企業(yè)會計信息化進程中內(nèi)部控制建設(shè)探究

張治剛

一、信息化及會計信息化簡介

自20世紀90年代以來，信息化成為推動經(jīng)濟全球化發(fā)展與變革的重要力量。信息化是指培殖以計算機為主的網(wǎng)絡(luò)智能化工具為代表的新生社會生產(chǎn)力，使之成為推動社會進程的力量。其具有諸如信息的取得、傳遞、處理、再生與利用等功能。信息化與智能化工具相結(jié)合可謂“如虎添冀”形成為信息化的社會生產(chǎn)力，不同于傳統(tǒng)的社會生產(chǎn)力，它不是單獨的生產(chǎn)力，而是作為一個具有龐大規(guī)模的、自上而下的、有組織的信息網(wǎng)絡(luò)體系而存在，這即將改變?nèi)藗兊纳a(chǎn)、工作、學(xué)習(xí)、生活、思維方式等，將促使人類社會發(fā)生極其深刻的劇變。

會計信息化是信息社會的產(chǎn)物，是未來會計的發(fā)展方向。會計信息化是指將會計信息作為管理信息資源，全面運用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信為主的信息技術(shù)對其進行獲取、加工、傳輸、應(yīng)用等處理，為企業(yè)經(jīng)營管理、控制決策和經(jīng)濟運行提供充足、實時、全方位的信息。

會計信息化不僅僅是將計算機、網(wǎng)絡(luò)、通信等先進的信息技術(shù)引入會計學(xué)科，還包含諸如會計基本理論信息化、會計實務(wù)信息化、會計教育信息化、會計管理信息化等更深層的內(nèi)容。

會計信息化具有著利用現(xiàn)代信息技術(shù)對會計理論、實務(wù)工作、企業(yè)管理及教育教學(xué)諸多方面進行推廣的特征；在對于會計數(shù)據(jù)的采集與處理上具有實時動態(tài)性。

二、當前企業(yè)會計信息化實務(wù)中突出的現(xiàn)象

時下，在企業(yè)推進會計信息化進程中，企業(yè)內(nèi)部控制中所存在著的紕漏成為較為突出的問題。其主要表現(xiàn)為：

1.會計信息化內(nèi)控管理缺乏法律依托，主要表現(xiàn)為企業(yè)的會計人員徇私舞弊、違法亂紀，從而背離了社會主義依法治國這一宏觀要素。

2.企業(yè)內(nèi)控系統(tǒng)缺乏安全性與保密性，其主要表現(xiàn)為會計信息數(shù)據(jù)存在著被篡改、增刪、偽造、破壞的風(fēng)險，且即便是信息資料被惡意的篡改，因為不會留下痕跡，也難以及時地發(fā)現(xiàn)?，F(xiàn)階段企業(yè)會計信息化管理過程中所使用的軟件提供了包括取消、反過賬、復(fù)核、反結(jié)賬等在內(nèi)的諸多功能，一定程度上加大了會計數(shù)據(jù)處理工作的靈活性、可變性以及可修改性。相關(guān)會計人員的專業(yè)素養(yǎng)較低，對內(nèi)部控制系統(tǒng)的安全保密規(guī)范認識不到位，是造成整個系統(tǒng)的安全性與保密性減弱的直接原因。

3.企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險評估難度加大。風(fēng)險是企業(yè)運營過程中不可避免的問題，然而在落實了會計信息化內(nèi)控管理之后，風(fēng)險評估的范圍被加大，如果內(nèi)控管理層面下的職責(zé)分離的執(zhí)行不到位，信息系統(tǒng)無法完成身份識別，更無法進行權(quán)限控制。因為會計信息化系統(tǒng)改變了傳統(tǒng)的會計業(yè)務(wù)流程，信息系統(tǒng)的授權(quán)文件或是各種口令取代了傳統(tǒng)的簽名或者是蓋章處理，口令等被不法分子盜取的幾率增大，內(nèi)控管理的安全性難以保障，企業(yè)丟失數(shù)據(jù)、資料泄密的風(fēng)險也隨之增加，內(nèi)控的質(zhì)量、效果都難以盡如人意。

