協(xié)同辦公自動化系統(tǒng)設計與應用

王振環(huán)

(天津中煤進出口有限公司 信息管理部，天津 300050)

協(xié)同辦公自動化系統(tǒng)設計與應用

王振環(huán)

(天津中煤進出口有限公司 信息管理部，天津 300050)

企業(yè)往往通過信息化手段實現(xiàn)企業(yè)管控的要求，但面對眾多的解決方案，又給企業(yè)帶來了很多困惑。通過分析企業(yè)運營特點，尤其是集團化企業(yè)各層級機構間的協(xié)調管理，企業(yè)內部各應用系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)的共享處理，需要搭建統(tǒng)一的辦公平臺來實現(xiàn)各級信息數(shù)據(jù)間的交換。與此同時，要側重流程把控，將企業(yè)管控、風險管理和遵從合規(guī)理念植入平臺中，用信息化手段規(guī)范企業(yè)運營。所以在進行平臺建設時，應著眼于未來，充分考慮企業(yè)發(fā)展需要。把平臺設計、使用和企業(yè)管理融合思考，能夠真正解決或逐步解決企業(yè)面臨的問題，助推企業(yè)轉型升級。

協(xié)同辦公自動化系統(tǒng)；WEB；需求；管理

0 引言

辦公自動化(Office Automation，以下簡稱“OA系統(tǒng)”)是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡功能結合起來的一種辦公方式。在行政機關、企事業(yè)單位工作中，采用Internet技術，基于工作流的概念，以計算機為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業(yè)內部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作，改變過去復雜、低效的手工辦公方式，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標準。

工作流(Workflow)指業(yè)務過程的部分或整體在計算機應用環(huán)境下的自動化。是對工作流程及其各操作步驟之間業(yè)務規(guī)則的抽象、概括描述。利用信息化技術在多個參與者之間按某種預定規(guī)則自動傳遞文檔、信息或者任務。工作流屬于協(xié)同工作(CSCW)的一部分。

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的推廣和應用，時下辦公自動化系統(tǒng)多依靠WEB技術實現(xiàn)網(wǎng)絡化，結合嚴謹便捷清晰的工作流，集成內部通訊、信息發(fā)布、知識管理、輔助辦公、決策支持輔助等功能，形成辦公條件局限少、工作處理快速、碎片化時間有效利用和范圍全球化的協(xié)同辦公自動化系統(tǒng)。

1 OA系統(tǒng)的發(fā)展演變

1.1 辦公自動化的發(fā)展

隨著社會對信息化辦公需求的提高，信息化辦公的發(fā)展可分為五個階段[1]。

第一個階段，大概在20世紀80年代到90年代初，在個人電腦上利用軟件進行數(shù)據(jù)處理和運算，完成文件編輯、輸出、存檔等辦公室常規(guī)工作?？梢哉J為是單機的辦公自動化。

第二個階段，在90年代通過使用局域網(wǎng)和關系型數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)文件和信息的共享。這階段出現(xiàn)了辦公自動化系統(tǒng)的雛形。

第三個階段，在21世紀初期工作流群件技術的問世，辦公自動化系統(tǒng)發(fā)生了根本性變化。系統(tǒng)承擔了信息通道的責任，為員工間提供了一個信息共享平臺。

第四個階段，即協(xié)同辦公門戶，系統(tǒng)的內涵和外延都在發(fā)生改變。各種新技術的發(fā)展拓寬了OA的應用范圍，以工作流方式聯(lián)通企業(yè)各層級機構間、員工間協(xié)同辦公。

第五個階段，也就是移動化階段。通過使用移動網(wǎng)絡，最大限度利用員工碎片時間，可以隨時隨地進行各種數(shù)據(jù)處理，極大提高了信息數(shù)據(jù)共享的便利性。

1.2 我國OA系統(tǒng)發(fā)展歷程

自1985年國內召開第一次辦公自動化規(guī)劃會議以來，隨著新技術的出現(xiàn)，OA系統(tǒng)有了新變化并不斷發(fā)展，逐漸成為機構提升管理水平的重要管理系統(tǒng)。OA系統(tǒng)的發(fā)展演變在我國大致分為三個階段[2]。

起步階段(1985～1993年)，通過各類型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行統(tǒng)一數(shù)據(jù)運算和處理，一些專業(yè)辦公軟件的出現(xiàn)，給日常辦公提供了更好的便利性和共享性。

