淺談計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

白惠芳

摘 要：清遠(yuǎn)市社保局通過加強(qiáng)軟環(huán)境硬治理工作，注重計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)升級，規(guī)范檔案的使用管理，使計(jì)算機(jī)技術(shù)在人力資源社會保障檔案管理工作中發(fā)揮重要作用，提高了檔案工作者的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)用制度管人，用計(jì)算機(jī)管事的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；現(xiàn)代化水平；工作者素質(zhì)

計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展為檔案信息資源的科學(xué)管理和有效開發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的契機(jī)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行管理，具有檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等優(yōu)勢，極大地提高檔案管理的效率及利用工作的水平，是檔案的科學(xué)化和正規(guī)化管理的重要條件。由于應(yīng)用時間和條件局限，目前我市社會保障部門的檔案計(jì)算機(jī)管理仍舊處于人工管理或半人工管理狀態(tài)，檔案的信息功能還不能得以充分發(fā)揮。如何實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)應(yīng)用管理，已成為一個重要課題擺在我們面前。

一、檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是人社系統(tǒng)檔案現(xiàn)代化發(fā)展的要求

目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)已逐漸應(yīng)用于日常的檔案管理工作中，首先是在檔案檢索工作上，利用計(jì)算機(jī)的超大容量和運(yùn)算快捷的特點(diǎn)進(jìn)行檔案分類與快捷搜索。其次，將傳統(tǒng)的固態(tài)檔案錄入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館。人社系統(tǒng)的檔案規(guī)范整理和應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)后，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及所有參加養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險的公民都能利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來傳遞、儲存、查找檢索和利用信息，信息的存在形式也由原先看的見、摸的著的形式轉(zhuǎn)化為電子檔案。作為人社系統(tǒng)的檔案工作者，應(yīng)當(dāng)順應(yīng)新形式要求的工作思想和現(xiàn)念。因此，我市人力資源社會保障局從2011年11月開始就將計(jì)算機(jī)技術(shù)與我市人社系統(tǒng)檔案工作中的典型案例、檔案史料、編研材料結(jié)合起來，設(shè)計(jì)制定了《清遠(yuǎn)市人力資源社會保障檔案管理系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)方案》，通過升級改造，規(guī)范隔離了檔案收集、整理、歸檔等流程，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，方便各類檔案信息的存儲及檢索。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案是人社系統(tǒng)提高服務(wù)理念和水平的要求

近年來，人力資源社會保障事業(yè)服務(wù)理念和水平發(fā)生了巨大變化，人社系統(tǒng)隊(duì)伍的綜合素質(zhì)也有了顯著提高，而檔案的信息管理基本上沒有進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整來反映這些發(fā)展變化。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理是進(jìn)行現(xiàn)代化行政辦公和重要手段，使用數(shù)字平臺、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和建立在其它的管理信息系統(tǒng)軟件進(jìn)行檔案的信息化管理，促進(jìn)計(jì)算機(jī)信息處理與檔案信息管理及開發(fā)的有機(jī)結(jié)合，對提高檔案人員現(xiàn)代化能力和檔案信息化建設(shè)具有引導(dǎo)和推動作用。隨著我市經(jīng)濟(jì)以及各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，人力資源社會保障部門對檔案工作的要求也越來越高，要搞好新時期檔案管理工作，需要把計(jì)算機(jī)技術(shù)作為推動我市人社系統(tǒng)檔案工作上新臺階的切入點(diǎn)，在日常工作中，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)把檔案整規(guī)范和管理好的同時，通過對需要辦理人力資源相關(guān)業(yè)務(wù)申報(bào)資料進(jìn)行登記、修改、刪除，輸入登記后這些信息將作為電子檔案為整個人社系統(tǒng)提供共享資源，使各業(yè)務(wù)部門在辦理業(yè)務(wù)時都可從中獲取相關(guān)信息，更好地為清遠(yuǎn)發(fā)展服務(wù)。

三、計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案，有利于提高人社系統(tǒng)檔案工作現(xiàn)代化水平

