淺析醫(yī)院醫(yī)保檔案管理的問題與措施

馬景

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人民生活水平的提高醫(yī)院就診人員已經(jīng)從少數(shù)人發(fā)展到全面覆蓋，做好醫(yī)保檔案管理工作在醫(yī)院管理中顯得尤為重要。從目前醫(yī)院醫(yī)保檔案管理的現(xiàn)狀來分析，當(dāng)中還存在著一些問題。因此，需要針對醫(yī)院醫(yī)保檔案管理存在的問題并提出對應(yīng)的改善措施，積極推進(jìn)社保、醫(yī)保等等民生檔案工作更加規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 醫(yī)保檔案管理 問題 措施

1、醫(yī)院醫(yī)保檔案管理的重要性

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人民生活水平的提高，醫(yī)院服務(wù)對象已從20世紀(jì)90年代的自費(fèi)參保人員發(fā)展成今天的全民基本醫(yī)療保險(xiǎn)參保患者，因此醫(yī)院做好醫(yī)保管理工作很重要，而檔案管理是醫(yī)院醫(yī)保管理乃至全面管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，它可以為醫(yī)院決策層和管理層做出科學(xué)的醫(yī)保決策，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的醫(yī)保管理，進(jìn)而為促進(jìn)醫(yī)院與醫(yī)保的共同發(fā)展提供真實(shí)、可靠的信息和歷史資料服務(wù)。對于醫(yī)療機(jī)構(gòu)來說如果沒有醫(yī)保檔案管理工作，過去發(fā)生的醫(yī)保方面的相關(guān)事件就沒有記錄，就無從考證，單位檔案工作就會(huì)斷檔；如果沒有醫(yī)保檔案工作，過去取得的醫(yī)保管理方面的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)就沒有記載，就不能總結(jié)提高醫(yī)院醫(yī)保檔案工作的發(fā)展；如果沒有醫(yī)保檔案工作，很多涉及相關(guān)經(jīng)營活動(dòng)的資料就無從查找，就不能及時(shí)提供幫助，排憂解難。

2、醫(yī)院醫(yī)保檔案管理的問題

2.1 檔案意識淡薄、領(lǐng)導(dǎo)重視欠缺

雖然各級醫(yī)療機(jī)構(gòu)加強(qiáng)醫(yī)療保險(xiǎn)文件管理工作提高意識，特別配備了相關(guān)的管理人員來增加投資，但由于個(gè)別的領(lǐng)導(dǎo)部門還是存在著以往的傳統(tǒng)陳舊思想，仍然覺得檔案管理是檔案部門和檔案管理人員的事情，對檔案工作認(rèn)識不高、宣傳力度不夠重視，只注重業(yè)務(wù)管理對于檔案方面的工作存在著一定的忽略，再加上不少工作人員的檔案管理整體意識仍然薄弱，對于檔案法規(guī)的了解也并沒有認(rèn)識透徹，以致存在檔案資料收檔不及時(shí)、行文不規(guī)范、紙張殘缺不一、電子文檔雜亂無章等，嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，同時(shí)也是對醫(yī)保事業(yè)的健康發(fā)展起到了一定的阻礙。

2.2 管理人員管理不規(guī)范、整體業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

雖然近年來各地醫(yī)保機(jī)構(gòu)按照上級部門的有關(guān)要求，形成了較為完整統(tǒng)一的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)并配備了專（兼）職檔案員，但在實(shí)際工作中，不少檔案管理人員往往是只經(jīng)過短期檔案培訓(xùn)或未培訓(xùn)的非專業(yè)人員，并沒有真正受過檔案專業(yè)教育，以致檔案員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。這些人員管理水平有限，檔案知識貧乏，甚至有的連哪些資料應(yīng)該屬于哪種分類都弄不清楚，更談不上及時(shí)、準(zhǔn)確的規(guī)范管理了，因此，管理人員的整體素質(zhì)還是有待一定的提高和改進(jìn)的。

2.3 管理方式過于陳舊，管理手段相對落后

在科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，仍有許多衛(wèi)生保健組織仍在使用手動(dòng)轉(zhuǎn)錄的備案工作，沉重注重紙質(zhì)檔案而忽略電子檔案的現(xiàn)象仍然存在。在日常方面發(fā)布信息，收集、整理、歸檔等工作保持仍在使用舊的傳統(tǒng)的管理方式不僅僅費(fèi)時(shí)又費(fèi)力氣，而且嚴(yán)重影響檔案工作升級標(biāo)準(zhǔn)和科學(xué)和標(biāo)準(zhǔn)化。

