我國社交媒體文件歸檔中的鑒定問題研究

高晨翔+黃新榮

摘要：本文以社交媒體文件的類別劃分為基礎(chǔ)，對(duì)社交媒體文件歸檔的鑒定原則與基本方法進(jìn)行分析，探討與鑒定環(huán)節(jié)密切相關(guān)的社交媒體文件歸檔中的時(shí)間問題，提出了社交媒體文件的部分鑒定、前端鑒定方式及其應(yīng)用條件，并結(jié)合實(shí)際闡述了不同類別社交媒體文件的歸檔周期。

關(guān)鍵詞：社交媒體文件歸檔價(jià)值鑒定歸檔時(shí)間

作為網(wǎng)絡(luò)時(shí)代電子文件的特殊形式，社交媒體文件的歸檔工作已經(jīng)在英美等發(fā)達(dá)國家全面展開。近年來，社交媒體文件的歸檔問題逐漸引起我國檔案界的重視，部分學(xué)者就國外社交媒體文件歸檔的政策內(nèi)容、組織架構(gòu)、歸檔方式及組織環(huán)境等問題進(jìn)行了分析，部分省市的檔案館也已經(jīng)對(duì)本館所發(fā)布的社交媒體開展了實(shí)驗(yàn)性的保存工作。社交媒體內(nèi)容龐雜，種類繁多，檔案部門在歸檔與保存時(shí)如何對(duì)其進(jìn)行甄別，確保社交媒體文件的基本質(zhì)量與利用效果，以及如何確定歸檔的周期，確保歸檔工作的連續(xù)性與規(guī)律性，是社交媒體文件歸檔活動(dòng)中亟須解決的問題。

一、我國社交媒體文件的類別劃分

在闡述鑒定工作的基本原則與方法前，需要對(duì)社交媒體文件產(chǎn)生與歸檔的主體及客體進(jìn)行分類。我國的社交媒體，依據(jù)馮惠玲教授的分類，大致有“創(chuàng)作發(fā)表型、資源共享型、協(xié)同編輯型、社交服務(wù)型、C2C商務(wù)網(wǎng)站”[1]五種類型。結(jié)合我國機(jī)關(guān)單位與檔案館平時(shí)在行使基本職能、進(jìn)行業(yè)務(wù)活動(dòng)以及與公眾互動(dòng)時(shí)較多采用新浪微博與騰訊微信兩種社交媒體平臺(tái)的實(shí)際情況，筆者分別對(duì)社交媒體中的微博與微信文件類型作如下劃分。

（一）政務(wù)性社交媒體文件

政務(wù)性社交媒體文件包括與國家機(jī)關(guān)日常職能活動(dòng)相關(guān)的微博與微信內(nèi)容，分為政務(wù)微博、政務(wù)參與性微博與政務(wù)微信三種類型。

1.政務(wù)微博。國家機(jī)關(guān)在其日常職能活動(dòng)中發(fā)布的與本機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的微博，這類微博的發(fā)布主體是本機(jī)關(guān)內(nèi)部的信息化辦公室，而微博文件的采集與歸檔則由發(fā)文機(jī)關(guān)及該地區(qū)的公共檔案館聯(lián)合負(fù)責(zé)，由公共檔案館負(fù)責(zé)政策制定與技術(shù)指導(dǎo)，由發(fā)文機(jī)關(guān)具體實(shí)施歸檔工作。

2.政務(wù)參與性微博。個(gè)人、企業(yè)及社會(huì)組織利用微博行使公民基本權(quán)利、與國家機(jī)關(guān)進(jìn)行互動(dòng)時(shí)發(fā)布或評(píng)論且轉(zhuǎn)發(fā)的微博。政務(wù)參與性微博的發(fā)文主體包括企業(yè)、個(gè)人、非政府組織等，這類微博的歸檔同樣由本地區(qū)的公共檔案館統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

