工程項目檔案管理的質(zhì)量控制體系研究

曾予新

××機場擴建工程是一項龐大的系統(tǒng)工程，前期階段勘察設計、開工審批、招標投標工作面廣線長；施工過程涉及的單位工程多；工程標段多，總包和分包情況復雜且與直接分包工程交叉，參建單位多達30個。與施工管理一樣，檔案管理也面臨許多新問題。我們引入質(zhì)量控制體系，把該工程項目的檔案管理看做是一件服務產(chǎn)品，使用這樣的方法控制其總體質(zhì)量。研究從四個方面的構(gòu)成搭建檔案管理質(zhì)量控制體系：監(jiān)督檢查組織機構(gòu)、標準規(guī)范編制執(zhí)行、階段過程質(zhì)量控制以及檢查評估反饋修正。1 監(jiān)督檢查組織機構(gòu)1.1 匹配內(nèi)設管理機構(gòu)和職責1.1.1 建設單位。工程檔案管理主管部門：擴建指揮部指揮長辦公室；執(zhí)行部門：指揮長辦公室檔案室（竣工檔案驗收委員會主辦成員）。職責：主管檔案管理工作；對各參建單位的檔案管理工作進行檢查；聯(lián)合總工程師辦公室、工程部、施工管理部及指揮部質(zhì)量安全管理部門共同檢查；負責檔案驗收；接收檔案移交；匯總整理機場發(fā)包單位工程檔案。協(xié)同部門：總工程師辦公室、工程部、施工管理部、質(zhì)量安全管理部。1.1.2 監(jiān)理單位。工程檔案工作執(zhí)行部門：總監(jiān)理工程師室。職責：負責工程監(jiān)理資料管理工作，實行技術(shù)負責人負責制，逐級建立健全監(jiān)理文件資料管理崗位責任制。由總監(jiān)理師指定專人進行資料的收集、存檔、整理和管理，實現(xiàn)監(jiān)理資料“三同步”，即隨工程進度同步收集、同步整理和同步竣工驗收移交。1.1.3 施工單位。工程檔案工作執(zhí)行部門：總工程師室。職責：負責工程施工資料管理工作，實行技術(shù)負責人負責制，逐級建立健全施工文件資料管理崗位責任制。由總工程師指定檔案專、兼職人員進行施工資料的收集、存檔、整理和管理。實現(xiàn)工程施工資料“三同步”。工程實行總承包的，由總包單位負責收集、匯總各分包單位形成的檔案資料。工程由幾個單位承包的，各承包單位負責收集、匯總所形成的檔案資料。1.2 聯(lián)席職能監(jiān)督檢查部門。聯(lián)席省、市級檔案行政管理部門，相關行業(yè)檔案管理部門，民航行業(yè)檔案管理部門，市級城建檔案管理機構(gòu)。兼?zhèn)錂n案工作的監(jiān)督檢查職能和業(yè)務指導，組織工程項目檔案的審查和驗收。1.3 建立組織網(wǎng)絡執(zhí)行機制1.3.1 質(zhì)量管理組織網(wǎng)絡。建設單位、監(jiān)理單位、施工單位分級設立專職管理機構(gòu)。機構(gòu)職責明確，人員落實到位。成立相應的檔案全面質(zhì)量管理領導小組，組織開展工程檔案全面質(zhì)量管理活動，實現(xiàn)創(chuàng)優(yōu)達標目標。建立以參建單位項目經(jīng)理為節(jié)點的工程檔案質(zhì)量管理網(wǎng)絡，網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)清晰，實行項目經(jīng)理領導下的技術(shù)負責人負責制，逐級建立健全施工文件資料管理崗位責任制。配備專兼職工程檔案質(zhì)量管理人員。成立檔案質(zhì)量創(chuàng)優(yōu)攻關小組，制定創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃和詳細的創(chuàng)優(yōu)措施，定期或不定期舉行活動，分析質(zhì)量問題，查找原因，制定對策，不斷提高檔案質(zhì)量；定期組織有關人員進行專業(yè)技術(shù)學習、質(zhì)量教育、督促檢查和質(zhì)量評比。1.3.2 質(zhì)量管理崗位責任。