淺論檔案實(shí)體的安全問題

夏玉梅

摘 要：我國經(jīng)濟(jì)在不斷的發(fā)展，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過程中，我國的檔案事業(yè)也得到了顯著的發(fā)展，檔案也越來越受到人們的關(guān)注。但是檔案實(shí)體還存在著安全問題，由于檔案承載了一個(gè)國家的歷史，也記載了個(gè)人的檔案信息，因此必須要重視檔案實(shí)體的安全問題。

關(guān)鍵詞：檔案實(shí)體；安全問題；解決措施

城市在不斷的發(fā)展，社會(huì)在不斷的進(jìn)步，在城市發(fā)展的過程中，必須要重視檔案管理。檔案記錄了人們的基本信息，已經(jīng)成為了國家和個(gè)人發(fā)展中十分重要的組成部分，在這樣的情況下，就必須要將檔案實(shí)體的安全工作做好，對(duì)于存在的問題及時(shí)的解決，保證檔案安全管理工作順利進(jìn)行。

1 檔案實(shí)體安全的內(nèi)容

檔案實(shí)體安全主要就是指在檔案管理的過程中，要重視檔案的保管安全工作，主要就是利用現(xiàn)有的各種設(shè)備和條件，將檔案的保密性和完整性工作做好，使檔案在管理的過程當(dāng)中不會(huì)出現(xiàn)被泄漏的現(xiàn)象。在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，有很多的人就會(huì)通過相關(guān)的科學(xué)技術(shù)手段來獲取檔案實(shí)體信息，這樣檔案實(shí)體信息就會(huì)出現(xiàn)泄漏的現(xiàn)象，對(duì)于國家的安全問題會(huì)產(chǎn)生不良的影響。在檔案保管的過程中，必須要對(duì)檔案進(jìn)行整理和歸類，根據(jù)檔案的實(shí)際保管情況和相關(guān)的成分來將安全管理措施做好。檔案安全的主要內(nèi)容包括物質(zhì)安全、機(jī)制安全、制度安全和技術(shù)安全，必須要將上述的這些檔案實(shí)體安全工作做好，作為檔案工作人員，一定要明確自身的責(zé)任意識(shí)和安全意識(shí)，尤其是對(duì)紙質(zhì)檔案，必須要重視保管和存放，保證檔案實(shí)體的安全。

2 檔案實(shí)體的安全問題

（一）人為損毀

檔案的人為損毀主要是在人為破壞的影響下所導(dǎo)致的，可能是由于盜竊或者是相關(guān)的工作人員在借閱、包裝、搬遷或者是整理的工作過程當(dāng)中疏忽或者是粗心大意所導(dǎo)致的檔案實(shí)體的損毀，這樣就會(huì)導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)缺失，使得檔案實(shí)體出現(xiàn)安全問題，不利于檔案價(jià)值的發(fā)揮，使檔案管理工作受到了嚴(yán)重的限制。

（二）自然損毀

自然損毀主要包括兩個(gè)方面，一個(gè)方面是內(nèi)在因素，另外一個(gè)方面是外在因素。從內(nèi)在因素來看，檔案自身的壽命與檔案的質(zhì)量有著緊密的聯(lián)系，也就是說檔案在制成的過程當(dāng)中，相關(guān)的制成材料所使用的材料質(zhì)量和檔案的安全有著重要的影響，會(huì)直接的影響到檔案的使用壽命。而檔案紙張所使用的材料，其耐久性的影響因素也較多，會(huì)受到相關(guān)環(huán)境的影響，這主要是因?yàn)榧垙埐牧显谥谱鞯倪^程中，紙張纖維主要是由木質(zhì)素、半纖維素和纖維素等相關(guān)的化學(xué)成分構(gòu)成的，主要是呈現(xiàn)出一種纖維的狀態(tài)，因此紙張材料在生產(chǎn)的過程當(dāng)中，就會(huì)存在著較多的化學(xué)雜質(zhì)，有些化學(xué)雜質(zhì)是有害的，這樣紙張?jiān)谑褂玫倪^程中，當(dāng)中就會(huì)出現(xiàn)變脆或者是發(fā)黃的問題，使檔案材料出現(xiàn)損毀。

