高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀及對(duì)策研究

陳莞露

（江蘇省徐州市第三十七中學(xué)）

摘 要：隨著高校信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，大量的電子文件逐年增加，隨之給檔案工作帶來(lái)了一定的困擾。在高校的檔案信息化管理過(guò)程中，仍然存在著許多管理的問(wèn)題，這就需要高校應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的不足，從而加強(qiáng)投入與管理，做好檔案的信息化管理工作。

關(guān)鍵詞：高校；檔案信息化管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

高校的檔案不僅記錄了教學(xué)工作、科研狀況、黨政管理等，還真實(shí)地再現(xiàn)了高校各個(gè)歷史階段的發(fā)展情況，為了解高校歷程的人提供了第一手資料。高校的檔案不僅代表著一份資料、一個(gè)信息，更是一種文化、一種知識(shí)資源。因此，高校的檔案資料具有十分重要的作用和特點(diǎn)，不僅可以直接影響高校的發(fā)展，還會(huì)為后人在做決策時(shí)提供一定的價(jià)值信息。隨著高校檔案信息化管理的不斷發(fā)展，仍然存在著檔案信息化管理的問(wèn)題，需要管理人員根據(jù)具體問(wèn)題提出有針對(duì)性的對(duì)策，從而推進(jìn)高校教學(xué)質(zhì)量的提高。

一、高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀

1.基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱

通過(guò)對(duì)多數(shù)高校的調(diào)查分析顯示，我國(guó)大部分高校的檔案信息網(wǎng)處于孤立的狀態(tài)，沒(méi)有充分利用檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資源共享。雖然檔案信息化管理的前途是十分美好的，但是由于我們做得不是很充分，使得檔案信息化管理工作的路程還很遙遠(yuǎn)。在檔案信息化管理中，計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備都是必需的，然而大部分高校的基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱，而且運(yùn)行速度也較慢，功能也只停留在了簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)管理上。在實(shí)際的調(diào)查中，我們發(fā)現(xiàn)，陳舊的檔案管理軟件單一，不能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)之間的檢索，這在一定程度上給需求者造成了一定的損失，如耗時(shí)長(zhǎng)、工作量大、機(jī)械運(yùn)行慢等。

2.資金投入不足

雖然在創(chuàng)建健全的檔案信息化管理系統(tǒng)時(shí)，資金是一種外在的影響因素，但是它卻在一定程度上決定了很多創(chuàng)建的進(jìn)程。高校作為事業(yè)單位，并不能直接接受地方政府的大量資金投入，受限于學(xué)校內(nèi)部的財(cái)務(wù)狀況和領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。傳統(tǒng)的檔案信息化管理并不需要大量的資金投入，在適應(yīng)現(xiàn)代化信息管理發(fā)展的需求時(shí)，就需要大量的資金投入來(lái)保證設(shè)備和相關(guān)培訓(xùn)。當(dāng)然，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人的重視程度也是十分重要的影響因素，直接制約著檔案信息化管理的資金補(bǔ)給，制約著檔案信息化管理發(fā)展的進(jìn)程。

3.網(wǎng)絡(luò)存在著安全隱患

信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展對(duì)于檔案信息化管理來(lái)說(shuō)是一把雙刃劍。一方面提高了檔案工作的效率和質(zhì)量，另一方面由于網(wǎng)絡(luò)開(kāi)放性的特點(diǎn)，使得檔案信息有時(shí)處于較為尷尬的地位，有時(shí)一方希望信息資源得到公開(kāi)，而相關(guān)人員又希望得到隱私保護(hù)。除此之外，檔案信息的安全也不斷受到了威脅，各種黑客、病毒入侵著檔案軟件系統(tǒng)，使得信息內(nèi)容面臨被盜、損壞、丟失等問(wèn)題。

二、高校檔案信息化管理的對(duì)策

1.注重基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

高校的檔案信息化管理工作不同于傳統(tǒng)的檔案信息化工作，這是一項(xiàng)較為具體的工作內(nèi)容，需要相匹配的設(shè)備作為輔助。基礎(chǔ)設(shè)施是開(kāi)展檔案管理工作的基礎(chǔ)條件，也是檔案信息化管理進(jìn)程中最為關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)。因此，在創(chuàng)建檔案信息化管理的過(guò)程中，檔案管理人員要不斷提高自身的管理意識(shí)，在以基礎(chǔ)設(shè)施為基本配備條件下，提高檔案管理工作的效率。

2.加大資金投入，提高管理者的重視程度

高校的最高領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)以科學(xué)的態(tài)度對(duì)待檔案信息化管理。因此，相關(guān)人員應(yīng)與高校的管理層進(jìn)行恰當(dāng)?shù)慕涣?，從而加?qiáng)管理層對(duì)檔案管理的重視程度，并以足夠的資金作為支持手段，來(lái)滿足設(shè)備的及時(shí)更新和資源的合理運(yùn)用。除此之外，管理層要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，在提高管理人員綜合素質(zhì)的前提下，為高校的檔案信息化管理提供足夠的物質(zhì)保障。

3.完善檔案管理的安全性

由于高校的檔案信息具有一定的特殊性和機(jī)密性，再加上信息化、互聯(lián)網(wǎng)的特點(diǎn)，因此有必要提高檔案信息管理的安全性。管理人員可以根據(jù)檔案的保密程度對(duì)其進(jìn)行分類，然后按照不同類別的檔案信息進(jìn)行加密，或是設(shè)置相關(guān)的訪問(wèn)權(quán)限，只有擁有密碼或指定的用戶身份才能進(jìn)入到里面。與此同時(shí)，高校在檔案信息化管理的進(jìn)程中，工作人員應(yīng)完善相關(guān)的檔案政策，制定嚴(yán)密的流程，從而不斷提高檔案信息的規(guī)范化。由于互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)放特點(diǎn)，部分黑客會(huì)威脅到檔案信息的安全性，因此，教師要學(xué)會(huì)采用物理隔離或是監(jiān)控手段對(duì)黑客進(jìn)行有效的阻攔，防止電子檔案丟失、破壞。

在創(chuàng)建高校檔案信息化管理系統(tǒng)的過(guò)程中，遇到了各種各樣的問(wèn)題，管理人員應(yīng)利用新型的科學(xué)技術(shù)來(lái)適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。加強(qiáng)高校的檔案信息化管理工作，不僅可以防止由于自然災(zāi)害、人為因素等帶來(lái)的不便，還可以及時(shí)滿足需求者的要求，使檔案信息發(fā)揮最大的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

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[2]任鳳仙，張志軍.試論高校檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題及實(shí)施策略[J].檔案學(xué)通訊，2008（6）：63.

編輯 張珍珍