這一階段初步實現(xiàn)了對信息數(shù)據(jù)的基本管理，但主要還是數(shù)據(jù)結果的共享管理，只能看到信息數(shù)據(jù)的處理結果，基本沒有處理過程的記錄和分析，缺少對信息數(shù)據(jù)的全過程管理。并且各個業(yè)務系統(tǒng)彼此相對獨立，即所謂的“信息孤島”，很難實現(xiàn)全面的信息共享。

實用階段(1993～2002年)，隨著新技術的出現(xiàn)和引進以及對原有系統(tǒng)的不斷擴充和完善，人們逐漸認識到過程管理和信息共享的重要性。漸漸出現(xiàn)了能夠進行流程管理的應用，形成信息數(shù)據(jù)全程管理的新模式。把人從繁雜的勞動中釋放出來，極大提高了勞動生產(chǎn)率，也讓人們有時間思考新的經(jīng)營管理方式。

其中典型的OA系統(tǒng)設計方式是通過IBN的Lotus Notes協(xié)同工作平臺，使用其特有的文檔型數(shù)據(jù)庫，其完善的工作流控制、數(shù)據(jù)庫復制技術和完善可靠的安全機制很好地解決了數(shù)據(jù)的管理和安全保密，特別適用于處理各種非結構化與半結構化的文檔數(shù)據(jù)。

發(fā)展階段(2002年至今)，OA系統(tǒng)經(jīng)過多年的發(fā)展，從原有的信息流轉審批延伸到機構內各項管理領域，逐漸出現(xiàn)了新的管理手段并形成了新的管理模式。隨著新技術的不斷涌現(xiàn)，OA系統(tǒng)不斷迸發(fā)著新的活力。

1.3 歷代OA系統(tǒng)的主要特性

第一代OA系統(tǒng)主要是以文件審核收發(fā)和檔案管理為主，輔助其他簡單的辦公管理。僅處在簡單的文件處理功能階段。

第二代OA系統(tǒng)相比第一代增加了更多的功能，對信息數(shù)據(jù)的過程管控功能更強，初步創(chuàng)新了管理模式。但缺乏平臺化的信息共享功能，系統(tǒng)相對獨立。

第三代OA系統(tǒng)逐漸發(fā)展為信息集成平臺，完全使用B/S結構。主要特征可歸納為：(1)管理化。與業(yè)務系統(tǒng)相結合，側重流程管控和任務管理。能明顯提高企業(yè)管理水平，助推企業(yè)轉型升級。(2)門戶化。提供辦公門戶，各系統(tǒng)由一個入口統(tǒng)一登錄，但各系統(tǒng)應用分工相對獨立，但彼此信息數(shù)據(jù)互通。(3)平臺化。不再是單純的應用系統(tǒng)，而是提供功能更強大的協(xié)同平臺。通過提供更多的接口增加系統(tǒng)的外延性，實現(xiàn)與外部系統(tǒng)信息共享，數(shù)據(jù)協(xié)同處理。

2 OA系統(tǒng)的需求分析

2.1 企業(yè)OA系統(tǒng)建設需求現(xiàn)狀

中國企業(yè)信息化管理已經(jīng)倡導并發(fā)展了超過二十年時間，但根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)的信息化發(fā)展要求，國內眾多企業(yè)還沒有實現(xiàn)真正意義上的企業(yè)信息化管理。OA系統(tǒng)作為企業(yè)信息化建設的重要組成部分，對于集團企業(yè)而言，怎樣提高企業(yè)信息系統(tǒng)與辦公的貼合度，提高應用實效，提升企集團管控能力，這是OA系統(tǒng)建設前后需要深度思考的問題。

與一般企業(yè)相比，集團企業(yè)有四個特點[3]：(1)集團機構內機構層級復雜，總部普遍通過多種管理方式設有多個分機構，下屬分支又有下屬機構并有可能逐級下設機構?？偛颗c各下設分機構甚至可能跨洲際、跨時區(qū)分布。(2)集團企業(yè)規(guī)模相對較大，企業(yè)經(jīng)營范圍涉及面較廣，下設分機構經(jīng)營種類較全面。如生產(chǎn)、貿易、服務、管理等主營業(yè)務，各下設分機構自有辦公系統(tǒng)且特色明顯。(3)工作人員眾多，集團員工知識結構不同，計算機知識參差不齊。(4)集團企業(yè)建設有多個業(yè)務辦公信息系統(tǒng)并存有大量信息數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)對企業(yè)發(fā)展決策有重要價值。

