淺談高職院校檔案管理信息化建設(shè)

唐傳輝

摘 要 隨著計算機信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和高等職業(yè)教育事業(yè)的迅速發(fā)展，高職院校檔案信息化建設(shè)也越來越受到職能部門的高度重視。推進高職院校檔案信息化，就要充分了解檔案信息化的概念和內(nèi)容，明確高職院校檔案信息化存在的問題，并有針對性地找出高職院校檔案信息化的建設(shè)路徑，從而促進檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為高職院校教育教學(xué)工作提供強有力的保障。

關(guān)鍵詞 高職院校 檔案管理 信息化

中圖分類號： G271 文獻標(biāo)識碼：A

1檔案信息化的概念和內(nèi)容

1.1檔案信息化的概念

“檔案信息化是指應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程，亦有檔案信息化工作、檔案信息化建設(shè)、檔案管理信息化、檔案工作信息化等稱謂。檔案信息化的概念具有自身特點，首先有動態(tài)性，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息資源的不斷豐富，檔案信息化也會隨著社會整體信息化的推進而不斷發(fā)展，每一個新的進展是前一階段的結(jié)果，同時又是下一階段的新起點。其次是信息技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的全方位應(yīng)用，建設(shè)檔案信息化，信息技術(shù)要涵蓋檔案從生成到永久保存或銷毀的整個過程，如電子文件的生成、紙質(zhì)館藏數(shù)字化、檔案自動索引等。再次是檔案信息化建設(shè)要素的綜合性，即在應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程中，除了信息技術(shù)這個非常重要的要素外，檔案信息化建設(shè)還有其他非技術(shù)因素在共同起作用，包括符合檔案信息化要求的檔案管理業(yè)務(wù)、檔案人才、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、政策法規(guī)、管理體制與機制等。

1.2檔案信息化的內(nèi)容

檔案信息化內(nèi)容的覆蓋面很廣，從工作性質(zhì)來看，主要包括環(huán)境構(gòu)建和資源建設(shè)。環(huán)境構(gòu)建主要是指檔案信息化建設(shè)的宏觀管理層，具體包括體制和機制的完善、法規(guī)政策的健全、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制訂、社會服務(wù)體系的完善、檔案人才的培養(yǎng)等內(nèi)容。資源建設(shè)主要是指檔案信息化的微觀操作層，是指在檔案從形成到保存或銷毀的整個生命周期中，合理應(yīng)用信息技術(shù)，促進檔案管理效率和服務(wù)水平的提升，具體包括檔案資源創(chuàng)建、資源管理、系統(tǒng)設(shè)計與管理等內(nèi)容。

高職院校的檔案信息化建設(shè)其外部環(huán)境構(gòu)建和內(nèi)部資源建設(shè)是相輔相成的，環(huán)境構(gòu)建是基礎(chǔ)，資源建設(shè)是核心。國家沒有適宜的體制機制、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、人才服務(wù)等環(huán)境支撐，檔案信息化的發(fā)展便會緩慢且艱難；而資源建設(shè)會直接體現(xiàn)一所院校的檔案管理水平和檔案信息化的意義。

2高職院校檔案管理信息化的必要性

（1）檔案管理信息化能夠提供全面支撐給高職院校的有效管理。檔案資料記錄著各項工作的原始資料，能夠充分反映高職院校在不同階段的工作情況，比如每個時期的成果、教學(xué)等，這些基礎(chǔ)性原始資料通過檔案管理系統(tǒng)服務(wù)于學(xué)校的各項工作。檔案工作的不斷發(fā)展和進步也能夠在檔案管理的各項業(yè)務(wù)、信息來源、讀者服務(wù)渠道等方面反映出來。通過整理、統(tǒng)計、分析檔案能夠提供詳實、客觀、準(zhǔn)確的資料給決策層。

（2）提供重要的科學(xué)依據(jù)給第三方考核評估。高職院校的檔案包括了很多方面，對單位各個階段的工作情況進行了全面系統(tǒng)的記錄，充分反映了一個院校的校風(fēng)和校貌，給社會評價一個院校提供了準(zhǔn)確依據(jù)。

3高職院校檔案管理普遍存在的問題

高職院校檔案的管理、利用是以科學(xué)的信息化為載體，以分享、利用信息資源為目的，以提升教學(xué)質(zhì)量為最終要求的管理。他不同于以往各類學(xué)校以保管檔案為主要目標(biāo)的檔案管理，其是學(xué)校教學(xué)當(dāng)中的重中之重。但是多年來它都以各部門負責(zé)制的形式存在，作用常常被我們所忽視。目前很大一部分高等院校依然延續(xù)舊式的檔案管理方法管理自己的檔案，僅是起保管儲存作用，檔案信息的特定服務(wù)用途并未得到開發(fā)。

4推進高職院校檔案信息化建設(shè)的思考

推進高職檔案管理的信息化進程，能很好的解決當(dāng)前檔案管理方面的各種困難，讓高職院校的檔案管理工作變得更加科學(xué)，可以從以下幾個角度入手：

（1）觀念轉(zhuǎn)變是解決高職院校檔案管理的首要條件。高職院校的檔案管理發(fā)展離不開相關(guān)人員思想的轉(zhuǎn)變，在高職院校比較發(fā)達的地區(qū)，檔案管理已經(jīng)與學(xué)校的管理創(chuàng)新相結(jié)合，走出了一條快速發(fā)展之路，相關(guān)院?？梢越M織管理人員到高職管理模式發(fā)展較好地區(qū)學(xué)習(xí)先進的經(jīng)驗和管理模式，將相關(guān)經(jīng)驗結(jié)合本院校的實際情況進行整合，推出適合自身發(fā)展的管理模式。同時上級主管部門可以將信息化檔案管理作為學(xué)校發(fā)展的重要技術(shù)指標(biāo)來納入考核，督促學(xué)校加緊建設(shè)信息化檔案管理平臺。

（2）加大檔案管理建設(shè)的投入，吸引專業(yè)人才的加入。高職檔案信息化管理所帶來的學(xué)校管理提升是顯而易見的，較低的待遇和不專業(yè)的信息化系統(tǒng)吸引不到專業(yè)的人才加入，需要加大對學(xué)校檔案信息化的投入，同時提高檔案管理人員的工資待遇和升遷通道，有助于人才水平的發(fā)揮。硬件軟件設(shè)施可以采取向上級部門爭取一定的專項資金，利用資金建立或者改造平臺。人員的待遇問題需要學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)校的工資基數(shù)和職稱評定分?jǐn)?shù)進行調(diào)整，制定公平的人員管理機制，提高檔案管理人員的工作動力。

（3）增強檔案專業(yè)人才的培訓(xùn)和軟件開發(fā)的應(yīng)用。專業(yè)的培訓(xùn)可有效提高信息化準(zhǔn)確性，輸入信息不準(zhǔn)確主要是對軟件使用不熟練造成的，可以安排軟件開發(fā)者與學(xué)校的管理人員進行一對一或是講座形勢上的授課和交流，將軟件的特點和細節(jié)了解清楚。加強軟件開發(fā)與未來學(xué)校發(fā)展信息需求的聯(lián)系，著眼未來，使檔案管理跟上學(xué)校發(fā)展的節(jié)奏。

參考文獻

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