探析如何優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度

李秀彥

摘要：檔案管理工作十分的繁瑣復(fù)雜，在處理時需要大的耐心和技巧，目前我國事業(yè)單位的檔案管理工作仍然存在不少問題需要我們進行改進和優(yōu)化，本文探討了如何優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理制度，為高效、有序、和諧的工作運行提供有力保障。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；管理制度；優(yōu)化

事業(yè)單位和政府部門一樣屬于公共服務(wù)部門，他不同于其他民營和個人單位，服務(wù)性和公共性是其主要職能，事業(yè)單位的運行不以獲利為目的，主要是為了推動社會公共設(shè)施和公共服務(wù)的建設(shè)，為我國居民提供更加快捷、更高質(zhì)量的服務(wù)。檔案管理工作同樣也是事業(yè)單位的一項重要工作，對事業(yè)單位工作的正常運行有著十分重要的意義，但事業(yè)單位工作量大、種類繁多、部分工作不透明都給檔案管理工作帶來了阻礙。因此，如何優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作制度對事業(yè)單位的工作質(zhì)量起著關(guān)鍵性作用。

1.事業(yè)單位檔案管理的重要性

事業(yè)單位工作種類復(fù)雜多樣，并且由于其工作特殊性，許多工作都需要存檔記錄，這就導(dǎo)致事業(yè)單位需要進行存檔儲存的資料量巨大，也為檔案的整理和管理工作帶來了較大的難度。當(dāng)前我國事業(yè)單位的工作運行尚沒有完全實現(xiàn)透明化運行，部分工作具有隱蔽性，因此對事業(yè)單位日常工作的檢查和監(jiān)督就需要通過對檔案資料的檢查和管理來完成，所以事業(yè)單位檔案管理工作是事業(yè)單位工作項目中一個關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。在現(xiàn)代管理概念中，檔案管理的質(zhì)量水平同樣也能夠反應(yīng)事業(yè)單位的整體管理水平。因此，事業(yè)單位需要建立完善科學(xué)的檔案資料管理制度，尤其是事業(yè)單位的檔案管理部門一定要深刻認識到檔案管理的重要性，在日常檔案管理工作中一定要認真負責(zé)，因為一旦檔案資料在管理過程中出現(xiàn)問題或違背了相關(guān)規(guī)定的話都會影響到事業(yè)單位工作的正常運行，還會給群眾一種事業(yè)單位的管理存在問題的印象，由此可見事業(yè)單位檔案管理的重要程度。

2.事業(yè)單位檔案管理制度中存在的問題

2.1缺乏足夠的檔案管理意識

事業(yè)單位的檔案管理工作是一項服務(wù)性的工作，在日常工作中十分容易被忽略。這可能是由于事業(yè)單位對檔案管理還缺乏足夠的重視，沒有良好的檔案管理意識，使得檔案管理和檔案監(jiān)管的力度不夠，并且也沒有為檔案管理工作提供必需的人力和經(jīng)濟支持，甚至一些事業(yè)單位沒有將檔案管理工作歸入到年終工作考核中，這些因素都導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作受到阻礙。

2.2沒有建立完善的檔案管理制度

目前，我國大部分單位還沒有建立完善、科學(xué)、全面的檔案管理制度和規(guī)范，并且檔案管理規(guī)范覆蓋的范圍也不是很全面，部分單位甚至沒有一個檔案管理的規(guī)范守則，使得日常的檔案管理工作中缺乏執(zhí)行標準和參考守則，從而使得檔案管理工作變得繁瑣復(fù)雜且雜亂無章，沒有明確的檔案存貯制度和檔案回收方法也使得檔案的查找和使用變得更加困難。同時，一些事業(yè)單位在檔案管理方面也缺乏足夠的執(zhí)行能力，使得檔案管理工作的實施缺乏權(quán)威性導(dǎo)致檔案管理工作效率不高，管理人員的責(zé)任心不夠強也使得檔案管理工作出現(xiàn)管理職能上的空缺，阻礙了檔案管理工作的順利進行。

2.3缺乏信息化的檔案管理

計算機技術(shù)已經(jīng)改變了人類的生活方式，為人類的生活和工作帶來了極大的便捷，近年來信息化檔案管理的優(yōu)勢越來越加突出，他使得檔案管理工作變得更加方便、快捷，極大的節(jié)省了人力、避免了資金的浪費。但當(dāng)前一些事業(yè)單位還沒有將信息化的管理技術(shù)全面應(yīng)用在檔案管理工作中，使得檔案管理工作變得低效耗時，甚至對已有的電子檔案也缺乏足夠的監(jiān)督管理，使得信息化檔案管理工作無法正常的開展。

2.4缺乏專業(yè)的檔案管理人員

檔案管理工作不僅具有較強的制度性，同時也要求管理人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和高水平的管理技術(shù)。對于檔案管理人員來說，不僅應(yīng)該具有良好的職業(yè)責(zé)任感還應(yīng)具有較好的專業(yè)管理水平。但是目前我國的一些事業(yè)單位還沒有專業(yè)的、固定的檔案管理人員，有的單位還依靠其他部門的人員來兼職管理檔案工作，這就使得檔案管理工作人員的職責(zé)不夠明確、無法隨時隨地的處理檔案管理工作。并且有的事業(yè)單位檔案管理人員變動頻率較高，將檔案管理工作視為應(yīng)付上級組織的檢查，使得檔案管理人員缺乏足夠的管理知識、對業(yè)務(wù)不夠熟練，從而使檔案管理工作不能正常進行。

3.優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度的途徑

3.1重視檔案管理工作的宣傳

通過各種途徑宣傳檔案管理工作的重要性可以在一定程度上促進事業(yè)單位檔案管理制度的改革，如結(jié)合單位的具體檔案管理情況通過報紙、雜志、網(wǎng)絡(luò)等途徑普及檔案管理在事業(yè)單位人力資源開發(fā)方面的重要性等。人民群眾通過一系列的宣傳教育工作可以了解到檔案管理工作的重要性及其對社會服務(wù)的關(guān)鍵性，從而推動事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

3.2重視檔案管理制度的執(zhí)行和制定

檔案管理制度的制定是檔案管理工作正常進行的基礎(chǔ)，因此事業(yè)單位要重視檔案管理制度的制定和執(zhí)行。并且在對事業(yè)單位檔案管理制度進行優(yōu)化時一定要注意對制度的落實，規(guī)范檔案管理人員的行為準則，嚴格按照管理制度進行操作，同時建立相應(yīng)的監(jiān)督管理守則和績效獎懲制度，促進檔案管理人員自主的執(zhí)行檔案管理工作制度，提高他們的工作積極性，在工作中不斷改進已有的管理制度使得檔案管理制度變得更加全面和完善。

3.3加強檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

新的檔案管理形勢要求檔案管理人員必須同時掌握傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)和當(dāng)代的信息化管理技術(shù)，所以我們必須建立專業(yè)水平較高的管理人員隊伍以跟上檔案管理制度的前進步伐，對檔案管理人員進行定期的培訓(xùn)以增加管理人員的專業(yè)水平和檔案管理知識。

檔案管理是事業(yè)單位必不可少的工作內(nèi)容，不僅僅具有日常工作的特性，還是保障事業(yè)單位工作正常進行必不可少的一項關(guān)鍵內(nèi)容。事業(yè)單位的全部工作人員，尤其是檔案管理專業(yè)人員都要重視檔案管理的重要性，建立全面完善的檔案管理制度以保障事業(yè)單位高效正常的運行。