事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理優(yōu)化對(duì)策

高琳琳

【摘要】隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各方面的技術(shù)水平也在不斷的提高，在新的時(shí)代的背景下，各個(gè)事業(yè)單位的檔案管理也在逐漸的趨于數(shù)字化，并且檔案管理時(shí)事業(yè)單位管理工作的重要的一部分。因此，只有將數(shù)字化檔案管理實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步優(yōu)化，才能更好地滿足在當(dāng)前如此激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的需求。本文主要針對(duì)目前我國(guó)事業(yè)單位在數(shù)字化檔案管理方面存在的不足，提出了一些相應(yīng)的優(yōu)化對(duì)策，從而提高事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和工作效率，為事業(yè)單位日后的發(fā)展做好準(zhǔn)備。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位 檔案管理 優(yōu)化對(duì)策

在如今經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的形勢(shì)下，事業(yè)單位要想一直保持良好的生存和發(fā)展，就一定要加強(qiáng)本單位的檔案管理。并且傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)不適合當(dāng)下的形勢(shì)發(fā)展要求。因此，事業(yè)單位必須加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理，以便及時(shí)解決管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。但是當(dāng)下我國(guó)的數(shù)字化管理還存在很大的不足，如工作保密性不高、工作效率低下等問(wèn)題，因此，一定要對(duì)數(shù)字化的管理提出一些優(yōu)化政策。

一、我國(guó)目前事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理存在的不足

（一）現(xiàn)代化的辦公設(shè)備比較缺乏

一個(gè)良好的、高端的辦公設(shè)備對(duì)一個(gè)單位的發(fā)展來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，然而，目前，我國(guó)現(xiàn)在許多事業(yè)單位的辦公設(shè)備還沒(méi)有及時(shí)達(dá)到數(shù)字化和現(xiàn)代化的要求。有的甚至只是會(huì)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的工作或者僅有少數(shù)的幾臺(tái)計(jì)算機(jī)，并且還沒(méi)有對(duì)計(jì)算機(jī)的硬件等進(jìn)行及時(shí)的更新，這些落后的辦公設(shè)備都嚴(yán)重的影響了事業(yè)單位工作效率提高和工作的準(zhǔn)確性。由于軟件、硬件設(shè)備缺乏，使得檔案管理停滯在落后水平，使得對(duì)于檔案的調(diào)閱與查訪不能夠很好的運(yùn)用現(xiàn)代化手段，影響了事業(yè)單位檔案的安全與完整，從而無(wú)法在理想的情況下發(fā)揮出檔案管理的應(yīng)有效果。此外由于事業(yè)單位不重視資源的現(xiàn)代化建設(shè)，也導(dǎo)致了事業(yè)單位不能夠充分的發(fā)揮檔案的作用。

（二）工作人員的綜合方面的素質(zhì)不夠高

由于目前的事業(yè)單位許多員工都是上了年紀(jì)的，因此，他們可能對(duì)逐漸更新?lián)Q代的新式的設(shè)備的使用方法不能快速的學(xué)習(xí)和掌握，使得他們的工作技能慢慢的不能滿足新形勢(shì)下的工作要求。并且數(shù)字化的檔案管理與傳統(tǒng)的管理模式存在很大的不同，一些員工不能很好的理解新形勢(shì)下的工作內(nèi)容而使工作的質(zhì)量下降。而且，現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)發(fā)展的如此之快，使得事業(yè)單位嚴(yán)重缺乏相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人才，比如當(dāng)工作設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，不能夠及時(shí)的解決，因此專業(yè)的檔案管理人員的缺乏使得現(xiàn)代化設(shè)備不能充分發(fā)揮作用。還有一個(gè)很?chē)?yán)重的問(wèn)題就是一些工作人員的服務(wù)意識(shí)沒(méi)有跟上新的工作形式要求，從而常常造成工作人員與顧客發(fā)生沖突的現(xiàn)象，這些都非常的不利于工作的開(kāi)展。

（三）各項(xiàng)制度建設(shè)不合理

對(duì)于任何一個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展來(lái)說(shuō)，一個(gè)完善的制度都是必不可少的。如今大多數(shù)的事業(yè)單位對(duì)于檔案管理沒(méi)有明確設(shè)置制度，使得各單位對(duì)檔案的管理存在諸多的漏洞，這很不利于工作的保存和檔案管理工作的開(kāi)展。其中一個(gè)很重要的就是安全保密制度，如果不建立完善的話，就很容易泄露個(gè)人和組織的信息，這可能會(huì)對(duì)檔案所屬者造成極大的困擾。并且各事業(yè)單位之間缺乏資源共性的平臺(tái)，導(dǎo)致工作信息分散，工作質(zhì)量和效率都不高。此外，有些單位沒(méi)有明確的對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)范和設(shè)置制度，造成了檔案室內(nèi)的環(huán)境不夠清潔和雜物較多的現(xiàn)象，很容易導(dǎo)致檔案的丟失、毀損，使得檔案的使用效率低下，影響工作質(zhì)量的提高。

