新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法

張繼榮

摘 要：檔案管理工作一直是醫(yī)院管理中非常重要的一個(gè)部分，它是醫(yī)院運(yùn)行管理的核心環(huán)節(jié)，特別是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)路技術(shù)的廣泛推廣，信息化的管理模式在不斷地被引入和應(yīng)用，醫(yī)院的管理工作變得更加復(fù)雜，加強(qiáng)檔案管理工作的重要性顯得更加突出。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)發(fā)和利用，充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)和作用，可以有效促進(jìn)醫(yī)院整體管理水平的提升，同時(shí)檔案本身屬于醫(yī)院重要的信息資源，它的管理問(wèn)題越來(lái)越受到人們的重視。醫(yī)學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，醫(yī)院的管理力度也在相應(yīng)增大，因此對(duì)醫(yī)院檔案管理工作也提出了新的要求。具體的管理工作應(yīng)該與醫(yī)院的實(shí)際情況相結(jié)合，抓住薄弱的環(huán)節(jié)，全面推進(jìn)檔案工作的發(fā)展，為醫(yī)療、教學(xué)和科研做出跟好的服務(wù)。新醫(yī)改下醫(yī)院要想持續(xù)發(fā)展，必須對(duì)檔案管理工作做出改進(jìn)，提高醫(yī)療和護(hù)理的服務(wù)質(zhì)量，但是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的方式嚴(yán)重阻礙了它的發(fā)展。本文將對(duì)醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)分析，并提出相應(yīng)的有效改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改；醫(yī)院檔案管理；改進(jìn)方法

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2017）13-0188-01

醫(yī)院的檔案是指為醫(yī)院開(kāi)展工作服務(wù)的醫(yī)療文件材料和醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的歷史材料，它們是在醫(yī)院工作開(kāi)展過(guò)程中形成的，包括有工作記錄、影像資料、圖表信息和錄音資料等。這些檔案資料記載了醫(yī)院發(fā)展中取得的突出成果，是醫(yī)院經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)研究的資料來(lái)源，也為醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展指明了方向，對(duì)這些資料進(jìn)行科學(xué)合理的分析可以幫助醫(yī)院揚(yáng)長(zhǎng)避短，更好地發(fā)展。同時(shí)醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院的行政管理、學(xué)術(shù)研究和法律糾紛方面具有指導(dǎo)意義。在新醫(yī)改的推進(jìn)和發(fā)展下，傳統(tǒng)檔案管理有了新的挑戰(zhàn)，檔案管理工作的要求更高了。同時(shí)為了社會(huì)發(fā)展需要得到更好的滿足，醫(yī)院需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不斷的優(yōu)化與改善，使其能更好地發(fā)揮自身作用促進(jìn)醫(yī)院的進(jìn)步。

1 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理體系不健全

在實(shí)際工作中，醫(yī)院都十分重視自身的日常管理和行政管理工作，但是大多是依據(jù)自己的理解和時(shí)間進(jìn)行管理，因此缺乏科學(xué)性和系統(tǒng)性，有很多不足之處。檔案管理中缺乏完善統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案管理工作無(wú)法正常良好地開(kāi)展和運(yùn)行。雖然眾所周知檔案管理工作非常重要，但是實(shí)際情況中，很多醫(yī)院沒(méi)有建立獨(dú)立的管理部門(mén)，大多數(shù)時(shí)候都是很多科室共同管理的，權(quán)責(zé)不夠分明，檔案管理的效率不高。比如很多醫(yī)院對(duì)收入檔案管理的內(nèi)容沒(méi)有提出明確的要求，同時(shí)也缺少統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)與模式，更沒(méi)有制定統(tǒng)一的收檔制度；另外醫(yī)院在日常管理考核中，也未將檔案管理納入目標(biāo)考核，導(dǎo)致檔案收集效率不高，檔案不齊全。由于檔案管理體系不完善，醫(yī)院的檔案管理工作受到很大的影響[1]。

1.2 檔案管理人員能力和素質(zhì)不高

在醫(yī)院的管理中，向來(lái)只重視醫(yī)療技術(shù)人員的能力和素質(zhì)提升，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作中的人員素質(zhì)水平?jīng)]有提出要求和計(jì)劃，但是檔案管理人員的素質(zhì)會(huì)與檔案管理效果的實(shí)現(xiàn)密切相關(guān)，管理人員的能力和素質(zhì)水平是目前醫(yī)院檔案管理工作中面臨的一個(gè)重要問(wèn)題。目前醫(yī)院的檔案管理人員中，很少是檔案管理的專(zhuān)業(yè)出身，大部分是臨退休人員或者從其他科室調(diào)過(guò)來(lái)的，他們的知識(shí)面狹窄、學(xué)歷偏低，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，并且檔案管理本身就屬于基層工作，人員接受教育進(jìn)修的機(jī)會(huì)不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，使得檔案管理人員的理念缺乏創(chuàng)新和活力，無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展的需求。因此他們?cè)诶碚撝R(shí)、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和文化程度的等多方面的水平上參差不齊。

