水質(zhì)檢測(cè)原始記錄和報(bào)告的審核與簽發(fā)

蔡艷瓊++鐘鋒

摘 要：提出做好水質(zhì)檢測(cè)原始記錄和報(bào)告的審核與簽發(fā)，必須實(shí)行分級(jí)審核制度，明確分工，責(zé)任到人，落實(shí)到位。以科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對(duì)待每一個(gè)環(huán)節(jié)的檢測(cè)數(shù)據(jù)審核，保證數(shù)據(jù)審核的質(zhì)量，這樣才能確保檢測(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確可靠，更好地為公司、為客戶服務(wù)。

關(guān)鍵詞：原始記錄和報(bào)告；審核；職責(zé)及工作要求

中圖分類號(hào)：X830.5 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2017）12-0254-03

1 概述

對(duì)于我們水行業(yè)檢測(cè)機(jī)構(gòu)來說，水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告是我們最終產(chǎn)品，它直接關(guān)系到用戶、消費(fèi)者、經(jīng)銷者、生產(chǎn)者和國家的利益，也關(guān)系到檢測(cè)機(jī)構(gòu)的科學(xué)性、公證性和社會(huì)信譽(yù)。目前許多水司監(jiān)測(cè)站雖然通過了實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定或?qū)嶒?yàn)室認(rèn)可，平時(shí)的檢測(cè)工作也嚴(yán)格按照相關(guān)的評(píng)審準(zhǔn)則執(zhí)行，從采樣到發(fā)報(bào)告實(shí)行了嚴(yán)格的質(zhì)量監(jiān)督和質(zhì)量保證，甚至有些監(jiān)測(cè)站對(duì)檢測(cè)工作質(zhì)量制定了明確的質(zhì)量目標(biāo)，但檢測(cè)報(bào)告審核不嚴(yán)而出現(xiàn)質(zhì)量申訴和投訴的事時(shí)有發(fā)生。如何做好水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告的審核與簽發(fā)？如何杜絕水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告質(zhì)量申訴和投訴問題呢？這是至關(guān)重要的問題。我們不但要對(duì)樣品的采集、接收和檢測(cè)實(shí)施質(zhì)量監(jiān)督和質(zhì)量保證，而且要對(duì)樣品檢測(cè)報(bào)告的格式、內(nèi)容、編制、審核、簽發(fā)及修改等全過程實(shí)施質(zhì)量控制與質(zhì)量監(jiān)督，確保向客戶提供準(zhǔn)確、可靠、有效的檢測(cè)報(bào)告。

2 水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告常見幾種問題

2.1 有“職”無“責(zé)”，相互推諉責(zé)任

檢測(cè)員做完實(shí)驗(yàn)后，原始記錄不做檢查即交給校核員，校核員沒有履行職責(zé)，拿起筆就簽字；同樣資料員完成報(bào)告編輯后不作檢查即交給審核員，審核員則存有同樣的依賴性，拿起筆就簽字，因此所謂的報(bào)告三級(jí)審核實(shí)際上只有一級(jí)把關(guān)。

2.2 職責(zé)不清，眉毛胡子一把抓

采樣員、接樣員、檢測(cè)員、資料員、校核員、審核員與授權(quán)簽字員無明確的分工，各自的檢查沒有重點(diǎn)。三級(jí)審核大都重復(fù)核對(duì)原始記錄、檢測(cè)方法，檢查出來的主要是一些標(biāo)準(zhǔn)值錯(cuò)誤、數(shù)字修約錯(cuò)誤、缺少簽名、缺少蓋以下空白章、檢測(cè)記錄不全等問題，造成簡(jiǎn)單的重復(fù)，嚴(yán)重影響了出檢測(cè)報(bào)告的效率。

2.3 專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)不足

檢測(cè)報(bào)告的審核要求審核者精通檢測(cè)工作，對(duì)所審核的檢測(cè)項(xiàng)目應(yīng)熟悉其檢測(cè)原理，操作規(guī)程。對(duì)相關(guān)檢測(cè)方法標(biāo)準(zhǔn)，儀器操作使用有一定了解。否則，就有可能不知道發(fā)生錯(cuò)誤的原因甚至對(duì)發(fā)生的錯(cuò)誤渾然不覺。因此審核員不僅要有堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)和豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，還應(yīng)經(jīng)常參加檢測(cè)工作，能指導(dǎo)檢測(cè)員的技術(shù)工作，在工作中要注重知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)積累和更新。一般來說，檢測(cè)報(bào)告審核人員，應(yīng)具備一定工作經(jīng)歷和專業(yè)技術(shù)職稱。