3、新時(shí)期醫(yī)保檔案管理工作完善性策略分析

3.1 規(guī)范醫(yī)保檔案管理流程

人社局要按照國家檔案管理的要求建立業(yè)務(wù)檔案室，設(shè)置專職檔案管理人員，對檔案進(jìn)行規(guī)范準(zhǔn)確的整理、歸檔，確保檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面；制定《醫(yī)療保險(xiǎn)管理業(yè)務(wù)檔案管理工作制度》，把醫(yī)療保險(xiǎn)文件材料的形成、收集、整理、歸檔和保管工作納入相關(guān)工作程序，列入相關(guān)人員的崗位責(zé)任，做到制度健全，措施到位、責(zé)任落實(shí)；建立健全責(zé)任，要將檔案管理工作任務(wù)分解落實(shí)到各自分管的業(yè)務(wù)科室及具體人員，把檔案管理列入各科室日常工作，確保新產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案與業(yè)務(wù)經(jīng)辦的無縫對接；進(jìn)一步優(yōu)化業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔流程，使檔案整理歸檔職責(zé)清晰、移交順暢。

3.2 建立醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案各項(xiàng)工作制度

本著保證檔案真實(shí)、完整、安全，滿足社會(huì)各方面對醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案信息的利用為原則，醫(yī)保部門應(yīng)建立文件材料的收集、接受、整理、鑒定、歸檔等方面相關(guān)制度以及借閱、利用、移交、銷毀制度，從而完善文件材料的收集、整理、歸檔和檔案管理和利用工作。這可以從兩方面進(jìn)行：一是設(shè)置專用檔案庫房。按照有關(guān)要求，專用檔案庫房配置防潮、防光、防火、防高溫、防盜、防有害生物等設(shè)施設(shè)備，庫房濕度、溫度達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，確保醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案安全。二是使用密集架。按照歸檔范圍，將標(biāo)注保管期限的各科室所涉及的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表等業(yè)務(wù)檔案全宗卷，上密集架歸檔，這樣做就保存了歷史記錄，保持了檔案連續(xù)性。三是加強(qiáng)歸檔文件材料的收集整理工作。按照“年度-險(xiǎn)種-業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”的分類方法，將真實(shí)、合法、有效的材料收集齊全，進(jìn)行分類、排列，再結(jié)合保管期限進(jìn)行組卷，編頁號、目錄。

3.3 加強(qiáng)醫(yī)保檔案信息化建設(shè)

①醫(yī)保檔案信息化將醫(yī)?？茢?shù)項(xiàng)數(shù)據(jù)在單位內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行篩選，醫(yī)院的各類參保患者進(jìn)行分類，醫(yī)保科可進(jìn)行各類醫(yī)保各項(xiàng)數(shù)據(jù)挖掘。建立報(bào)表系統(tǒng)，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析對比。②醫(yī)保檔案信息化將每位參?；颊邚娜朐旱匠鲈旱倪M(jìn)行實(shí)時(shí)管理，參保人員的醫(yī)療服務(wù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)的、全過程監(jiān)控。對住院患者的醫(yī)療、檢查、用藥進(jìn)行全天候?qū)崟r(shí)監(jiān)控，及時(shí)掌握參?；颊叩膭?dòng)態(tài)信息，重點(diǎn)監(jiān)控，及時(shí)記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題解決問題，做到及時(shí)有效管理。③醫(yī)保檔案種類多，數(shù)據(jù)量大，涉及的內(nèi)容廣，醫(yī)保檔案信息化可以節(jié)省存儲空間，保存年限不受限制，防止信息丟失，查找簡潔方便。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確率高，時(shí)間短，節(jié)省人力物力，節(jié)約紙張。④醫(yī)保檔案信息化為管理者查閱數(shù)據(jù)提供方便，制定醫(yī)保管理方向。

醫(yī)保檔案管理有序，切實(shí)應(yīng)用于醫(yī)保管理工作中，管理時(shí)效性強(qiáng)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率高，管控有效結(jié)合使醫(yī)院醫(yī)保管理工作才能越做越好。作為醫(yī)院的管理人員應(yīng)該汲取先進(jìn)單位的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，取長補(bǔ)短，使醫(yī)院安保工作真正為單位、為服務(wù)對象服務(wù)。

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