淺談電子會(huì)計(jì)檔案在企業(yè)中的應(yīng)用

王兆民

一、引言

為了規(guī)范和提高會(huì)計(jì)檔案的現(xiàn)代化管理水平，國家財(cái)政部、國家檔案局于2015年12月發(fā)布了修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱：辦法），自2016年1月1日起施行。《辦法》確定了電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力，會(huì)計(jì)檔案的取得、使用、歸檔、保管等均可以通過電子形式管理，進(jìn)一步肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的有效性和對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的可替代性。

二、電子會(huì)計(jì)檔案解析

（一）為何會(huì)產(chǎn)生電子會(huì)計(jì)檔案

千百年來會(huì)計(jì)都是使用紙筆記賬，但隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)，這一情況發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變。計(jì)算機(jī)技術(shù)可以說是迄今為止最為有力的會(huì)計(jì)核算工具，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用又為財(cái)務(wù)工作提供了更為高效快捷的手段?，F(xiàn)如今，無論是大型集團(tuán)，還是小微企業(yè)，無論是財(cái)務(wù)核算，還是納稅申報(bào)，都離不開計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，很難想象如果脫離開計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，我們?nèi)绾螌⒇?cái)務(wù)工作進(jìn)行下去。

紙張作為會(huì)計(jì)核算信息的載體，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及，正在逐步喪失主導(dǎo)地位。經(jīng)過二十余年的發(fā)展，現(xiàn)如今大中型企業(yè)普遍使用ERP軟件來滿足日常管理需要，小型企業(yè)的財(cái)務(wù)部門也基本實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化。這些新手段的應(yīng)用，導(dǎo)致企業(yè)時(shí)時(shí)刻刻都在產(chǎn)生大量的電子數(shù)據(jù)，也就生成了大量的電子會(huì)計(jì)檔案。

（二）電子會(huì)計(jì)檔案必然性

白紙黑色的紙質(zhì)檔案，看得見、摸得著、存得住，長期以來都是會(huì)計(jì)檔案保存的不二選擇。但隨著企業(yè)大量電子財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案已顯得有些力不從心，畢竟要把所有的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)打印、裝訂、歸檔，是一件費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工作，如果是大型集團(tuán)企業(yè)的話，則是一項(xiàng)龐大的工程，幾乎是不可能完成的任務(wù)。

因此，電子會(huì)計(jì)檔案是隨著會(huì)計(jì)核算方式的變革而產(chǎn)生的，是將信息化手段應(yīng)用于財(cái)務(wù)工作后的必然結(jié)果。

（三）保存電子會(huì)計(jì)檔案的關(guān)鍵

雖然電子會(huì)計(jì)檔案是一種全新的檔案形式，但其仍然屬于會(huì)計(jì)檔案的范疇，日常工作中我們需要按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》明確規(guī)定：?jiǎn)挝豢梢岳糜?jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案；當(dāng)滿足特定條件時(shí)，單位內(nèi)部形成的電子會(huì)計(jì)資料及從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。

現(xiàn)代會(huì)計(jì)核算主要依托于目前廣泛使用的ERP系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)既是會(huì)計(jì)核算的手段，同時(shí)也是電子會(huì)計(jì)檔案的保存工具。由于ERP系統(tǒng)具備功能多樣性，因此能否做好ERP系統(tǒng)的應(yīng)用及維護(hù)工作，將成為電子會(huì)計(jì)檔案能否有效保管的關(guān)鍵所在。

三、實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化的條件

（一）實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案的軟件條件

由于ERP系統(tǒng)本身能夠儲(chǔ)存絕大多數(shù)的會(huì)計(jì)核算信息，因此ERP軟件是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化必要的軟件之一。

早期的電子會(huì)計(jì)檔案是以會(huì)計(jì)電算化形式出現(xiàn)的。模擬手工賬務(wù)處理是早期會(huì)計(jì)軟件的主要特點(diǎn)，它簡(jiǎn)化了轉(zhuǎn)賬、過賬、記賬、報(bào)表等環(huán)節(jié)的操作，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次性錄入，從而減少了重復(fù)勞動(dòng)，同時(shí)也降低了出錯(cuò)的可能，大大提高了工作效率，可以說是會(huì)計(jì)核算方式革命性的突破。隨著會(huì)計(jì)電算化逐步成熟和普及，計(jì)算機(jī)技術(shù)開始向產(chǎn)供銷等領(lǐng)域擴(kuò)展，最終替代了手工傳票，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)信息的傳遞和共享，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的一體化，ERP系統(tǒng)也就此誕生。因此，ERP系統(tǒng)是具有雙重功能，既是廣大財(cái)務(wù)人員日常使用的核算軟件，也是存儲(chǔ)核算結(jié)果、保存會(huì)計(jì)檔案的“倉庫”。

