淺談如何進(jìn)一步做好檔案管理工作

韓雙菊

摘要：檔案管理信息來自單位工作的各個環(huán)節(jié)，包括單位上級主管對下級下發(fā)的指令、條例、規(guī)定等。這些信息都是通過檔案管理這項工作來進(jìn)行分門別類地管理，方便日后的查詢。文章指出“互聯(lián)網(wǎng)+”時代給檔案管理帶來了全新的挑戰(zhàn)，分析了當(dāng)前檔案管理面臨的問題，并就如何解決檔案管理中存在問題提出了相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：新時期；檔案管理；整體水平

檔案管理，就是指檔案業(yè)務(wù)的管理工作。是檔案部門為了更好地為社會與本單位、本系統(tǒng)提供服務(wù)，通過科學(xué)、合理、規(guī)范的檔案管理方法，提高企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)團(tuán)體的工作效率和工作質(zhì)量，同時能夠有效地維護(hù)一段時期真實的歷史面貌。一方面，檔案管理工作具有現(xiàn)實性，因為它記錄了過去和現(xiàn)在的工作情況和歷史情況，是今后備查的依據(jù)；另一方面，檔案的真實性、可靠性決定了檔案是第一手參考材料。新時期如何充分利用有限的檔案和信息，為日益增多的需求提供更多的服務(wù)？如何利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的高科技手段挖掘檔案中的亮點與活力？是擺在我們每一位檔案管理工作者面前的一項艱巨的任務(wù)。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代給檔案管理帶來了全新的挑戰(zhàn)

當(dāng)前，我們已進(jìn)入全新的“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，無論是機(jī)關(guān)、事業(yè)單位抑或是企業(yè)，與網(wǎng)絡(luò)之間的聯(lián)系愈發(fā)緊密，各項工作都會因為“互聯(lián)網(wǎng)+”的出現(xiàn)而產(chǎn)生新的變革。因此，作為記錄了過去和現(xiàn)在的工作情況以及歷史情況的檔案管理，也面臨著在互聯(lián)網(wǎng)的支持下脫離原有的工作思維和工作模式，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理的升級和轉(zhuǎn)型的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

二、目前檔案管理中存在的問題

一直以來，各企事業(yè)單位的檔案管理工作大多是采用傳統(tǒng)的人工管理模式，大量的信息、資料以紙質(zhì)的形態(tài)堆積如山，造成每一個信息的查找、每一項工作的開展都舉步維艱。雖然有一些單位已經(jīng)配備了電子檔案，但是由于人力、物力、財力等原因在管理方面還不盡人意。一些問題在這種管理模式下還長期存在：其一，內(nèi)容程式化的歸檔造成“徒有虛名”。由于歷史的原因，許多檔案既沒有完整的相關(guān)資料，也缺少相應(yīng)的系統(tǒng)性。許多單位在層次、分類、結(jié)構(gòu)等方面多元化的發(fā)展，導(dǎo)致檔案的信息量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了所需要求，檔案內(nèi)容也更加繁雜。由于單位在進(jìn)行檔案管理目標(biāo)不甚明確，檔案的整理也缺少可執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)，檔案歸檔時不夠科學(xué)，因此就導(dǎo)致了檔案的規(guī)范化程度較低，歸檔的材料不齊全，造成歸檔的內(nèi)容程式化，真正有用的材料很難找到，最后極易走過場。其二，檔案管理制度不夠完善。在之前，檔案發(fā)展程度不夠，管理手段落后，管理模式呆板，和當(dāng)今的電子技術(shù)發(fā)展脫軌。出現(xiàn)這個問題的主要原因是單位檔案管理部門的硬件設(shè)備落后，更新不夠及時。其三，一些領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的意識淡薄，對建檔和歸檔不夠重視，許多單位缺乏基本的檔案管理規(guī)章制度，也沒有規(guī)范的操作程序。從事檔案管理的工作人員大多沒有經(jīng)過正規(guī)的檔案管理培訓(xùn)，對檔案建設(shè)的熱愛程度不夠，往往是需要哪一方面的材料，就去找哪一方面的信息，“臨時抱佛腳”的工作態(tài)度導(dǎo)致檔案管理工作難以積極開展。其四，經(jīng)費不足造成許多工作無法開展。