運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，是檔案從業(yè)人員日常工作的一種嶄新思維方式，在這種意識下，工作人員盡可能通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來分析問題和解決問題，使計(jì)算機(jī)技術(shù)成為檔案工作的一種重要甚至是首選的工具或手段。作為人社系統(tǒng)檔案工作者，其工作對象的拓展、工作手段的更新，信息技術(shù)是發(fā)展方向。然而，現(xiàn)行的檔案管理手段仍停留在傳統(tǒng)的手工管理階段，工作效率低，檔案人員沒有時間和精力進(jìn)行信息開發(fā)。究其根源，除機(jī)制、經(jīng)費(fèi)等因素外，一個重要方面就是有些負(fù)責(zé)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)對計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的作用缺乏足夠的認(rèn)識，缺少計(jì)算機(jī)管理檔案的意識和愿望，從而導(dǎo)致檔案管理隊(duì)伍中現(xiàn)代科技理論與管理技能層次較低，知識結(jié)構(gòu)不合理，因而檔案管理水平很難有實(shí)質(zhì)性的提高。鑒于以上狀況，在信息化高速發(fā)展時代，強(qiáng)化人社系統(tǒng)檔案工作人員特別是檔案管理領(lǐng)導(dǎo)干部的現(xiàn)代化意識、科技化意識、計(jì)算機(jī)管理檔案意識，加快檔案由手工管理向計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變工作是至關(guān)重要的。這種意識的形成，不僅需要一個過程，更需要以多種途徑或方式逐步實(shí)現(xiàn)。

四、順應(yīng)社會信息化的要求，全面提高檔案工作者的素質(zhì)

隨著全社會信息化建設(shè)步伐的不斷加快，電子文件的產(chǎn)生與管理給檔案管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。如何發(fā)揮檔案工作自身的特點(diǎn)和優(yōu)勢來為社會提供高質(zhì)量、全方位的檔案信息服務(wù)，是當(dāng)前的重要任務(wù)，而檔案工作者素質(zhì)的提高和意識的培養(yǎng)是關(guān)鍵。在信息觀念日益增強(qiáng)的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，新知識、新技術(shù)、新事物層出不窮，而檔案管理工作人員還存在著知識結(jié)構(gòu)老化，服務(wù)技能單一現(xiàn)象。只有不斷學(xué)習(xí)和掌握新知識、新技能、新本領(lǐng)才能參與檔案管理業(yè)務(wù)升級并起到積極的促進(jìn)作用。檔案工作人員素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識的培養(yǎng)是檔案信息化的關(guān)鍵所在。因此，必須調(diào)整檔案管理人才培養(yǎng)方向，增強(qiáng)檔案人員的學(xué)習(xí)意識和時代意識，提高掌握計(jì)算機(jī)技能水平，以促進(jìn)檔案管理人才隊(duì)伍知識結(jié)構(gòu)的改善和優(yōu)化。在人力資源社會保障事業(yè)活動中，人社系統(tǒng)檔案工作人員不僅要達(dá)到政治素質(zhì)過硬，檔案業(yè)務(wù)精通，還要求熟悉檔案信息保護(hù)技術(shù)，同時應(yīng)當(dāng)具有有效利用現(xiàn)代工具開展工作的能力，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)型向復(fù)合知識型方向轉(zhuǎn)變。因此，要定期對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能和現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，使之不斷更新自身的知識結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)科技社會對信息的要求。也只有具備一支高素質(zhì)的專業(yè)隊(duì)伍，才能靈活應(yīng)對電子形式的檔案信息服務(wù)，提高管理效率和質(zhì)量。

總之，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理的普及應(yīng)用已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展潮流。為適應(yīng)這一新形勢的發(fā)展，人社系統(tǒng)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)造就一批具有科技前沿水平的高層次的檔案人才隊(duì)伍，不斷更新知識，以適應(yīng)新時期人力資源社會保障事業(yè)發(fā)展的需求。

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