數(shù)據(jù)庫軟件，是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化的另一個(gè)必要條件。ERP系統(tǒng)將核算的結(jié)果保存在數(shù)據(jù)庫之中，數(shù)據(jù)庫軟件將這些數(shù)據(jù)作為一個(gè)個(gè)的獨(dú)立元素保存下來，因此可以說數(shù)據(jù)庫軟件就是電子會(huì)計(jì)檔案的最終“歸宿”。

ERP系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫軟件是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化的兩個(gè)必要條件，二者相互依存，缺一不可。如果把數(shù)據(jù)庫軟件比喻成存儲(chǔ)電子會(huì)計(jì)檔案的“倉庫”，那么ERP軟件就是連接這個(gè)倉庫的“傳送帶”，它將核算結(jié)果傳送到倉庫里，又從倉庫里將數(shù)據(jù)取出并翻譯成可讀的會(huì)計(jì)語言呈獻(xiàn)給信息使用者。

（二）實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案的硬件基礎(chǔ)

要想實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案的保存，除了ERP系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫等軟件條件外，還需要具備一定的硬件基礎(chǔ)，主要包括計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)、帶庫等運(yùn)算存儲(chǔ)設(shè)備，同時(shí)也包括交換機(jī)、路由器、VPN等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。

計(jì)算機(jī)是每個(gè)財(cái)務(wù)人員所必需的，日常操作大多在計(jì)算機(jī)上完成。對(duì)于使用網(wǎng)絡(luò)ERP軟件的企業(yè)來說，服務(wù)器也是必需的設(shè)備，由于服務(wù)器具有大容量存儲(chǔ)和較好的安全系數(shù)，因此ERP軟件的數(shù)據(jù)端和數(shù)據(jù)庫軟件都安裝在服務(wù)器上。大型集團(tuán)企業(yè)往往會(huì)產(chǎn)生海量的數(shù)據(jù)，需要更大的存儲(chǔ)空間和更高的安全等級(jí)，同時(shí)還要滿足異地備份和高可用的需要，僅使用服務(wù)器遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠滿足使用要求，因此還需要增加存儲(chǔ)設(shè)備、磁帶機(jī)、虛擬帶庫等設(shè)備。

（三）安全至上原則

電子會(huì)計(jì)檔案屬于會(huì)計(jì)檔案的范疇，在安全性方面除了需要滿足防止丟失、毀損、篡改等基本要求，同時(shí)還要根據(jù)“電子化”這個(gè)特點(diǎn)，采取針對(duì)性的措施來滿足電子會(huì)計(jì)檔案的安全要求。誠然會(huì)計(jì)檔案電子化能夠?yàn)槠髽I(yè)財(cái)務(wù)工作帶來很多益處，但它的安全性仍是很多企業(yè)不得不面對(duì)和思考的問題。

同保存紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案需要有安全可靠的倉庫一樣，電子會(huì)計(jì)檔案也需要有一個(gè)安全且足夠大的地方來保存。對(duì)于擁有局域網(wǎng)的單位來說，在局域網(wǎng)內(nèi)架設(shè)服務(wù)器和存儲(chǔ)是安全和成本比較均衡的方案，能夠防范絕大多數(shù)風(fēng)險(xiǎn)并且成本可控，也是目前大多數(shù)企業(yè)采取的方法。如果單位距離比較分散，無法使用局域網(wǎng)互聯(lián)，也可以使用公有云技術(shù)來完成電子會(huì)計(jì)檔案的儲(chǔ)存，目前國內(nèi)許多IT公司都能提供云服務(wù)技術(shù)，如百度云、阿里云、360云盤等。由于有強(qiáng)大的技術(shù)支持，知名IT公司提供的云服務(wù)在安全方面是比較有保障的，遠(yuǎn)高于企業(yè)自行組建的遠(yuǎn)程存儲(chǔ)方案，而且一旦出現(xiàn)系統(tǒng)受損的情況，云服務(wù)的供應(yīng)商也更有可能將受損的數(shù)據(jù)恢復(fù)。

電子會(huì)計(jì)檔案的保管同樣應(yīng)當(dāng)滿足不相容會(huì)計(jì)崗位的要求，即出納人員不得兼任會(huì)計(jì)檔案保管的崗位。電子會(huì)計(jì)檔案一般都儲(chǔ)存在服務(wù)器中，財(cái)務(wù)人員可以通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱，大大提高了查閱效率，但同時(shí)也為篡改會(huì)計(jì)檔案留下了隱患，任何人都有可能“神不知，鬼不覺”地將電子會(huì)計(jì)檔案變更或刪除。因此，需要對(duì)使用電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的人員權(quán)限進(jìn)行設(shè)定，實(shí)行按需分配，并且在會(huì)計(jì)崗位調(diào)整時(shí)同步調(diào)整系統(tǒng)的權(quán)限。對(duì)ERP等系統(tǒng)的使用進(jìn)行行為審計(jì)，使用審計(jì)軟件對(duì)系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和記錄，有效保障電子會(huì)計(jì)檔案的使用安全。

