新醫(yī)改環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化實(shí)踐

劉晶

【摘 要】醫(yī)院日常業(yè)務(wù)與信息技術(shù)的結(jié)合，有效提高了醫(yī)院管理整體管理水平。尤其是在醫(yī)療形式多樣化、患者就醫(yī)靈活化的服務(wù)理念下，檔案管理也需要與時(shí)俱進(jìn)，體現(xiàn)出嶄新的檔案服務(wù)特色，醫(yī)療檔案管理關(guān)系到醫(yī)院事務(wù)的規(guī)范性和安全性，同時(shí)還要確保秘級(jí)檔案不被泄露。在新醫(yī)改背景下，檔案管理需要及時(shí)轉(zhuǎn)變管理理念，結(jié)合醫(yī)院業(yè)務(wù)實(shí)際和管理要求做好檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】新醫(yī)改；檔案管理；優(yōu)化實(shí)踐

長(zhǎng)期以來，在醫(yī)院綜合管理中，“重醫(yī)輕檔”問題普遍存在，檔案管理與常規(guī)醫(yī)務(wù)管理存在脫節(jié)現(xiàn)象。在新醫(yī)改環(huán)境下，檔案管理需要積極調(diào)整，改變以往管理中存在的問題和不足，執(zhí)行更科學(xué)、更規(guī)范的檔案管理模式，做到與時(shí)俱進(jìn)，提高檔案管理的實(shí)效性。

1 醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.1 忽視檔案管理的重要性

醫(yī)院在檔案收集、歸置等方面重視程度不足，對(duì)于檔案資源對(duì)醫(yī)院規(guī)范管理、業(yè)務(wù)發(fā)展的作用缺乏有效認(rèn)識(shí)。醫(yī)院將醫(yī)療設(shè)施升級(jí)、人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)作為管理核心，檔案管理則被邊緣化，甚至有些醫(yī)院尚未建立獨(dú)立的檔案部門，將全部檔案資料推擠一室，缺乏規(guī)范管理。由于院方重視程度不足，造成檔案管理積極性不高、隨意性較強(qiáng)。

1.2 老舊檔案保存管理不當(dāng)

在檔案管理方式上難以跟進(jìn)時(shí)代發(fā)展。當(dāng)前，不少醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備全面升級(jí)，但是檔案管理仍采取傳統(tǒng)方式，不少老舊檔案仍以紙質(zhì)資料方式存在。隨著歸檔時(shí)間的延長(zhǎng)，陳舊檔案可能發(fā)生紙質(zhì)霉變、字跡模糊甚至腐爛等問題，為后續(xù)檔案適應(yīng)帶來很大不便，檔案安全性、完整性受到嚴(yán)重威脅。尤其是紙質(zhì)檔案在搬動(dòng)、轉(zhuǎn)移過程中容易損壞丟失，進(jìn)一步影響了檔案的完整規(guī)范性。

1.3 檔案管理制度缺失

雖然不少醫(yī)院在檔案管理中制定了相應(yīng)制度，但是在實(shí)際管理中這些制度往往難以落到實(shí)處。管理者對(duì)于醫(yī)院的職能定位于“治病救人”上，認(rèn)為在檔案管理中投入人力物力屬于資源“浪費(fèi)”，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理制度難以真正落到實(shí)處。檔案管理難以發(fā)揮應(yīng)有成效。在醫(yī)院整體管理日系內(nèi)普遍存在一種“怪相”，就是醫(yī)務(wù)人員異常繁忙，而檔案管理崗位則分外清閑，形成鮮明對(duì)比。而檔案管理也被視為醫(yī)院的“閑差”不受重視，工作人員積極性不足，工作態(tài)度被動(dòng)消極。

1.4 管理人員素質(zhì)偏低

由于醫(yī)院對(duì)檔案管理不夠重視，制度不是不嚴(yán)、日常管理散漫，造成檔案管理缺乏專業(yè)性，而且在人員配置上多為非專業(yè)人員。甚至有些醫(yī)院將閑置人員調(diào)到檔案室進(jìn)行管理工作，工作內(nèi)容僅限于清潔和保管。這些人員對(duì)檔案管理缺乏有效認(rèn)識(shí)，而且對(duì)檔案管理作用認(rèn)識(shí)不清，管理技能落實(shí)，這些都影響檔案的服務(wù)質(zhì)量和應(yīng)用效率。

2 醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化策略

2.1 積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念

作為醫(yī)院管理者，需要積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，認(rèn)識(shí)到檔案管理與醫(yī)院發(fā)展的密切聯(lián)系，檔案不僅是醫(yī)療業(yè)務(wù)的記錄和發(fā)展，同時(shí)也關(guān)系到醫(yī)學(xué)研究的進(jìn)步和應(yīng)用。通過檔案能夠了解具體醫(yī)療案例的救治細(xì)節(jié)，并且能夠和更多同類案例進(jìn)行比對(duì)和參考分析，從而制定更科學(xué)的治療方案，減少臨床病癥診斷排除時(shí)間，提高診斷準(zhǔn)確率和治療有效率。通過醫(yī)院檔案資料增加與同行和專業(yè)研討會(huì)的交流探討，實(shí)現(xiàn)有效資源共享，促進(jìn)醫(yī)療水平的進(jìn)一步提高。