三、成因分析

針對以上的問題，筆者從以下幾方面進行剖析。

1.缺乏對會計信息化價值的正確認知

在國內(nèi)，對會計信息化的認知存在時間短和程度淺的實際上問題，很多會計人員對會計信息化沒有概念上的正確理解，也沒有對會計信息化價值的正確認知。在一些企業(yè)和單位，存在主管人員對會計信息化的意義認識不足，會計人員對于創(chuàng)建會計信息化工作重要性沒有全面理解，他們片面地認為會計信息化只是應(yīng)用計算機，除了提高工作效率以外沒有其他的功能，這樣的認識顯然是缺乏對會計信息化價值的正確認知，這會造成會計信息化的阻礙，并會限制企業(yè)的財會與經(jīng)濟工作的進一步發(fā)展。

（1）企業(yè)是否需要實施會計信息化。

企業(yè)是否需要實施會計信息化取決于企業(yè)發(fā)展的客觀需要。如果企業(yè)規(guī)模很小且手工會計能適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，那么就無需浪費人力、物力來開展會計信息化工作。隨著企業(yè)的發(fā)展，會計的管理范圍越來越大，會計工作越來越精細，在手工管理的狀態(tài)下，企業(yè)主無法實時了解企業(yè)的發(fā)展狀態(tài)，企業(yè)的分散管理帶來諸多不便，此時，就有必要建立會計信息化系統(tǒng)。

（2）分不清主次。

中小企業(yè)在這一層選擇標準上常常出現(xiàn)以下兩個問題：一是重軟件輕服務(wù)，以為軟件本身比服務(wù)重要。對于缺乏人才的中小企業(yè)來說，服務(wù)比軟件更加重要。因為一旦售后服務(wù)沒有了保障，中小企業(yè)自身又幾乎沒有任何人才支撐來維持會計信息化工作的順利進行，那么會計信息化就難逃失敗的命運。由于售后服務(wù)不到位導(dǎo)致企業(yè)會計信息化失敗的案例屢見不鮮。二是重功能輕文檔。這里的文檔是指用戶手冊、培訓(xùn)教材、實施指南等。中小企業(yè)財務(wù)人員極其缺乏計算機知識，要想熟悉操作過程就需要進行多次重復(fù)的培訓(xùn)，但供應(yīng)商的當面指導(dǎo)有次數(shù)限制，并且需要付出服務(wù)費用，所以完備的文檔資料對于中小企業(yè)來說是極其重要的。

2.會計信息化軟件問題

當前會計信息化市場上出現(xiàn)了眾多功能型軟件，這些軟件在研發(fā)時具有不同的出發(fā)點，這會出現(xiàn)不同行業(yè)會計信息化軟件相互之間不相容的實際問題，會影響到會計信息化的實際效果，給會計工作的現(xiàn)代化造成阻礙作用。此外，很多會計信息化軟件的功能尚不完善，這會影響到軟件的應(yīng)用，也會給會計信息化的深入發(fā)展造成短板效應(yīng)，不能發(fā)揮出會計信息化的各種作用。

（1）選型失誤。

許多中小企業(yè)在選擇軟件時，經(jīng)常出現(xiàn)選型不正確、軟件功能不能滿足企業(yè)業(yè)務(wù)需求的問題。例如，工業(yè)型企業(yè)卻購買了商業(yè)型軟件。出現(xiàn)此類問題的原因在于兩方面：一是企業(yè)的控制高層，二是軟件供應(yīng)商。大多數(shù)中小企業(yè)主不懂軟件，面對形形色色的軟件產(chǎn)品，不知哪個軟件能滿足自己企業(yè)的需求。他們的通常做法是模仿其他企業(yè)，尤其是競爭對手。軟件供應(yīng)商為了自己的利益不愿客觀地評價企業(yè)需求，提供正確建議，而只是大力推薦自己的產(chǎn)品。

（2）“二次開發(fā)”，缺乏實力保證。

商品軟件具有通用性，卻不能完全滿足各行各業(yè)的特色要求，所以往往需要進行二次開發(fā)，實現(xiàn)軟件與企業(yè)需求的結(jié)合。中小企業(yè)又具有經(jīng)營多樣化、變化快的特點，就更加需要會計軟件功能的隨時增減來適應(yīng)企業(yè)經(jīng)營的變化，所以中小企業(yè)對軟件的“二次開發(fā)”有更加強烈的需求。但是，由于資金、人才的缺乏，中小企業(yè)的二次開發(fā)工作很難進行。軟件功能不能適應(yīng)經(jīng)營的變化，進而限制了企業(yè)的發(fā)展。

