檔案管理中存在的問題及應(yīng)對措施

邵會民

摘要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案對傳統(tǒng)檔案的沖擊日漸加劇，人們對檔案管理學(xué)的重視不夠，檔案管理學(xué)人才的流失，企業(yè)對檔案科室的投入不夠等直接導(dǎo)致了檔案管理的沒落，但是，其實檔案管理學(xué)的重要性確實凌駕于許多學(xué)科的領(lǐng)域，人們身份信息等重要機(jī)密文件都與檔案管理學(xué)的完善分不開，本文介紹了檔案管理學(xué)中存在的問題并提出了解決措施，以此來說明檔案管理的重要性。

關(guān)鍵詞：檔案管理；機(jī)密文件；身份信息；

我們想要了解一個領(lǐng)域它所存在的問題，就要首先分析這個領(lǐng)域它存在的背景與意義.一門學(xué)科存在就有其存在的價值.所謂檔案，它的歷史可以追溯到文字開始出現(xiàn)的時期，只不過開始記載文明并編撰成書的時候我們管它叫各類史書典籍，其實從夏商周開始古人們就已經(jīng)對史書進(jìn)行過歸類整理，這也是”檔案”管理的前身.到了清康熙年間，檔案開始作為一個獨立名詞而登上歷史舞臺.隨著文明的進(jìn)步歷史的演變，檔案管理制度日趨完善，如今加上互聯(lián)網(wǎng)大力發(fā)展的支持，檔案管理也更加的現(xiàn)代化.不論是上到國家建設(shè)或是中承國企私企的人事管理再或者下至每個人的人生發(fā)展軌跡，檔案的發(fā)展都與之關(guān)系緊密.檔案涉及到非常多的不同級別的機(jī)密，一旦泄露不僅給了犯罪分子可乘之機(jī)而且對檔案管理者及檔案所有人都是財產(chǎn)及名譽(yù)的嚴(yán)重?fù)p失，所以我在下面介紹了幾點目前檔案管理中面臨的問題，以及我對這些問題提供的解決措施：

（一）電子檔案與傳統(tǒng)檔案之間的“對決”問題及解決措施

可以說計算機(jī)的發(fā)展速度已經(jīng)達(dá)到了登峰造極的地步，最明顯的是它變得越來越薄，輔助軟件越來越豐富，在人事歸檔的角度來說，電子檔案的確提供了十分便利的程度，僅在刑事偵查方面，到案率就在急劇攀升，這是造福人類的一大幸事.再者說現(xiàn)在指紋技術(shù)發(fā)展也迅速，將指紋歸檔在學(xué)生考試方面來說，就減少了很多的舞弊案，這是提高社會公平一大幸事。在計算機(jī)技術(shù)不發(fā)達(dá)的年代想要調(diào)檔或者更改檔案，那是相當(dāng)?shù)膹?fù)雜，中間要浪費(fèi)太多的人力物力，還不一定達(dá)到我們想要的結(jié)果.相比之下，傳統(tǒng)檔案越來越不被人接受，甚至有些公司已經(jīng)實行全電子檔案制，就像在英語的大力宣傳下大家已經(jīng)越來越摒棄語言文字的積累一樣，那么傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就沒有必要存在了嗎，答案當(dāng)然是否定的，首先計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展也帶動了黑客事業(yè)的興起，現(xiàn)實生活中我們的QQ號就經(jīng)常被盜，導(dǎo)致個人隱私泄露。電子檔案也存在著這種漏洞。相比于個人的信息遺失事件國家的機(jī)密就顯得太大了，大到?jīng)]有人能冷靜的應(yīng)對，所以健全網(wǎng)絡(luò)安全就迫在眉睫。一旦遭遇這樣的事，要重建網(wǎng)絡(luò)檔案就要依賴于紙質(zhì)檔案的存檔了。現(xiàn)在電子檔案已經(jīng)相當(dāng)普及，但是傳統(tǒng)檔案也一直沿用。協(xié)調(diào)好兩者之間的關(guān)系，給與同樣的重視是十分必要的。

（二）后備人才不足問題及解決措施

后備人才不足說到底就是重視程度不夠。檔案管理學(xué)在許多高校中并不作為必修科目而設(shè)立。而許多學(xué)生及家長都是以今后發(fā)展為名選擇金融財經(jīng)類的科目就讀。認(rèn)為檔案管理沒前途是目前認(rèn)知上的弊病。許多家長并不了解檔案管理學(xué)是什么就來盲目的下定義，從而這種口碑就流傳開來。就像我們?nèi)ピu價一個人，你不去收集資料不去親身接觸只是從身邊人的只字片語中就去說這個人這不好那不行，這是相當(dāng)狹隘的，也是對當(dāng)事人極度的不公平，真的需要拋開有色眼鏡用平和的心態(tài)的逐步了解。那么對檔案管理學(xué)的普及也是十分必要的，從家長到學(xué)生，我想我們應(yīng)該去各大高中及高校去宣傳各個專業(yè)，每個專業(yè)的存在都不是可有可無，都有其實用的意義。有些我們看似并不起眼的專業(yè)將來也能在社會中應(yīng)用的十分廣泛，用自身所學(xué)能夠造福社會，是中國青年之幸是中國社會之幸。要知道現(xiàn)在許多部門的人事檔案管理人員其實并不專業(yè)，但是他們從事的卻是重大機(jī)密的行業(yè)，不允許有絲毫的紕漏。檔案管理需要更多的有相關(guān)知識的人才來共同建設(shè)。