三、解決檔案管理中存在問題的相關(guān)對策

1.建立健全一套科學(xué)、規(guī)范的檔案管理制度。優(yōu)秀的檔案管理工作，必須建立嚴(yán)格的檔案管理制度。所以，各單位要將建立與完善嚴(yán)格的檔案管理制度作為檔案管理工作的重中之重。我們要嚴(yán)格依法治檔，加強(qiáng)制度建設(shè)，這體現(xiàn)在制度方面的建設(shè)不僅是檔案工作的基礎(chǔ)性工作，也是新時期、新形勢對檔案工作的緊迫要求。檔案的規(guī)章制度一般包括文件資料收集標(biāo)準(zhǔn)、整理標(biāo)準(zhǔn)、分類規(guī)定、文件歸檔制度、保管制度、借閱制度、各類文檔的保密規(guī)定、文書檔案分類編號辦法等。我們需要做到的是在日常工作中，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事、處理問題，做到有理有據(jù)。

2.培養(yǎng)一支具有良好職業(yè)道德素質(zhì)的檔案管理人員隊伍。檔案管理工作專業(yè)性強(qiáng)，服務(wù)性高，要求工作人員要具有良好的職業(yè)道德素質(zhì)，并且在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、理論水平、思想觀念等方面都具有一定的水平。因此，各級各類檔案管理人員要根據(jù)工作的需要，努力培養(yǎng)自己具備良好的道德素養(yǎng)。

3.加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)?！皩W(xué)習(xí)者強(qiáng)，學(xué)習(xí)者勝。”當(dāng)今時代，各種信息瞬息萬變，只有堅持不斷地學(xué)習(xí)，才能在風(fēng)云變幻的激烈競爭中保持前進(jìn)的旺盛動力，檔案管理工作也同樣如此。作為一名合格的檔案工作人員必須刻苦學(xué)習(xí)，努力鉆研，愛崗敬崗，樂于奉獻(xiàn)，忠于職守。具備檔案管理、勞動經(jīng)濟(jì)、人力資源、歷史、管理、計算機(jī)等多方面的知識技能以及良好的職業(yè)道德修養(yǎng)。這就要求檔案管理人員必須具備主動學(xué)習(xí)，勇于開拓，積極向上的態(tài)度。

4.強(qiáng)化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平。當(dāng)今社會存在著對檔案管理與檔案管理人員重視度不夠的問題，往往是需要了才想起來，“臨時抱佛腳”。對檔案管理的人力、物力、財力支持度嚴(yán)重不足，導(dǎo)致一些檔案管理人員也存在著“做一天和尚撞一天鐘”的問題，學(xué)習(xí)動力不足，工作積極性不強(qiáng)，滿足于自己已掌握的知識，實際工作中很少或者不習(xí)慣將新的技能應(yīng)用其中，思想陳舊懶惰，不愿花費時間與精力學(xué)習(xí)和行動。檔案管理工作被局限在接收文件、整理文檔、保管檔案等方面，并沒有完全發(fā)揮出檔案應(yīng)有的關(guān)鍵作用。面對當(dāng)今社會的發(fā)展要求，檔案工作應(yīng)做到盡善盡美，因此，要適應(yīng)新時代的發(fā)展要求，就必須具備新思想、新理念、新方法。

四、做好檔案管理工作任重道遠(yuǎn)

“知之愈深，信之愈篤，行之愈實?！?/p>

檔案是一部人類發(fā)展的歷史記錄，它關(guān)系著廣大人民群眾的根本利益，也關(guān)系著一座城市、一個單位的健康發(fā)展壯大。新時期新形勢下，檔案更是整個社會共有的寶貴財富，它應(yīng)該順應(yīng)社會發(fā)展的潮流，為社會所用，使之適應(yīng)改革開放新形勢的需要，為廣大人民群眾創(chuàng)造出更高的價值。正像習(xí)近平總書記所指出的：理想信念是共產(chǎn)黨人的精神之“鈣”。我們要充分認(rèn)識做好檔案管理工作的重要性，堅持理想與信念，從我做起，從自身做起。切實提高檔案管理工作的水平與實效，強(qiáng)力推進(jìn)，踏石留印、抓鐵有痕，使之完全適應(yīng)改革開放新形勢的需要，充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”為廣大人民群眾作出更大的貢獻(xiàn)。endprint