2.2 集團企業(yè)OA系統(tǒng)建設總體分析

企業(yè)的核心管控環(huán)節(jié)包括各項事務都存在一個事前規(guī)劃預測、事中執(zhí)行監(jiān)控、事后分析優(yōu)化的循環(huán)體系，都要有一個目標制定、分解執(zhí)行落地、執(zhí)行中資源協(xié)助、執(zhí)行后分析優(yōu)化的過程，不管是流程管理、知識管理還是目標績效、計劃任務管理。當我們把目光聚焦到執(zhí)行者身上，就很輕易地得出以人為中心的協(xié)同運營導航平臺的原型：這個平臺需要能夠明確地傳達他的工作體系是怎樣的、目標是什么、執(zhí)行落地的步驟該怎么操作、執(zhí)行過程中所需要的資源應該從哪里獲取以及執(zhí)行的過程可以怎樣來優(yōu)化等等。而這個執(zhí)行的過程支撐著企業(yè)各項事務的落地和效果。

以產(chǎn)運存銷等為主營業(yè)務和以企業(yè)運營管理為主要目的及雙方之間的互補管理共同組成了企業(yè)信息化的完整構架。信息系統(tǒng)建設與企業(yè)的經(jīng)營和管理活動關系越來越緊密，但各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)相對獨立，缺少統(tǒng)一平臺展示數(shù)據(jù)分析結果。在這種情況下企業(yè)期待這樣一種平臺，他能夠打破信息系統(tǒng)間壁壘，將管理與業(yè)務結合(類似DNA結構中的鍵功能)，提供統(tǒng)一的企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)視圖給決策者。

OA系統(tǒng)具備受眾面廣、工作流工具強大、以信息和知識等非結構化數(shù)據(jù)處理為主的特點，在企業(yè)信息化DNA模型中承擔鍵的作用，具有先天優(yōu)勢。因此，以OA系統(tǒng)為核心進行適當功能擴展，可以為企業(yè)打造完整的信息DNA雙螺旋結構，構建統(tǒng)一的信息化工作平臺。這種業(yè)務和管理并重的信息化建設模式才符合現(xiàn)代企業(yè)信息化DNA視圖結構，如圖1所示。

圖1 企業(yè)信息化DNA模型

2.3 OA系統(tǒng)功能設計

集團企業(yè)對OA系統(tǒng)的需求應是能夠很好地解決集團內的數(shù)據(jù)信息管理，可以在集團企業(yè)的各項經(jīng)營管理活動中和在各層級組織、員工之間進行及時高效、有序可控、全程共享的工作流管理，進一步為企業(yè)的風險管控和企業(yè)競爭力提供較全面的信息數(shù)據(jù)支撐。此外，系統(tǒng)需要具有易配置性和高擴展性，能夠隨企業(yè)的成長提供便利的維護和更好的應用擴展。

因此，對于OA系統(tǒng)的建設需要考慮有對應支持公司辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡化和決策科學化的功能模塊，具有易用性、實用性、嚴密性、開放性，可設計以下功能：(1)具有運用先進管理理論和辦法，實行企業(yè)風險管控和辦公業(yè)務流程優(yōu)化功能，使企業(yè)辦公環(huán)境有明顯改善的功能。如流程定義、合同臺賬、考勤管理等。(2)具有橫向管理公司內部機構，縱向管理下設分機構，建立界面友好、功能全面、辦公便利，解決各機構間、各層級間員工協(xié)同工作和下情上報、上情下達的信息傳遞的功能。如公文流轉、信息門戶、內部論壇等。(3)能夠實現(xiàn)文檔共享數(shù)據(jù)庫的分布式管理，消除文檔數(shù)據(jù)庫間的“信息孤島”的功能。如檔案管理、站內搜索、部門會簽等。(4)具有在多種辦公條件下，能夠提供全面便利的企業(yè)內部溝通平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)全面快速傳遞和共享的功能。如郵件系統(tǒng)、即時通訊、傳真管理等。(5)具有將企業(yè)內部其他各系統(tǒng)信息集成，統(tǒng)計分析，提供決策輔助支持的功能。如單點登錄、報表統(tǒng)計、合同歷史等。(6)具有使用簡單明了，界面簡潔大方，系統(tǒng)維護簡單，便于系統(tǒng)模塊二次開發(fā)，系統(tǒng)功能多樣便捷擴展，降低OA系統(tǒng)維護工作量和維護成本，超大用戶、高并發(fā)應用的穩(wěn)定性的功能。如數(shù)據(jù)庫管理、接口中心、用戶管理等。(7)具有較高的系統(tǒng)信息安全防護能力，具備安全審計功能。能記錄系統(tǒng)修改、數(shù)據(jù)修改、用戶登錄等信息，以確保系統(tǒng)的安全性和保密性及便于事后追查。如數(shù)據(jù)安全、容災備份、密碼策略等。