二、提高事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的對(duì)策

（一）完善現(xiàn)代化的辦公設(shè)備

事業(yè)單位要想將檔案管理向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，就一定要有先進(jìn)的辦公設(shè)備作為基礎(chǔ)。因此，事業(yè)單位一定要虛心的、積極的聽(tīng)取相關(guān)專家人員的意見(jiàn)和建議，在經(jīng)費(fèi)的允許下，盡可能的引進(jìn)適合自己?jiǎn)挝坏默F(xiàn)代化的辦公設(shè)備。并且，各單位要意識(shí)到獨(dú)自戰(zhàn)斗是不理智的，事業(yè)單位要加強(qiáng)和其他企業(yè)之間的合作，在形成良好的關(guān)系可能就會(huì)有機(jī)會(huì)以較低的價(jià)格購(gòu)買(mǎi)到非常先進(jìn)的設(shè)備，并且拓寬了企業(yè)的交際領(lǐng)域，有利于促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。除此之外，為了實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，事業(yè)單位在完善辦公設(shè)備的同時(shí)，還要綠色、循環(huán)等可持續(xù)發(fā)展的理念。

（二）提高工作人員各個(gè)方面的素質(zhì)

由于事業(yè)單位的檔案管理工作的綜合性較強(qiáng)，所以對(duì)員工各方面的要求也就相應(yīng)的比較高，因此，強(qiáng)化檔案管理工作人員的工作能力和綜合素質(zhì)對(duì)提高事業(yè)單位的良好發(fā)展至關(guān)重要。對(duì)于單位的老員工來(lái)說(shuō)，因?yàn)樗麄儗?duì)新知識(shí)的接受能力較差，然而現(xiàn)代化的辦公設(shè)備對(duì)新的技術(shù)的要求又不斷的在提高。因此，事業(yè)單位要經(jīng)常組織一些培訓(xùn)并及時(shí)進(jìn)行考核，提高員工們的專業(yè)技能。同時(shí)，除了對(duì)工作人員進(jìn)行技能上的培訓(xùn)，還要對(duì)他們的服務(wù)態(tài)度及方法進(jìn)行培訓(xùn)，提高顧客們的滿意度。更重要的是要讓員工們意識(shí)到現(xiàn)代化檔案管理的重要性，從而加快他們觀念的轉(zhuǎn)變并能夠積極的學(xué)習(xí)新的技能。除以上所說(shuō)，另一個(gè)重要措施就是建立獎(jiǎng)懲措施，以提高工作的人員的積極性。

（三）建立好檔案管理的各項(xiàng)制度

通過(guò)上文，我們已經(jīng)可以得出，一個(gè)事業(yè)單位良好的發(fā)展一定要有合理的管理制度作為前提保障。要明確檔案管理的規(guī)范和制度，從而保持檔案室內(nèi)環(huán)境的清潔，以為日后查詢資料提供便捷。還要建立一個(gè)良好的資源共享平臺(tái)，從而提高檔案信息的時(shí)效性。但同時(shí)還要建立健全檔案管理安全保密制度，健全保密制度就要根據(jù)不同的檔案來(lái)設(shè)置不同的保密方式和級(jí)別，并且要有配套的制度來(lái)指導(dǎo)管理權(quán)限的使用，從而有利于保證信息的安全性。在日常的工作中，對(duì)于所有的工作人員來(lái)說(shuō)，要對(duì)工作的信息做到嚴(yán)格的保護(hù)，只有在需要的時(shí)候及時(shí)打算，使用完之后還要及時(shí)的關(guān)閉，以防止信息泄漏到不法分子之處。對(duì)于專業(yè)的技術(shù)人員，要及時(shí)的對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行定期的維護(hù)和修理，排除不必要的隱患。對(duì)于單位中的安保人員，要對(duì)存有重要保存資料的場(chǎng)所進(jìn)行嚴(yán)格的看守和保護(hù)。

三、結(jié)語(yǔ)

在如今信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理已經(jīng)成為一種不可缺少的模式，各事業(yè)單位一定要清楚的意識(shí)到這一點(diǎn)。并且，可以看出數(shù)字化檔案管理對(duì)事業(yè)單位的日常工作，如保存、篩選、查閱資料等具有重要作用，具有很好的、廣闊的發(fā)展前景，非常值得廣泛的推廣和應(yīng)用。因此，事業(yè)單位要及時(shí)修改數(shù)字化檔案管理存在的不足，使數(shù)字化檔案管理模式向智能化、現(xiàn)代化、更加安全的方面轉(zhuǎn)變，有利于使該模式變得更加的科學(xué)和合理，從而有利于提高檔案管理的利用率和檔案管理的安全性，最終得到讓企業(yè)長(zhǎng)久的發(fā)展下去的目標(biāo)。