論近十年來我國檔案利用服務的時代創(chuàng)新

陳燕萍+曹航

摘要：在信息化日新月異的今天，傳統檔案利用服務方式在滿足公眾多元化需求上已經心有余而力不足。為了能更好適應時代發(fā)展的要求和促進自身的發(fā)展，檔案館也與時俱進地創(chuàng)新檔案利用服務的方式，為人們提供了更便捷的檔案服務。本文主要從建立跨館利用、為檔案弱勢群體提供個性化服務、積極與媒體合作、采用先進技術四個方面來探討近十年我國檔案利用服務創(chuàng)新的新舉措，并深入分析了其背后的原因。

關鍵詞：檔案檔案利用檔案服務創(chuàng)新

Abstract：In the ever-changing information to？ day， the traditional archival utilization service to meet the needs of the public has been more un？ able to grasp. In order to better meet the require？ ments of the development of the times and pro？ mote their own development， the archives are also advancing with the times the innovative the way of archives utilization service for people to provide a more convenient archival service.

The article explored Chinas archival utilization service innovative of new initiatives within the past ten years， mainly from the establishment of crossarchives utilization， for the disadvantaged groups to provide personalized service， actively cooperate with the media， the use of advanced technology. And the reasons behind archival utilization service were discussed in depth.

Keywords：Archive； Archival utilization； Archival service； Innovation

黨的十八大以來，“創(chuàng)新發(fā)展”排在了“五大發(fā)展理念”的首位，習總書記也提出了“創(chuàng)新是引領發(fā)展的第一動力”的重要論斷。檔案利用服務作為之前所有檔案管理活動的結晶，這一工作開展的好壞直接影響人們對檔案工作的認可程度以及人們檔案意識的高低。因此檔案館一向重視檔案利用服務工作，檔案利用服務的形式也一直在不斷地創(chuàng)新。近十年來，我國檔案利用服務創(chuàng)新更上一層樓，主要集中在以下四個方面。

一、檔案服務利用創(chuàng)新的四大方面

（一）建立跨館利用，促進檔案利用服務的廣度

1.具體的實踐形式。（1）簡便工作流程，構建一站式服務模式。上海市在2013年建立了上海市民生檔案遠程服務系統，通過橫向聯通市區(qū)縣公共檔案館，縱向聯通社區(qū)事務受理中心為前提，之后又聯通了寧波、杭州、成都等市的檔案館，以“上海市檔案信息遠程公共服務平臺”為媒介，形成了以社區(qū)事務中心為前臺查詢，檔案館為后臺調檔，遠程協同出征的一站式服務模式。[1]利用者只需選擇到社區(qū)事務中心或者檔案館的民生檔案查詢窗口出示身份證，填寫一張利用申請表即可，后續(xù)的流程完全由檔案館之間來溝通，節(jié)省了人力和物力，提高了服務利用效率。福建省檔案局在2017年3月也出臺了《福州市國家綜合檔案館檔案跨館利用服務辦法（試行）》，將省內的跨館利用流程主要簡化為審核、受理、協辦等六大流程，從制度層面為跨館的一站式服務提供了支持。一站式服務模式的構建，跨館利用系統的運行，正是為了解決在檔案利用服務過程中所出現的“信息孤島”和“煙囪工程”的問題，是檔案館推進“互聯網+”檔案信息資源相互融合的積極舉措。（2）借力信息技術，提供利用新渠道。檔案館的跨館利用服務不斷推陳出新，充分借助現有的信息技術，為公眾提供了更便捷的利用渠道。2016年年初，上海市民生檔案遠程利用服務體系從之前的實體機構拓展到了移動客戶端，用戶可以通過關注“浦東檔案”微信號和下載上?！笆忻裨啤盇PP兩種方式來進行跨館查檔預約，并選擇自己最方便的地點取件。2016年4月，浙江省溫州市成功推出了“檔案云閱讀”APP，為市民和溫州市檔案館進館單位提供“異地查詢，跨館服務”，用戶可在下一個工作日在“檔案云閱讀”APP中查看結果，并且檔案館可為用戶提供到付郵資的方式將查詢資料送到指定地點。

