檔案管理中存在的問題及對(duì)策

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案對(duì)傳統(tǒng)檔案的沖擊日漸加劇，人們對(duì)檔案管理工作的重視不夠，檔案管理人才的流失，單位對(duì)檔案科室的投入不夠等直接導(dǎo)致了檔案管理出現(xiàn)問題，但是檔案管理的重要性其實(shí)影響許多學(xué)科領(lǐng)域，人們身份信息等重要機(jī)密文件都與檔案管理的完善分不開，本文介紹了幾種檔案管理中存在的問題并提出了解決措施，以此來說明檔案管理的重要性。

關(guān)鍵詞：檔案管理；機(jī)密文件；管理問題；解決對(duì)策

每一門學(xué)科都有他自己存在的價(jià)值，我們?nèi)绻胍玫揭粋€(gè)領(lǐng)域它所存在的問題，那么必須先分析這個(gè)領(lǐng)域它發(fā)展的歷史與意義。所謂檔案，它的歷史可以追溯到文字開始出現(xiàn)的時(shí)期，只不過開始記載文明并編撰成書的時(shí)候我們管它叫各類史書典籍，其實(shí)從夏商周開始古人們就已經(jīng)對(duì)史書進(jìn)行過歸類整理，這也是"檔案”管理的前身。到了清康熙年間，檔案開始作為一個(gè)獨(dú)立名詞而登上歷史舞臺(tái)。隨著文明的進(jìn)步和歷史的演變，檔案管理制度日趨完善， 加上如今互聯(lián)網(wǎng)大力發(fā)展的支持，檔案管理也更加的現(xiàn)代化。不論是上到國家建設(shè)或是中到國企私企的人事管理再或者下至每個(gè)人的人生發(fā)展軌跡，檔案的發(fā)展都與之關(guān)系緊密。檔案涉及到非常多的不同級(jí)別的機(jī)密，一旦泄露，不僅給了犯罪分子可乘之機(jī)，而且對(duì)檔案管理者及檔案所有人都是財(cái)產(chǎn)及名譽(yù)的嚴(yán)重?fù)p失，以下是我在檔案管理中遇到過的問題，以及我對(duì)這些問題提供的解決措施：

1 電子檔案與傳統(tǒng)檔案之間的"矛盾"問題及解決措施

可以說計(jì)算機(jī)的發(fā)展對(duì)檔案的管理已經(jīng)達(dá)到了登峰造極的地步，最明顯的是檔案變得越來越薄，輔助軟件越來越豐富，在人事歸檔的角度來說，電子檔案的確提供了十分便利的程度，這是造福人類的一大幸事。再者說現(xiàn)在指紋技術(shù)發(fā)展也迅速，將指紋歸檔在學(xué)生考試方面來說，就減少了很多的舞弊案，這是提高社會(huì)公平一大幸事。在計(jì)算機(jī)技術(shù)不發(fā)達(dá)的年代想要調(diào)檔或者更改檔案是相當(dāng)?shù)膹?fù)雜，中間要浪費(fèi)太多的人力物力，還不一定達(dá)到我們想要的結(jié)果。相比之下，傳統(tǒng)檔案越來越不被人接受，甚至有些單位已經(jīng)實(shí)行全電子檔案制。那么傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就沒有必要存在了嗎？答案當(dāng)然是否定的。首先計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展也帶動(dòng)了黑客事業(yè)的興起，現(xiàn)實(shí)生活中我們的QQ號(hào)就經(jīng)常被盜，導(dǎo)致個(gè)人隱私泄露，電子檔案也存在著這種漏洞。相比于個(gè)人的信息遺失，國家的機(jī)密泄露事件就顯得太大了，大到?jīng)]有人能冷靜的應(yīng)對(duì)，所以健全網(wǎng)絡(luò)安全就迫在眉睫。一旦遭遇這樣的事，要重建網(wǎng)絡(luò)檔案就要依賴于紙質(zhì)檔案的存檔了?，F(xiàn)在電子檔案已經(jīng)相當(dāng)普及，但是傳統(tǒng)檔案也應(yīng)一直沿用，協(xié)調(diào)好兩者之間的關(guān)系，給予同樣的重視是十分必要的。

2 后備人才不足問題及解決措施

后備人才不足說到底就是重視程度不夠。檔案管理學(xué)在許多高校中并不作為本科專業(yè)而設(shè)立，許多學(xué)生及家長都是以今后發(fā)展為因不會(huì)選擇檔案管理專業(yè)，認(rèn)為檔案管理沒前途，但這是認(rèn)知上的弊病，許多家長并不了解檔案管理是什么就來盲目的下定義。有些我們看似并不起眼的專業(yè)將來也能在社會(huì)中應(yīng)用的十分廣泛，用自身所學(xué)能夠造福社會(huì)，是中國青年之幸，是中國社會(huì)之幸。要知道現(xiàn)在許多部門的人事檔案管理人員其實(shí)并不專業(yè)，但是他們從事的卻是重大機(jī)密的行業(yè)，不允許有絲毫的紕漏，檔案管理需要更多的有相關(guān)知識(shí)的人才來共同建設(shè)。

