí)、新技術(shù)，培養(yǎng)檔案人員的創(chuàng)新意識(shí)和能力，引導(dǎo)檔案人員樹(shù)立正確的價(jià)值觀，提高自身職業(yè)道德素質(zhì)，做好人事檔案管理工作。

2 高校人事檔案管理者隊(duì)伍素質(zhì)的現(xiàn)狀

高校人事檔案人員隊(duì)伍存在的問(wèn)題：

（一）對(duì)人員的繼續(xù)教育重視程度不夠。

一直以來(lái)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)把檔案部門(mén)定位于學(xué)校的教輔單位，對(duì)檔案工作的專業(yè)性、技術(shù)性和重要性認(rèn)識(shí)不足，在人員配備和經(jīng)費(fèi)投入方面重視不夠，人員的調(diào)用和安排方面隨意性大。學(xué)校對(duì)檔案人員繼續(xù)教育的認(rèn)識(shí)不足，未將繼續(xù)教育納入工作日程，繼續(xù)教育的費(fèi)用和時(shí)間不能得到充分的保證。大多數(shù)繼續(xù)教育的文件以網(wǎng)絡(luò)通知為主未能下達(dá)到基層單位，檔案人員雖有接受繼續(xù)教育的權(quán)利，但單位領(lǐng)導(dǎo)決定的自由性較大，極易因多種原因而擱置。加上部分工作人員本身對(duì)在職培訓(xùn)和繼續(xù)深造重視不夠，缺少熱情和動(dòng)力，漠視繼續(xù)教育。高校人事檔案管理水平取決于于管理人員的素質(zhì)，必須更新觀念，培養(yǎng)出一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍。

（二）管理人員職業(yè)定位不清楚，繼續(xù)教育意識(shí)缺乏。

高校人事檔案管理大多數(shù)屬于組織人事部門(mén)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或歸屬學(xué)校辦公室綜合檔案室，定位模糊。很多人是兼職且工作崗位變動(dòng)頻繁，較少配備專職人事檔案管理員，管理人員隊(duì)伍缺乏穩(wěn)定，缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，管理者隊(duì)伍的素質(zhì)偏低。人事檔案管理雖配備計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，但還是以手工操作為主，信息化程度跟不上高校人事制度改革的要求。工作人員在高校中地位偏低，工作積極性不高、事業(yè)心不強(qiáng)，發(fā)展方向不明確，職業(yè)定位模糊。高校檔案工作女性館員居多，由于肩負(fù)家庭角色和生理心理的復(fù)雜性，無(wú)法把接受繼續(xù)教育作為增強(qiáng)自身競(jìng)爭(zhēng)力的手段，繼續(xù)教育缺乏內(nèi)在動(dòng)力，這些都影響和制約著人事檔案事業(yè)的發(fā)展。

（三）專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)陳舊，缺乏系統(tǒng)的教育。

檔案工作者整體知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，年齡偏大、學(xué)歷和職稱偏低，對(duì)計(jì)算機(jī)信息化管理相對(duì)陌生，缺乏現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和操作技能。高校人事檔案管理具有專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，檔案管理人員專業(yè)知識(shí)缺乏，業(yè)務(wù)不夠熟悉，影響了高校人事檔案工作的發(fā)展。高校檔案管理人員通過(guò)繼續(xù)教育，掌握檔案專業(yè)理論知識(shí)和方法，，保證檔案管理工作高效完成。

（四）繼續(xù)教育目標(biāo)和內(nèi)容缺乏針對(duì)性。

很多高校沒(méi)有建立正常的繼續(xù)教育管理機(jī)制，繼續(xù)教育缺少規(guī)劃，目標(biāo)和內(nèi)容缺乏針對(duì)性，形式單一，滯后于現(xiàn)實(shí)，理論和實(shí)踐相脫節(jié)，隨意性大，針對(duì)性不強(qiáng)，難以收到預(yù)期效果。繼續(xù)教育仍停留在表面上，缺乏對(duì)檔案工作人員能力結(jié)構(gòu)、條件性知識(shí)以及現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和技能的培養(yǎng)，高校檔案人員進(jìn)行繼續(xù)教育是開(kāi)發(fā)高校檔案人才資源的重要手段。