3 分級(jí)審核制度及審核要求

檢測(cè)中的數(shù)據(jù)審核是保證檢測(cè)質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)之一。通過認(rèn)真細(xì)致地審核數(shù)據(jù)可以發(fā)現(xiàn)檢測(cè)過程中存在的問題，從而得到及時(shí)的解決問題，以確保檢測(cè)數(shù)據(jù)達(dá)到“五性”（檢測(cè)樣品的代表性、完整性，檢測(cè)結(jié)果的精密性、準(zhǔn)確性和可比性）質(zhì)量指標(biāo)要求。這也說明在實(shí)際工作過程中如何提高檢測(cè)數(shù)據(jù)審核工作的質(zhì)量及效率是個(gè)重要的問題。研究表明，在檢測(cè)數(shù)據(jù)審核工作中必須緊緊圍繞檢測(cè)數(shù)據(jù)質(zhì)量指標(biāo)要求，對(duì)整個(gè)檢測(cè)活動(dòng)的全過程中相互制約、相互聯(lián)系的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行審核，才能確保檢測(cè)數(shù)據(jù)的正確、可靠。為了規(guī)范檢測(cè)數(shù)據(jù)審核工作，必須實(shí)行分級(jí)審核制度。原始記錄和檢測(cè)報(bào)告審查可分為：首先是采樣員、接樣員、檢測(cè)員、資料員自查；一級(jí)審核為校核人員審核；二級(jí)審核為采樣和檢測(cè)部門負(fù)責(zé)人審核；三級(jí)審核為質(zhì)量控制負(fù)責(zé)人員審核，四級(jí)審核為授權(quán)簽字員審核（如圖1）。在具體審核過程中，各級(jí)審核人員均應(yīng)盡心盡職，但審核的重點(diǎn)各有側(cè)重。

3.1 采樣員的職責(zé)及自查要求

采樣是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，我們只有采到有代表性的樣品，分析出來的數(shù)據(jù)才有使用價(jià)值和代表性。樣品的采集是全部分析工作的基礎(chǔ)。因此采樣員必須嚴(yán)格按有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)文件的規(guī)定進(jìn)行采樣，認(rèn)真并如實(shí)填寫《采樣記錄表》，并對(duì)采集樣品的有關(guān)技術(shù)資料等負(fù)保密責(zé)任。

3.2 接樣員的職責(zé)及自查要求

（1）負(fù)責(zé)接收檢測(cè)樣品及相關(guān)資料，執(zhí)行樣品標(biāo)識(shí)系統(tǒng)管理規(guī)定：1）樣品接收。接樣員在接收客戶送檢樣品時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查和記錄樣品的外觀，樣品的性狀是否適于檢測(cè)要求，樣品是否完整。屬于委托采樣的樣品還應(yīng)檢查樣品狀態(tài)等是否符合采樣記錄，封樣部位是否完好等。2）樣品標(biāo)識(shí)。接樣員應(yīng)對(duì)接收的樣品在樣品或其包裝上貼上樣品標(biāo)簽，給予唯一性標(biāo)識(shí)（包括檢測(cè)狀態(tài)標(biāo)識(shí)），不致混淆，并填寫《樣品接收登記表》。如果需要將樣品分開用于檢測(cè)不同的特性，此時(shí)二次采樣樣品應(yīng)代表原始樣品，檢測(cè)樣品標(biāo)識(shí)應(yīng)確保樣品取樣、制樣、分組、檢測(cè)和留樣保存等各個(gè)環(huán)節(jié)，樣品標(biāo)識(shí)應(yīng)包含原始樣品和分樣品的標(biāo)識(shí)，并始終保留。（2）對(duì)不符合規(guī)范要求的樣品，執(zhí)行“不符合工作控制程序”和“糾正措施控制程序”，有權(quán)拒收。（3）按要求妥善管理檢測(cè)樣品和相關(guān)資料；監(jiān)測(cè)、控制和記錄檢測(cè)樣品流轉(zhuǎn)、保存的環(huán)境條件。（4）負(fù)責(zé)對(duì)留樣的樣品進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和保管，并標(biāo)識(shí)好保管位置和狀態(tài)。（5）負(fù)責(zé)對(duì)樣品保管超過備查期的備份樣品進(jìn)行清理，并做好清理樣品的登記。（6）及時(shí)向技術(shù)負(fù)責(zé)人匯報(bào)樣品管理中存在的問題。并提出解決問題的措施建議。（7）對(duì)所管理的樣品缺失損壞而造成的后果負(fù)責(zé)。（8）接樣員必須嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)客戶的樣品、技術(shù)數(shù)據(jù)及有關(guān)信息負(fù)保密責(zé)任。