四、利用好電子會(huì)計(jì)檔案，不要讓數(shù)據(jù)沉睡

紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案歸檔后再次查閱的機(jī)會(huì)比較少，如無特殊事項(xiàng)，這些紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案會(huì)一直“沉睡”直到銷毀，其中的數(shù)據(jù)也得不到挖掘整理。所以說紙質(zhì)檔案的作用比較單一，僅僅起到了備查的作用，并不能為企業(yè)未來的發(fā)展提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支持。

電子會(huì)計(jì)檔案則不然，由于電子會(huì)計(jì)檔案檢索查閱十分方便，所以它是非常好的企業(yè)財(cái)務(wù)分析的數(shù)據(jù)來源。如果將電子會(huì)計(jì)檔案與數(shù)據(jù)分析軟件相結(jié)合，則能夠構(gòu)建出企業(yè)數(shù)據(jù)模型，如實(shí)的反映企業(yè)的經(jīng)營狀況，并在此基礎(chǔ)上更好地謀劃發(fā)展方向。因此，電子會(huì)計(jì)檔案不能僅僅停留在備查層面，而是要更多的 “激活”其內(nèi)在的數(shù)據(jù)，讓數(shù)據(jù)更好的為企業(yè)服務(wù)，這才是電子會(huì)計(jì)檔案所體現(xiàn)出的最大價(jià)值。

五、按需定制符合自身?xiàng)l件的電子會(huì)計(jì)檔案方案

電子會(huì)計(jì)檔案具備諸多優(yōu)點(diǎn)，是未來會(huì)計(jì)檔案保管的重要形式之一，預(yù)計(jì)今后會(huì)有越來越多的企業(yè)選擇將會(huì)計(jì)檔案電子化。但要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化，并非一朝一夕之功，需要進(jìn)行大量的工作，投入大量的資源，無論是人力、物力、財(cái)力，還是時(shí)間成本，都不是普通企業(yè)能夠承受的。

構(gòu)建完整的電子會(huì)計(jì)檔案體系，需要合適的軟件以及與之配套的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)硬件，同時(shí)為了維持全套系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)還需要消耗額外的電能，另外也需要配備專業(yè)的技術(shù)人員。隨著軟件系統(tǒng)升級(jí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展及設(shè)備逐步老化淘汰等原因，企業(yè)為了保存電子會(huì)計(jì)檔案仍需要大量的資金支出。由此可見，并非所有企業(yè)都能夠承受會(huì)計(jì)檔案電子化所帶來的成本壓力，這就要求企業(yè)要根據(jù)自身的需求和能力來選擇會(huì)計(jì)檔案電子化的程度。

大型集團(tuán)企業(yè)業(yè)務(wù)量大、種類繁多，分支機(jī)構(gòu)可能分散在不同地點(diǎn)，會(huì)計(jì)檔案的整理歸集難度較大，同時(shí)大型集團(tuán)企業(yè)能夠提供足夠的人力、物力、財(cái)力和時(shí)間來支持電子會(huì)計(jì)檔案的建設(shè)，滿足運(yùn)行所需的資金支持。因此，大型集團(tuán)企業(yè)比較適合全面的會(huì)計(jì)檔案電子化，雖然需要投入較大的成本，但從節(jié)省紙質(zhì)檔案成本和檔案保管便利性方面考慮，還是電子會(huì)計(jì)檔案更具性價(jià)比。

中小型企業(yè)由于沒有大型集團(tuán)企業(yè)的需求以及財(cái)力方面的支持，不宜將會(huì)計(jì)檔案全面電子化，而是采取電子會(huì)計(jì)檔案和紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案相結(jié)合的方式。企業(yè)可以視情況將部分會(huì)計(jì)檔案打印、整理、歸檔，按照紙質(zhì)檔案的保管規(guī)定辦理，這樣既能夠滿足會(huì)計(jì)檔案的保管需要，又能有有效的節(jié)約成本。

六、結(jié)語

修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》給未來會(huì)計(jì)檔案的管理工作帶來了許多新的課題，未來很長一段時(shí)間會(huì)計(jì)檔案仍將由電子會(huì)計(jì)檔案和紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案共同組成，電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案之間可通過建立索引關(guān)系實(shí)現(xiàn)互閱互查，同時(shí)可考慮構(gòu)建電子會(huì)計(jì)檔案的格式標(biāo)準(zhǔn)和歸檔標(biāo)準(zhǔn)，以確?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》的真正落實(shí)。