3 高校檔案工作人員繼續(xù)教育的內(nèi)容與形式

（一）繼續(xù)教育的內(nèi)容。

職業(yè)道德教育、專業(yè)知識(shí)教育和現(xiàn)代技能教育是開(kāi)展繼續(xù)教育的主要內(nèi)容。工作人員深刻認(rèn)識(shí)到檔案工作的性質(zhì)、地位，培養(yǎng)敬業(yè)精神，這是職業(yè)道德教育的核心要求。其次增強(qiáng)專業(yè)技術(shù)素質(zhì)和相關(guān)學(xué)科知識(shí)教育。了解人事檔案的政策法規(guī)，掌握檔案管理工作的環(huán)節(jié)、方法，通過(guò)培訓(xùn)理論聯(lián)系實(shí)際提高業(yè)務(wù)技能。再次是計(jì)算機(jī)應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)教育。高校檔案的自動(dòng)化管理系統(tǒng)普遍改善，配備了各種現(xiàn)代化設(shè)施，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)和信息知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握檔案管理軟件的培訓(xùn)、電子文件的收集歸檔、電子數(shù)據(jù)備份維護(hù)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和維護(hù)，保證檔案系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行。

（二）繼續(xù)教育的形式。

檔案繼續(xù)教育形式有脫產(chǎn)教育、專題研討班、短期培訓(xùn)班、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)等。繼續(xù)教育的路徑有：一是參加與檔案相關(guān)專業(yè)學(xué)歷進(jìn)修，可以選擇全脫產(chǎn)或在職學(xué)習(xí)進(jìn)修，可以鼓勵(lì)攻讀碩士、博士，提高學(xué)歷層次。二是參加各種類型的中、短期培訓(xùn)班，重點(diǎn)培訓(xùn)檔案新技術(shù)、新法規(guī)等，掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)的知識(shí)。由省級(jí)檔案學(xué)會(huì)牽頭建設(shè)檔案管理“網(wǎng)絡(luò)繼續(xù)教育”平臺(tái)，開(kāi)展遠(yuǎn)程繼續(xù)教育活動(dòng)，高效、快捷地進(jìn)行網(wǎng)上學(xué)習(xí)。聘請(qǐng)檔案專家開(kāi)辦網(wǎng)絡(luò)視頻課堂，舉辦專題知識(shí)講座，傳授最新的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)與技巧。三是外出參觀學(xué)習(xí)實(shí)踐鍛煉，開(kāi)展學(xué)術(shù)研究，加強(qiáng)與外界聯(lián)系交流。定期組織人員去參觀、學(xué)習(xí)，借鑒檔案管理的經(jīng)驗(yàn)。參加各類學(xué)術(shù)活動(dòng)，掌握和了解國(guó)內(nèi)外的發(fā)展動(dòng)態(tài)和趨勢(shì)，加強(qiáng)同行之間的學(xué)習(xí)和交流，提高科研能力和水平。

4 加強(qiáng)高校人事檔案人員繼續(xù)教育的主要措施

（一）重視和完善高校檔案繼續(xù)教育的管理機(jī)制。

建立完善的培訓(xùn)管理機(jī)制，建立有計(jì)劃、有組織的管理體系，保證了館員繼續(xù)教育的順利開(kāi)展。制定培養(yǎng)目標(biāo)，建立檔案人員教育培訓(xùn)的規(guī)章制度和經(jīng)費(fèi)保障機(jī)制，把繼續(xù)教育列入管理人員的進(jìn)修計(jì)劃和經(jīng)費(fèi)預(yù)算，確保人員接受繼續(xù)教育的權(quán)利。上級(jí)檔案行政主管部門(mén)可以根據(jù)高校檔案人員的實(shí)際情況，制定培訓(xùn)計(jì)劃，保證培訓(xùn)的制度化，健全相關(guān)的考核、考察制度，將繼續(xù)教育納入單位的目標(biāo)考核中，將館員的繼續(xù)教育和年度考核、職稱評(píng)聘等結(jié)合起來(lái)，激發(fā)館員的自覺(jué)性，積極主動(dòng)參加繼續(xù)教育。