3.3 檢測(cè)員的職責(zé)及自查要求

具體要求如下：

（1）檢測(cè)完畢，檢測(cè)員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)所檢樣品、檢測(cè)結(jié)果與《樣品發(fā)放記錄表》信息是否一致。（2）原始記錄的書寫應(yīng)字跡清晰、無錯(cuò)別字、內(nèi)容準(zhǔn)確規(guī)范，沒有內(nèi)容填寫的地方要?jiǎng)潯?”或加蓋空白章，簽名要清晰可辨。（3）進(jìn)修、實(shí)習(xí)人員無簽字權(quán)，也不能代替帶教老師簽發(fā)檢測(cè)報(bào)告；未取得上崗證的員工可以在原始記錄“檢測(cè)人”一欄簽名，但要有帶教老師簽名確認(rèn)。（4）檢測(cè)員按照作業(yè)指導(dǎo)書的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行自我檢查，并對(duì)檢測(cè)數(shù)據(jù)作出是否合格的判斷。（5）檢測(cè)員必須根據(jù)《生活飲用水標(biāo)準(zhǔn)檢測(cè)方法 水質(zhì)分析質(zhì)量控制》（GB/T5750.3-2006）、《環(huán)境水質(zhì)監(jiān)測(cè)質(zhì)量保證手冊(cè)》（第二版）中“水質(zhì)監(jiān)測(cè)實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量控制指標(biāo)-水樣測(cè)定值的精密度和準(zhǔn)確度允許差”的要求確認(rèn)所檢項(xiàng)目結(jié)果受控，并按《數(shù)值修約規(guī)則與極限值的表示和判定》（GB/T8170-2008）標(biāo)準(zhǔn)的要求進(jìn)行有效修約。（6）檢測(cè)員必須認(rèn)真核查異常結(jié)果，判斷其技術(shù)誤差的可接受性。有疑問時(shí)必須進(jìn)行復(fù)測(cè)，不得草率發(fā)出檢測(cè)結(jié)果。復(fù)測(cè)包括：核查樣品性狀是否符合要求，樣品與樣品編號(hào)是否對(duì)應(yīng)，檢測(cè)方法是否正確。復(fù)測(cè)后仍有疑問必需報(bào)告部門負(fù)責(zé)人處理。（7）檢測(cè)員核查無誤后在原始記錄上簽名。（8）檢測(cè)員必須對(duì)自已的檢測(cè)數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)。（9）主檢人員必須認(rèn)真核對(duì)檢測(cè)樣品與檢測(cè)報(bào)告一一對(duì)應(yīng)的唯一性，確認(rèn)無誤后在檢測(cè)報(bào)告中主檢欄簽名。

3.4 校核員的職責(zé)與工作要求

（1）校核員必須校對(duì)所有樣品的以下信息：1）數(shù)據(jù)計(jì)算是否正確；2）數(shù)據(jù)修約是否符合要求；3）核查整批檢測(cè)結(jié)果的質(zhì)控?cái)?shù)據(jù)（主要是自控的質(zhì)量與數(shù)量），判斷是否受控及誤差的可接受性；4）復(fù)核最低檢測(cè)濃度（最低檢測(cè)限或測(cè)定下限）等信息。以上信息均無異常，校核員簽名確認(rèn)，如有異常，校核員報(bào)告給相應(yīng)的主管（如微生物室主管、理化室主管、儀器室主管）。主管分析可疑結(jié)果原因，確定復(fù)測(cè)方案，并督促復(fù)測(cè)。（2）復(fù)測(cè)后仍有疑問，主管報(bào)告負(fù)責(zé)檢測(cè)工作的部門負(fù)責(zé)人，由其組織復(fù)測(cè)，必要時(shí)可聯(lián)系負(fù)責(zé)質(zhì)量控制的部門負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量負(fù)責(zé)人查找異常原因，確認(rèn)復(fù)測(cè)結(jié)果后，發(fā)出報(bào)告。