3.政務(wù)微信。政務(wù)微信的性質(zhì)與內(nèi)容類似于政務(wù)微博，指機(jī)關(guān)職能部門在其日常職能活動(dòng)中利用官方認(rèn)證的微信公眾號(hào)發(fā)布的、與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的微信內(nèi)容。二者的區(qū)別在于政務(wù)微信界面更為明晰，信息組織體現(xiàn)出明顯的結(jié)構(gòu)化、體系化特征。政務(wù)微信的發(fā)布主體是本機(jī)關(guān)內(nèi)部的信息化辦公室，發(fā)文機(jī)關(guān)與本地區(qū)的公共檔案館負(fù)責(zé)歸檔。

（二）區(qū)域記憶性社交媒體文件

區(qū)域記憶性社交媒體包括區(qū)域記憶性微博和區(qū)域記憶性微信。與政務(wù)性社交媒體文件不同的是，這類社交媒體一般不帶有政務(wù)性。區(qū)域記憶性微博與微信分別由新浪和騰訊官方認(rèn)證的微博賬號(hào)和微信公眾號(hào)發(fā)布與城市物質(zhì)文明、精神文明、社會(huì)記憶相關(guān)的內(nèi)容。其發(fā)布主體一般是經(jīng)過官方認(rèn)證的社會(huì)團(tuán)體、組織及個(gè)人，而歸檔主體一般為承擔(dān)本地區(qū)文化信息資源建設(shè)職能的公共圖書館。現(xiàn)階段，在對(duì)此類社交媒體文件進(jìn)行保存時(shí)，僅歸檔由官方認(rèn)證的、文章整體質(zhì)量較高的社交媒體所發(fā)布的內(nèi)容，在進(jìn)一步觀察歸檔效果與質(zhì)量后再逐步擴(kuò)大歸檔范圍，以避免美國國會(huì)圖書館歸檔全部Twitter內(nèi)容而難以開發(fā)利用的窘境。

二、我國社交媒體文件價(jià)值判斷的基本原則

“歸檔本質(zhì)上就是價(jià)值選擇的過程”[2]，而價(jià)值理論指導(dǎo)下的鑒定工作則是檔案取舍的過程。鑒定工作是檔案管理中難度較高、主觀性較強(qiáng)的管理環(huán)節(jié)。相比真?zhèn)舞b定，決定檔案存毀與保管期限的價(jià)值鑒定工作主觀性更強(qiáng)。盡管位列檔案學(xué)界三大理論之一，檔案價(jià)值鑒定理論在實(shí)際工作中能夠給予檔案工作者的幫助十分有限，造成許多價(jià)值還未顯現(xiàn)的檔案被提前銷毀。20世紀(jì)90年代，特里·庫克和伊斯特伍德等加拿大知名檔案學(xué)者提出檔案的“宏觀鑒定”思想，強(qiáng)調(diào)檔案應(yīng)體現(xiàn)文件形成的相互聯(lián)系，檔案的價(jià)值取決于社會(huì)結(jié)構(gòu)。這一思想對(duì)北美地區(qū)檔案鑒定工作產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響，并有效指導(dǎo)了加拿大政務(wù)檔案鑒定方案的制定，該方案中提到“統(tǒng)一鑒定標(biāo)準(zhǔn)；針對(duì)不同責(zé)任者、不同的工作職能部門制定具體的文件處置實(shí)施方法；依據(jù)機(jī)構(gòu)不同職能對(duì)文件進(jìn)行類別劃分；嚴(yán)格處理非法銷毀檔案行為”[3]等內(nèi)容，明確的鑒定標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)格的鑒定程序、始終以保護(hù)檔案信息資源為原則的鑒定態(tài)度是社交媒體文件進(jìn)行鑒定時(shí)必須考慮的內(nèi)容。