1.3 檔案管理的信息化水平不高

目前很多醫(yī)院檔案管理的信息化水平不高，既是因?yàn)獒t(yī)院沒(méi)有充足的資金來(lái)支持檔案的信息化管理和建設(shè)，也因?yàn)闄n案管理人員的信息知識(shí)與技術(shù)掌握程度不高，不能夠有效地利用計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理和保存。同時(shí)，對(duì)于檔案管理方面的信息化管理制度還不夠完善和健全，導(dǎo)致信息化管理工作不夠規(guī)范，工作人員對(duì)自身的崗位職責(zé)認(rèn)識(shí)不夠明確，檔案信息化管理僅僅表現(xiàn)在形式上，管理效率不高。除此之外，醫(yī)院檔案管理缺乏信息化的人才，大多數(shù)檔案管理部門(mén)人員的年齡較大，思想也很落后，從而不能有效地掌握信息化的技術(shù)手段和知識(shí)，這對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化的建設(shè)產(chǎn)生嚴(yán)重的不良影響[2]。

2 新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)方法

2.1 完善醫(yī)院檔案管理體系

為有效促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作水平的提高，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理職能部門(mén)進(jìn)行不斷完善，改變傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理的模式，完成分散式管理到集中統(tǒng)一管理的轉(zhuǎn)變過(guò)程，對(duì)醫(yī)院檔案信息的歸檔、保存、節(jié)約、保密、傳遞、銷(xiāo)毀等制度建設(shè)做出更完善的整改，并且需將檔案管理工作當(dāng)做醫(yī)院發(fā)展中非常重要的和基礎(chǔ)性的工作進(jìn)行開(kāi)展。同時(shí)醫(yī)院檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，不斷深化檔案管理人員的檔案管理意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，將醫(yī)院管理人員的工作效率與獎(jiǎng)懲制度有效地結(jié)合在一起，使檔案管理工作更加科學(xué)規(guī)范。

2.2 加大對(duì)檔案管理改革的宣傳力度

醫(yī)院要對(duì)檔案管理改革給予更大的重視，加強(qiáng)對(duì)改革的宣傳力度，讓工作人員充分意識(shí)到良好的檔案管理對(duì)醫(yī)院高效運(yùn)作所具有的重要的意義，主動(dòng)地對(duì)檔案管理改革工作做出努力。

2.3 提高檔案管理人員的能力和業(yè)務(wù)素養(yǎng)

檔案管理人員素質(zhì)與檔案管理水平密切相關(guān)。要想持續(xù)發(fā)展檔案管理工作，就需要不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。對(duì)管理人員提供專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育和進(jìn)修學(xué)習(xí)等途徑，幫助他們提高業(yè)務(wù)和知識(shí)水平，同時(shí)將檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)的計(jì)劃之中，對(duì)檔案管理工作內(nèi)容好和發(fā)展進(jìn)行認(rèn)真總結(jié)，促進(jìn)檔案管理水平的有效提升。檔案管理人員也要積極主動(dòng)地提升自己的業(yè)務(wù)能力，在工作和學(xué)習(xí)中自主地為醫(yī)院的各項(xiàng)活動(dòng)統(tǒng)籌安排和服務(wù)，讓檔案管理工作與醫(yī)院的醫(yī)學(xué)科研、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、管理工作緊密地結(jié)合在一起，更好地為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研工作地開(kāi)展服務(wù)。管理人員還需具備創(chuàng)新的意識(shí)，在工作中不斷解放思想，拓寬思路，增強(qiáng)對(duì)新興事物的敏感度和接受能力。同時(shí)，可定期開(kāi)展編研活動(dòng)，對(duì)信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，編寫(xiě)出各種專(zhuān)題匯編，為使用者提供全面時(shí)效的信息。

2.4 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理

檔案管理的主要目的是對(duì)檔案資源進(jìn)行合理有效的開(kāi)發(fā)和利用。深層次、多渠道地對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)，可以提高檔案的應(yīng)用價(jià)值，為醫(yī)療工作、日常管理和患者更好地服務(wù)。同時(shí)，充分利用檔案資源的價(jià)值，可以為醫(yī)院帶來(lái)良好的社會(huì)效益和一定的經(jīng)濟(jì)效益，有助于提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進(jìn)檔案管理的更好建設(shè)[3]。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理需要做到以下幾點(diǎn)。首先要加強(qiáng)檔案保管設(shè)施的建設(shè)，比如設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的安全保管設(shè)施。其次要加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，充分利用電子計(jì)算機(jī)管理檔案信息的收集、傳遞、開(kāi)發(fā)利用的主要功能。最后要配備整套檔案掃描系統(tǒng)，改革單純由人工錄入資料的相對(duì)落后的做法，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。重視現(xiàn)代化各類(lèi)信息的收集和整理工作，多與社會(huì)其他領(lǐng)域的信息結(jié)合，豐富檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，讓醫(yī)院檔案管理向著更加現(xiàn)代化和規(guī)范化的方向發(fā)展。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著時(shí)代的快速進(jìn)步和發(fā)展，與人民群眾生命健康密不可分的醫(yī)療行業(yè)開(kāi)始面臨著很大的提升空間，特別是我國(guó)正在進(jìn)行的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)制度的改革，對(duì)醫(yī)院的管理工作提出了更多的新要求。特別是對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作提出了全新的要求，醫(yī)院檔案管理工作要滿足醫(yī)改發(fā)展的實(shí)際需求，醫(yī)院的管理者應(yīng)積極轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，完善檔案管理制度，提高檔案管理人員的能力和素質(zhì)，積極推進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)和發(fā)展，使其更好的滿足現(xiàn)代化的發(fā)展需要，促進(jìn)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)健康持續(xù)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]馬茂盛.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法探究[J].黑河學(xué)刊，2016（05）：20-21.

[2]劉莉莉.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法[J]. 科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2016（22）：160+76.

[3]生國(guó)棟.探究新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)措施[J].中國(guó)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2015（06）：1-2.