（二）暢通渠道，將繼續(xù)教育工作落到實(shí)處。

各級(jí)檔案行政管理部門(mén)應(yīng)加大宣傳力度把正規(guī)渠道下發(fā)繼續(xù)教育文件與網(wǎng)絡(luò)發(fā)布結(jié)合起來(lái)，規(guī)定受教育對(duì)象，知悉接受繼續(xù)教育的權(quán)利，減人員接受繼續(xù)教育時(shí)遇到阻力。建立人員繼續(xù)教育的約束和激勵(lì)機(jī)制，建立繼續(xù)教育學(xué)時(shí)登記卡，約束館員自動(dòng)接受教育。館員也要做好職業(yè)規(guī)劃，爭(zhēng)取學(xué)習(xí)進(jìn)修機(jī)會(huì)完善自我，適應(yīng)快速發(fā)展的時(shí)代新要求，在平凡崗位上創(chuàng)造性地開(kāi)展工作。

（三）遵循原則，繼續(xù)教育內(nèi)容注重實(shí)用和創(chuàng)新。

結(jié)合數(shù)字化的要求，根據(jù)不同工作階段的特點(diǎn)確定繼續(xù)教育的形式和要求，進(jìn)行培訓(xùn)需求分析，了解高校檔案工作者最關(guān)心、最薄弱問(wèn)題，增強(qiáng)培訓(xùn)的針對(duì)性。高校檔案人員繼續(xù)教育要遵循計(jì)劃性原則和超前原則。制定科學(xué)合理的教育計(jì)劃，根據(jù)人員的年齡、知識(shí)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平以及繼續(xù)教育經(jīng)費(fèi)的數(shù)額分配，制定出長(zhǎng)、中、短期的繼續(xù)教育計(jì)劃。檔案繼續(xù)教育的內(nèi)容必須突出“實(shí)用”和“創(chuàng)新”，要與高校檔案人員的工作緊密相聯(lián)，要本著學(xué)用結(jié)合的原則，制定不同的教學(xué)內(nèi)容，按需施教。教學(xué)內(nèi)容貼近實(shí)際，學(xué)以致用。超前原則，就是高校檔案人員繼續(xù)教育要立足現(xiàn)實(shí)，面向未來(lái)，從提高管理水平和服務(wù)水平出發(fā)做好人才儲(chǔ)備，培養(yǎng)后備力量，了解檔案界的研究動(dòng)態(tài)和發(fā)展趨勢(shì)，掌握發(fā)展的新技術(shù)。樹(shù)立全新的繼續(xù)教育理念，以適應(yīng)新的時(shí)代對(duì)高校檔案工作提出的新要求。

（四）完善內(nèi)部培訓(xùn)體系，開(kāi)展豐富多樣的教育培訓(xùn)。

應(yīng)明確檔案繼續(xù)教育的目標(biāo)，針對(duì)工作的實(shí)際情況，多學(xué)科、多視角地開(kāi)展檔案繼續(xù)教育，提供“菜單式”培訓(xùn)，避免形式單一。針對(duì)不同部門(mén)的人員需求，列出“菜單”，授課內(nèi)容可以自由選擇，避免被動(dòng)培訓(xùn)產(chǎn)生消極應(yīng)付心理。培訓(xùn)時(shí)把握重難點(diǎn)，理論結(jié)合實(shí)踐，引導(dǎo)館員積極主動(dòng)學(xué)習(xí)。邀請(qǐng)資深的檔案專業(yè)人士舉辦檔案管理工作專題講座，傳授本領(lǐng)域最新的理念和業(yè)務(wù)技能。積極運(yùn)用現(xiàn)代化教學(xué)手段，依托開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)教育，推進(jìn)檔案的網(wǎng)絡(luò)課程建設(shè)，滿足廣大檔案者提高能力的需求，合理共享教育資源，促進(jìn)專業(yè)技術(shù)水平的提高。高校檔案學(xué)會(huì)可舉辦學(xué)術(shù)論文研討會(huì)，鼓勵(lì)檔案工作人員參加學(xué)術(shù)交流和研討，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，探討管理工作的規(guī)律，提高人事管理人員的科研水平。

總之，信息時(shí)代的到來(lái)，給高校人事檔案工作帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案管理人員須爭(zhēng)取主動(dòng)接受繼續(xù)教育，掌握學(xué)習(xí)的新技能，促進(jìn)自身素質(zhì)的提高，確保高校人事檔案工作持續(xù)高質(zhì)、高效開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)

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