基于大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案價(jià)值及其開(kāi)發(fā)利用探究

滕霞

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，大數(shù)據(jù)作為重要的戰(zhàn)略資源在各行各業(yè)開(kāi)始發(fā)揮重要作用。檔案是重要的信息資源載體，管理人員更應(yīng)該應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。文章簡(jiǎn)述了檔案大數(shù)據(jù)的含義、特點(diǎn)及作用，并分析了大數(shù)據(jù)對(duì)檔案工作的影響及大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案價(jià)值提升及管理策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理；價(jià)值提升

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2017）13-0206-02

進(jìn)入21世紀(jì)，人類在信息存儲(chǔ)和處理能力方面，不斷涌現(xiàn)技術(shù)性的突破。隨著物聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，社會(huì)組織的海量信息衍生出巨大數(shù)據(jù)，再一次顛覆“云”理念，進(jìn)而迎來(lái)了大數(shù)據(jù)時(shí)代。在大數(shù)據(jù)來(lái)臨的新形勢(shì)下，對(duì)這些數(shù)據(jù)的收集、存儲(chǔ)、挖掘，既是現(xiàn)代檔案管理工作的難點(diǎn)，也是機(jī)遇。

1 大數(shù)據(jù)

大數(shù)據(jù)泛指那些超過(guò)傳統(tǒng)流程和工具處理或分析能力的數(shù)據(jù)。簡(jiǎn)而言之就是巨量資料、海量信息。從本質(zhì)上看，大數(shù)據(jù)主要解決的是海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、計(jì)算、挖掘和利用的問(wèn)題。其特點(diǎn)可概括為“4V”。（1）規(guī)模性。數(shù)據(jù)容量巨大，大型數(shù)據(jù)集合一般在幾十TB至PB級(jí)的數(shù)據(jù)量；（2）多樣性。數(shù)據(jù)類別繁多，數(shù)據(jù)來(lái)自多種數(shù)據(jù)源，數(shù)據(jù)種類和格式日漸豐富；（3）高速性。數(shù)據(jù)處理速度快，在數(shù)據(jù)量龐大的情況下，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)處理；（4）價(jià)值性。數(shù)據(jù)真實(shí)性高，愈發(fā)需要有效的信息資源確保其真實(shí)性與安全性?？梢哉f(shuō)大數(shù)據(jù)時(shí)代，是一個(gè)數(shù)據(jù)資源更加豐富的時(shí)代，是一個(gè)信息技術(shù)更加先進(jìn)的時(shí)代，是一個(gè)知識(shí)管理更加智能的時(shí)代，是一個(gè)檔案資源更加燦爛的時(shí)代。

2 檔案大數(shù)據(jù)

檔案大數(shù)據(jù)是指在檔案方面涉及的資料量規(guī)模巨大到無(wú)法通過(guò)目前主流軟件，在合理時(shí)間內(nèi)達(dá)到擷取、管理、處理并整理成為幫助檔案館決策或更為積極目的的信息。大數(shù)據(jù)關(guān)鍵是存儲(chǔ)管理和檢索使用，這恰恰與檔案領(lǐng)域的資源建設(shè)和利用體系相對(duì)應(yīng)。檔案大數(shù)據(jù)的4V特點(diǎn)主要表現(xiàn)為：檔案數(shù)據(jù)的規(guī)模巨大。目前館藏電子檔案，一方面來(lái)源于館藏檔案數(shù)字化，一方面來(lái)源于原生電子文件的移交歸檔。2012年底，楊冬權(quán)局長(zhǎng)在全國(guó)局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上作出指示，“到2020年全國(guó)各級(jí)綜合檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化的數(shù)量比2010年翻兩番，電子檔案接收工作全面開(kāi)展”。自國(guó)家到各省各地綜合檔案館開(kāi)展了如火如荼的百萬(wàn)館藏檔案數(shù)字化工程，電子檔案的移交與接收也提上日程。目前，館藏?cái)?shù)字檔案量已經(jīng)從TB級(jí)別躍升至PB級(jí)別，僅以“十一五”末我國(guó)館藏檔案總量的統(tǒng)計(jì)看，已達(dá)到近4億卷，每卷約3厘米厚。那么，可以估算我國(guó)檔案正以每五年40%速度遞增。與往昔相比，檔案館所存儲(chǔ)的信息呈爆炸式的增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。檔案大數(shù)據(jù)的類型繁雜?？萍歼M(jìn)步衍生出的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)分布式和異構(gòu)特點(diǎn)，需要?dú)w檔的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)的種類繁多，包含結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，同時(shí)也有非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是不方便用數(shù)據(jù)庫(kù)二維邏輯表來(lái)表現(xiàn)的數(shù)據(jù)，如文本、圖片、各類表格、圖像和音視頻等；半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是介于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)之間，如E-mail、HTML文檔。這些數(shù)據(jù)，構(gòu)成數(shù)量龐大、類型多樣的檔案資源信息庫(kù)。檔案大數(shù)據(jù)的價(jià)值性高。受檔案自身特點(diǎn)影響，檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)必須依賴于檔案利用作為載體。在海量檔案數(shù)據(jù)的利用過(guò)程中，數(shù)據(jù)價(jià)值密度相對(duì)較低，但數(shù)據(jù)價(jià)值卻極為重要。從眾多檔案利用效果實(shí)例可看出，檔案信息在提供資政查考、服務(wù)社會(huì)等方面起到不可替代的作用。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，使用海量信息處理工具，通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘和智能分析，小數(shù)據(jù)也能有大價(jià)值。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案工作影響