在我國現(xiàn)行檔案工作體制下，鑒定工作一般由機(jī)關(guān)單位檔案室完成，具有保存價(jià)值的檔案在檔案室保存一定年限后移交公共檔案館，沒有價(jià)值的檔案則予以銷毀。鑒定機(jī)構(gòu)通常是根據(jù)《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》及地區(qū)、行業(yè)的檔案管理辦法制定本單位的鑒定制度，因此不同地區(qū)、不同機(jī)關(guān)的檔案室所采取的鑒定方法也不統(tǒng)一?；诖?，為了最大限度地對(duì)有價(jià)值的社交媒體文件實(shí)行長期保存，本文提出對(duì)社交媒體文件實(shí)行部分鑒定。部分鑒定，即對(duì)社交媒體文件進(jìn)行類別劃分，對(duì)其中的一部分進(jìn)行鑒定，而另一部分則無需鑒定、直接保存。部分鑒定原則的依據(jù)有三點(diǎn)：一是信息時(shí)代，云計(jì)算技術(shù)極大地提升了人們的存儲(chǔ)能力，打破了存儲(chǔ)的時(shí)空限制，在宏觀層面消除檔案保存的空間障礙不再是一個(gè)偽命題，因此對(duì)部分社交媒體文件不進(jìn)行鑒定而直接存儲(chǔ)，在技術(shù)上具有很強(qiáng)的可行性。二是檔案工作中既有的鑒定理論和原則內(nèi)容具有一定的模糊性和主觀性，操作性不強(qiáng)，對(duì)社交媒體文件進(jìn)行歸檔后鑒定，其工作量必然成倍增長，即使是理論水平很高的專家組與經(jīng)驗(yàn)豐富的工作者也很難保證在面對(duì)如此巨大的鑒定工作量時(shí)不出紕漏，因此必須以更高效、更穩(wěn)健的方式來解決海量檔案信息的鑒定問題。三是部分鑒定不代表完全不鑒定，鑒定的重點(diǎn)落在本文提出的政務(wù)參與性微博和區(qū)域記憶性社交媒體文件部分，這里利用的鑒定方法筆者將其定義為前端鑒定，即在歸檔行為之前利用一定的工具，制定特定的標(biāo)準(zhǔn)、列表來完成社交媒體文件的價(jià)值判斷，之后再進(jìn)行歸檔。

三、我國社交媒體文件歸檔中的鑒定方法

（一）政務(wù)性社交媒體文件的部分鑒定

美國和澳大利亞國家檔案部門在社交媒體文件歸檔政策中分別以“與政府機(jī)構(gòu)職能、業(yè)務(wù)相關(guān)性”為核心提出了四個(gè)判斷政務(wù)社交媒體文件的問題，如“社交媒體內(nèi)容是否包含該機(jī)構(gòu)政策、業(yè)務(wù)與職責(zé)的證據(jù)；這些信息是否只存在于社交媒體平臺(tái)”[4]以及“機(jī)構(gòu)使用社交媒體是否產(chǎn)生了業(yè)務(wù)活動(dòng)的證據(jù)；這些社交媒體文件是否需要被輸入文件管理系統(tǒng)中”[5]等。對(duì)于政務(wù)參與性微博，也可以使用類似的方法來進(jìn)行判斷?；谏鲜龆x的政務(wù)參與性微博概念與主題組織的形式，筆者也提出四個(gè)問題以幫助綜合檔案館進(jìn)行價(jià)值判斷：第一，個(gè)人、企業(yè)、社會(huì)組織等發(fā)布者發(fā)布的內(nèi)容是否與本地區(qū)具有影響力的、社會(huì)關(guān)注度較高的重要事件相關(guān)，這些內(nèi)容集群是否能夠組成一個(gè)熱點(diǎn)話題以建構(gòu)主題；第二，發(fā)布的內(nèi)容是否與國家機(jī)關(guān)的基本職能或業(yè)務(wù)相關(guān)；第三，發(fā)布的內(nèi)容結(jié)構(gòu)是否規(guī)范（至少應(yīng)有語義明確的文字表述），內(nèi)容的是否合法，是否是作者合理合規(guī)的訴求、評(píng)論、參與；第四，發(fā)布的內(nèi)容是否牽涉發(fā)布者或其他主體的隱私。綜合檔案館需要根據(jù)以上問題完成鑒定后再進(jìn)行歸檔。雖然這樣的問題仍然帶有一定的模糊性，但是其中的客觀標(biāo)準(zhǔn)更為明顯，可以在很大程度上簡(jiǎn)化鑒定工作，以一定的模糊性來換取歸檔的全面性，進(jìn)而比較完整地保存社會(huì)記憶。

