電子文件對(duì)于檔案利用工作的啟示

摘 要：隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的日新月異，檔案的載體也隨之改變，由以電子文件的高普及率和高利用率最為甚之，所以，電子文件對(duì)于檔案利用工作也多了一些啟示，畢竟檔案的利用在現(xiàn)代主要體現(xiàn)在檔案信息的利用上，而電子文件的管理與安全給檔案利用帶來(lái)了諸多的方便與隱患。

關(guān)鍵字：電子文件；檔案利用

隨著電子文件被越來(lái)越廣泛的使用，對(duì)于以電子文件為形式的檔案的利用給傳統(tǒng)的檔案利用方法帶來(lái)了新的啟示。

1 電子文件

1.定義

根據(jù)國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)1997年出版的《電子文件管理指南》的定義：“電子文件是適合于數(shù)字電子計(jì)算機(jī)操作，傳遞和處理的文件。”

國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）中規(guī)定，電子文件指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼型式存儲(chǔ)于磁帶，磁盤，光盤等載體依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀，處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

綜上所述，“電子文件， 是以代碼形式記錄于磁帶，磁盤，光盤等載體，以來(lái)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存儲(chǔ)并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。”?）因?yàn)殡娮游募膫鞑ナ切枰獙I(yè)的設(shè)備的，而且和它的載體也有必然的聯(lián)系，并且使用電子文件也不像一般紙質(zhì)文件那樣繁瑣，只需利用者得到允許，并具備相應(yīng)的物質(zhì)條件，就可以隨時(shí)隨地調(diào)出檔案加以利用。

2.基本特征

首先，從邏輯上來(lái)看，電子文件是具有雙重性質(zhì)的文件。因?yàn)殡娮游募恰皵?shù)字信息”和“文件”這兩個(gè)概念的交集而得來(lái)的，所以，它是既具有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件。

其次，電子文件也是文件的一種類型，所以它具備了文件的一切屬性，特性以及用途和效力，這也是的電子文件區(qū)別于其他數(shù)字信息的，并且與其他文件形式有交集的地方。

最后，電子文件是由電子計(jì)算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區(qū)別，也是電子文件信息與其他數(shù)字信息的共同點(diǎn)。

3.特點(diǎn)

（1）電子文件的信息不具有人工識(shí)別性

由于電子文件具有數(shù)字信息的特點(diǎn)，“與以往人們?cè)诟鞣N書寫載體上直接寫入或印刷各種信息而生成文件不同，電子文件使用了人工不可識(shí)別的記錄符號(hào)—二進(jìn)制的數(shù)字代碼，”（2）所以電子文件只有通過(guò)電子計(jì)算機(jī)特定的程序，進(jìn)行相應(yīng)的解碼或解密，使之成為人工能識(shí)讀的信息。

（2）電子文件信息與載體的可分離性

由于電子文件上的信息可以存儲(chǔ)在不同的載體上，所以這些信息是真正意義上“可流動(dòng)”的信息，相對(duì)傳統(tǒng)文件與載體的關(guān)系，電子文件根據(jù)獨(dú)立性。

（3）電子文件的易變性

由于具有數(shù)字信息的特性，所以電子文件上的信息的增刪十分的方便，其可編輯性也大大超過(guò)傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，所以電子文件的損失和變異機(jī)會(huì)也大大的增加了。

（4）電子文件的可操作性

電子文件由于其數(shù)字信息的特點(diǎn)，可以任意地改變其存在狀態(tài)，進(jìn)行例如剪切，復(fù)制，粘貼等操作，大大方便了文件的操作。

2 檔案利用工作

1.定義

“檔案利用工作也稱為‘檔案提供利用工作，即檔案部門為滿足社會(huì)利用檔案的需要，向用戶提供機(jī)會(huì)和條件的工作?！保?）

由此可見，首先，檔案的利用工作實(shí)際上是檔案工作價(jià)值的完美體現(xiàn)，因?yàn)闄n案工作的首要目的就是將檔案信息提供給社會(huì)各界的的使用，為社會(huì)服務(wù)。所以說(shuō)，檔案利用工作是最直接體現(xiàn)檔案價(jià)值的工作。

其次，檔案利用工作相較于其他檔案工作環(huán)節(jié)，更具活力性。因?yàn)闄n案利用工作是企事業(yè)單位涉外的一個(gè)窗口，檔案部門可通過(guò)這一窗口來(lái)及時(shí)獲得外界的信息反饋，了解外界文化，政治，經(jīng)濟(jì)，科學(xué)等領(lǐng)域的動(dòng)向?！耙虼耍茖W(xué)的檔案利用工作，能夠?qū)n案利用的其他環(huán)節(jié)起到一種檢驗(yàn)，調(diào)整和促進(jìn)的作用?！保?）