3 OA系統(tǒng)總體架構

3.1 系統(tǒng)架構思路

現(xiàn)代企業(yè)[2]越來越多地利用各種信息化手段完成內部管理，實現(xiàn)企業(yè)管控目的。OA系統(tǒng)架構思路應以實現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化管理，推進企業(yè)規(guī)范運營為目的，能為企業(yè)發(fā)展提供綜合信息和流程管控的管理理念。管理理念可分為企業(yè)管控、風險管理和遵從合規(guī)三部分，簡單合稱為GRC管理理念?？梢詫RC理解為在企業(yè)各項經(jīng)營管理活動之上，圍繞企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，夯實工作流控制管理，通過多種績效方法和內控風控措施，對企業(yè)全部的經(jīng)營活動進行管控，保障核心發(fā)展目標達成的管理體系，如圖2所示。

圖2 GRC管理示意圖

GRC管理理念可以被看做是改善企業(yè)做大做強過程中所面對的突出管理問題的管理方法體系和工具集合，覆蓋監(jiān)管、企業(yè)治理、管理支撐的各層面，從企業(yè)管理、風險控制、遵從合規(guī)的角度建設全面的系統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)，如圖3所示。

3.2 系統(tǒng)總體架構

結合企業(yè)的實際需求引導管理信息化應用，最終實現(xiàn)工作效率提高和企業(yè)運作模式規(guī)范化。針對這樣的實際需求，應該考慮從集成的角度規(guī)范OA系統(tǒng)的層次架構，以信息安全、規(guī)范管理和標準化建設為基礎，設計系統(tǒng)的展示層面、應用功能層面、技術支持層面和基礎設備層面，如圖4所示。

圖3 GRC方案整合

圖4 OA系統(tǒng)總體架構

通過完整的支撐構架，整合各類分布式應用系統(tǒng)和網(wǎng)絡資源，形成企業(yè)OA系統(tǒng)總體構架及技術標準統(tǒng)一的應用平臺，起到相互數(shù)據(jù)溝通、相互服務調用、相互業(yè)務協(xié)同。

系統(tǒng)總體架構的設計應遵循“框架+組件”模式，便于維護和二次開發(fā)，保證系統(tǒng)統(tǒng)一性，組件接口設計標準化，便于系統(tǒng)應用擴展和可移植性；應具備“集中+分布”部署能力，支持大用戶量使用，適應底層服務器的云環(huán)境，便于集團推廣部署。設計應具備以下要點：(1)建立適應集團企業(yè)的體系框架。便于各級機構間的業(yè)務辦公管理及機構和人員的拆分、重組、遷移和服務器及服務器間的性能優(yōu)化。(2)實現(xiàn)快速部署、擴展，適應企業(yè)推廣要求。滿足各機構不同業(yè)務管理的需求，應對經(jīng)營規(guī)模龐大、組織結構復雜、業(yè)務動態(tài)調整的企業(yè)特點。(3)工作流圖形化定制管理。提供優(yōu)秀的工作流管理平臺，便于跨各級間、跨各機構間、跨各員工角色間的流程靈活定制。(4)基于WEB技術的訪問模式，滿足適用于目前主流瀏覽器，便于不同習慣人群異地使用。

