淺析文字秘書與檔案管理的關(guān)系

劉長(zhǎng)春

摘 要：伴隨和我國(guó)信息化的快速發(fā)展，檔案管理也出現(xiàn)了新的變化，文字秘書和檔案管理往往存在密不可分的關(guān)系，本文針對(duì)文字秘書的特點(diǎn)進(jìn)行了分析，隨后介紹了文字秘書和檔案管理的關(guān)系，供相關(guān)的秘書和檔案管理人員參考。

關(guān)鍵詞：文字秘書；檔案管理；關(guān)系

1 前言

從古至今，秘書工作與檔案工作都有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，專家學(xué)者們也對(duì)秘書工作與檔案工作的關(guān)系進(jìn)行了很多深入的探究，理由充分，觀點(diǎn)不一。安徽師范大學(xué)文學(xué)院石坷認(rèn)為，秘書工作與檔案工作是交叉關(guān)系。從秘書工作并不包含全部檔案工作、檔案工作并不完全獨(dú)立于檔案工作等方面，有力地論證了秘書工作與檔案工作是交叉關(guān)系這一觀點(diǎn)。

2 文字秘書和檔案管理聯(lián)系

2.1 起源

我國(guó)最早的公務(wù)文書匯編是《尚書》，其中有很多反映的是關(guān)于夏朝政治軍事活動(dòng)的公牘，而秘書工作中最主要的工作內(nèi)容之一就是公文寫作，另外，夏朝作為我國(guó)從原始社會(huì)到奴隸社會(huì)建立的第一個(gè)王朝，已經(jīng)建立了相應(yīng)的一定規(guī)模的國(guó)家機(jī)構(gòu)。除了最高統(tǒng)治者夏王，他還設(shè)立了六卿以及其他一系列官職，分管各項(xiàng)事務(wù)。由此可見(jiàn)，早在夏朝時(shí)期就有草擬、撰寫公文的“秘書”。檔案工作的起源有多種說(shuō)法，比如原始社會(huì)末期起源論、國(guó)家起源論等等。為了與秘書工作進(jìn)行有效的比較，就從夏朝的檔案工作說(shuō)起。我們能知曉朝代更迭，世事變化都是通過(guò)先人留下來(lái)的典籍材料，可見(jiàn)先人早已有了檔案意識(shí)。根據(jù)《呂氏春秋·先識(shí)》等書的記載，“夏太史令終古出其圖法，執(zhí)而泣之。夏桀迷惑，暴亂愈甚。太史令終古乃出奔如商?！边@一段文字里敘述了秘書官員“終古”因不能忍受夏桀的暴掠荒淫，執(zhí)迷不悟，取出“圖法”哭泣不止，最后投奔商王。其中“圖法”指的就是檔案，可知夏朝已經(jīng)有專門的官員“太史令”負(fù)責(zé)檔案工作，記錄夏王的言行舉止以存檔。

2.2 發(fā)展

在封建社會(huì)歷史發(fā)展的過(guò)程中，封建國(guó)家制度一直處于不斷產(chǎn)生、發(fā)展、成熟直至衰敗的過(guò)程，秘書工作與檔案工作也隨之不斷變化。從春秋戰(zhàn)國(guó)至明清，越來(lái)越完善，官員之間職責(zé)分工也越來(lái)越詳盡明確，有專門的秘書機(jī)構(gòu)、秘書人員，對(duì)應(yīng)的也有專門的檔案機(jī)構(gòu)和檔案人員，秘書工作和檔案工作已經(jīng)慢慢走向了規(guī)范化、成熟化。從中國(guó)歷史上第一個(gè)中央集權(quán)的封建王朝秦朝開(kāi)始，就建立起了從中央到地方的多層次、寬領(lǐng)域的秘書機(jī)構(gòu)，比如魏晉到宋代“三省制”的形成，“中書出令，門下審議，尚書執(zhí)行”，其中中書省負(fù)責(zé)起草政令，是非常具有典型性的中央當(dāng)局的秘書機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)文書處理工作。另有明朝的內(nèi)閣、清朝的軍機(jī)處等等，都是精干高效的秘書機(jī)構(gòu)。有了這些規(guī)?；拿貢鴻C(jī)構(gòu)，必然有很多秘書人員從事相應(yīng)的秘書工作，與當(dāng)今的秘書人員的工作性質(zhì)有類似之處，都是為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供輔助管理，處理日常事務(wù)。

3 文字秘書和檔案管理區(qū)別

3.1 從工作內(nèi)容上看

歷史上的秘書工作與檔案工作區(qū)別很大，秘書工作主要是諫言獻(xiàn)策，輔助君王作出決策等，由于各朝代的秘書機(jī)構(gòu)和秘書人員眾多，每個(gè)秘書的主要職責(zé)肯定是不一樣的。但是檔案工作不同，不論朝代如何變化，檔案工作的內(nèi)容基本上都大同小異，主要是檔案的專職人員先收集檔案，再將重要檔案分門別類地編錄成冊(cè)，日常保管檔案注意暴曬、防霉，以及重要檔案的存留和非重要檔案的銷毀等，職責(zé)明確清晰。