3.5 資料員的職責(zé)及工作要求

嚴(yán)格按照有關(guān)要求編寫檢測(cè)報(bào)告，確保檢測(cè)報(bào)告的編制質(zhì)量。

具體要求如下：

（1）嚴(yán)格按照檢測(cè)報(bào)告編制規(guī)范的要求編制檢測(cè)報(bào)告。（2）檢測(cè)項(xiàng)目及所引用的標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)值應(yīng)準(zhǔn)確、客觀，符合標(biāo)準(zhǔn)和檢測(cè)合同的有關(guān)要求。（3）檢測(cè)結(jié)果應(yīng)準(zhǔn)確、客觀，與原始記錄保持一致。（4）檢測(cè)報(bào)告的分類，編號(hào)按檢測(cè)報(bào)告編制規(guī)范執(zhí)行，保證檢測(cè)報(bào)告識(shí)別號(hào)的唯一性。（5）在確認(rèn)檢測(cè)結(jié)果及評(píng)定結(jié)論正確無誤后，在編制欄簽字，之后按流程交給主檢人、審核人、授權(quán)簽字人分別審核簽名。（6）檢測(cè)報(bào)告的電子版由資料人員輸入電腦，簽名貯存、保管。其它人員不能改動(dòng)。

3.6 檢測(cè)負(fù)責(zé)人職責(zé)及工作要求

對(duì)檢測(cè)報(bào)告編制的工作質(zhì)量實(shí)行跟蹤考核，校核檢測(cè)項(xiàng)目的完整性，檢測(cè)結(jié)果的一致性以及檢測(cè)報(bào)告的規(guī)范性，確保檢測(cè)報(bào)告的編制質(zhì)量，并對(duì)審核領(lǐng)域內(nèi)檢測(cè)報(bào)告的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。

具體審核內(nèi)容如下：

（1）完整性：對(duì)照《檢測(cè)任務(wù)通知單》檢查是否完成了所有檢測(cè)工作：每份原始記錄反映的信息是否齊全；各項(xiàng)檢測(cè)結(jié)果的原始記錄是否齊全。（2）一致性：檢測(cè)結(jié)果與原始記錄是否一致；所引用的標(biāo)準(zhǔn)方法、有效位數(shù)是否正確；檢測(cè)結(jié)論與標(biāo)準(zhǔn)限值是否一致；檢測(cè)報(bào)告中有關(guān)信息與《采樣記錄表》、《樣品接收登記表》、《檢測(cè)任務(wù)通知單》是否一致。（3）規(guī)范性：依據(jù)檢測(cè)報(bào)告編制規(guī)范，審查報(bào)告的格式、編號(hào)、結(jié)論用語、裝訂等是否符合要求。對(duì)審查中發(fā)現(xiàn)的問題通知編制人員進(jìn)行更正，對(duì)報(bào)告的“三性”確認(rèn)無誤后，在審核欄簽字并把原始記錄和報(bào)告交給質(zhì)量控制負(fù)責(zé)人審核。

3.7 質(zhì)量控制負(fù)責(zé)人的職責(zé)及工作要求

對(duì)檢測(cè)報(bào)告校核的工作質(zhì)量實(shí)行跟蹤考核，對(duì)檢測(cè)報(bào)告的代表性、準(zhǔn)確性、精密性、可比性、完整性作出審查，圍繞著“五性”對(duì)檢測(cè)過程中前后制約的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行審核，并對(duì)審核領(lǐng)域內(nèi)檢測(cè)報(bào)告的準(zhǔn)確性、可靠性負(fù)責(zé)。