2.檔案利用的傳統(tǒng)方式

（1）建立閱覽室

建立閱覽室，接待用戶這種方式具有較大的優(yōu)越性，首先這樣做可以十分有效的保護(hù)檔案原件，并且為檔案用戶提供良好的閱覽利用的環(huán)境；其次，可以及時(shí)的了解用戶的需求并予以滿足，提高了利用率和周轉(zhuǎn)率；最后，這樣做的好處是可以保證檔案的安全，保守國(guó)家秘密。

（2）原件外借

要知道，檔案原件一般不提供外借的方式，但當(dāng)碰到某些特殊的情況時(shí)，經(jīng)過(guò)相關(guān)部門的批準(zhǔn)，檔案的原件是可以外借利用的。不過(guò)，值得注意的是，檔案的外借容易造成檔案的損壞或者是檔案信息的泄露。

（3）制發(fā)復(fù)制本

檔案復(fù)制本一般可分為副本和摘錄兩種。人們利用檔案，除了作為原始憑證的性質(zhì)外，還有就是利用檔案中的檔案信息了，隨著人們利用檔案的形式趨向多樣化，開辟了制發(fā)檔案復(fù)制本這一方式。

（4）檔案展覽

檔案展覽是根據(jù)某種需要，按照一定的主題，系統(tǒng)的陳列檔案材料。

檔案展覽一般是為了集中某一主題的檔案材料中的精髓而舉辦的，所以通過(guò)這一方式檔案能得到相對(duì)的集中，便于人們利用，并且展覽的影響力也比其他幾種方式來(lái)的大，服務(wù)面的范圍也更為的廣泛。

3 電子文件對(duì)檔案利用的啟示

（一）正面啟示

1.信息檢索效率提高

眾所周知，檔案的最大利用價(jià)值就在于其檔案信息，而電子文件是通過(guò)電子計(jì)算機(jī)和相應(yīng)的系統(tǒng)進(jìn)行信息的存儲(chǔ)和檢索的，所以，電子文件上的信息可以通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索程序快速的被檢索出，與傳統(tǒng)的人工檢索檔案相比較，可謂是大大的提高了檔案檢索的效率，并且查準(zhǔn)率和查全率也要比人工檢索略勝一籌，所以說(shuō)，電子文件的使用，大大提高了檔案信息的檢索效率，一定程度上即減輕了檔案人員的工作量，又提高了其工作效率。并且，通過(guò)建立電子檔案閱覽室，既提高了檢索效率，又能滿足利用者的需求，還可以根據(jù)檔案利用情況及時(shí)有效地研究和掌握檔案利用工作的情況。

2.便于檔案的保存

由于大多數(shù)的利用者查找檔案都是利用其中的檔案信息，而電子文件提供的也是文件上的信息。所以，通過(guò)對(duì)電子文件的利用，可以保護(hù)檔案原件，使其減少與空氣的接觸，降低它的折舊率和折損率，更有利于檔案的長(zhǎng)久保存。并且相對(duì)于傳統(tǒng)檔案利用方法中的原件外借，電子文件的到來(lái)可以保護(hù)原件的安全。所以說(shuō)，電子文件的到來(lái)，使得保護(hù)檔案變得更為簡(jiǎn)單。

3.體積輕巧

隨著現(xiàn)代科技的不斷進(jìn)步，數(shù)字存儲(chǔ)載體也不斷進(jìn)步。從最初的3.5英寸軟盤到光盤再到現(xiàn)在的U盤，數(shù)字存儲(chǔ)載體趨向于體積越來(lái)越小，存儲(chǔ)功能越來(lái)越強(qiáng)大。而存放其中的電子文件相較于同等數(shù)量的紙質(zhì)檔案文件，體積小了近似幾何倍數(shù)，可以想像，未來(lái)的檔案利用，不再需要搬運(yùn)繁重的檔案原件，只需一臺(tái)電腦或者小小一枚閃存盤，就可以輕松搞定 。

4.信息組織的多維性

電子文件中的超級(jí)鏈接，可行成“超文本文件”，因此，利用者可以通過(guò)電子文件，將原本存在于不同文件，不同位置，不同類型載體甚至是不同系統(tǒng)，不同地區(qū)中相關(guān)文件經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)組合成新的的邏輯關(guān)系的新文件，這樣就將文件與文件之間相互的聯(lián)系了起來(lái)，而傳統(tǒng)檔案利用方法，可能因?yàn)榉N種原因，割裂了檔案文件間相互聯(lián)系，不便于利用。因此，電子文件的信息組織的多維性加強(qiáng)了文件之間的相互聯(lián)系，方便了利用其中的信息。

5.信息的多媒體集成性

由于電子文件不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件，它不受載體的限制，所以電子文件可以將文字，圖形，聲音，影像等各種信息的不同形式組合，形成多媒體文件，不僅使原本的版面活躍了起來(lái)，更將文件與文件聯(lián)系了起來(lái)，便于利用。