3 檔案實(shí)體安全問題的解決措施

首先，檔案實(shí)體在安全管理的過程當(dāng)中，作為相關(guān)的管理人員，必須有著專業(yè)的安全管理知識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案安全的重要性，在這樣的情況下，提高工作人員的思想意識(shí)，在相關(guān)的思想意識(shí)指導(dǎo)下來開展相關(guān)的工作，必須要不斷的明確檔案實(shí)體安全的意義，我國檔案建設(shè)的過程中安全意識(shí)的重要性，檔案事業(yè)對(duì)于我國的國家發(fā)展也是有著重要的作用的，因此作為檔案管理部門，必須要重視檔案實(shí)體的安全管理，解決檔案實(shí)體存在的安全問題，不斷的進(jìn)行宣傳教育工作，對(duì)于安全知識(shí)要進(jìn)行不斷的普及，組織檔案工作人員來學(xué)習(xí)安全知識(shí)，使人們的安全管理意識(shí)上升到一個(gè)更高的層次，作為檔案管理人員，在工作的過程當(dāng)中，一定要有著較高的思想覺悟，這樣才能夠?qū)n案的安全工作做好，在工作的過程當(dāng)中真正的對(duì)待每一個(gè)環(huán)節(jié)，不會(huì)是檔案出現(xiàn)損毀，充分的發(fā)揮檔案的價(jià)值。

其次，檔案實(shí)體的安全管理需要以相關(guān)的規(guī)章制度為首要發(fā)展前提，這樣才能促進(jìn)檔案的安全。在新的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，檔案管理工作具有了新的特點(diǎn)，因此就需要從這一特點(diǎn)出發(fā)，對(duì)原有的制度加以進(jìn)一步完善，從檔案的保管、利用以及保護(hù)等多方面進(jìn)行具體的細(xì)化，建立起相應(yīng)的管理制度，以此來認(rèn)真執(zhí)行對(duì)檔案實(shí)體的安全管理。在當(dāng)前的工作中，主要包括的檔案實(shí)體安全管理制度有技術(shù)管理制度，應(yīng)急救援管理制度以及重要檔案的查閱制度等，都能在不同程度上保證檔案的安全管理，讓每一個(gè)環(huán)節(jié)都處在井然有序的狀態(tài)下。另外在檔案實(shí)體的安全管理過程中，安全檢查監(jiān)督工作也是十分有必要的，庫房工作人員以及相關(guān)設(shè)備的全方位控制是降低安全隱患的首要前提。

再次，檔案實(shí)體安全管理的過程中，只有保障經(jīng)費(fèi)方面的支持，才能做到有錢辦事，檔案安全才能進(jìn)一步的落實(shí)下去。所以相關(guān)部門應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理單位的經(jīng)費(fèi)投入，將新設(shè)備以及新技術(shù)引入到檔案的安全管理工作中，以此來促進(jìn)檔案管理質(zhì)量以及相關(guān)水平的進(jìn)一步提升，從綜合能力方面也是具有積極的意義的。

最后，檔案實(shí)體的安全管理不能單單的從治理入手，更重要的是需要加強(qiáng)預(yù)防方面的工作，將預(yù)防與治理有機(jī)的結(jié)合在一起才能起到事半功倍的作用。在預(yù)防的工作中，需要防止檔案實(shí)體受到盜竊、對(duì)水電、火災(zāi)等情況也要做到及時(shí)有效的處理，確保檔案實(shí)體的完整性，一旦出現(xiàn)丟失或者被破壞的現(xiàn)象，需要由相關(guān)負(fù)責(zé)人承擔(dān)責(zé)任，并且在防塵以及消毒等方面也要積極的開展預(yù)防工作，真正的做到防治相結(jié)合。但是在兩項(xiàng)工作中，還是應(yīng)該以預(yù)防為重點(diǎn)。

要處理好不同標(biāo)準(zhǔn)之間的關(guān)系，即如何協(xié)調(diào)國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)（地方）標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系。不能一味強(qiáng)調(diào)不同標(biāo)準(zhǔn)的差異性和優(yōu)缺點(diǎn)，應(yīng)優(yōu)先采用使用范圍較廣的標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到一步到位，形成符合檔案行業(yè)實(shí)際情況的標(biāo)準(zhǔn)，促使檔案安全工作統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

4 結(jié)論

總而言之，檔案實(shí)體管理與國家的發(fā)展建設(shè)息息相關(guān)，要想進(jìn)一步維護(hù)社會(huì)的安全與和諧，就需要重視起檔案實(shí)體的安全管理工作，從預(yù)防入手，大力加強(qiáng)相關(guān)的防治工作，這樣才能讓我國的檔案管理工作變得更加有效，希望在本文的論述下，能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作者帶來一定的幫助。

參考文獻(xiàn)

[1]張路.社保檔案信息化管理研究[D].濟(jì)南：山東師范大學(xué)，2015.

[2]陳菲.民營企業(yè)檔案管理模式研究[D].南寧：廣西民族大學(xué)，2013.

[3]方昀，劉守恒.檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估活動(dòng)實(shí)踐與思考[J].中國檔案，2012（01）.

[4]方昀，劉守恒.檔案館檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估內(nèi)容分析和評(píng)估指標(biāo)研究[J].檔案學(xué)研究，2011（06）