具體內(nèi)容如下：

（1）標(biāo)準(zhǔn)引用的正確性。（2）各項(xiàng)檢測(cè)是否符合檢測(cè)方法的要求（環(huán)境條件、檢測(cè)參數(shù)的設(shè)定、檢測(cè)次數(shù)、檢測(cè)精密度、平行樣等）。（3）原始記錄的完整性。（4）檢測(cè)結(jié)果的可靠性（包括人、機(jī)、料、法、環(huán)、測(cè)六大要素）。（5）檢測(cè)結(jié)果的精密性和準(zhǔn)確性。審查每批樣品的檢測(cè)是否有按技術(shù)規(guī)范要求，大于或等于10%的樣品插入平行雙樣分析、加標(biāo)回收率分析、密碼樣及密碼樣平行分析等。除了審核分析過程的精密性、準(zhǔn)確性之外，還應(yīng)審核相應(yīng)的實(shí)驗(yàn)室內(nèi)質(zhì)量控制內(nèi)容，如校準(zhǔn)曲線、檢出限和空白實(shí)驗(yàn)值。（6）檢測(cè)結(jié)果的可比性：檢測(cè)數(shù)據(jù)的可比性審核的范圍很廣，且專業(yè)性很強(qiáng)，不僅要運(yùn)用環(huán)境監(jiān)測(cè)技術(shù)規(guī)范和國家頒布分析標(biāo)準(zhǔn)，還要運(yùn)用各項(xiàng)目指標(biāo)之間相互關(guān)系及其在不同環(huán)境中的遷移轉(zhuǎn)化規(guī)律和濃度變化范圍等知識(shí)，才能對(duì)比各項(xiàng)目間的關(guān)系，對(duì)異常值進(jìn)行合理分析。如在地表水監(jiān)測(cè)中，陰陽離子平衡，pH影響金屬離子的存在形式，同一份水樣化學(xué)需氧量的濃度大于五日生化需氧量的濃度，同一水樣的BOD5濃度高，則CODcr濃度必然高，但反過來CODcr濃度高，BOD5濃度未必高，CODcr濃度高，水中溶解氧必然低，反過來溶解氧濃度高，CODcr濃度未必低，TN>NO3-N、NH3-N、NO2-N三者之和等，反之為異常；這種變化特點(diǎn)在審核中要加以注意。審查中發(fā)現(xiàn)問題通知有關(guān)人員進(jìn)行更改，當(dāng)對(duì)檢測(cè)數(shù)據(jù)的可靠性有疑問時(shí)，應(yīng)作出復(fù)測(cè)的要求。對(duì)報(bào)告的“五性”確認(rèn)無誤后，把原始記錄和報(bào)告交給授權(quán)簽字人審核。

3.8 授權(quán)簽字人員的職責(zé)及工作要求

對(duì)檢測(cè)報(bào)告的質(zhì)量負(fù)全部責(zé)任。

具體要求如下：

（1）對(duì)檢測(cè)報(bào)告的技術(shù)性進(jìn)行全部復(fù)核。（2）對(duì)檢測(cè)報(bào)告審簽的工作質(zhì)量實(shí)行跟蹤考核。（3）對(duì)檢測(cè)報(bào)告的質(zhì)量目標(biāo)進(jìn)行評(píng)價(jià)、必要時(shí)組織采取相關(guān)措施以保證質(zhì)量目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)與持續(xù)改進(jìn)。（4）嚴(yán)格執(zhí)行評(píng)審準(zhǔn)則、計(jì)量認(rèn)證政策和要求，特別是獲計(jì)量認(rèn)證實(shí)驗(yàn)室的義務(wù)及帶計(jì)量認(rèn)證標(biāo)識(shí)檢測(cè)報(bào)告的使用規(guī)定。（5）嚴(yán)格按授權(quán)簽字范圍的檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)方法，授權(quán)簽字范圍的檢測(cè)項(xiàng)目的限制范圍，對(duì)相關(guān)的檢測(cè)結(jié)果進(jìn)行評(píng)定，簽發(fā)帶計(jì)量認(rèn)證標(biāo)識(shí)的檢測(cè)報(bào)告。（6）對(duì)不符合的檢測(cè)數(shù)據(jù)和結(jié)果有否決權(quán)，對(duì)檢測(cè)報(bào)告的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。

4 結(jié)語

在水質(zhì)檢測(cè)工作中，加強(qiáng)原始記錄和報(bào)告的審核，是確保檢測(cè)質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)之一，審核人員應(yīng)當(dāng)不斷提升專業(yè)知識(shí)，熟悉環(huán)境監(jiān)測(cè)技術(shù)規(guī)范，掌握國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，精通檢測(cè)方法和各項(xiàng)指標(biāo)的特點(diǎn)，發(fā)揚(yáng)敬業(yè)愛崗精神，增強(qiáng)正確執(zhí)行規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的自覺性，以科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對(duì)待每一個(gè)環(huán)節(jié)的檢測(cè)數(shù)據(jù)審核，保證數(shù)據(jù)審核的質(zhì)量，這樣才能確保檢測(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確可靠，更好地為公司、為客戶服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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