（3）軟件升級，難以滿足需求。

專門提供軟件服務(wù)的供應(yīng)商會經(jīng)常進行軟件升級，修改程序或增添新功能，但供應(yīng)商所做的改進仍然脫離具體的企業(yè)需求，對企業(yè)的意義不大。財會軟件也不是版本越新越好，需要同時考慮軟件的穩(wěn)定性，也許軟件會因為新功能的增加而變得不穩(wěn)定。企業(yè)需要在軟件穩(wěn)定性與功能效益性之間進行權(quán)衡。

3.會計數(shù)據(jù)共享困難

共享數(shù)據(jù)和信息是會計信息化的根本標志，只有數(shù)據(jù)和信息的共享才能更有效的發(fā)揮會計信息化的優(yōu)勢，這是會計信息化建設(shè)的共識。而在實際的會計信息化過程中，制造、銷售、物流等信息難于與會計數(shù)據(jù)進行交換，造成了會計信息加工、使用上的困難，進而對會計信息化造成影響，失去了會計信息化的主要作用和價值，也影響了經(jīng)營、服務(wù)和生產(chǎn)。企業(yè)在生產(chǎn)、銷售、控制和預(yù)測的經(jīng)濟活動中，主要表現(xiàn)為信息流、資金流和物流的統(tǒng)一。要有效地控制“三流”，單靠財務(wù)部門使用軟件是不夠的，企業(yè)各個部門尤其是業(yè)務(wù)部門必須將其業(yè)務(wù)信息納入軟件管理的范疇，軟件功能將延伸到企業(yè)經(jīng)營和管理的各個方面，這樣才能實現(xiàn)財務(wù)信息和其他業(yè)務(wù)信息的共享。

四、解決之策

1.完善與加強會計信息化的內(nèi)部控制

在會計信息化的發(fā)展進程中，企業(yè)加快建立完善的企業(yè)內(nèi)部制度。完善企業(yè)的內(nèi)部控制可以有效減輕由于內(nèi)部人員道德風(fēng)險、系統(tǒng)資源風(fēng)險帶來的危害。企業(yè)的內(nèi)部控制制度包括安全保密制度、會計信息化崗位責(zé)任制度、日常操作管理制度、系統(tǒng)維護制度和會計信息化檔案管理制度等。

（1）做好系統(tǒng)的安全保密控制

由于電子數(shù)據(jù)高度集中，高度依賴電腦，且受人為操作失誤、機器故障、電腦病毒入侵及水災(zāi)、火災(zāi)等因素影響，數(shù)據(jù)容易被破壞，因此必須做好會計信息化的安全保密控制，主要控制措施應(yīng)包括：訂立內(nèi)部操作制度、禁止非電腦操作人員操作財會用電腦、設(shè)置操作權(quán)限限制、操作人員身份的密碼控制、數(shù)據(jù)存貯和處理相隔離、設(shè)置接觸與操作的日志控制、機房環(huán)境保護、安全供電系統(tǒng)的安裝等。另外針對網(wǎng)絡(luò)黑客和計算機病毒等，企業(yè)應(yīng)增強網(wǎng)絡(luò)安全防范能力，采用防火墻技術(shù)，信息加密存儲功能等為會計信息化提供技術(shù)支持。

（2）建立會計信息崗位責(zé)任制、加強授權(quán)審批控制、強化內(nèi)部牽制

企業(yè)建立會計信息系統(tǒng)崗位責(zé)任制，要明確各個工作崗位的職責(zé)范圍，切實做到事事有人管，人人有專責(zé)，辦事有要求，工作有檢查。會計信息化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位?；緯媿徫豢砂ǎ簳嬛鞴堋⒊黾{、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位。會計信息化崗位包括直接管理、操作、維護計算機及會計軟件系統(tǒng)的工作崗位。實行會計信息化的單位要根據(jù)計算機系統(tǒng)操作、維護和開發(fā)的特點，結(jié)合本單位的會計工作要求，對會計崗位的劃分進行調(diào)整和設(shè)立必要的會計崗位。設(shè)置崗位時應(yīng)根據(jù)職責(zé)分離的原則分配崗位，同時加強授權(quán)審批控制，強化內(nèi)部牽制制度，通過人員分工、崗位責(zé)任制的建立、權(quán)限的劃分等形式進行控制，防止錯漏、舞弊和越權(quán)行為的發(fā)生。

