《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)釋義指瑕

范錚

摘 要：為配合《黨政機(jī)關(guān)公文格式》標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施，標(biāo)準(zhǔn)起草人徐成華等出版了《GB/T 9704—2012〈黨政機(jī)關(guān)公文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)〉應(yīng)用指南》，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)各條款逐一進(jìn)行釋義，為文秘工作者正確理解、準(zhǔn)確應(yīng)用該標(biāo)準(zhǔn)提供了依據(jù)，但仍有一些瑕疵之處，不利于黨政機(jī)關(guān)公文格式的規(guī)范化，文章指出瑕疵所在，并提出修改建議。

關(guān)鍵詞：公文格式；標(biāo)準(zhǔn)釋義；瑕疵

《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《標(biāo)準(zhǔn)》）于2012年7月1日起正式實(shí)施。為配合該標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施，標(biāo)準(zhǔn)主要起草人徐成華等出版了《GB/T 9704—2012〈黨政機(jī)關(guān)公文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)〉應(yīng)用指南》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《指南》），《指南》對(duì)《標(biāo)準(zhǔn)》各條款的釋義，對(duì)文秘工作者熟悉、掌握和運(yùn)用《標(biāo)準(zhǔn)》，促進(jìn)公文處理的規(guī)范化發(fā)揮了重要作用。但筆者認(rèn)為，該釋義存在一些瑕疵之處，現(xiàn)列舉出來(lái)，請(qǐng)專(zhuān)家、學(xué)者商榷。

1 錯(cuò)誤引導(dǎo)

《標(biāo)準(zhǔn)》對(duì)公文頁(yè)邊與版心尺寸設(shè)定為：“公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm?！薄吨改稀丰屃x：“之所以采用這種布局是因?yàn)椋骸翘祛^留下足夠的空間，用于公文處理……”[1]與1999版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)相比，新標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定密級(jí)和保密期限、緊急程度的編排位置也從版心右上角移到了左上角，《指南》給出的釋義也是為公文處理留出空間。眾所周知，公文辦理一般由收文機(jī)關(guān)的文秘部門(mén)負(fù)責(zé)人提出處理意見(jiàn)，然后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)辦理，如今的收文處理早已改變了過(guò)去在公文上直接簽署意見(jiàn)的做法，一般都附有公文處理箋（單），批示意見(jiàn)需簽在公文處理箋（單）上。而上述釋義容易產(chǎn)生誤導(dǎo)，處理公文時(shí)在文件上的空白處直接簽批意見(jiàn)，這樣做會(huì)影響公文的莊重性、嚴(yán)肅性和整潔性。

《指南》對(duì)“主送機(jī)關(guān)”釋義時(shí)規(guī)定：“主送機(jī)關(guān)的順序一般按照重要程度排列?！纭魇?、自治區(qū)、直轄市黨委和人民政府，中央和國(guó)家機(jī)關(guān)各部委，解放軍各總部、各大單位，各人民團(tuán)體?！盵2]筆者認(rèn)為，這一表述存在漏洞，我們很難說(shuō)哪個(gè)機(jī)關(guān)重要、哪個(gè)機(jī)關(guān)不重要，在實(shí)際應(yīng)用中，主送機(jī)關(guān)的順序往往按照“黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、人民軍隊(duì)、企業(yè)和群眾組織”的慣例進(jìn)行排列，而不是按照“重要程度”排列。建議對(duì)此表述進(jìn)行更正。

《指南》對(duì)“印章編排規(guī)則”的釋義規(guī)定：“如多個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合下行文，聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)過(guò)多，無(wú)法實(shí)現(xiàn)正文與所有發(fā)文機(jī)關(guān)的印章同處一頁(yè)，也可以采取‘此頁(yè)無(wú)正文的方法，即將印章加蓋在下一空白頁(yè)上，并在該空白頁(yè)第一行頂格標(biāo)注‘（此頁(yè)無(wú)正文）?！盵3]按此規(guī)定，在實(shí)際應(yīng)用中，多個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，當(dāng)正文之后的空白容不下所有印章時(shí)，需要把印章加蓋到下一空白頁(yè)，并在該頁(yè)首行標(biāo)注“此頁(yè)無(wú)正文”。這樣做在正文之后往往留有多個(gè)空行，違背了“印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)”的原則規(guī)定。另外，在蓋章頁(yè)僅標(biāo)注“此頁(yè)無(wú)正文”，而沒(méi)有注明是哪個(gè)文件的印章，容易造成印章被套用。因此，建議改為“調(diào)整行距或字距，保證正文末頁(yè)至少容下一排印章，容不下的印章加蓋到下一空白頁(yè)，并在該空白頁(yè)第一行頂格標(biāo)注（‘文號(hào)+‘文件+‘此頁(yè)無(wú)正文）”，如（國(guó)標(biāo)委﹝2012﹞215號(hào)文件 此頁(yè)無(wú)正文）。