依據(jù)部分鑒定的原則，筆者建議政務(wù)微博與政務(wù)微信暫不進(jìn)行鑒定，由各機(jī)關(guān)職能部門將本機(jī)關(guān)產(chǎn)生的政務(wù)微博及在歸檔范圍討論中提到的描述性信息一起歸檔。因?yàn)檎?wù)微博和微信的歸檔主體過于龐大，幾乎涵蓋了國家機(jī)關(guān)的所有部門，不同部門的文書工作人員知識(shí)水平與信息識(shí)別能力參差不齊，主觀的判斷標(biāo)準(zhǔn)難以統(tǒng)一。在歸檔主體泛在化的環(huán)境下，傳統(tǒng)的鑒定理論難以利用，若貿(mào)然進(jìn)行文件存毀的選擇可能導(dǎo)致信息的永久丟失。機(jī)關(guān)發(fā)布的社交媒體內(nèi)容普遍以文字和圖片為主，現(xiàn)有的云計(jì)算體系與異構(gòu)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可以完成對(duì)這些信息的全部存儲(chǔ)。

（二）區(qū)域記憶性社交媒體文件的前端鑒定

前端控制是檔案學(xué)界提出的針對(duì)電子文件質(zhì)量控制層面的管理原則，指出檔案人員應(yīng)參與到電子文件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)維活動(dòng)中，電子文件的質(zhì)量控制應(yīng)始于文件制作與生成時(shí)期，這樣后期的檔案管理工作才能夠建立在科學(xué)、完整的基礎(chǔ)上。在社交媒體文件歸檔的鑒定工作中，可以借鑒前端控制思想，在鑒定工作開展之前先行制定明確可行的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和執(zhí)行框架，并將鑒定工作向前推進(jìn)到社交媒體的采集階段。這樣，在進(jìn)行社交媒體文件的采集時(shí)，便可以依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)重點(diǎn)關(guān)注符合標(biāo)準(zhǔn)的、日常發(fā)布內(nèi)容質(zhì)量較高的官方微博和微信公眾號(hào)，剔除那些更新頻率低、文章質(zhì)量有限的官方微博和微信公眾號(hào)，有效降低鑒定工作的任務(wù)量與難度。因此，筆者建議對(duì)區(qū)域記憶性的微博與微信采用前端鑒定的方式進(jìn)行價(jià)值鑒定。即在歸檔前依據(jù)微博與微信綜合影響力的定量結(jié)果制定歸檔的列表，由公共圖書館根據(jù)歸檔列表對(duì)其中列出的微博賬號(hào)、微信公眾號(hào)內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，列表還可以根據(jù)社交媒體平臺(tái)影響力的變化進(jìn)行修正。清博大數(shù)據(jù)公司與清華大學(xué)新聞傳播學(xué)院研究團(tuán)隊(duì)合作制定了關(guān)于微信與微博影響力的量化研究指標(biāo)WCI（微信傳播指數(shù)）與BCI（微博傳播指數(shù)），可以成為歸檔列表制定的重要依據(jù)。以WCI指數(shù)為例，WCI指數(shù)以層次分析的形式確立，制定了2個(gè)一級(jí)指標(biāo)（閱讀指數(shù)、點(diǎn)贊指數(shù)）與6個(gè)二級(jí)指標(biāo)（日均閱讀量、篇均閱讀量、最高閱讀量；日均點(diǎn)贊數(shù)、篇均點(diǎn)贊數(shù)、最高點(diǎn)贊數(shù)）[6]，作為社交媒體文件價(jià)值判斷的定量依據(jù)，很大程度降低了傳統(tǒng)鑒定方式中的主觀干擾。然而，該指數(shù)體系在指標(biāo)選取的科學(xué)性與指標(biāo)的全面性上還有待實(shí)踐檢驗(yàn)，因此應(yīng)將其作為社交媒體文件歸檔價(jià)值判斷的依據(jù)之一。此外，還需要圖書館、檔案館及其他信息、情報(bào)研究機(jī)構(gòu)對(duì)區(qū)域內(nèi)WCI指數(shù)較高的公眾號(hào)按照政策標(biāo)準(zhǔn)和工具進(jìn)一步篩選、刪定，完成歸檔列表的制定。基于此，筆者提出了如圖1所示的歸檔列表制定的技術(shù)路線。