2.創(chuàng)新的理論基礎。（1）共享性和系統論。信息只有實現共享，才會成為一種有價值的資源。檔案信息只有交流與共用，才能提高其利用率，實現檔案信息的增值。參與跨館利用的各個檔案館的檔案信息資源各自具有獨特的資源優(yōu)勢，這樣借助檔案信息資源的多向流動，使本館的檔案信息在“質”和“量”上產生放大效應，形成一種檔案信息擴充的效果。系統論的創(chuàng)始人貝塔朗菲認為，系統中各要素不是孤立地存在著，每個要素在都起著特定的作用。要素之間相互關聯構成了一個不可分割的整體。如果將要素從系統整體中割離出來，它將失去要素的作用。[2]根據系統論的觀點，檔案館之間開展跨館利用，有利于發(fā)揮檔案館“1+1> 2”的整體效應，具有單個檔案館無可比擬的群體優(yōu)勢。（2）檔案信息化。檔案信息化是我國應對時代挑戰(zhàn)所做出的重大策略調整，是實現傳統檔案管理向現代化檔案管理轉變的突破點。它最終要達到實現檔案信息資源的共享和滿足人民日益增長的利用需求的目的。經過多年的探索和實踐，我國檔案信息化建設已經進入了快步發(fā)展的階段。面對著大數據、云計算、移動互聯等給社會各方面帶來的沖擊，檔案信息化建設也必須要進行轉型升級，推進這些新興技術與檔案信息化工作的融合，充分發(fā)揮現有的檔案信息化建設優(yōu)勢，通過構建檔案館聯盟和一站式服務模式等形式來進一步推進檔案信息資源共享。國家檔案局局長李明華同志在2016年的全國檔案館工作會議上的講話就指出要推動信息技術在檔案館工作中的廣泛覆蓋和深度集成應用，加強檔案數據資源的挖掘利用和開放共享，實現檔案資源共享和技術共享。[3]

（二）關注檔案信息弱勢群體，提供個性化服務

1.具體的實踐形式。（1）減少服務費用，增強服務親和力。弱勢群體在獲取信息方面受到阻礙的很大原因就是因為經濟困難限制了其獲取信息的途徑。如從網上獲取信息則需要電腦、手機等設備和基礎技能。因此，在2013年，國家檔案館印發(fā)《財政部發(fā)展改革委關于公布取消和免征一批行政事業(yè)性收費的通知（財綜〔2013〕67號）》，明確規(guī)定全國各級檔案部門停止所有利用檔案的收費。同時，國家發(fā)改委從“十二五”開始，將50多億元投入到2066個中西部地區(qū)縣級檔案館建設中，為其建設提供資金支持。服務費用的減少，國家對檔案館建設投入的增加，是檔案館“利用第一，服務至上”宗旨的具體體現，吸引更多的用戶走進檔案館。增強服務的親和力，弱勢群體用戶才會對檔案館產生好感度和忠誠度，有助于塑造檔案館良好的形象和承擔起檔案館保障信息公平的社會責任。（2）開展個性化服務，滿足特定需求。針對弱勢群體的檔案信息需求，檔案館應具體問題具體分析，提供“量身定制”的檔案利用服務。不同類型的弱勢群體其信息需求不盡相同，如下崗工人對工齡、社保、再就業(yè)情況等感興趣；農民對土地承包檔案、農村合作醫(yī)療等比較關注。哈爾濱針對不同農民工建立農民工技能特長檔案數據庫。南京軍區(qū)檔案館為訓練基地用地確權領證提供憑證，幫助解決多年遺留問題。江西建立知青、養(yǎng)老等6個專題目錄數據庫，開展跨館跨地檔案檢索指引服務。[4]