2 不合規(guī)范

按照《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》等有關(guān)規(guī)定，國(guó)家秘密一經(jīng)確定，應(yīng)當(dāng)同時(shí)在國(guó)家秘密載體上作出國(guó)家秘密標(biāo)志。涉密公文作為國(guó)家秘密載體，應(yīng)該按規(guī)定標(biāo)出國(guó)家秘密標(biāo)志，形式為“密級(jí)★保密期限”，如果沒(méi)有注明保密期限的，按照絕密、機(jī)密、秘密分別為30年、20年、10年認(rèn)定。由此可見(jiàn)，國(guó)家秘密標(biāo)志包括三個(gè)部分——“密級(jí)”、“★”和“保密期限”，其中“密級(jí)”和“★”是必須標(biāo)注的內(nèi)容?！吨改稀穼?duì)“密級(jí)和保密期限”格式條款釋義為：“一般密級(jí)和保密期限之間可用‘★分隔，如‘秘密★1年‘絕密★10年?！盵4]釋義沒(méi)有把國(guó)家秘密標(biāo)志“★”作為必須標(biāo)注的內(nèi)容，釋義中在密級(jí)后沒(méi)有保密期限的幾個(gè)示例中，均沒(méi)有標(biāo)注“★”。筆者認(rèn)為，在國(guó)家秘密標(biāo)志中，“★”不是作為“分隔符號(hào)”存在，而是作為國(guó)家秘密標(biāo)志不可或缺，因此，在只標(biāo)密級(jí)不標(biāo)保密期限的情形下，正確的標(biāo)注應(yīng)為“秘密★”“機(jī)密★”“絕密★”。另外，釋義規(guī)定，如需同時(shí)標(biāo)注密級(jí)和保密期限，“絕密”“機(jī)密”“秘密”兩字之間不空格；“如果只標(biāo)密級(jí)不標(biāo)保密期限，‘絕密‘機(jī)密‘秘密兩字之間空一字”。[5]筆者認(rèn)為，上述“空一字”的目的，是為了與份號(hào)6位阿拉伯?dāng)?shù)字對(duì)齊，在“★”必不可少的情況下，無(wú)需再做上述“空字”規(guī)定，這樣更有利于標(biāo)準(zhǔn)的簡(jiǎn)化。

3 自相矛盾

《指南》在對(duì)“份號(hào)”的釋義中規(guī)定，“份號(hào)的字體也未作統(tǒng)一，公文印發(fā)機(jī)關(guān)可自行掌握”，[6]而在“信函格式公文首頁(yè)示例”中規(guī)定，“份號(hào)用6位3號(hào)黑體阿拉伯?dāng)?shù)字”。[7]前者是考慮“在實(shí)際操作過(guò)程中，有的是用印號(hào)機(jī)手工在成文上加蓋份號(hào)，有的印刷設(shè)備帶有印號(hào)功能，可以與文件同時(shí)印刷，對(duì)此2012版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)不作統(tǒng)一規(guī)定，公文印發(fā)機(jī)關(guān)可自行掌握”。[8]由于實(shí)際應(yīng)用中，不同機(jī)關(guān)標(biāo)注文件份號(hào)方式不同，采用的字體也不完全一致，“自行掌握”的規(guī)定比較符合實(shí)際，而在公文特定格式之一信函格式中又做出明確規(guī)定使用黑體字，讓人莫衷一是，建議對(duì)公文份號(hào)使用字體要么規(guī)定自行掌握，要么規(guī)定統(tǒng)一用黑體，在通用格式和特定格式中統(tǒng)一起來(lái)。

