網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源利用方式的實(shí)踐探索

張秋燕

摘要：如何更高效地實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值，是檔案工作者在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中面臨新的挑戰(zhàn)。本文以筆者所在單位為例，就檔案信息資源利用方式中存在的問題，結(jié)合實(shí)踐工作，提出構(gòu)建檔案信息資源目錄中心、搭建綜檔系統(tǒng)共享平臺(tái)、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)全文檢索等有效的實(shí)踐探索。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境檔案利用信息孤島

在網(wǎng)絡(luò)信息迅猛發(fā)展的數(shù)字時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案信息提供及獲得方式正在發(fā)生巨大的變化。在這樣的背景下，檔案工作者必須重新審視和創(chuàng)新檔案信息資源提供利用的方式，在確保檔案數(shù)據(jù)安全的情況下，整合數(shù)據(jù)資源，消除信息孤島，以便更好地提高檔案信息資源的利用服務(wù)水平。

一、現(xiàn)有檔案信息資源利用方式存在的問題

檔案利用工作主要包括兩個(gè)方面，即利用者對(duì)檔案數(shù)據(jù)的需求和檔案工作者對(duì)需求者的提供利用。其中，利用需求是指通過檔案信息解決自身工作困境而形成的實(shí)際需求，提供利用則是指檔案工作者根據(jù)館室藏信息，檢索其所需信息的過程。縱觀筆者所在單位檔案利用工作的整體情況，其問題主要表現(xiàn)如下：

（一）檔案信息資源管理分散，導(dǎo)致利用主體單一

筆者所在單位成立于1999年，下設(shè)兩個(gè)集團(tuán)性質(zhì)的企業(yè)單位，其中一家為上市公司。目前，兩家單位下設(shè)分子公司約80家。按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的檔案工作原則，各分子公司自行保管本單位形成的檔案信息資源。雖然這種模式滿足了筆者單位多所有制結(jié)構(gòu)、多資產(chǎn)管理紐帶、多區(qū)域分布的特點(diǎn)，但是在檔案機(jī)構(gòu)分散管理的模式下，各單位檔案信息資源的庫存數(shù)量和庫存內(nèi)容僅由各單位掌控，檔案信息的價(jià)值也只能為本單位使用。檔案信息資源共享利用僅局限于檔案的形成單位，檔案的利用方式也只能是利用者來館后由人工進(jìn)行檔案實(shí)體的查詢，檔案利用價(jià)值未能得到最大實(shí)現(xiàn)，形成檔案資源的信息孤島，一定程度上影響了檔案信息資源的有效利用。

（二）尚未在集團(tuán)范圍內(nèi)建立檔案信息資源共享平臺(tái)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，使得許多以數(shù)據(jù)為核心的行業(yè)受到了沖擊。筆者所在單位的許多運(yùn)營、發(fā)展離不開檔案信息資源的支持和提供服務(wù)，加之“各自為政”的檔案信息管理模式，迫切需要建立信息共享平臺(tái)來滿足企業(yè)成員間多方面、多層次的管理需求?？v觀筆者所在單位的檔案信息管理模式，尚未在企業(yè)范圍內(nèi)建立檔案信息共享的平臺(tái)，一定程度上影響了檔案信息資源跨部門、跨單位的綜合利用和共享信息。

（三）檔案查詢利用的效率和精確度較低

在檔案信息的查詢利用過程中，檔案利用者多是帶著利用需求前往檔案庫房查詢檔案的。在傳統(tǒng)的檔案利用中，檔案工作人員根據(jù)利用者的需求，通過手工翻閱全引目錄、卷內(nèi)目錄等途徑，提供檔案原件或者復(fù)制件。對(duì)于查詢信息明確，檔案檢索點(diǎn)精確的，檔案工作者可以快速定位查找。而對(duì)于信息模糊、查找內(nèi)容也不明確的，利用人員往往只能在查詢區(qū)域等待檔案工作人員變換不同的檢索點(diǎn)，以匹配其利用需求，這樣不僅耗費(fèi)時(shí)間較長，而且檔案查詢工作的精準(zhǔn)度也會(huì)受到影響。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源利用方式的實(shí)踐

自“十一五”規(guī)劃以來，北京市檔案局就提出了“加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)”的工作目標(biāo)，特別是在“十二五”規(guī)劃期間，指出了實(shí)現(xiàn)科學(xué)實(shí)用的檔案信息化建設(shè)體系的過程，即通過建立文件級(jí)（案卷級(jí)）的目錄檢索平臺(tái)，搭建檔案信息資源檢索數(shù)據(jù)庫，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源全文數(shù)字化。在此推動(dòng)下，筆者所在單位制定了分步實(shí)施館藏檔案信息資源目錄查詢和實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化查詢的信息化發(fā)展戰(zhàn)略，并以此作為在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)檔案信息資源利用的主要方式。

（一）建設(shè)檔案信息資源目錄中心，匯集各單位分散管理模式下的檔案信息資源目錄，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的初步整合