（二）負(fù)面啟示

1.信息安全問(wèn)題

隨著通信系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，人們通過(guò)上網(wǎng)來(lái)獲取資料已經(jīng)成為主流。但事物總是有兩面型的，電子文件上的信息獲取方便，從另一個(gè)角度來(lái)看，竊取電子文件上的信息也變得容易起來(lái)。隨著網(wǎng)絡(luò)的普及和廣泛的利用，一種專門從事竊取網(wǎng)絡(luò)信息的職業(yè)—駭客應(yīng)運(yùn)而生，這就對(duì)于電子文件的安全帶來(lái)了極大的考驗(yàn)。因?yàn)殡娮游募峭ㄟ^(guò)電子計(jì)算機(jī)和相應(yīng)的系統(tǒng)閱讀的，駭客可以通過(guò)對(duì)電腦實(shí)施遠(yuǎn)程操控，看到文件上的內(nèi)容，這樣對(duì)于信息的保密是十分不利的。另外，即使刪除了電腦上的文件并清空了回收站，但駭客仍能通過(guò)對(duì)電腦硬盤的恢復(fù)，將已經(jīng)刪除的文件恢復(fù)回來(lái)。

另外的一個(gè)安全問(wèn)題，不是來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，而是電子文件自身的特點(diǎn)，上文中提到“電子文件的易變性”，就有很大的問(wèn)題。電子文件由于這個(gè)特點(diǎn)，只要通過(guò)相應(yīng)的系統(tǒng)，就可以修改文件上的信息，對(duì)于文件的真實(shí)性和信息安全都是相當(dāng)大挑戰(zhàn)。

所以，信息安全問(wèn)題是電子文件目前面臨的眾多問(wèn)題之一。

2.科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展

電子文件一是依賴于電子計(jì)算機(jī)，二是依賴于它的載體?，F(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展是日新月異，特別是電子產(chǎn)品，往往剛剛上市沒幾個(gè)月就會(huì)被淘汰，這對(duì)于電子文件的利用和保存帶來(lái)了巨大的困擾。

試想一下，10年前，將電子文件放在3.5英寸的軟盤上還算主流，但隨著科技的進(jìn)步，現(xiàn)在3.5寸軟盤幾乎銷聲匿跡，如果將文件放在軟盤里，就要隨著制造載體技術(shù)的不斷進(jìn)步而更換文件的載體，這無(wú)異于加重了檔案工作人員的負(fù)擔(dān)。并且載體的進(jìn)步必然帶來(lái)計(jì)算機(jī)的進(jìn)步，即每換一次電子文件的載體，就必須要換配套的電子計(jì)算機(jī)，這樣看來(lái)，不僅大大增加了工作量，還必須準(zhǔn)備一筆添置配套設(shè)備的額外支出。

由此可見，電子文件在檔案利用工作上，對(duì)于不斷發(fā)展的科學(xué)技術(shù)方面還有相當(dāng)?shù)膯?wèn)題。

3.可操作性的問(wèn)題

上文有提到“電子文件的信息不具有人工識(shí)別性”，因此，電子文件上的信息獲取必須依賴于系統(tǒng)和電子計(jì)算機(jī)。但是，檔案的利用者來(lái)自社會(huì)各個(gè)階層，各個(gè)領(lǐng)域，每個(gè)利用者的學(xué)歷背景也不盡相同，可能會(huì)出現(xiàn)不會(huì)使用電子計(jì)算機(jī)的利用者，面對(duì)這些利用者時(shí)，電子文件相較于傳統(tǒng)的檔案利用方式，例如：閱覽室，提供復(fù)制本，檔案展覽等則處于劣勢(shì)。

另外，檔案的數(shù)量是驚人的，如果統(tǒng)統(tǒng)轉(zhuǎn)化成電子文件加以利用，就這個(gè)輸入過(guò)程就龐大的驚人，再加上輸入完成后需建立的數(shù)據(jù)庫(kù)，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)算能力能否負(fù)荷，也是一大問(wèn)題。再算上為了培養(yǎng)從事檔案工作人員的計(jì)算機(jī)素養(yǎng)，所花費(fèi)的人力物力，又是一大窘境。

綜上所述，電子文件應(yīng)用于檔案利用工作上，有利有弊，檔案工作人員在對(duì)待這個(gè)問(wèn)題上應(yīng)有自己的見解和做出相應(yīng)的取舍。

參考文獻(xiàn)

[1]百度百科“電子文件”http：//baike.baidu.com/view/568671.htm？fr=ala0_1

[2]張林華《現(xiàn)代文件學(xué)》上海：上海大學(xué)出版社，2007.1

[3]王向明《檔案管理學(xué)》上海：上海大學(xué)出版社，2009.9

作者簡(jiǎn)介

蔣婷婷（1989-），女，上海，學(xué)士學(xué)位，檔案管理，助理館員，電子文件。