3.1 檔案部門(mén)電子檔案資源增長(zhǎng)迅速

隨著信息技術(shù)進(jìn)步，特別是OA、MBD、ERP等辦公、設(shè)計(jì)、制造管理軟件的廣泛應(yīng)用，檔案部門(mén)很容易將以往紙質(zhì)檔案歸檔工作方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案歸檔工作模式。而且大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案部門(mén)需接收保存的數(shù)據(jù)資源也較多，再加上館藏資源數(shù)字化所產(chǎn)生的電子檔案，因此單個(gè)檔案館數(shù)據(jù)資源總量很容易達(dá)到TB、PB級(jí)，而且增長(zhǎng)迅速。

3.2 檔案部門(mén)館藏資源價(jià)值顯著提升

館藏檔案作為國(guó)家或企業(yè)所保存的歷史記錄，本身這種數(shù)據(jù)資源就具有很高的價(jià)值。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，與圖書(shū)、網(wǎng)絡(luò)資源等數(shù)據(jù)資源相比，館藏檔案是一種最真實(shí)、最可靠、最具權(quán)威性與憑證性的信息資源，其在大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)中占有非常重要的位置，也較易被利用，這就使得大數(shù)據(jù)時(shí)代館藏檔案的價(jià)值得到了充分體現(xiàn)，其價(jià)值顯著提升。

3.3 檔案服務(wù)利用方式急需革新

大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展推動(dòng)了檔案管理的科學(xué)化，在龐大的數(shù)據(jù)信息源的支持下，檔案館的服務(wù)將走向結(jié)論化、知識(shí)化和智能化，從而改變以往簡(jiǎn)單復(fù)制、查閱等利用方式，減少了服務(wù)過(guò)程中的不確定性。而且用戶希望提供個(gè)性化、可視化服務(wù)，也對(duì)檔案部門(mén)的服務(wù)利用提出了新的需求。大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展將實(shí)現(xiàn)真正的個(gè)性化服務(wù)，不僅提供用戶所需要的信息，還通過(guò)對(duì)用戶需求進(jìn)行分析，提供基于海量分布式資源的精細(xì)化知識(shí)組織輸出，即實(shí)現(xiàn)信息解決方案的一站式服務(wù)。

3.4 檔案信息安全受到威脅

當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)庫(kù)一般應(yīng)用關(guān)系性數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，在保證數(shù)據(jù)安全方面可以設(shè)置嚴(yán)格的訪問(wèn)控制和隱私管理工具。而大數(shù)據(jù)依托的基礎(chǔ)技術(shù)是非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)，在成熟度和可控性方面都不如傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，數(shù)據(jù)處理速度與時(shí)間之快，對(duì)傳統(tǒng)檔案信息安全體系帶來(lái)極大沖擊，對(duì)檔案信息安全產(chǎn)生了極大威脅。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案價(jià)值提升及管理策略