檔案信息資源目錄中心建設(shè)，是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下探索實(shí)踐檔案信息資源利用的基礎(chǔ)，其目的是逐步整合分散存儲(chǔ)在各單位的檔案信息資源。為建設(shè)檔案目錄中心，筆者所在單位的檔案監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)先是為所屬的幾十家分子公司都安裝了數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)相同的檔案管理軟件，軟件中各模塊的輸入方式也與集團(tuán)保持一致，并適時(shí)開展軟件操作培訓(xùn)，使其快速了解系統(tǒng)各模塊和數(shù)據(jù)輸入方法，強(qiáng)化檔案信息資源內(nèi)容信息輸入的質(zhì)量，保證了錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。同時(shí)，制定《檔案電子目錄實(shí)施細(xì)則》，明確規(guī)定目錄的封裝格式、管理方式和開發(fā)利用方法，為實(shí)現(xiàn)集團(tuán)范圍內(nèi)檔案信息資源的共享查閱奠定了基礎(chǔ)。根據(jù)《實(shí)施細(xì)則》要求，對(duì)各單位檔案信息資源目錄進(jìn)行收集，并陸續(xù)將館藏可公布的文書檔案、工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的目錄信息在協(xié)同管理平臺(tái)“資料中心—公共資料”上進(jìn)行公布，利用者可通過檢索開放檔案目錄的條目，對(duì)集團(tuán)公司的檔案目錄進(jìn)行在線查閱，然后再去檔案館室進(jìn)行檔案實(shí)體的查詢。此外，還按照《實(shí)施細(xì)則》的要求，將各單位導(dǎo)出的數(shù)據(jù)目錄信息進(jìn)行匯總。檔案監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)通過閱覽各單位的檔案信息資源目錄，即可掌握各單位的檔案信息資源管理情況?？梢哉f，檔案信息資源電子目錄的匯集和公布，使每個(gè)單位的檔案信息資源在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下相互補(bǔ)給，各單位原本分散的檔案信息資源也得以集中，從而使各單位之間的檔案信息資源得到互通，解決了分散管理帶來的檔案信息資源利用不便的問題。

（二）集成檔案信息資源數(shù)據(jù)，搭建綜合檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享

在穩(wěn)步推進(jìn)檔案信息資源電子目錄中心后，為解決現(xiàn)代企業(yè)環(huán)境下檔案工作的制度化、規(guī)范化和檔案資源的整合、綜合開發(fā)利用等業(yè)務(wù)管理所面臨的問題，筆者所在單位分步實(shí)施了館藏檔案的目錄和全文的數(shù)字化，建立數(shù)字化應(yīng)用平臺(tái)，開展檔案信息的網(wǎng)上服務(wù)，全面提高檔案工作質(zhì)量和效率，滿足檔案信息利用需求。主要通過搭建綜合檔案管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱綜檔系統(tǒng)），對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行集成和共享，避免出現(xiàn)信息孤島所產(chǎn)生的信息不對(duì)稱和利用延遲等問題，以便更好地為集團(tuán)各部門提供檔案利用服務(wù)。

綜檔系統(tǒng)實(shí)際上是依托館藏資源構(gòu)建的局域網(wǎng)下的檔案查詢界面。在該界面下，業(yè)務(wù)人員可自行查詢系統(tǒng)中公開的檔案信息。檔案信息的公開與否由歸檔部門完成。歸檔部門在移交檔案時(shí)需要根據(jù)文件內(nèi)容、文件涉密程度決定這份檔案是否公開。檔案管理部門在對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理、數(shù)字化加工后，將可公開的檔案數(shù)據(jù)通過綜檔系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)布。如圖1所示。綜檔系統(tǒng)作為集約化管理平臺(tái)，通過對(duì)各個(gè)檔案管理部門的點(diǎn)狀管理模式進(jìn)行整合、優(yōu)化，形成多點(diǎn)互通、輻射全網(wǎng)的集成共享平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的互通、共享，避免信息孤島的出現(xiàn)。綜檔系統(tǒng)下的檔案公開利用，可以滿足多用戶、多終端并發(fā)查詢利用的需求，特別有利于全集團(tuán)范圍內(nèi)跨地域共享檢索和利用檔案。

（三）推行檔案的全文檢索功能，實(shí)現(xiàn)線上線下雙重檔案檢索途徑

筆者所在單位在推行檔案信息化建設(shè)的過程中，對(duì)館藏檔案進(jìn)行了數(shù)字化處理，當(dāng)利用者查詢檔案時(shí)，可根據(jù)利用需求，通過計(jì)算機(jī)檢索定位檔案查詢內(nèi)容，然后通過“原文閱覽”的方式在線查詢檔案數(shù)字化成果。并在此基礎(chǔ)上，引入全文檢索。全文檢索依托數(shù)據(jù)庫，根據(jù)用戶的需求獲取原文的相關(guān)內(nèi)容。它對(duì)文檔中的每一段落、文字進(jìn)行相應(yīng)檢索，從而將它們?cè)谖臋n中的位置及出現(xiàn)次數(shù)記錄下來，形成新的索引庫。一旦利用者提出新的查詢請(qǐng)求，輸入所要查詢的關(guān)鍵字，系統(tǒng)便就在新的索引庫中進(jìn)行相應(yīng)檢索，最后將檢索結(jié)果反饋給利用者。這種查詢方式（如圖2所示），因檢索的檔案類別范圍廣，檢索匹配的內(nèi)容會(huì)自動(dòng)生成，考慮到檔案信息安全性的問題，在筆者單位的檔案查詢利用工作中，一般是通過專線連接至服務(wù)器，不通過互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)連接，按線下申請(qǐng)的方式進(jìn)行查檔服務(wù)，以保證檔案數(shù)據(jù)的安全利用。利用者可先通過綜檔系統(tǒng)的共享平臺(tái)自行查找所需檔案信息數(shù)據(jù)，在查找無果的情況下，再去檔案館室查詢。檔案人員根據(jù)利用者的查詢需求，選擇題名、文號(hào)、全文關(guān)鍵字檢索等途徑查找定位利用者所需檔案，實(shí)現(xiàn)線上線下雙重查詢途徑，不僅提高了檢索的速度，而且提高了檢索的查全率與準(zhǔn)確率。

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