檔案保管的意義與任務(wù)

楚秀英

摘 要：檔案的原始記錄性質(zhì)，賦予檔案重要的價(jià)值，使檔案成為國(guó)家的寶貴財(cái)富。同時(shí)也要看到檔案是一種社會(huì)現(xiàn)象，它是一種物質(zhì)。其中有—部分要長(zhǎng)久保存下去，為子孫后代造福。

關(guān)鍵詞：檔案保管；意義；任務(wù)

由于物質(zhì)是不斷運(yùn)動(dòng)變化，雖然從整個(gè)宏觀世界來說，物質(zhì)是不滅的，但對(duì)具體的微觀物質(zhì)來說，它會(huì)不斷變化乃至消失。從這個(gè)意義上來說，檔案的壽命是有限的。檔案壽命的長(zhǎng)短與檔案存藏環(huán)境與保護(hù)條件有極為密切的關(guān)系。凡是檔案保管條件較好，儲(chǔ)藏環(huán)境符合標(biāo)準(zhǔn)的，檔案由量變到質(zhì)變的過程就會(huì)慢一些，檔案的壽命就合長(zhǎng)一些，凡是檔案保管條件較差，周圍環(huán)境污染嚴(yán)重的，檔案由量變到質(zhì)變的過程就會(huì)快一些，因而檔案的壽命就會(huì)短一些。檔案由量變到質(zhì)變的過程，一般情況下還是比較緩慢的，這種變化，有的在人的一生當(dāng)中往往都覺察不出來，甚至要經(jīng)過一、二代的時(shí)間。但是檔案一旦變質(zhì)損壞就比較難于搶救。所以要對(duì)檔案變化的這種特點(diǎn)有足夠的認(rèn)識(shí)，努力延緩檔案發(fā)生變化的時(shí)間，逐步改善檔案的存藏環(huán)境與保管條件，是每一個(gè)檔案工作者義不容辭的任務(wù)。

檔案存藏環(huán)境是決定檔案壽命的外部因素。而檔案存藏環(huán)境主要不利因素是；空氣的酸污染，不適當(dāng)?shù)臏?、濕度等。現(xiàn)代檔案館基本上集中在大、中城市，而城市環(huán)境污染，特別是二氧化硫這些酸性氣體的產(chǎn)生，是現(xiàn)代化生產(chǎn)的副產(chǎn)品，它直接危害檔案的壽命，檔案的變化過程就要加快。相比之下，檔案館庫建在空氣較清潔的地區(qū)，檔案的壽命就會(huì)延長(zhǎng)，這個(gè)問題直到目前尚未被人們所重視。氣候也是促成檔案變化很重要的因素。常年低溫、干燥，檔案老化變質(zhì)的過程就要緩慢一些，高溫、潮濕，檔案變化朗過程就要加快。

檔案制成材料和書寫材料的低劣，是檔案質(zhì)變的內(nèi)部因素。耐久性較差的機(jī)制紙以及質(zhì)量較差的墨水、油墨，常常使紙張加速老化、字跡加速擴(kuò)散、褪色。內(nèi)因是變化的根據(jù)，外因是變化的條件，外因通過內(nèi)因而起作用。在較好的存貯檔案環(huán)境中，保存制成材料較優(yōu)的檔案，是能夠延續(xù)檔案發(fā)生變化的，甚至—、二百年之內(nèi)部完好無缺。

總之，檔案工作的實(shí)踐，提出了一個(gè)尖銳問題，一方面要求我們把檔案長(zhǎng)時(shí)期地保管下去，為維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌和四化建設(shè)服務(wù)，另一方面檔案的“壽命”是有限的。為了要解決這個(gè)矛盾，檔案工作者必須設(shè)法防止檔案受到內(nèi)外兩種破壞因素的影響。采取積極措施，緩解各種因素對(duì)檔案的破壞。

維護(hù)檔案的完整與安全，既是整個(gè)檔案工作中必須始終遵循的基本要求，也是檔案工作各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的共同任務(wù)。從一定意義上講，維護(hù)檔案的完整和安全，更是檔案保管工作的中心任務(wù)。從實(shí)質(zhì)上來講，檔案保管工作，也是人們向一切可能損毀檔案的社會(huì)的、自然的不利因素作斗爭(zhēng)的工作過程。它的基本任務(wù)是：

（一）防治檔案的損壞

了解和掌握檔案損壞的原因和規(guī)律，通過經(jīng)常性的具體工作，采取有的放矢的技術(shù)措施和方法，最大限度地消除各種可能損壞檔案不利因素的影響，從而把檔案的自然損壞率降低和控制在最小范圍之內(nèi)。