研究大數(shù)據(jù)，已經(jīng)滲透到當(dāng)今每一個(gè)行業(yè)和業(yè)務(wù)領(lǐng)域，成為重要的生產(chǎn)因素。毫無(wú)疑問(wèn)，未來(lái)檔案館的核心競(jìng)爭(zhēng)力很大程度上取決于將檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為信息和知識(shí)的速度與能力。檔案部門(mén)作為存儲(chǔ)信息、提供信息服務(wù)的信息中心，必須主動(dòng)創(chuàng)新，推動(dòng)檔案工作向“知識(shí)化、信息化、技術(shù)化、市場(chǎng)化”變革，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展以滿足未來(lái)需求。

4.1 轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)檔案大數(shù)據(jù)管理能力建設(shè)

隨著各行業(yè)全球化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化程度的不斷提高，各類數(shù)據(jù)的采集變得越來(lái)越容易，海量數(shù)據(jù)的累積與利用為那些把握機(jī)會(huì)的企業(yè)開(kāi)啟了商業(yè)成功大門(mén)，提供了更為有利的抓手，使戰(zhàn)略決策有的放矢，事半功倍。大數(shù)據(jù)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，同樣，也是檔案領(lǐng)域無(wú)法逃避的未來(lái)技術(shù)發(fā)展形態(tài)，為未來(lái)檔案管理與服務(wù)方向提供了新的思路和解決方案。因此檔案人員必須轉(zhuǎn)變觀念，盡早盡快投入到大數(shù)據(jù)研究上來(lái)，掌握并應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，加強(qiáng)檔案大數(shù)據(jù)管理能力建設(shè)，推動(dòng)檔案工作進(jìn)步，才能適應(yīng)信息技術(shù)進(jìn)步，滿足未來(lái)社會(huì)檔案服務(wù)需求。

4.2 提升檔案工作員工綜合素養(yǎng)

要建設(shè)檔案強(qiáng)國(guó)，首先要建立一支與檔案強(qiáng)國(guó)相匹配的檔案工作員工隊(duì)伍，特別是大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案工作不再是裝裝訂訂，檔案利用也不是簡(jiǎn)單查閱，檔案人員應(yīng)從數(shù)據(jù)的視角看待檔案，以大數(shù)據(jù)推動(dòng)檔案館的管理和服務(wù)。這也對(duì)檔案人員提出了更高要求，大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案館人員要努力向“數(shù)據(jù)科學(xué)家”轉(zhuǎn)變，大力提升綜合技能，一是具備一定數(shù)學(xué)知識(shí)能夠建數(shù)據(jù)模型，二是能夠利用信息技術(shù)建數(shù)據(jù)模型分析系統(tǒng)，三是處理數(shù)據(jù)，得出結(jié)論見(jiàn)解，從數(shù)據(jù)中講出故事來(lái)。

4.3 大力推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化，管理知識(shí)化

大數(shù)據(jù)時(shí)代，館藏檔案不應(yīng)再是紙質(zhì)檔案的實(shí)體形式，也不應(yīng)是不可處理的電子檔案（PDF）形式，而應(yīng)具備基于數(shù)據(jù)信息的數(shù)字形式，館藏不僅僅是“查閱”的對(duì)象，而應(yīng)轉(zhuǎn)變成為一種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資源。因此，檔案部門(mén)工作重心應(yīng)轉(zhuǎn)到館藏?cái)?shù)字化工作上來(lái)，加強(qiáng)館藏?cái)?shù)字化轉(zhuǎn)為內(nèi)容數(shù)據(jù)的能力建設(shè)，大力推進(jìn)館藏?cái)?shù)據(jù)資源建設(shè)，將檔案管理提升到知識(shí)管理層面，為大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理與服務(wù)奠定堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

4.4 創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，加快市場(chǎng)化開(kāi)放進(jìn)程