2.創(chuàng)新的理論基礎。（1）檔案信息弱勢群體的提出。數字鴻溝問題的發(fā)展導致了“信息弱勢群體”的出現，在檔案界也出現了“檔案信息弱勢群體”。它是指由于信息能力有限、信息素質不高等原因致使其無法公平享有利用檔案信息利用和服務等方面的權利，處于相對弱勢群體地位的人群。檔案信息弱勢群體可分為一般和特殊兩部分：前者是指大多數行業(yè)普遍面臨的信息弱勢群體；后者是指因檔案專業(yè)知識缺乏、檔案利用意識不強等特定原因而無法同等獲取或有效利用所需檔案信息的人群。[5]要想全方位地推動檔案事業(yè)的發(fā)展，我們就必須對檔案信息弱勢群體給予重視。讓檔案工作為解決弱勢群體的切身利益提供有力支持，發(fā)揮檔案在服務保障民生方面的重要作用。（2）社會支持理論和邊際成本理論。根據社會支持理論的觀點，社會工作人員以社會支持理論的指導，運用一定的物質手段和精神指導為需要幫助的弱勢群體提供無償救助和服務。[6]檔案館信息援助作為社會支持體系中的重要組成部分，理應為弱勢群體提供利用服務，為推動社會保障體系的完善做出一份貢獻。此外，根據邊際成本理論，檔案館為弱勢群體提供信息援助，能引起公眾更多的關注，吸引更多的人走進檔案館利用檔案，這樣就可以對檔案進行更大程度和更大范圍的利用，從而可以在不增加邊際成本的條件下使檔案信息資源最大化，實現檔案館社會效益的最大化。

（三）積極與媒體合作，打造檔案利用服務新平臺

1.具體的實踐形式。（1）與電視頻道相結合，開辟利用服務新理念。電視作為我國覆蓋面最廣的文化傳媒形式，用檔案紀律片的形式來展現檔案是一種非常有效的形式。這種形式下檔案人積極主動作為，主動出擊，改變以往被動開放利用的理念。2012年北京衛(wèi)視推出《檔案》節(jié)目，整個節(jié)目通過主持人的講述，用不同的檔案資料對主題事件加以說明，將檔案原始資料所承載的歷史事實向觀眾一一呈現。在節(jié)目中對多種檔案形式的充分利用，如當事人的錄音、視頻，用看得見、摸得著、聽得見的方式還原歷史。在節(jié)目中所呈現的檔案資料，有很多都是平時人們去檔案館很難查閱和觀看到的。以電視節(jié)目的形式來展現則在一定程度上讓檔案得到了及時的利用，引起大家對檔案的關注，看到了檔案工作的重要性。在滿足公眾的歷史文化需求的同時，也讓大家潛移默化地提升了檔案意識。（2）以報紙為傳播媒介，提升利用服務影響力。2012年3月26日，江蘇省檔案館為打破檔案“深藏閨中”的封閉狀況和為社會充分利用本省的檔案文化資源，與都市晚報平臺《揚子晚報》攜手合作，利用其廣泛群眾基礎的優(yōu)勢，在《揚子晚報》上開辟“檔案穿越”專欄節(jié)目。“檔案穿越”開篇報道了南京市館藏的200萬張“民國身份證”戶籍卡對外開放利用，引發(fā)了巨大的社會“尋根熱”，吸引許多市民前去檔案館查檔。通過人民網、新華網、新浪網等多家媒體對這一現象的報道，在社會上引起了巨大的反響。其與多個部門合作的形式，是對檔案利用服務模式的積極探索，改變了檔案部門唱“獨角戲”的局面，打造了檔案文化傳播利用新平臺，走出了檔案利用服務的新路。

2.創(chuàng)新的理論基礎。（1）合作共贏理念。習總書記曾說過：“這個世界，各國相互聯系、相互依存的程度空前加深，越來越成為你中有我、我中有你的命運共同體?！盵7]這就要求我們要充分貫徹合作共贏的理念，共同實現發(fā)展。檔案館堅決不能“閉門造車”，必須重視合作共贏，匯聚更多力量，從而助推檔案利用服務工作。大眾媒體具有速度快、范圍廣、影響大的特點，檔案館與大眾媒體合作可以取長補短。一方面，檔案具有真實可靠性，檔案館掌握著大量的真實可靠的歷史資料，可以為大眾傳媒創(chuàng)造提供大量的素材，增加行業(yè)的歷史厚重感。另一方面，大眾傳媒在信息加工、整合、傳播等方面所具有的經驗，可以為檔案館進行檔案信息資源的利用服務提供新的思路和方向，讓檔案館藏和利用服務保持活力。