2.2 優(yōu)化檔案存儲(chǔ)方式

上世紀(jì)八、九十年代，醫(yī)院積累了大量紙質(zhì)檔案。隨著時(shí)間不斷積累，這些檔案變得字跡模糊，甚至有些文本已經(jīng)腐爛，進(jìn)而造成檔案數(shù)據(jù)不全，尤其是一些珍貴檔案的丟失和損壞，其價(jià)值損失難以衡量。雖然醫(yī)學(xué)技術(shù)一直在進(jìn)步，但是珍貴的案例資料仍有其價(jià)值，無論專業(yè)性檔案還是行政性檔案，都是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，記載著醫(yī)院的發(fā)展。尤其是一些醫(yī)學(xué)檔案對(duì)于各種病患類型、治療手段的記錄，能夠?yàn)楹笕颂峁┙梃b和參考，有利于醫(yī)療工作者根據(jù)現(xiàn)有條件開展科研。尤其是在信息化環(huán)境下，檔案也要實(shí)現(xiàn)信息化管理，將紙質(zhì)文本轉(zhuǎn)化為電子檔案，不但有利于數(shù)據(jù)的保管存儲(chǔ)，同時(shí)還能建立起清晰的檔案管理體系，方便工作人員進(jìn)行查閱。而且在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，學(xué)術(shù)檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)共享，將一些有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行匯總，能夠形成系統(tǒng)的專業(yè)學(xué)術(shù)價(jià)值。在信息化管理模式下，檔案管理將節(jié)約大量人力物力，管理效率將進(jìn)一步提高。

2.3 強(qiáng)化管理制度

制度是組織管理中不可獲取的約束基礎(chǔ)，只有制度科學(xué)嚴(yán)明，才能起到有效的激勵(lì)和約束作用。隨著醫(yī)改步伐不斷加快，醫(yī)院需要在檔案管理中引入嚴(yán)格的監(jiān)管制度，并將制度落實(shí)在工作第一線，形成從上到下協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)作用。每一個(gè)科室都需要對(duì)科室內(nèi)醫(yī)療、管理檔案進(jìn)行及時(shí)匯總，由專人整理審核后遞交醫(yī)院檔案管理部門。在檔案管理中引入專項(xiàng)管理制度，如果條件具備，醫(yī)院則要設(shè)立專項(xiàng)檔案管理人員，提高檔案管理的針對(duì)性和實(shí)效性。在全院樹立起檔案管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理制度執(zhí)行的重要性和必要性，強(qiáng)化檔案部門管理和績(jī)效監(jiān)督，從而明確制度管理重心。

2.4 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

對(duì)檔案室工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高專業(yè)素養(yǎng)。改變以往將檔案管理視為閑差的片面認(rèn)識(shí)，增加檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。針對(duì)檔案管理需求制定培訓(xùn)計(jì)劃，確定培訓(xùn)內(nèi)容，從而提高管理人員對(duì)工作重要性的認(rèn)識(shí)，通過專業(yè)知識(shí)講解，提高其管理能力。只有具備人才優(yōu)勢(shì)才能促進(jìn)檔案管理能效的發(fā)揮，在檔案專業(yè)知識(shí)講解中結(jié)合信息技術(shù)知識(shí)，著力培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)過硬、信息素養(yǎng)良好的檔案管理人員，以此提高檔案管理質(zhì)量。

2.5 各部門之間相互協(xié)作

檔案管理并非孤立的管理體系，而是需要多部門聯(lián)合協(xié)作，利用信息技術(shù)構(gòu)建獨(dú)立的檔案信息庫(kù)，各科室也要建立起單元式檔案管理體系。為了減少檔案人員工作量，科室人員需要對(duì)本科室檔案進(jìn)行提前梳理，做好檔案跟蹤記錄。如掛號(hào)處是建立患者檔案的第一個(gè)環(huán)節(jié)，其后患者在不同科室間的就診記錄都能在檔案中有所反應(yīng)。尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下部門間信息得到聯(lián)通，檔案管理人員能通過醫(yī)院后臺(tái)數(shù)據(jù)對(duì)檔案信息進(jìn)行核對(duì)整理，有利于較少存檔負(fù)擔(dān)?？剖议g的協(xié)調(diào)合作能夠形成更完備的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。合理的人員配置有利于提升檔案跟蹤質(zhì)量和記錄效率，增加了檔案管理的規(guī)范性和針對(duì)性。

3 結(jié)語(yǔ)

新醫(yī)改帶動(dòng)了檔案管理的穩(wěn)步升級(jí)，同時(shí)也為提高管理質(zhì)量創(chuàng)造了良好條件?？茖W(xué)的檔案管理能夠?yàn)獒t(yī)療方案的制定提供有益參考，促進(jìn)醫(yī)院科研進(jìn)度，為制定規(guī)范高效的行政決策提供數(shù)據(jù)支持。雖然當(dāng)前檔案管理中還有一些問題存在，但是隨著醫(yī)改進(jìn)程的不斷加速，檔案管理理念也會(huì)逐步更新，在檔案管理質(zhì)量和管理效率上有所提高。尤其是在信息環(huán)境下，電子檔案已經(jīng)普及，對(duì)于檔案分類以及規(guī)范化管理有良好的促進(jìn)作用。通過技術(shù)優(yōu)化、人才培養(yǎng)、觀念轉(zhuǎn)變，檔案管理模式也會(huì)不斷優(yōu)化，為醫(yī)院管理能效的提高創(chuàng)造有利條件。

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[責(zé)任編輯：張濤]