NGO的信息管理

張小莉　宋爽

信息管理是NGO管理的重要內(nèi)容，也是推動NGO持續(xù)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。當(dāng)前，我國的NGO信息研究主要集中在信息公開和信息監(jiān)督等方面，忽視了NGO自身信息管理的發(fā)展。本文試圖打破這一研究壁壘，以H組織的信息管理實踐為依托，探討我國NGO信息管理的發(fā)展。

文獻(xiàn)綜述

信息管理對于任何一個組織的管理和發(fā)展具有重要意義，NGO也不例外。信息是組織對內(nèi)管理的工具、對外交流的平臺。

在我國，許多企業(yè)、政府組織將信息管理作為推動本組織可持續(xù)發(fā)展的重要手段進(jìn)行研究。許多學(xué)者和專家也將企業(yè)和政府部門的信息管理作為重要的研究對象。李輝通過對瑞典、挪威和丹麥北歐三國的電子政府國家進(jìn)行研究，分析國外政府信息化進(jìn)程的經(jīng)驗，認(rèn)為政府信息化建設(shè)已成為城市爭得經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展先機的關(guān)鍵。賀運政和馬昊以信息化時代網(wǎng)絡(luò)空間的興起為背景，對信息化時代政府與社會關(guān)系重新定位進(jìn)行了可行性分析，倡導(dǎo)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)治理理論，實現(xiàn)“強政府—強社會”模式。邱嘉和吳永林認(rèn)為，傳統(tǒng)的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)模式已成為企業(yè)發(fā)展的重要障礙，企業(yè)的信息化有利于組織結(jié)構(gòu)的整合精簡，方便組織內(nèi)信息交流，快速有效組織決策。

除了企業(yè)和政府部門，國內(nèi)對于NGO信息管理的關(guān)注點主要集中在信息公開和信息監(jiān)督方面。劉明飛認(rèn)為，應(yīng)建立非營利組織透明度的評價標(biāo)準(zhǔn)、明確非營利組織透明度相關(guān)法律責(zé)任，以實現(xiàn)非營利組織的良性發(fā)展。田小露認(rèn)為，應(yīng)從立法、政府監(jiān)管和第三方評估機制等方面建立有效可行的信息披露機制，提高非營利組織的信息透明度和公信力。孫發(fā)鋒提出，應(yīng)從明確信息公開的重點、構(gòu)建信息公開的網(wǎng)絡(luò)化平臺、建立第三方監(jiān)督機制等方面入手，推進(jìn)慈善組織信息公開。

此外，關(guān)于NGO的信息化研究，羅繼程通過研究“格?；ā边@一草根網(wǎng)絡(luò)組織信息化的過程，發(fā)現(xiàn)信息化幫助“格?；ā睂崿F(xiàn)科學(xué)決策、改善管理流程，使組織運作更有效率；并且，在實現(xiàn)信息化的過程中，“格?；ā北憩F(xiàn)出官僚層級弱化、組織結(jié)構(gòu)扁平化、組織內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)化等方面的特征，為傳統(tǒng)組織信息化提供了良好的借鑒。

通過以上述文獻(xiàn)整理，我們發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前各個研究領(lǐng)域?qū)τ贜GO自身的信息管理關(guān)注較少。而實際上，NGO自身的信息管理對于NGO的發(fā)展具有重要意義和作用。本文將以H組織的信息管理實踐為依托，探討NGO的信息管理問題。

相關(guān)概念

NGO。英文全稱為Non-governmentOrganization，漢語直譯為“非政府組織”。NGO一詞最早在聯(lián)合國憲章中正式使用。上世紀(jì)80年代，NGO在全球范圍廣泛興起，成為新的社會支撐點。一直以來，NGO并沒有統(tǒng)一的定義。我們一般認(rèn)為，NGO是指不以營利為目的的民間組織，即政府以外的基金會、協(xié)會、慈善信托、社團(tuán)、非營利公司或其他法人。賽拉蒙教授總結(jié)了NGO的五個特征：非政府性質(zhì)，不以權(quán)力為運作工具；組織性，是一種團(tuán)體活動；非營利性，不以營利為目的；自治性，NGO的行為建立在法律和公共規(guī)范之上，具有高度自治性；志愿性，NGO秉持志愿精神，具有旺盛的生命力。王名認(rèn)為，之所以被稱為NGO，是強調(diào)這類組織和政府的區(qū)別，它們屬于不同于政府部門的民間公共部門。

信息管理?！靶畔⒐芾怼币辉~自本世紀(jì)70年代在國外提出以來，越來越受到關(guān)注。總結(jié)各類定義和概念，我們發(fā)現(xiàn)，信息管理就是為實現(xiàn)組織目標(biāo)、滿足組織的要求、解決組織的環(huán)境問題而對信息資源進(jìn)行開發(fā)、規(guī)劃、控制、集成、利用的一種戰(zhàn)略管理。從狹義上講，信息管理就是對信息加以管理，信息是被管理的對象。從廣義上講，信息管理不僅管理信息本身，還包含了與信息有關(guān)的人、機構(gòu)、設(shè)備、環(huán)境等內(nèi)容。信息管理的目標(biāo)是有效滿足信息要求，信息管理的手段是通過資源的配置來實現(xiàn)其目標(biāo)。