（四）采用互動多媒體技術，創(chuàng)新檔案信息展現形式

1.具體的實踐形式。（1）3D虛擬技術，拓展檔案服務空間。天津市檔案信息網舉辦的天津城市記憶3D網上展覽就利用3D虛擬技術和互聯網技術，將在天津市實體檔案館中的展覽搬到了網上，給用戶提供了一種類似親臨檔案實體展廳的體驗。在天津城市記憶3D網上展覽中，它分為了檔案館外景、城市建設、多元文化等14個部分。用戶可以使用鼠標拖動畫面來前進，或者點擊前后箭頭切換場景。用戶可以突破實體展覽中的櫥窗的限制，通過不同視角來觀看展品，同時還可以通過點擊放大來詳細觀看，也可以點擊導航選擇進入其他展區(qū)。（2）虛擬翻書技術，提高檔案利用效果。虛擬翻書是利用紅外感應方式獲取翻書者動作，其互動操作界面有投影機方式和液晶電視兩種。[8]上海浦東新區(qū)檔案館將其“浦東城市記憶”項目中的老地名、古建筑等圖文資料用電子翻書系統來展示，用戶只要在展臺上左右揮動手臂，電子書就會相應上下翻頁，使觀眾以一種新穎的互動方式了解浦東的歷史風貌。檔案館采用虛擬翻書技術來對檔案信息資源進行利用，互動性和趣味性相結合，形式新穎，視覺沖擊力和神秘感較強，極易吸引用戶的注意力。它將電子翻書和增強現實識別技術相互融合，使得其體驗與實際翻書高度一致。這對喜歡查閱紙質檔案的用戶來說是一種很好的體驗，為許多不能直接給用戶查看的珍貴檔案提供了新的利用渠道。

2.創(chuàng)新的理論基礎。（1）信息傳播的有效性。通訊技術和網絡技術的飛速發(fā)展導致信息呈指數級增長，信息受眾不再愿意面對冷冰冰的文字材料，更樂于接受的是簡潔明快和生動豐富的視頻和動圖。檔案因形成時間、制作材料、完整程度等因素的影響，致使其具有晦澀難懂的特性，不具有良好的直觀性，人們很難掌握檔案的內容，降低了檔案的利用效果。為了讓檔案在傳達信息的過程中有著良好的作用，可以運用互動多媒體技術將檔案信息通過豐富的視覺和聽覺系統來進行展示。[9]這樣有利于增強檔案信息的被接受度和傳播速度。獲取信息渠道的增多使得信息受眾不再處于被支配的地位，他們被賦予了更多的話語權。技術的革新讓檔案信息傳播手段也發(fā)生了巨大的改變，也極大地增強了信息受眾在檔案利用服務中的參與度，強力推動著檔案館利用服務工作的創(chuàng)新發(fā)展，使得檔案信息傳播的重點從傳統的物理空間必須拓展到數字空間，[10]從而迎合當代信息受眾的需求。（2）信息構建理論。該理論由美國建筑大師沃爾曼提出，他曾經指出“過去我曾認為，只要能夠以適當的形式獲取信息，一切就都萬事大吉了。但是，隨著通信社會的到來，每個人需要的信息具有各不相同的層次，并且他們都喜歡利用不同的方式得到這些信息?！盵11]信息構建是通過將智能技術和信息技術結合，采用圖形設計、信息用戶需求分析等技術，強調可視化和可用性，以用戶為中心，將信息進行藝術地和科學地組織。運用多媒體技術，把檔案信息以直觀、清晰的方式傳遞給用戶，更好地滿足了用戶的信息需求。

二、利用服務創(chuàng)新的原因分析

（一）政策引導

2011年發(fā)布的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃綱要》指出要拓展檔案利用服務范圍，改善服務條件，使“死檔案”變成“活資料”。2014年印發(fā)了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見（中辦發(fā)〔2014〕15號）》提出要通過創(chuàng)新服務形式和強化服務功能等形式來建立健全方便人民群眾的檔案利用體系。2015年國務院印發(fā)了《關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》，提出要充分發(fā)揮我國互聯網的規(guī)模優(yōu)勢，大力推進互聯網與經濟社會各領域融合的廣度和深度。檔案界也積極響應，進行“互聯網+檔案”的建設。2016年發(fā)布的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中也強調檔案事業(yè)必須堅持以人為本，服務為先的基本原則，努力滿足社會各方面對檔案信息的利用需求。同時鼓勵各單位和部門積極利用現代化技術手段，提高檔案館的公共服務能力。[12]由此可見，黨和國家一直都對檔案利用服務工作給予了高度的重視，并根據時代發(fā)展的要求及時制定有關方針政策，對檔案館的利用服務創(chuàng)新起到了指引的作用，對檔案館提升服務能力、升級利用體系和應對時代新挑戰(zhàn)具有重大的意義。

