論檔案管理信息化建設(shè)

李盛麟

摘 要 檔案作為社會一種基礎(chǔ)性信息資源，是國家信息資源不可或缺的重要組成部分。因此，要加快檔案信息資源的信息化進(jìn)程，積極開發(fā)檔案信息資源，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，對檔案工作更有效的服務(wù)于政務(wù)信息公開和物質(zhì)文明、政治文明和精神文明建設(shè)具有重要的意義。本文就檔案管理工作現(xiàn)代化的要求，如何提高檔案信息化建設(shè)水平、促進(jìn)檔案管理化做一闡述。

關(guān)鍵詞 檔案管理 信息化 現(xiàn)代化

中圖分類號：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。那怎樣才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化呢？

1必須加快檔案管理基礎(chǔ)平臺建設(shè)

檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，是檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提，是檔案信息資源建設(shè)的保障，是成功建設(shè)各項檔案應(yīng)用系統(tǒng)的先決條件，檔案管理信息化基礎(chǔ)建設(shè)的優(yōu)劣，直接影響到檔案管理現(xiàn)代化的成敗和整體水平。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)整體規(guī)劃主要包含了以下兩大部分，即檔案信息化建設(shè)的平臺和網(wǎng)絡(luò)。首先，我們要加強(qiáng)檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，使檔案覆蓋到網(wǎng)絡(luò)的每一個節(jié)點(diǎn)。其次，要加強(qiáng)檔案管理軟件的開發(fā)，使其較好地應(yīng)用于檔案網(wǎng)絡(luò)之中，建立起穩(wěn)固的檔案信息資源共享的支撐平臺，實(shí)現(xiàn)信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化。再者，要對現(xiàn)有檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具備較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進(jìn)，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調(diào)整檔案信息管理人員的知識結(jié)構(gòu)。同時，需要建立各種規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的目錄和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，提高檔案信息服務(wù)的整體水平。

2檔案管理信息化與電子政務(wù)建設(shè)同步發(fā)展

檔案信息資源是人類社會發(fā)展的歷史產(chǎn)物，是對歷史的一種真實(shí)的、有效的記錄，是國家的一種原始的、惟一的、無可取代的信息資源，是建設(shè)電子政務(wù)過程中不可缺少的重要信息資源。我們應(yīng)當(dāng)把檔案信息化建設(shè)融入于國家電子政務(wù)建設(shè)的大環(huán)境內(nèi)，在依法行政、政務(wù)公開的大局中去思考，合理建設(shè)，合理規(guī)劃。這樣，才能使檔案信息化建設(shè)、檔案信息資源的應(yīng)用真正成為電子政務(wù)的重要組成部分，發(fā)揮其真正的作用。我們不僅要把檔案信息化建設(shè)作為檔案部門目前和以后的一項重點(diǎn)工作來做，而且同時也要把檔案信息化建設(shè)工作作為政務(wù)信息化建設(shè)的重要組成部分。兩者合一，穩(wěn)步推進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)與檔案信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。

3提高檔案管理現(xiàn)代化水平

在信息資源洶涌澎湃的當(dāng)今社會，高品質(zhì)、高層次的信息管理手段就變得尤為重要，是信息化建設(shè)能否良好運(yùn)行的條件，提高管理現(xiàn)代化水平已經(jīng)刻不容緩，是檔案部門能否順利進(jìn)一步發(fā)展的關(guān)鍵所在。我們要借鑒當(dāng)代管理學(xué)中優(yōu)秀的科學(xué)理論依據(jù)和方法，結(jié)合檔案管理的實(shí)際工作，在實(shí)踐中摸索、總結(jié)和發(fā)展，最終形成一套趨于完美的、符合我們的檔案管理現(xiàn)代化理論體系。我們還要不斷將現(xiàn)代社會中先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和成果引入到檔案管理之中來，利用這些現(xiàn)代化的手段和方法，有效地提高檔案管理的專業(yè)化和自動化。

4加強(qiáng)檔案管理中信息技術(shù)人才的培養(yǎng)

在信息化社會中，決勝的關(guān)鍵所在是人的受教育程度及其綜合素質(zhì)高低。目前，在檔案管理中，能夠掌握檔案管理同時又懂得計算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才十分缺乏。所以，檔案部門首先要重視對這種復(fù)合型人才的培養(yǎng)，加大其培養(yǎng)力度，采用科學(xué)的、優(yōu)質(zhì)的培養(yǎng)手段，強(qiáng)化人才培養(yǎng)體制，建立起以管理人才為基礎(chǔ)、復(fù)合型人才為重點(diǎn)、高科技人才為骨干的檔案管理隊伍，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。另一方面，必須對現(xiàn)有檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具備較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進(jìn)，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調(diào)整檔案信息管理人員的知識結(jié)構(gòu)。

5統(tǒng)一檔案信息資源管理規(guī)范

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。所以，檔案信息資源的管理規(guī)范必須統(tǒng)一。比如：必填的項目該如何填寫，選填項目可否由填寫者自行刪掉，填寫后由誰保管，保管多長時間，保管人要負(fù)什么責(zé)任，調(diào)閱的方式和辦理程序等等，都要有統(tǒng)一的要求。在此基礎(chǔ)上，嚴(yán)格規(guī)定電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)，包括生成、加工、還有保管、借閱的程序，做到歸檔統(tǒng)一、保管安全、使用有序，使制度變成歸檔人員的自覺行動并及時做好軟硬件設(shè)備的更新維護(hù)。檔案管理的統(tǒng)一規(guī)范通過制定和貫徹各種管理準(zhǔn)則、管理規(guī)范，使檔案管理內(nèi)的分工協(xié)作得到了統(tǒng)一，保證了檔案管理中各項工作分而不亂，使各項工作有機(jī)地聯(lián)系起來，在檔案管理中取得更佳的效果。

綜上所述，在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，檔案管理信息化的建立和運(yùn)作，雖然牽涉到工作方式和觀念的轉(zhuǎn)變，但這無疑是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，加快檔案信息化建設(shè)，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識、注重實(shí)際?？傊?，檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)將會使檔案事業(yè)邁上一個嶄新的臺階，為社會創(chuàng)造出更多、更好的利益。

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