面對巨大的社會轉(zhuǎn)型，政府和市場在應(yīng)對社會問題時均已失靈，NGO則在推動社會穩(wěn)定、發(fā)展、進(jìn)步的進(jìn)程中發(fā)揮著不可替代的作用。對于NGO來說，信息管理涉及到組織的各方各面，它將現(xiàn)實世界與虛擬世界相連，為組織創(chuàng)造了另一個發(fā)展空間。

H組織的信息管理實踐

H組織成立于2003年，是一家關(guān)注公民社會領(lǐng)域中的志愿服務(wù)可持續(xù)發(fā)展的支持性草根民間組織。H組織當(dāng)前的核心產(chǎn)品包括志愿者管理、志愿者培訓(xùn)師發(fā)展、志愿服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)力發(fā)展以及專業(yè)志愿服務(wù)。在H組織的內(nèi)部管理框架中，除了行政管理、人力資源管理和項目管理，最近幾年，H組織正在策劃推行建立一套信息管理模式，以增強社會影響力。

目前，H組織的信息管理主要體現(xiàn)在三方面：內(nèi)部公共盤和公共郵箱、合作伙伴數(shù)據(jù)庫以及對外信息宣傳。

公共盤是H組織內(nèi)部的大型數(shù)據(jù)庫，用于儲存所有信息，包括人力資源信息、項目信息、各類文件、照片、視頻等。公共盤只有內(nèi)部員工、志愿者和實習(xí)生可以使。公共盤的內(nèi)容包羅萬象，從組織成立之初到當(dāng)前的發(fā)展現(xiàn)狀，從每個項目建立之初的細(xì)節(jié)到完成后的收尾工作，公共盤像一個巨大的記憶器，儲存了H組織的發(fā)展歷史。老員工在公共盤中尋找回憶、吸取教訓(xùn)；新成員在公共盤中了解歷史、汲取經(jīng)驗?？梢哉f，公共盤是H組織實施信息管理的基礎(chǔ)。

公共郵箱是H組織在職員工在工作期間使用的工作郵箱。其特點是郵箱密碼共享，郵箱資源共享。員工、志愿者和實習(xí)生均可交叉使用公共郵箱，不受任何限制。工作郵箱包含了最新的工作內(nèi)容，郵箱信息的共享可以使H組織工作人員及時了解最近的工作進(jìn)展，以及每個人的工作狀態(tài)。

合作伙伴數(shù)據(jù)庫是H組織在信息管理上的又一特色。H組織十分重視對外聯(lián)絡(luò)和資源對接。H組織要求其工作人員參加每一次對外活動都要與其他機構(gòu)或個人交換名片與信息。在拿回名片后，H組織統(tǒng)一將名片掃描進(jìn)電腦，生成一個文檔，也就是合作伙伴數(shù)據(jù)庫。在這個數(shù)據(jù)庫中，包含了社會各類群體。有正式合作對象、潛在合作對象、普通志愿者、專業(yè)志愿者，還包含企業(yè)、政府部門、教育機構(gòu)、NGO、基金會等各類組織。H組織認(rèn)為，每一個納入數(shù)據(jù)庫的對象都是現(xiàn)在或未來可以利用的潛在資源。H組織自身可利用的資源有限，想要做大做強，必須與社會上其他資源合作?！昂献骰锇閿?shù)據(jù)庫”就是H組織長期儲存的強大后備力量。在必要的時間，它會發(fā)揮難以想象的巨大作用。

對外信息宣傳是H組織利用大眾傳媒宣傳自身的方式。其主要傳播途徑有官方網(wǎng)站、新浪微博和微信平臺，這三類傳播途徑均是當(dāng)下最流行的傳播媒介。H組織的官方網(wǎng)站主要用于介紹機構(gòu)基本情況、總結(jié)匯報工作以及宣傳最新開展的項目。新浪微博是H組織對外宣傳的主力軍。關(guān)于新浪微博，H組織特別制定了《微博管理方案》，從三個方面知道微博管理工作。H組織內(nèi)至少有兩人專門負(fù)責(zé)微博信息管理。一人負(fù)責(zé)挖掘最新公益新聞，特別是合作伙伴的公益新聞；另一人負(fù)責(zé)審核新聞內(nèi)容。H組織要求微博負(fù)責(zé)人定時定量轉(zhuǎn)發(fā)合作伙伴的新聞和消息，平均每周轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)信息30條，原創(chuàng)新聞至少10條。H組織認(rèn)識到，微博作為當(dāng)下最盛行的網(wǎng)絡(luò)互動平臺，具有極高的利用價值。例如，前不久H組織在微博上發(fā)布招聘信息，幾分鐘之內(nèi)轉(zhuǎn)發(fā)量上百，而應(yīng)聘者的數(shù)量也急速攀升，可見微博影響力之巨大。對于H組織，微博是一個絕佳的對外宣傳工具，也是極好的搜集信息的途徑。此外，H組織，還在微博上關(guān)注了600多位合作伙伴和同道中人，粉絲數(shù)量達(dá)至1000。H組織經(jīng)常與粉絲互動，了解大眾對H組織、對其服務(wù)項目的看法，從中受益匪淺。微信平臺是H組織啟用不久的信息傳播媒介，關(guān)注數(shù)目100左右，主要是合作伙伴、理事會成員和內(nèi)部員工。H組織的微信平臺主要用于向關(guān)注者推送機構(gòu)信息，介紹全球公益動態(tài)。由于啟用時間不長，信息推送數(shù)量不大，信息推廣效果不甚明顯。