（三）檔案管理室的條件問題及相關(guān)解決措施

前幾天我去檔案室整理大家的檔案，看到檔案室已經(jīng)很久沒有人打掃過了，灰塵一片，甚至有些地方有了蜘蛛網(wǎng)，真的是觸目驚心，作為一個學(xué)檔案管理的，很辛酸.其實目前國內(nèi)許多小企業(yè)還無法達(dá)到《國家檔案管理條例》中明文規(guī)定的整齊規(guī)范分類嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，反而雜物堆積更有甚者成了公司的倉庫，管理設(shè)備也出現(xiàn)老化過時，種類不齊全。公司上級對檔案管理條例規(guī)定的不健全，下級執(zhí)行人員操作的不規(guī)范不重視，直接導(dǎo)致檔案的損壞甚至遺失，許多企業(yè)對這類問題的答復(fù)是”公司資金緊張沒有多余的錢去購置單獨的檔案室”而有些有資金的公司也是找各種理由去回避這類問題，還有一些企業(yè)有資金也有獨立檔案室，但是對檔案管理人員的要求不到位，沒有提前進(jìn)行相關(guān)知識的培訓(xùn)，這就好比有資源亂揮霍，諾大的森林也會有消失的一天。所以對待企業(yè)檔案管理室的條件問題必須有一個重視，有一個舒心的環(huán)境員工工作起來也會更加努力。這類問題最好的解決方式就是從上而下逐級進(jìn)行審查，將檔案管理問題提到上層領(lǐng)導(dǎo)的議事日程里，與其他部門共同評比，優(yōu)秀的檔案管理人員可進(jìn)行各類獎勵，并積極聘請相關(guān)的優(yōu)秀人員加入進(jìn)來，以此等辦法共同努力。

（四）檔案分類不標(biāo)準(zhǔn)問題及相關(guān)解決措施

有太多的臟亂差的檔案室它們的檔案分類自然也是不標(biāo)準(zhǔn)的，試想滿地的堆積如山的檔案想要從中找出精確的檔案可是好比登天了。打個比方記載中國古代列位皇帝和列位書法家的檔案不可能放在一個檔案柜，但是宋徽宗他既是皇帝又是書法家，我找中國著名的書法家不可能去皇帝的檔案柜里去找，這時檔案分類顯得尤為重要，這就要求檔案管理者必須熟知各個檔案的類別，對于兼性檔案要如何處理。再比如個人檔案的年限問題，如果一個軍人他要在3年內(nèi)退伍，那么檔案記錄者要詳細(xì)記載此名軍人他是何時入伍何時退伍，他中間有沒有因為疾病或是其他個人因素而離開以及具體的時間是什么時候，這中間不可以存在任何差錯，否則將來涉及到調(diào)檔問題或其本人要辦理任何個人申辦手續(xù)會出現(xiàn)各類糾紛。這類問題最好的解決措施便是要明確每個檔案的類別，針對不同類別的檔案分別進(jìn)行檔案歸類，對于兼性檔案一定要做好記錄，調(diào)檔時保證準(zhǔn)確的拿到所需檔案。

（五）檔案記錄精確度問題及相關(guān)解決措施

前一段時間我陪父親去辦理退休手續(xù)，看到有一個老人要辦理退休問題，到社保局辦理相關(guān)手續(xù)，他的身份信息顯示他已經(jīng)達(dá)到退休年齡，但是檔案記錄差了幾個月，這中間出現(xiàn)了差異導(dǎo)致他還要出示其他許多相關(guān)手續(xù)，使他忙的焦頭爛額，最后他有沒有辦成我不得而知，但是這件事卻關(guān)系到了檔案記錄的精確問題，上世紀(jì)計算機(jī)不發(fā)達(dá)的年代身份信息出錯是常有的事，只在我身邊就有好多年齡出現(xiàn)偏差的，這和檔案記錄人員的疏忽是脫不了關(guān)系的，檔案關(guān)系到一個人的一生，記錄問題必須嚴(yán)肅對待，有些人為了能夠提前退休故意加大了年齡，有些人為了騙保有意去醫(yī)院開假病歷，這些假的東西是千萬不能出現(xiàn)在個人檔案中的，這可以上升到相關(guān)法律問題，法律是嚴(yán)肅的，我們檔案記錄者要更加的嚴(yán)肅嚴(yán)格，才能確保社會秩序正運(yùn)行才能維護(hù)社會公證。

（六）檔案室工作人員流動性大問題及相關(guān)解決措施

俗話說一個人藏的東西十個人也不一定能找到，我認(rèn)為這話說在檔案管理過程中再合適不過了。因為檔案室辦公人員普遍工資不高，企業(yè)重視程度又不夠，在沒有大力投入資金之前，檔案管理人員的流動性很大，交接過程往往容易出現(xiàn)差錯，每個人對新環(huán)境的熟悉都是要一定的時間，他們?nèi)绮皇菄?yán)格受過檔案管理培訓(xùn)那么他們每個人對檔案分類的理解也會不同，當(dāng)需要調(diào)檔的時候就會耗費(fèi)許多時間，檔案數(shù)量之大，類別之多，有經(jīng)驗的管理者已經(jīng)游刃有余。對于人員流動性大必要的措施就是給與相對應(yīng)的薪資以及優(yōu)厚的福利待遇，相應(yīng)的回饋是適應(yīng)人心得必要方式，當(dāng)然也是在經(jīng)過檔案培訓(xùn)的專業(yè)人才。

檔案管理是一項集技術(shù)性責(zé)任性機(jī)密性的一項工作，我在上文中介紹了6種常見的問題及應(yīng)對措施，但也只是冰山一角。要改變強(qiáng)檔案管理工作者的社會地位，就要加強(qiáng)對檔案管理工作的社會認(rèn)知，大力發(fā)展相關(guān)的正式人才，要做到嚴(yán)謹(jǐn)高效秩序穩(wěn)定的檔案管理工作在科技迅速發(fā)展的今天是十分必要的。