建立經(jīng)濟崗位責任制，嚴格執(zhí)行，定期檢查，使工程檔案質(zhì)量與相關部門和責任人的經(jīng)濟利益掛鉤。1.3.3 質(zhì)量管理教育培訓。對建設、參建單位相關職工經(jīng)常進行工程檔案質(zhì)量管理教育、崗位技能培訓，實施工程檔案管理上崗培訓制度，強化檔案質(zhì)量意識。1.3.4 質(zhì)量管理執(zhí)行機制。質(zhì)量檢查制度：例行檢查、專項檢查、抽查檢查等。信息反饋渠道：健全質(zhì)量反饋制度，信息反饋渠道暢通。處理糾錯機制：對質(zhì)量問題要分析原因，糾正到位，及時處理，嚴格控制。審查驗收程序：工程檔案的形成最終經(jīng)過預驗收、審查、行業(yè)驗收、專項驗收、移交五個程序完結(jié)。1.4 制定管理方針和預期目標。檔案管理質(zhì)量控制方針和目標是指導檔案管理質(zhì)量控制的方向。方針目標表述為：嚴格按照國家標準和城市建設檔案管理規(guī)定所確定的歸檔范圍和編制整理質(zhì)量標準，進行全面質(zhì)量管理，以擴建工程檔案驗收和移交為核心，建立嚴密的質(zhì)量控制體系，落實機構(gòu)和人員，明確職責和責任，編制實施細則和技術(shù)標準，統(tǒng)一指揮，嚴格把控，多管齊下，實施預先控制、過程控制和反饋控制的全面質(zhì)量管理，確保項目檔案驗收合格率達100%，歸檔移交率達100%。2 標準規(guī)范編制執(zhí)行2.1 國家行業(yè)標準引用。國家和行業(yè)標準是基礎性的參照標準，包括：《建設工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T 50328-2014）、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28—2002）、《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822—2008）、《技術(shù)制圖復制圖的折疊方法》（GB/T10609.3—1989）、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42）、《民用機場建設項目民航專業(yè)工程文件及檔案管理規(guī)范》《民用機場建設項目民航專業(yè)工程施工技術(shù)用表》、××市《建設工程檔案編制整理移交技術(shù)規(guī)范》等。2.2 現(xiàn)行規(guī)章制度執(zhí)行?，F(xiàn)行的各級規(guī)章制度是開展工作的法規(guī)依據(jù)和制度保障，包括：《重大建設項目檔案驗收辦法》、《民航建設工程行業(yè)驗收暫行辦法》《××市城建檔案管理規(guī)定》；《××機場工程檔案管理辦法》《××機場工程檔案信息化建設方案》、××市《建設工程檔案驗收服務指南》等。2.3 企業(yè)標準規(guī)范編制。組織編制針對性較強的企業(yè)技術(shù)標準和規(guī)范，包括：××機場擴建工程的《竣工檔案驗收、移交實施細則》、《工程文件歸檔范圍、保存單位、保管期限表》、《檔案編制整理規(guī)范》、《檔案檔號編制規(guī)則》、《檔案案卷名稱表》、《檔案分類、組卷、統(tǒng)計單元劃分方案》、《聲像檔案收集范圍及制作規(guī)范》。3 階段過程質(zhì)量控制3.1 資料生成質(zhì)量控制。主要是針對文件要件、資料用表、竣工圖，從文件來源明晰、名稱規(guī)范，內(nèi)容真實準確、深度符合相關規(guī)定，文本格式標準統(tǒng)一、清晰整潔、手續(xù)完備，適用規(guī)范層級嚴謹、操控適度等四個方面控制資料生成質(zhì)量。3.2 文件存檔質(zhì)量控制。按照歸檔范圍的界定甄別文件存檔，根據(jù)保存單位不同的需求和保管期限的區(qū)別確定存檔文件的組合套數(shù)。