城市建設檔案信息化與數字化建設管理分析

高茂華

摘 要：信息化時代背景下，數字化以及智能化已成為各行各業(yè)未來發(fā)展的必然趨勢，對于城市建設檔案管理也是如此?；诖?，為了積極發(fā)揮城建檔案在國家發(fā)展建設中的積極作用，相關部門需要加強城市建設檔案信息化與數字化建設管理，并提出有效建議，來為今后城市的發(fā)展建設提供有力依據。

關鍵詞：城市建設檔案；信息化；數字化；建設管理

一、引言

城建檔案是城市規(guī)劃、建設及其管理活動中形成的極具保存價值的文字、圖表、音像等不同格式的文件資料，在我國城市建設中起著不可替代的作用[1]。而現如今，傳統(tǒng)的城建檔案管理模式正逐漸被信息化以及數字化管理模式所取代，因此，相關部門十分有必要加強對這方面的研究實踐，以應對未來城建檔案信息化管理工作中可能遇到的各種問題。

二、當前實行城市建設檔案信息化與數字化建設管理的現實意義

（一）有助于滿足當前城建檔案管理需求

現如今，城市化進程的快速推進，產生了大量的城市建設檔案，而以往傳統(tǒng)的城建檔案管理模式卻難以與當前城市建設形勢相匹配，使得城建檔案管理工作中總是暴露出一些問題，比如工作效率低或者信息共享困難等。所以，現在的城建檔案管理必須要與時俱進，積極引進以及使用信息化結合數字化管理的方式，以妥善處理城建檔案中紙質檔案積壓等問題。

（二）有助于提高城建檔案管理效率

在過去，城建檔案的存儲媒介為紙張，在檔案保存與管理過程中，受客觀因素影響很大，為了保存這些紙質檔案，相關部門還需要在存儲環(huán)境以及檔案維護等方面投入大量資本。盡管如此，紙質檔案在管理過程中依然會因反復調閱而產生破損、字跡模糊或者丟失等問題。這些都會嚴重影響到城建檔案管理效率。而在信息時代，隨著信息技術以及數字技術的靈活運用，檔案管理人員可以將城建檔案管理從傳統(tǒng)模式解脫出來，將紙質檔案轉化為電子檔案，在優(yōu)化城建檔案管理方式的前提下，實現城建檔案管理的規(guī)范化以及標準化，以發(fā)揮其應有作用。

三、新時期強化城市建設檔案信息化與數字化建設管理的有效措施

（一）加強基礎設施建設，推進城建檔案信息的網絡化建設

想要實現城市建設檔案的信息化與數字化管理，首先就要將檔案信息轉化為有生命力、流動的資源，即數字化信息。相關部門需要配備統(tǒng)一化的信息設備，完成檔案部門計算機管理系統(tǒng)全覆蓋，為機關、企業(yè)配備全、快、準的檔案信息。與此同時，對現有的計算機檔案管理系統(tǒng)進行改進以及優(yōu)化，就檔案信息進行自動全文存儲、檢索、自動標引以及文檔信息系統(tǒng)的一體化管理等[2]。另外，城建檔案信息的存儲應采取高容量載體，包括計算機的磁盤存儲系統(tǒng)以及光盤存儲系統(tǒng)等。以上述方式來應對和解決檔案信息存儲難的問題，同時還能幫助相關管理人員提高工作效率，減輕工作強度。最后，各檔案管理部門需要主動學習和借鑒其他檔案館信息化管理成功經驗，將城建檔案信息化建設納入到議事日程中來，特別是要注重城建檔案信息化管理的建設與政府電子政務建設的和諧統(tǒng)一向前發(fā)展，以帶動自身進步。

（二）做好電子檔案的保存工作

目前，存儲電子文件的媒介大多為化學磁性材料，從理論上講，這種材料是可以長期保存的。但是由于電子文件的發(fā)展形成過程相對較短，實施貯存中的驗證還比較缺乏，因此，在讀取光盤時會頻頻發(fā)生磨損現象，進而影響到光盤內電子文件的完整性，嚴重時還可能造成電子文件丟失等問題?；诖耍恍┬枰L久保存且極具價值的電子文件，需要相關人員定期復制、檢查。

（三）加強人員培訓，提高管理工作效率

相關部門必須要將提高檔案管理人員自身素質以及工作能力作為重點，給予其足夠的學習以及深造機會，通過不斷的學習來提高其知識水平以及理解水平。與此同時，還需要定期組織檔案管理人員學習最新的知識與技術，緊跟時代發(fā)展步伐，用科學的知識以及工作方式武裝自己，從而在工作崗位上發(fā)揮自己的優(yōu)勢。另外，在平時的城建檔案管理工作中，還需要定期對人員的能力及素質進行考核，加深其對知識的理解與掌握，不斷強化自身城建檔案信息化與數字化管理水平，以此來形成一個合理的、科學的信息化檔案管理平臺。

四、結語

總之，城市建設檔案的信息化與數字化建設管理，不僅可以實現城市建設檔案管理的歷史性跨越以及質的突破，同時也能促進我國檔案業(yè)的良性發(fā)展。對此，相關部門或機構需要加強基礎設施建設，推進城建檔案信息的網絡化建設，做好電子檔案的保存工作，加強人員培訓，提高管理工作效率，從而充分發(fā)揮城建檔案在城市建設中的關鍵性作用。

參考文獻：

[1]李艷.關于城建檔案數字化、信息化管理方案的研究[J].城市建設理論研究：電子版， 2013（25）.

[2]曾鉍強.數字化背景下檔案管理信息化建設的創(chuàng)新思路[J].科教導刊：電子版， 2014（30）：40-40.