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，使得模糊的因素得以清晰的顯現(xiàn)，大數(shù)據(jù)對(duì)檔案工作的影響還體現(xiàn)在服務(wù)職能化層面上，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案服務(wù)更有針對(duì)性、更為準(zhǔn)確、更能滿足用戶的想法和需求。換言之，檔案服務(wù)方式將升級(jí)為數(shù)據(jù)服務(wù)，大數(shù)據(jù)時(shí)代，閱覽、咨詢、展覽等傳統(tǒng)檔案服務(wù)將得到變革，而以館藏為基礎(chǔ)，為社會(huì)提供數(shù)據(jù)分析服務(wù)、數(shù)據(jù)挖掘服務(wù)將成為大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案館的常態(tài)服務(wù)內(nèi)容。如何將死檔案變成活資源，使得同一空間原本孤立的檔案資源相互連接，形成一個(gè)綜合的智能化的系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)能夠?yàn)樾枨笳咛峁┤娴姆?wù)，將是檔案管理者面對(duì)的直接挑戰(zhàn)。

4.5 加強(qiáng)檔案資源集群建設(shè)，打造數(shù)據(jù)資源平臺(tái)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，各檔案館之間互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)館藏資源共享，打造集群檔案資源和數(shù)據(jù)平臺(tái)意義重大。尤其在當(dāng)前，許多檔案館本身館藏?cái)?shù)據(jù)都分散在互不聯(lián)通的數(shù)據(jù)庫(kù)中，如何將這些數(shù)據(jù)庫(kù)打通，實(shí)現(xiàn)各數(shù)據(jù)庫(kù)乃至各檔案館間資源共享，才能提升檔案工作的大數(shù)據(jù)水平，才能充分體現(xiàn)出館藏?cái)?shù)據(jù)的價(jià)值。從信息技術(shù)層面來(lái)看，科學(xué)利用云計(jì)算技術(shù)，將我國(guó)各檔案館資源進(jìn)行整合集成，打造并建設(shè)中國(guó)檔案云，將可以實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，因此我國(guó)檔案部門(mén)必須大力推進(jìn)信息化建設(shè)，為大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案工作奠定堅(jiān)實(shí)的信息化基礎(chǔ)條件。

4.6 加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)研究與應(yīng)用，推動(dòng)檔案工作向技術(shù)化轉(zhuǎn)變

檔案部門(mén)要緊跟大數(shù)據(jù)時(shí)代信息技術(shù)發(fā)展，密切關(guān)注流處理、并行性、摘要索引和可視化等大數(shù)據(jù)應(yīng)用理論研究，在檔案工作中研究引進(jìn)并應(yīng)用大數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)管理、數(shù)據(jù)模型構(gòu)建、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘、云計(jì)算等技術(shù)和計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備設(shè)施，構(gòu)建檔案工作的大數(shù)據(jù)管理技術(shù)能力，進(jìn)而推動(dòng)檔案工作向技術(shù)化進(jìn)行轉(zhuǎn)變，提升檔案工作水平，促進(jìn)檔案工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，以滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案工作要求。

4.7 加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息安全管理

大數(shù)據(jù)時(shí)代是一把雙刃劍，社會(huì)因大數(shù)據(jù)而獲益匪淺，檔案工作位勢(shì)和聲譽(yù)會(huì)得到提升，但一些隱私信息也將無(wú)處遁形，大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案部門(mén)除了建立傳統(tǒng)的反黑客、反病毒、防盜竊等信息安全保護(hù)技術(shù)，抵御外來(lái)入侵者的威脅外，還需要特別加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息安全管理，建立全面數(shù)據(jù)信息安全保障體系，確保數(shù)據(jù)信息資源在共享、利用時(shí)能保護(hù)機(jī)密信息、隱私信息，杜絕信息安全風(fēng)險(xiǎn)，保證國(guó)家秘密安全可靠，個(gè)人隱私不被隨意踐踏。大數(shù)據(jù)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，它將各種新技術(shù)、新產(chǎn)品與我們的生活緊密地聯(lián)系在一起，全面地、深刻地改變著我們的生活方式和行為模式，同時(shí)也影響著檔案工作的發(fā)展方向，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案工作勢(shì)必面臨著前所未有的變革與挑戰(zhàn)。如何避免在數(shù)字化時(shí)代被邊緣化，是檔案部門(mén)不得不正視的一個(gè)問(wèn)題。同樣，大數(shù)據(jù)時(shí)代也創(chuàng)造了更多的機(jī)會(huì)，檔案部門(mén)只要把握機(jī)會(huì)，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，加快大數(shù)據(jù)能力建設(shè)，整合館藏資源，創(chuàng)新服務(wù)方式，檔案工作也必將迎來(lái)更為廣闊的發(fā)展空間。

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