4 有所疏漏

《指南》根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)中“公文格式各要素的劃分”制作了公文格式各要素劃分表，列出了版頭（6個(gè)要素）、主體（9個(gè)要素）、版記（2個(gè)要素）、版心外要素（1個(gè)要素），共18項(xiàng)公文格式要素，分別是：份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼。但是沒(méi)有包括版頭和版記中的分隔線。標(biāo)準(zhǔn)中“7 公文格式各要素編排規(guī)則”將版頭和版記中的分隔線作為必不可少的要素?！吨改稀吩卺屃x中對(duì)此有疏漏，建議及時(shí)更正。另外，《指南》對(duì)公文格式各要素的劃分中，對(duì)“版記”明確有2個(gè)要素——抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期，與標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定“如主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)過(guò)多導(dǎo)致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)移至版記”的要求不符。建議不明確個(gè)數(shù)，只列明“版記”部分可以有的格式要素是：主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。同樣，在“版頭”“主體”部分，由于“版頭”部分的密級(jí)和保密期限、緊急程度、簽發(fā)人、“主體”部分的主送機(jī)關(guān)、附件說(shuō)明、印章、附注、附件等不是每一份公文的必備要素，有的公文有，而有的公文沒(méi)有該要素，因此，也不應(yīng)明確要素個(gè)數(shù)。

《指南》在對(duì)“標(biāo)題”的釋義中，對(duì)標(biāo)題中事由部分出現(xiàn)多個(gè)機(jī)關(guān)并列時(shí)如何處理做出了規(guī)定，規(guī)定機(jī)關(guān)名稱(chēng)之間應(yīng)用頓號(hào)分開(kāi)，不使用空格，而對(duì)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)部分出現(xiàn)多個(gè)機(jī)關(guān)并列時(shí)如何處理未做規(guī)定。在示例中，既有兩個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)之間不使用空格的情形，如“中共××市委××市人民政府關(guān)于進(jìn)一步整治和改善經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境的實(shí)施意見(jiàn)”，又有兩個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)之間使用空格的情形，如“國(guó)家質(zhì)檢總局辦公廳 國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)委辦公室關(guān)于實(shí)施《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)事宜的函”。由于釋義中對(duì)此未做明確規(guī)定，在示例中兩種情形又都存在，因此造成實(shí)際應(yīng)用中，廣大文秘工作者無(wú)所適從，對(duì)標(biāo)題中發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)之間加不加空格感到困惑，建議在釋義中明確“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)部分出現(xiàn)多個(gè)機(jī)關(guān)并列時(shí)，機(jī)關(guān)名稱(chēng)之間應(yīng)用空格隔開(kāi)”。

5 隨意變通

《指南》在對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的釋義中規(guī)定了一些可以變通的情形，與標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該具有的嚴(yán)謹(jǐn)性、規(guī)范性相悖，給廣大文秘工作者嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)帶來(lái)困惑。如：在“正文”條款釋義中規(guī)定，“當(dāng)聯(lián)合上報(bào)公文的簽發(fā)人太多時(shí)，也可能把正文擠出首頁(yè)，可采取增加每行簽發(fā)人編排個(gè)數(shù)等辦法解決”。[9]《標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定，如有多個(gè)簽發(fā)人，一般每行排兩個(gè)姓名。由于有“一般”兩字，出于減少首頁(yè)“簽發(fā)人”占用空間考慮，在實(shí)際應(yīng)用中有每行編排兩個(gè)簽發(fā)人姓名的，也有編排三個(gè)或三個(gè)以上姓名的情形出現(xiàn)，造成格式不一。建議借鑒《標(biāo)準(zhǔn)》7.3.2規(guī)定“如主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)過(guò)多導(dǎo)致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)移至版記”的做法，明確有兩個(gè)以上簽發(fā)人時(shí)，應(yīng)當(dāng)將“簽發(fā)人”要素移入版記。

標(biāo)準(zhǔn)中對(duì)“公文中的結(jié)構(gòu)層次”規(guī)定，“其層次序數(shù)依次可用‘一、‘（一）‘1.‘（1）標(biāo)注”，[10]其后又規(guī)定“層次序數(shù)可以越級(jí)使用，如果公文結(jié)構(gòu)層次只有兩層，第一層用‘一、，第二層既可用‘（一），也可以選用‘1.”。[11]那么，如果公文結(jié)構(gòu)三層的情況下，能否第一層用“一、”，第二層用“1.”，第三層用“（1）”呢？可見(jiàn)，該釋義解讀讓標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性大打折扣，不利于標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。建議嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的結(jié)構(gòu)層次，依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注。

《標(biāo)準(zhǔn)》釋義是文秘工作者公文處理的技術(shù)規(guī)范，其表述內(nèi)容往往被視為“法定規(guī)則”，建議對(duì)其中的瑕疵進(jìn)行修正，以更有利于《標(biāo)準(zhǔn)》的貫徹執(zhí)行。

參考文獻(xiàn)：

本文引文均出自徐成華，等.GB/T9704-2012《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南[M].北京：中國(guó)質(zhì)檢出版社，中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社，2012.

（作者單位：滄州師范學(xué)院 來(lái)稿日期：2017-03-02）