（二）信息技術發(fā)展

現代信息技術的快速發(fā)展不僅改變了信息傳播和儲存的方式，同時還影響著人們生活的方方面面。信息技術為檔案館的利用服務提供了便捷的工具。信息技術中的聚類、關聯等技術為我們建立專題數據庫提供了支持；通訊網絡的發(fā)展和社交網絡技術的進步，為我們創(chuàng)建檔案利用服務APP奠定了基礎；信息技術的更新換代有力地促進了檔案館工作人員信息素質的提高。檔案潛能的深度挖掘、檔案價值的全面實現、檔案服務利用工作的提質增效都離不開信息技術的支撐作用。信息技術為檔案館打通城市公共服務的“最后一公里”提供了技術支撐，增強了檔案館融入社會公共服務體系的主動性。

（三）較為成熟的經驗借鑒

就如同牛頓借鑒研究物質的運動規(guī)律發(fā)現了萬有引力定律一樣，人類的歷史總是在不斷繼承過去的基礎上實現發(fā)展進步。檔案館也不例外，它總是善于站在“巨人的肩膀上”，汲取圖書館、博物館等其他組織機構的服務利用工作的經驗成果，取其精華、去其糟粕，再結合自身的實際情況，走出了一條具有檔案館自身特色的利用服務創(chuàng)新之路。以中國高校人文社會科學文獻中心（CASHL）為代表的圖書館館際互借的成功運作，實現了圖書館之間的互通有無、取長補短。借鑒圖書館館際互借的成功經驗，檔案館建立了跨館利用服務，構建了一個檔案信息資源共知共享的整體，更好地發(fā)揮了其在公共文化體系中的作用，滿足了廣大公眾的文化利用需求。此外，博物館中數字照片存儲與保護技術的運用為我們創(chuàng)新檔案展現形式提供了新方向和新思路。

（四）檔案館自身的積極努力

如果說政策引導是前提條件，信息技術發(fā)展是關鍵一步，經驗借鑒是動力因素，那么檔案館自身的積極努力則是其近十年來利用服務創(chuàng)新取得豐碩成果的根本原因。檔案館充分發(fā)揮主觀能動性，把握時代發(fā)展的脈搏，摒棄以往“抱殘守缺”的檔案管理理念，積極探索檔案館利用服務模式的創(chuàng)新。在服務觀念上，從之前的以館藏為中心轉變?yōu)橐杂脩魹橹行?；服務內容上，從之前單一的檔案資料轉變?yōu)槿轿欢鄬哟蔚臋n案資源；服務方式上，從之前被動、簡單的服務轉變?yōu)楝F在主動、深層次服務；服務的結果上，從之前的“檔案信息轉移”轉變?yōu)楝F在的“檔案信息增值”。檔案館通過自身的努力，一改以往檔案館“各人自掃門前雪，莫管他人瓦上霜”的姿態(tài)，實現了檔案利用服務的主動化、多元化和優(yōu)質化，推動了檔案館社會化服務的發(fā)展。

三、小結

習總書記曾說過“讓歷史說話，用史實發(fā)言”，對檔案的利用服務工作給予了高度重視。我們應該根據黨和國家的指示要求，加快整合檔案信息資源的步伐，加大檔案開發(fā)利用力度，不斷創(chuàng)新檔案利用服務的新形式，扮演好檔案利用工作在服務國家大局中的角色，承擔起服務社會民生的責任。在今后的工作中，首先，深化檔案利用服務制度，全面落實“讓數據多跑路，讓群眾少跑腿”改革，達到“一窗受理”的服務速度，創(chuàng)新檔案惠民的機制。其次，加大宣傳推廣力度，綜合運用微博、微信、電視等媒體的獨特優(yōu)勢，擴大現有利用服務創(chuàng)新成果的社會影響，打造具有不同特色的檔案服務品牌。最后，加強檔案人才隊伍建設，提高檔案專業(yè)服務素質，努力培育創(chuàng)新精神，善于運用新思維解決檔案利用服務過程中各種難題，為檔案利用服務創(chuàng)新不斷注入新的活力。

*本文為2012年度上海市教委重點創(chuàng)新項目《我國公共檔案館的發(fā)展模式研究》（項目編號：12ZS104）的階段性成果之一。

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