4 系統(tǒng)安全

OA系統(tǒng)在設計和應用過程中，需確保應用功能穩(wěn)定性和信息數(shù)據(jù)可靠性，數(shù)據(jù)網(wǎng)間傳遞穩(wěn)定安全保密性，能提供不同級別信息數(shù)據(jù)的分級管理。可以考慮采用以下的安全技術，或使用以下更好的安全技術手段[5]：(1)平臺安全。平臺設計時要充分考慮系統(tǒng)安全性要求，使用用戶安全認證、數(shù)字簽名等安全接口，可在流程各個環(huán)節(jié)，至少是關鍵審核環(huán)節(jié)提供對第三方安全認證系統(tǒng)的保護。(2)應用安全。提供權限控制、身份認證、信息記錄等措施，并且可以與電子密鑰、數(shù)字認證、IP地址限制、安全套接(SSL)技術等各種安全措施進行方案組合。(3)數(shù)據(jù)安全。主采用現(xiàn)代密碼算法對數(shù)據(jù)進行主動保護，如數(shù)據(jù)保密、數(shù)據(jù)完整性、雙向強身份認證等。采用現(xiàn)代信息存儲手段對數(shù)據(jù)進行主動防護，如通過磁盤陣列、數(shù)據(jù)備份、異地容災等手段保證數(shù)據(jù)的安全。(4)容災備份。應對人為誤操作、軟件錯誤、病毒入侵等“軟”性災害以及硬件故障、自然災害等“硬”性災害。(5)管理安全。提供完整明確的日志記錄，能夠記錄系統(tǒng)關鍵操作和用戶登錄信息，方便事后追查。(6)密碼策略。首次登陸強制修改密碼、密碼強度設置、驗證碼、密碼過期、密碼錯誤次數(shù)等管理，以防止對賬戶安全性的威脅。(7)用戶權限管理。采用圖形化、集中化管理的，實現(xiàn)功能級、數(shù)據(jù)級的權限控制。

在系統(tǒng)的立項、開發(fā)、實施、使用和維護全周期過程中，用戶可以根據(jù)各自企業(yè)的實際情況分階段、有針對性的制定工作目標。以標準化實施方法、高效的項目管理實施團隊和完善的實施手段為引導，建立一套理念先進、使用簡單、安全穩(wěn)定、便于維護和性價比高的OA系統(tǒng)。

5 結語

對企業(yè)來說，信息化建設注定不是一蹴而就的過程。所以，企業(yè)在建設OA系統(tǒng)之前，要認真做好OA平臺設計，著眼于企業(yè)的未來發(fā)展。兼容性更好的OA系統(tǒng)應作為首選，特別是集團化企業(yè)。

在OA系統(tǒng)的設計上，需要在系統(tǒng)設計時從企業(yè)管理理念、平臺架構等多方面綜合考慮，目的就是為了提高企業(yè)管控能力，創(chuàng)新管理體制。而不是為設計而設計，一味遷就眼下的管理體制。

OA系統(tǒng)的高擴展性不但能輕易地設置工作流，更需要個性化功能，用戶可以不用寫代碼就可以輕松的配置出企業(yè)需要的功能，這樣就能很好的滿足不同企業(yè)的實際需要。

隨著企業(yè)的發(fā)展，出現(xiàn)新的辦公模式和業(yè)務活動需要增加系統(tǒng)功能或升級原有功能時，在不影響現(xiàn)有系統(tǒng)正常運轉的前提下能事半功倍地開展相應工作。

[1] 郭建偉,白鳳娥.企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢[J].計算機與信息技術,2009(3):103-104.

[2] 黃永泉.協(xié)同辦公自動化系統(tǒng)設計與實現(xiàn)[D].成都:電子科技大學,2010.

[3] 楊紅艷.集團型企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的設計與實施[J].電子技術與軟件工程,2014(19):66-67.

[4] 涂蘭敬.慧點科技領跑GRC[J].軟件和集成電路,2009(9):57-58.

[5] 范玉福.政府辦公自動化(OA)系統(tǒng)安全性規(guī)劃與設計[J].電子技術與軟件工程,2015(15):74-74.

(責任編輯：孫文彬)

Design and Application of the Cooperative Office Automation System

WANG Zhen-huan

(Department of Informatization Management, China National Coal IMP. & EXP. (Tianjin) Co., Ltd., Tianjin 300050, China)

A lot of informatization means have been used to help the enterprises to achieve the requirements of corporate governance, but, facing numerous solutions, an enterprise has been brought much confusion. By analyzing the characteristics of the enterprises, especially the coordination and management of all levels of organization group in enterprises, the enterprise needs to build a unified office platform to realize application systems for sharing information data and the exchange of information and data at all levels. In the same time, in order to standardize enterprise operation with the information technology, the enterprise should focus on the process of control, implant corporate governance, risk management and compliance into a platform. Therefore, it should also focus on the future and give full consideration to the needs of enterprise development when we construct the information data platform. With comprehensive consideration of design, using and integration of business management, a cooperative office automation system can gradually solve or ultimately solve the problems of enterprises and boost enterprise transformation and upgrading.

cooperative office automation system; WEB; requirement; management

2017-03-13

王振環(huán)(1982-)，男，吉林四平人，助理工程師，主要從事企業(yè)信息化研究。

TP317.1

A

1009-7961(2017)03-0012-05