（二）延長(zhǎng)檔案的壽命 、

檔案保管工作任務(wù)不僅僅在于防治檔案的自然損壞，而且還要從根本上采取積極的措施，改善檔案的存藏條件，提高檔案湯的修復(fù)技術(shù)。在采取檔案修復(fù)技術(shù)時(shí)，既要考慮檔案制成材料當(dāng)前的狀況能否改善，又要注意是否有利于檔案制成材料壽命的長(zhǎng)期耐久性。延長(zhǎng)檔案的壽命，既要考慮到當(dāng)前工作的需要，又要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求。

（三）維護(hù)檔案的安全

維護(hù)檔案的安全，一方面是指檔案作為一種物質(zhì)存在的形態(tài)必須最大限度地使其安全存在下去；另—方面是指檔案作為一種社會(huì)現(xiàn)象，要在整個(gè)社會(huì)中，不致因?yàn)楸９艿氖М?dāng)或條件的低劣而使檔案丟失發(fā)生泄密，造成政治上的不良后果。

尋求科學(xué)的保管檔案的技術(shù)方法，這是安全保管檔案的關(guān)鍵所在。保護(hù)檔案的技術(shù)方法很多，概括起來主要是兩種：一種是如何預(yù)防檔案文件損壞的問題。這里既有認(rèn)為的，也有自然的因素。比如，防盜竊、防破壞、防火、防水、防塵、防潮、防霉等等。這些問題解決了，就可以有效地防止檔案文件的損壞，其二，檔案損壞之后，要進(jìn)行處治：追查丟失、破壞或火災(zāi)事故的原因和責(zé)任等等。在“防。和“治”兩方面，“防。是檔案保密工作中的根本問題，是主導(dǎo)方面。從總體上看，未遭損毀的檔案還是大量的，應(yīng)該以極大的注意力首先保證這些檔案的長(zhǎng)期安全。對(duì)于檔案文件來說，無“病”先防，才是積極主動(dòng)治本的辦法。強(qiáng)調(diào)以防為主，并不等干預(yù)防就是—切，并不意味著“治”就不重要了。實(shí)踐證明，對(duì)“治”不能有絲毫的疏忽、麻痹。抓好“治”，對(duì)“防”也有促進(jìn)作用。防治之間具有相互促進(jìn)、相輔相成的關(guān)系。

（二）加強(qiáng)重點(diǎn)、照顧一般

對(duì)于需要長(zhǎng)久保管的檔案，以及重要立檔單位的檔案，應(yīng)該采取措施加以重點(diǎn)保護(hù)，使其既安全又延長(zhǎng)壽命。中央級(jí)檔案館對(duì)黨中央、國(guó)務(wù)院等首腦機(jī)關(guān)以及中央負(fù)責(zé)同志的檔案，采取重點(diǎn)保護(hù)措施，使其在安全、保險(xiǎn)的保管條件下，傳給子孫后代。同肘，對(duì)一般性的檔案保護(hù)條件也不能太差。在各方面情況允許的范圍內(nèi)，也要適當(dāng)兼顧。

（三）自力更生、儉勤節(jié)約

要延長(zhǎng)檔案的壽命，必須具備一定的物質(zhì)條件，要有一定的技術(shù)裝備，對(duì)此必須予以足夠的重視，給予必要的投資，這不僅為當(dāng)前所需要，同時(shí)也為歷史所需要。為了給子孫后代造福留存檔案，各個(gè)歷史時(shí)期都應(yīng)該付出一些代價(jià)。當(dāng)然，目前我國(guó)還是一個(gè)不太富裕的國(guó)家，在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，國(guó)家尚不可能滿足檔案工作，尤其是滿足檔案保管工作中所提出的一系列要求。有些要求可以在國(guó)家?guī)椭掠枰越鉀Q，有些要求則要依靠檔案部門本身去解決，更要本著自力更生、勤儉節(jié)約的精神去解決。

（四）立足長(zhǎng)遠(yuǎn)、保證當(dāng)前

檔案保管的目的是為了提供檔案為黨和國(guó)家所用。因此，不應(yīng)片面地強(qiáng)調(diào)保護(hù)檔案不考慮利用的方便；同時(shí)也不能只遷就一時(shí)利用方便不顧及檔案的保護(hù)，而影響檔案長(zhǎng)遠(yuǎn)的利用。在實(shí)際工作中，保管和利用既有具體的矛盾，又有總的—致性。保管和利用的關(guān)系，實(shí)質(zhì)上是當(dāng)前利用與長(zhǎng)遠(yuǎn)利用矛盾的統(tǒng)一。所以，保管工作的各項(xiàng)制度以至技術(shù)措施，既要立足長(zhǎng)遠(yuǎn)利用的需要，又要保證當(dāng)前利用的方便。

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