（3）加強會計信息化檔案的管理

企業(yè)必須建立和完善會計信息化檔案管理制度，對會計信息化檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜等工作。重要會計檔案應(yīng)準備雙份，存放在兩個以上不同的地點，最好在兩個不同建筑物內(nèi)，采用磁性介質(zhì)存貯會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失，嚴格執(zhí)行安全和保密制度，會計檔案不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密，各種會計資料包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、計算機設(shè)備、光盤、微縮膠片等，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，不得外借和拿出單位，嚴格會計檔案的借閱權(quán)限和借閱手續(xù)。存放在磁介質(zhì)上的會計資料借閱歸還時，還應(yīng)該認真檢查，防止感染病毒。

所以確保會計檔案的安全完整，是加強會計信息化管理的可靠保證，是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)信息安全、完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是會計信息得以充分利用，更好為管理服務(wù)的保證。

2.加強會計信息系統(tǒng)的安保措施

為了解決會計信息數(shù)據(jù)被篡改、增刪、偽造、破壞等問題，企業(yè)在具體落實的時候，可以從如下三個方面出發(fā)：第一、控制會計信息的輸入。嚴格控制輸入數(shù)據(jù)的正確性，堅持計算機程序控制輸入。組織專人對錄入數(shù)據(jù)進行審核、校驗；第二、控制數(shù)據(jù)處理。嚴格“走”計算機程序，利用計算機自動進行流程控制、數(shù)據(jù)修改、數(shù)據(jù)檢驗、有效性檢驗等，保證數(shù)據(jù)處理的質(zhì)量；第三、控制數(shù)據(jù)輸出。確保數(shù)據(jù)輸出過程由專人負責(zé)，及時分析結(jié)果，并盡可能早地發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤，避免錯誤的會計數(shù)據(jù)給企業(yè)發(fā)展帶來不利影響。

3.加快企業(yè)信息化進程，實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化

針對一些企業(yè)實施會計信息化后，企業(yè)管理信息化工作就處于停頓狀態(tài)，沒有及時開展其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息化建設(shè)，或者雖然已經(jīng)開展了部分業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)工作，但由于缺乏整體的規(guī)劃，沒有用信息化的理念來指導(dǎo)這項工作，導(dǎo)致會計信息化沒有成為整個企業(yè)信息化的重要組成部分，這樣會導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)在內(nèi)部外部之間不能共享，信息流通不暢通，既影響了財務(wù)管理功能的發(fā)揮，又不能滿足企業(yè)現(xiàn)代化管理的需要。因此，企業(yè)信息化包含會計信息化的發(fā)展，會計信息化的發(fā)展是企業(yè)信息化在會計方面發(fā)展的體現(xiàn)，沒有企業(yè)信息化的發(fā)展就沒有會計信息化的發(fā)展，我們要加快企業(yè)信息化速度，實現(xiàn)財務(wù)、業(yè)務(wù)、生產(chǎn)一體化，實現(xiàn)物流、信息流、資金流的有效連接，進一步推進會計信息化的發(fā)展。

4.加快會計信息化人才的培養(yǎng)

針對目前我國會計信息化人才供給現(xiàn)狀，要想培養(yǎng)大量的信息化人才，需要從幾方面入手，首先，國家從宏觀的角度加大會計信息化方面的教育投資，加大會計教育的改革和發(fā)展力度，調(diào)動社會各種培訓(xùn)機構(gòu)的力量，為企業(yè)為社會培養(yǎng)大批合格的會計信息化人才；其次，企業(yè)應(yīng)從實際出發(fā)，增強企業(yè)員工對管理信息化的認識，通過各種途徑，加強對高、中級管理人員、IT負責(zé)人，會計人員的培訓(xùn)，提高他們的思想品德、職業(yè)道德、業(yè)務(wù)素質(zhì)，造就一支多門類、多層次、高水平的專業(yè)人才隊伍，建立一支精干的會計信息化管理隊伍。

五、總結(jié)

綜上分析，實現(xiàn)真正的企業(yè)信息化，其進程是一條布滿著荊棘和困難之路，這不僅僅要求企業(yè)內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)、管理當局等中高層的重視支持還要企業(yè)外部的政府、院校、稅務(wù)等多部門共同聯(lián)手營造一個良好的企業(yè)宏微觀經(jīng)濟、金融環(huán)境。

雖然道路崎嶇，但通過社會共同合力必將迎來會計信息化的曙光！