運用計算機(jī)技術(shù)提升高校辦公自動化效率

劉娟

[摘 要] 隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展也越來越快，開始滲入到人們生活的每處地方，在高校的辦公中同樣也需要用到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，在自動化的信息平臺，充分的發(fā)揮著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的功能，計算機(jī)信息的處理技術(shù)給高校的辦公帶來了便利，使信息的發(fā)布、采集以及處理都變得自動化起來，不斷提高高校辦公管理的效率和水平。

[關(guān)鍵詞] 計算機(jī)技術(shù)；信息自動化效率；校園網(wǎng)

[中圖分類號] TP317.1 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1002-8129（2017）02-0114-03

前言

當(dāng)今已經(jīng)是一個全網(wǎng)絡(luò)覆蓋，信息技術(shù)發(fā)達(dá)的時代，計算機(jī)信息處理技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)極大改變和優(yōu)化了人們的工作性質(zhì)、生活方式以及辦公手段，通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺，可以實現(xiàn)資源共享、信息處理優(yōu)化以及傳遞辦公信息的無紙優(yōu)化，不僅僅可以減少物質(zhì)和人力的浪費，同時還能進(jìn)一步提高高校的辦公效率和辦公水平。

一、辦公自動化的具體工作要求

在高校的信息處理要求下，針對高校的行政部門——辦公室，行政設(shè)置是對學(xué)校進(jìn)行管理、管理以及聯(lián)系外界的一個紐帶和窗口，對于全校的綜合事務(wù)進(jìn)行處理和協(xié)調(diào)，處理的事務(wù)主要歸納為以下幾點：

首先，作為高校的綜合管理部門，針對其管理的日常工作，事多且繁雜，中間的信息量也較大，包括各種文件的收發(fā)工作、起草文檔、查詢信息資料以及各領(lǐng)導(dǎo)的日程安排，針對信息進(jìn)行收集以及對外交流等工作，這些工作的處理對于辦公室工作人員來說是一項巨大的工程，有了計算機(jī)辦公的自動化處理，在很大程度上減輕了辦公人員的負(fù)擔(dān)，提高了工作效率，盡可能保質(zhì)保量完成工作。

其次，作為校領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，近年來，各大高校都研發(fā)了“校園辦公系統(tǒng)”，該系統(tǒng)的設(shè)立可以準(zhǔn)確及時幫助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)處理校園內(nèi)的各大信息，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參考與協(xié)助。

再次，作為校園網(wǎng)的鏈接窗口，在需要學(xué)校內(nèi)的各類實務(wù)處理時，計算機(jī)處理系統(tǒng)可以利用網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程的工程，對辦公室實務(wù)進(jìn)行自動化處理，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)不在校內(nèi)時也可以實現(xiàn)異地辦公。

二、辦公自動化的優(yōu)越體現(xiàn)

高校辦公有了計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息處理的幫助，在很大程度上提升了高校辦公的效率，專門為校內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確方便的信息，幫助領(lǐng)導(dǎo)工作理清思路，做好決策。辦公自動化的優(yōu)越性具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）有助于校內(nèi)事務(wù)處理信息化

在處理學(xué)校的事務(wù)方面，辦公自動化的功能很強(qiáng)大，主要內(nèi)容有：第一，針對學(xué)校的各類行政方面的文件傳收，有網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)的幫助，管理時運用自動化系統(tǒng)，可以很好發(fā)揮計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的便捷和快速統(tǒng)計功能，在一定程度上提高了辦公速度，信息在一定時間內(nèi)得到有效上傳和發(fā)送；第二，可以根據(jù)學(xué)校歸檔的要求，在師生信息的統(tǒng)計中，形成便捷的文檔信息庫，方便查詢和處理信息；第三，針對異地辦公的情況，運用自動化辦公，發(fā)揮計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的特性，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在異地也能實行信息的處理和傳收，運用多媒體系統(tǒng)、電子郵件以及數(shù)據(jù)庫進(jìn)行便捷的處理。

（二）有助于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策智能化

在進(jìn)行學(xué)校的咨詢和決策的工作時，采用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的智能化，不斷的提高工作的質(zhì)量，對于校園網(wǎng)的信息進(jìn)行傳輸公示，可以增強(qiáng)監(jiān)督和管理系統(tǒng)的建立，很好的促進(jìn)了透明公開的效果達(dá)成，在學(xué)校的政策和需要實行的措施方面，達(dá)到很好的宣傳和信息達(dá)成效果。