H組織的信息管理依照由內(nèi)而外的層次遞進(jìn)。運用公共盤、公共郵箱和合作伙伴數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)內(nèi)部信息管理，運用官方網(wǎng)站、微博和微信實現(xiàn)外部信息管理。H組織內(nèi)外信息結(jié)合實現(xiàn)了對資源、人力、設(shè)施的合理配置，擴大了社會影響力，提高了工作效率和項目運作質(zhì)量。

問題與建議

H組織信息管理工作在一定程度上取得了成功。但是，在面對技術(shù)環(huán)境、制度環(huán)境等因素時，H組織的信息管理工作仍受到一些限制。

信息管理資金短缺。H組織將官方網(wǎng)站的運作外包給一家互聯(lián)網(wǎng)公司，每年需支付其約萬元管理費。由于H組織的非營利性，其資金并非十分寬裕。因此，有一段時期，H組織的官方網(wǎng)站因資金短缺而停滯。

信息管理人才短缺。H組織中并未設(shè)置正式的信息部門，也沒有招聘信息管理專業(yè)人才。H組織內(nèi)部電子設(shè)備的安裝、維修、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)均由志愿者輔助完成。但是，許多信息專業(yè)志愿者并不能保證時時出現(xiàn)。因此，H組織常常處于網(wǎng)絡(luò)困難、信息障礙之中。

信息安全難題。由本文上述可知，H組織內(nèi)部信息是共享的。雖然H組織是非營利機構(gòu)，信息機密性沒有企業(yè)強。但是，內(nèi)部信息泄露，尤其是重點項目信息泄露對于組織來講是致命的打擊。我們從H組織公共郵箱的落款簽名可以看出其對信息保護(hù)的重視：本郵件及其附件內(nèi)容僅限于收件人的非營利工作之用，使用時請注意保密和尊重H組織版權(quán)，不得用于商業(yè)營利之用。

基于上述H組織在信息管理工作中呈現(xiàn)出的困境，筆者提出如下建議：

政策化扶持NGO信息管理。國家可將NGO信息管理列入推動社會組織發(fā)展的宏觀框架中，在資源上、資金上給予需要進(jìn)行信息管理建設(shè)的NGO以優(yōu)惠政策。鼓勵相關(guān)企業(yè)在人力、資金、硬件、軟件等方面給予NGO信息技術(shù)支持。對于初期申請信息管理建設(shè)的NGO，國家在財政方面可給予一定的稅收優(yōu)惠，鼓勵NGO發(fā)展信息管理。

立法保障NGO信息安全?；贜GO信息泄露引發(fā)的危害，國家需逐步建立NGO信息保護(hù)相關(guān)法律法規(guī)。對于一個NGO而言，其核心項目內(nèi)容是一個組織的靈魂，因為每一個項目背后是一筆基金支持。一旦某一項目策劃泄露，被有心之人利用，不僅會損害NGO和資助方的利益，更加會傷害受益方的利益。為保障NGO項目運作的正常有序，國家應(yīng)制定并實施計算機安全及數(shù)據(jù)保護(hù)相關(guān)法律，保護(hù)信息使用者的權(quán)益，從宏觀上加強對信息系統(tǒng)的控制，保證NGO信息管理工作的良性發(fā)展。

增強NGO自身信息技術(shù)水平。除了政策支持，NGO需提高自身的信息技術(shù)能力。NGO可努力吸納大量信息技術(shù)人才，如大學(xué)生志愿者、信息專業(yè)人士，使NGO在信息管理方面得到專業(yè)人才的充分支持。同時，NGO需主動提高內(nèi)部員工的信息技術(shù)素質(zhì)，可以招募專業(yè)志愿者為員工提供信息技術(shù)知識培訓(xùn)，提高員工在信息技術(shù)方面的應(yīng)對能力，實現(xiàn)信息管理上的“助人自助”。

對于NGO而言，有效的信息管理可以提高工作效率、聯(lián)結(jié)內(nèi)外資源，實現(xiàn)資源利用的最大化，推動NGO與全球信息接軌，實現(xiàn)組織可持續(xù)發(fā)展。然而，信息管理的重要性并未引起多數(shù)NGO的重視，并且NGO的信息管理也存在很多漏洞。不過，在這樣一個信息時代，社會信息化的進(jìn)程不可逆轉(zhuǎn)，NGO終歸要走上信息管理的道路。NGO需在政府的規(guī)劃協(xié)調(diào)下，積極探索適合自身發(fā)展需要的信息管理路徑，實現(xiàn)長足發(fā)展。