3.2 從工作性質(zhì)上看

歷史上的秘書工作與當(dāng)今秘書工作性質(zhì)有些區(qū)別，古代秘書工作主要是加強(qiáng)封建專制統(tǒng)治，以及限制過(guò)于膨脹而對(duì)皇帝有威脅性的權(quán)力，鞏固統(tǒng)治者的權(quán)力和地位。檔案工作的工作性質(zhì)較為單純，就是保存前朝或本朝的歷史檔案文獻(xiàn)，為相關(guān)人員提供檔案以便查閱利用。

3.3 從工作意義上看

歷史上的秘書工作主要工作意義在于為皇帝服務(wù)，協(xié)助皇帝辦理政務(wù)，加強(qiáng)皇帝的集權(quán)統(tǒng)治。而檔案工作的意義極其深遠(yuǎn)，它不僅僅是為當(dāng)時(shí)的皇帝或工作人員提供查考利用，更是為以后世世代代的人們了解歷史做出了巨大的貢獻(xiàn)。

4 當(dāng)今秘書工作與檔案工作究竟是什么關(guān)系

4.1 檔案工作并未完全獨(dú)立于秘書工作

一是從秘書工作與檔案工作的工作內(nèi)容來(lái)看。秘書的主要工作包括調(diào)查研究工作、信息加工工作、會(huì)務(wù)工作、文書工作以及其他日常工作。而檔案工作的主要內(nèi)容是檔案收集工作、整理工作、鑒定工作、保管工作、統(tǒng)計(jì)工作、檢索工作、利用服務(wù)工作、編研工作。以上工作內(nèi)容的列舉中，似乎秘書工作與檔案工作的工作內(nèi)容完全不同。但是仔細(xì)探究發(fā)現(xiàn)秘書的文書工作和檔案收集工作之間是有依存關(guān)系的，秘書工作是檔案形成的主體。檔案的收集工作是檔案館、檔案室業(yè)務(wù)工作的前提和起點(diǎn)，它收集的主要是辦理完畢且具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料。這些文件材料是秘書文書工作的內(nèi)容。二是從秘書工作與檔案工作的工作銜接來(lái)看。檔案的移交是文書工作的終結(jié)，檔案的接收是檔案工作的起點(diǎn)。一方面說(shuō)明如果沒(méi)有秘書工作，檔案工作就失去了意義，檔案的意義在于提供檔案形成機(jī)關(guān)查考利用，檔案具有憑證作用和參考作用。長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)說(shuō)檔案是社會(huì)的寶貴財(cái)富，社會(huì)各方面工作的繼續(xù)和開(kāi)展都需要利用檔案，社會(huì)價(jià)值突出。另一方面如果沒(méi)有檔案工作，必然會(huì)影響秘書工作的開(kāi)展，秘書由于工作的需要，是檔案的主要利用者，檔案也是因?yàn)槊貢牟榭祭貌朋w現(xiàn)出它的第一價(jià)值。沒(méi)有檔案工作，秘書為領(lǐng)導(dǎo)提供決策咨詢時(shí)，就失去了信息來(lái)源，領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性、正確性也隨之削弱。檔案也從側(cè)面輔助了秘書人員的工作，提高了秘書的工作效率。

4.2 檔案工作并未完全包含于秘書工作

一是從秘書工作與檔案工作的工作內(nèi)容來(lái)看。秘書工作的主要內(nèi)容是為領(lǐng)導(dǎo)或機(jī)關(guān)提供輔助管理、綜合服務(wù)，小型機(jī)關(guān)單位的秘書人員所承擔(dān)的檔案工作，只是秘書工作中的小部分，并不占據(jù)秘書工作的主要內(nèi)容。檔案工作的主要內(nèi)容是對(duì)檔案用科學(xué)的原則和方法進(jìn)行管理，這種管理的過(guò)程并不屬于秘書工作的范圍之內(nèi)。二是從秘書工作與檔案工作的工作對(duì)象來(lái)看。秘書工作的工作對(duì)象是領(lǐng)導(dǎo)，直接為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)性工作，雖然秘書工作中的形成文件材料是檔案的主要源泉，可是隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，如今檔案的種類越來(lái)越豐富，除了文書檔案，另有科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、訴訟檔案、病歷檔案等等。檔案工作的工作對(duì)象有很多，比如紙質(zhì)檔案、音像檔案、電子檔案等等，兩者的工作對(duì)象完全不同。三是從秘書工作與檔案工作的工作原則來(lái)看。不管什么樣的工作都具備相應(yīng)的工作原則，秘書工作的工作原則是實(shí)事求是、同領(lǐng)導(dǎo)保持一致、追求工作效率，檔案工作的工作原則是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、維護(hù)檔案的完整與安全、便于保管和利用。隨著時(shí)間不斷推移，檔案的數(shù)量日益龐雜，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理可以提高檔案系統(tǒng)的效率和質(zhì)量。數(shù)量完整、實(shí)體安全、內(nèi)容安全保障了檔案的利用工作。檔案工作并未完全包含于秘書工作，不論從哪一方面論證，兩者之間也不存在包含與被包含的關(guān)系。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上，秘書工作應(yīng)先于檔案工作，檔案工作的主要對(duì)象是檔案，而檔案由機(jī)關(guān)工作中形成的各種文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)，并不是檔案機(jī)構(gòu)自身編寫制造。最后，秘書工作與檔案工作無(wú)主次之分，兩者各自的學(xué)科屬于姊妹學(xué)科，相互親密關(guān)聯(lián)，卻各有各存在的價(jià)值。

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