（三）有助于領(lǐng)導(dǎo)指揮調(diào)度變得現(xiàn)代化

針對高校領(lǐng)導(dǎo)的辦公情況進(jìn)行監(jiān)督控制，在得到反饋結(jié)果的同時，可以方便師生互相掌握動態(tài)，老師針對學(xué)生的情況進(jìn)行指導(dǎo)，學(xué)生針對老師的工作進(jìn)行評價監(jiān)督，很好地促進(jìn)了師生的共同進(jìn)步，逐漸向現(xiàn)代化的管理進(jìn)軍。

三、辦公自動化的建議與嘗試

（一）為高校提供良好的網(wǎng)絡(luò)和技術(shù)支持

下面介紹一個有關(guān)揚州大學(xué)的校園網(wǎng)，針對其情況進(jìn)行分析，揚州大學(xué)的校園網(wǎng)已經(jīng)經(jīng)過了5年多的時間來建設(shè)，其網(wǎng)絡(luò)規(guī)模已經(jīng)變得很大，技術(shù)方面也相對成熟，主要形成了一個便捷高效的校園的辦公自動化系統(tǒng)，在學(xué)校的科研、教學(xué)以及行政事務(wù)的處理方面，促成了一個擁有先進(jìn)技術(shù)的校園網(wǎng)環(huán)境。

（二）針對學(xué)校各個部門的管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一和規(guī)范

在進(jìn)行學(xué)校事務(wù)的管理過程中，揚州大學(xué)不斷的開發(fā)全校的信息管理系統(tǒng)，對于校內(nèi)每一周的安排都很具體，上級發(fā)文、學(xué)校各級通知以及校園的簡訊等內(nèi)容，在校園網(wǎng)的支持下，都得到很好的傳送。與此同時，學(xué)校的在校職工還可以通過學(xué)校自動辦公系統(tǒng)設(shè)置的電子郵箱和校長信箱，來及時反饋工作中遇到的問題，進(jìn)一步提升了學(xué)校管理合理科學(xué)化的建設(shè)，促進(jìn)了學(xué)校的信息管理和監(jiān)督建設(shè)工作。

四、辦公自動化的發(fā)展趨勢

針對高校內(nèi)辦公自動化的發(fā)展，要不斷結(jié)合國內(nèi)外的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展趨勢來看，并且具體根據(jù)自身學(xué)校的情況，建立一個完善的科學(xué)的信息管理系統(tǒng)，不斷對校園網(wǎng)的安全和界面進(jìn)行跟蹤管理，促進(jìn)校園網(wǎng)絡(luò)以及自動辦公系統(tǒng)的發(fā)展，在現(xiàn)代化科技發(fā)展進(jìn)程中，跟上國內(nèi)外的信息技術(shù)潮流，重視技術(shù)和信息的更新。

在經(jīng)濟(jì)技術(shù)發(fā)展迅猛的今天，在辦公業(yè)務(wù)的管理和建設(shè)方面，學(xué)校要建設(shè)完善的信息技術(shù)的處理團(tuán)隊，吸收優(yōu)秀的計算機(jī)應(yīng)用以及信息技術(shù)成熟的人才，將加強(qiáng)校內(nèi)信息網(wǎng)的建設(shè)作為辦公重點工作進(jìn)行，提高學(xué)校的辦公效率。

結(jié)語

綜上所述，在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及信息技術(shù)不斷發(fā)展的時代，高校要與時俱進(jìn)，在辦公事務(wù)的處理和管理中，采用網(wǎng)絡(luò)自動化處理，進(jìn)而可以提高學(xué)校的辦公效率，也能夠減少資源的浪費，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的工作提供便利，使其在異地也可以很方便的進(jìn)行信息的傳收，通過校園網(wǎng)增進(jìn)師生之間的互動和信息傳送，促進(jìn)監(jiān)督和公開透明工作的進(jìn)行。筆者主要針對以上情況做出一系列的分析和研究，進(jìn)而對于高校的辦公自動化的發(fā)展趨勢進(jìn)行了簡要分析，希望可以幫助學(xué)校辦公自動化的建設(shè)工作。

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[責(zé)任編輯：曾 菡]