3.3 文檔整理質(zhì)量控制。實體分類：按照全宗分設、項目區(qū)分、過程劃分、性質(zhì)分類、案卷細分，對文件劃分層次和排列順序，結(jié)合文件資料的內(nèi)在聯(lián)系和邏輯關系進行初步的分類整理。適度組卷：適度地組成案卷，編排順序，列明案卷目錄。排列排序：按批次排序（材料、檢驗、分布、選樣等），按次序排序（時間、工序、部位、主輔、主次等）。3.4 檔案編制質(zhì)量控制。編目：卷內(nèi)目錄、頁碼、備考表、案卷題名、檔號。裝訂：卷內(nèi)目錄、案卷封面、脊背、封底。檔案盒：盒封面、盒脊背。3.5 檔案移交質(zhì)量控制。編排：案卷統(tǒng)計單元劃分，檔案盒排序統(tǒng)計。匯總：按項目-單項-單位工程組合匯總。案卷目錄：案卷編排形成案卷目錄，案卷匯總形成匯總目錄。3.6 質(zhì)量通病治理。質(zhì)量通病治理是一項經(jīng)常性的基礎工作，質(zhì)量通病來源于質(zhì)量管理執(zhí)行機制，經(jīng)典型確認后，及時在基層得到處理。4 檢查評估反饋修正這一階段過程包括：現(xiàn)場指導，過程檢查，初步驗收，綜合評價，整改完善，審查驗收。4.1 現(xiàn)場指導。邀請城建檔案機構(gòu)定期到現(xiàn)場指導、培訓；指揮部檔案管理部門定期或不定期進行現(xiàn)場指導。4.2 過程檢查。定期審查歸檔目錄清單；對文件資料的生成、存檔、初步分類整理情況進行定期或不定期檢查。4.3 初步驗收。單位工程初步驗收：由指揮部檔案管理部門確定，提請城建檔案管理機構(gòu)對已經(jīng)完工具備初驗條件的單位工程或分包工程進行檔案初步驗收。驗收內(nèi)容主要是監(jiān)理過程和施工過程文件資料（主要質(zhì)控部分）。4.4 綜合評價。平時檢查和初步驗收意見由指揮部檔案管理部門集中、匯總，形成綜合評價意見，及時反饋工程總包單位和資料、檔案生成編制單位。4.5 整改完善。工程總包單位和資料、檔案生成編制單位，針對指揮部檔案管理部門提出的綜合評價意見，整改資料、檔案生成編制過程中存在的問題，完善內(nèi)容和手續(xù)，為進一步編制整理檔案奠定基礎。4.6 審查驗收。工程檔案最終整理、裝訂、編排完結(jié)后，由指揮部檔案管理部門委托檔案審查機構(gòu)進行審查，出具審查報告。指揮部檔案管理部門適時組織工程檔案行業(yè)驗收、專項驗收和移交工作。4.7 實時反饋修正。階段過程包括：收集意見，對照查擺，評比獎懲，總結(jié)提升。4.7.1 收集意見。貫穿機場擴建過程，重點在檢查評估驗收階段。外部意見包括地方檔案行政管理部門、相關行業(yè)檔案管理部門、民航行業(yè)檔案管理部門、城建檔案管理機構(gòu)；內(nèi)部意見包括指揮部各部門、勘察設計單位、監(jiān)理單位、工程總承包單位、其他發(fā)包參建單位。4.7.2 對照查擺。包括指揮部各部門、勘察設計單位、監(jiān)理單位、工程總承包單位、其他發(fā)包參建單位，凡涉及文件資料的生成、存檔、歸檔、移交的要及時總結(jié)經(jīng)驗，對照查擺自身存在的問題。指揮部檔案管理部門及時總結(jié)，加強指導，促進各部門、各單位之間交流溝通，相互學習，取長補短。4.7.3 評比獎懲。針對工程檔案工作出現(xiàn)的創(chuàng)優(yōu)和差劣進行評比，獎優(yōu)罰劣。指揮部檔案管理部門評比，機場擴建評比表彰。4.7.4 總結(jié)提升。機場擴建工程投資巨大，戰(zhàn)線長、工期緊、任務重。檔案管理工作呈現(xiàn)戰(zhàn)線拉長但階段性繁重特點。工期緊意味著各個單項工程、分包工程隨時隨地完工、交工，檔案審查驗收工作必須虛位以待，隨時跟進。檔案審查驗收項目繁多，情況復雜，在工作中應注重不斷摸索經(jīng)驗，創(chuàng)新方法，總結(jié)提高，提升水平。（作者單位：鄭州市城建檔案館

來稿日期： 2017-04-16）