（三）社交媒體文件的歸檔時(shí)間

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔是由國家機(jī)關(guān)的文書部門在每年的上半年將上一年度積累的、具有保存價(jià)值的文件經(jīng)過初步整理后移交給本單位檔案部門保管。然而，社交網(wǎng)絡(luò)的易變性與內(nèi)容的易失效性決定著社交媒體文件的歸檔需要以更科學(xué)、靈活的時(shí)間進(jìn)行。

1.政務(wù)微博、微信的歸檔時(shí)間。為了保證國家機(jī)關(guān)歸檔行動(dòng)的統(tǒng)一性，同時(shí)遵循各機(jī)關(guān)政務(wù)信息工作的基本規(guī)律，筆者建議按照發(fā)文頻率的不同制定歸檔周期。這樣，職能相異、發(fā)文頻率差異較大的機(jī)關(guān)部門可根據(jù)地區(qū)公共檔案館的政策要求以及本機(jī)關(guān)的實(shí)際情況，對(duì)本機(jī)關(guān)發(fā)布的微博、微信進(jìn)行歸檔，所有發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)以月為單位組織、整理本機(jī)關(guān)歸檔的社交媒體文件，完善文件之間的聯(lián)系，并于每年上半年隨紙質(zhì)文件一并向本單位檔案部門移交，由檔案部門負(fù)責(zé)提供利用。

2.政務(wù)參與性微博、區(qū)域記憶性微博與微信歸檔時(shí)間。從發(fā)文的規(guī)律性來看，政務(wù)參與性微博的歸檔具有時(shí)間上的集中性和偶然性，相比之下區(qū)域記憶性微博和微信公眾號(hào)的文章發(fā)布有著更強(qiáng)的規(guī)律性，因此歸檔時(shí)間應(yīng)當(dāng)具有明顯的周期性。（1）政務(wù)參與性微博。應(yīng)采用彈性時(shí)間，對(duì)具體的周期不作明確限定。檔案館工作人員首先應(yīng)組織有價(jià)值的話題進(jìn)而形成主題，再借助微博平臺(tái)發(fā)起的話題與歸檔工具對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行集中采集，按主題的形式進(jìn)行組織，將每個(gè)主題看作一個(gè)整體性的文件集，完善主題的元數(shù)據(jù)。以年為單位進(jìn)行進(jìn)一步的統(tǒng)一整理與保存，以達(dá)到對(duì)本地區(qū)年度重要事件進(jìn)行明確記錄的目的，完成整理后應(yīng)及時(shí)向用戶開放。（2）區(qū)域記憶性微博與微信。上文提到區(qū)域記憶性微博與微信按列表進(jìn)行歸檔，歸檔列表的制定意味著在歸檔時(shí)間意義上的工作簡(jiǎn)化。由于列表中各認(rèn)證微博及公眾號(hào)的發(fā)文頻率有差異，各級(jí)公共圖書館可以以周為單位對(duì)列表內(nèi)的微博賬號(hào)及微信公眾號(hào)發(fā)布內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，按照一定的標(biāo)引與著錄方法對(duì)收集的內(nèi)容進(jìn)行類別劃分與主題組織，并以年為單位進(jìn)行總體性、回顧性的組織與整理，完成上述工作后應(yīng)及時(shí)提供利用。

*本文為2016年國家社會(huì)科學(xué)基金項(xiàng)目“社交媒體文件的歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)體系研究”（項(xiàng)目編號(hào)：16BTQ093）的階段性成果。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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