3 檔案管理室的條件問題及相關(guān)解決措施

大部分單位的檔案室已經(jīng)很久沒有人打掃過了，灰塵一片，甚至有些地方有了蜘蛛網(wǎng)，真的是觸目驚心，作為一個(gè)檔案管理的工作人員，感到很辛酸。其實(shí)目前國內(nèi)許多小企業(yè)還無法達(dá)到<<國家檔案管理?xiàng)l例>>中明文規(guī)定的整齊規(guī)范、分類嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，反而雜物堆積，更有甚者成了單位的倉庫，管理設(shè)備也出現(xiàn)老化過時(shí)，種類不齊全。單位上級(jí)對(duì)檔案管理?xiàng)l例規(guī)定的不健全，下級(jí)執(zhí)行人員操作的不規(guī)范不重視，直接導(dǎo)致檔案的損壞甚至遺失。許多單位對(duì)這類問題的答復(fù)是"單位資金緊張沒有多余的錢去設(shè)置單獨(dú)的檔案室”，而有些有資金的單位也是找各種理由去回避這類問題。還有一些單位有資金也有獨(dú)立檔案室，但是對(duì)檔案管理人員的要求不到位，沒有提前進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)。所以對(duì)待單位檔案管理室的條件必須重視，有一個(gè)舒心的環(huán)境員工工作起來也會(huì)更加努力。這類問題最好的解決方式就是從上而下逐級(jí)進(jìn)行審查，將檔案管理問題提到上層領(lǐng)導(dǎo)的議事日程里，與其他部門共同評(píng)比，優(yōu)秀的檔案管理人員可進(jìn)行各類獎(jiǎng)勵(lì)，并積極聘請(qǐng)相關(guān)的優(yōu)秀人員加入進(jìn)來共同努力。

4 檔案分類不標(biāo)準(zhǔn)問題及相關(guān)解決措施

有很多檔案室它們的檔案分類也是不標(biāo)準(zhǔn)的，在地上堆積如山的檔案里想要從中找出精確的檔案可難比登天了。比方記載不同地區(qū)的人事檔案不可能放在一個(gè)檔案柜，試想一個(gè)檔案柜里既有不同區(qū)的人事檔案又有不同年代的人事檔案，很難管理，這時(shí)檔案分類顯得尤為重要，這就要求檔案管理者必須熟知各個(gè)檔案的類別，對(duì)于兼性檔案要如何處理的辦法。再比如個(gè)人檔案的年限問題，如果一個(gè)工人他要在幾年內(nèi)退休，那么檔案記錄者要詳細(xì)記載此名工人他是何時(shí)上班何時(shí)退休，他中間有沒有因?yàn)榧膊』蚴瞧渌麄€(gè)人因素而離開以及具體的時(shí)間是什么時(shí)候，這中間不可以存在任何差錯(cuò)，否則將來涉及到調(diào)檔問題或其本人要辦理任何個(gè)人手續(xù)會(huì)出現(xiàn)各類糾紛。這類問題最好的解決措施便是要明確每個(gè)檔案的類別，針對(duì)不同類別的檔案分別進(jìn)行檔案歸類，對(duì)于兼性檔案一定要做好記錄，調(diào)檔時(shí)保證準(zhǔn)確的拿到所需檔案。

5 檔案記錄精確度問題及相關(guān)解決措施

在工作過程中曾經(jīng)出現(xiàn)有人要辦理退休問題，到相關(guān)單位辦理手續(xù)，但是他的身份信息顯示他已經(jīng)達(dá)到退休年齡，但是檔案記錄差了幾個(gè)月，這中間出現(xiàn)了差異導(dǎo)致他還要出示其他許多相關(guān)手續(xù)，使他忙的焦頭爛額，這件事卻關(guān)系到了檔案記錄的精確問題，上世紀(jì)計(jì)算機(jī)不發(fā)達(dá)的年代身份信息出錯(cuò)是常有的事，只在我身邊就有好多年齡出現(xiàn)偏差的，這和檔案記錄人員的疏忽是脫不了關(guān)系的，檔案關(guān)系到一個(gè)人的一生，記錄問題必須嚴(yán)肅對(duì)待，有些人為了能夠提前退休故意加大了年齡，這些假的東西是千萬不能出現(xiàn)在個(gè)人檔案中的，這可以上升到相關(guān)法律問題，法律是嚴(yán)肅的，我們檔案記錄者要更加的嚴(yán)肅嚴(yán)格，才能確保社會(huì)秩序正運(yùn)行才能維護(hù)社會(huì)公證。

6 檔案室工作人員流動(dòng)性大問題及相關(guān)解決措施

因?yàn)闄n案室工作人員普遍工資不高，單位重視程度又不夠，在沒有大力投入資金之前，檔案管理人員的流動(dòng)性很大，交接過程往往容易出現(xiàn)差錯(cuò)，每個(gè)人對(duì)新環(huán)境的熟悉都要一定的時(shí)間，他們?nèi)绮皇菄?yán)格受過檔案管理培訓(xùn)那么他們每個(gè)人對(duì)檔案分類的理解也會(huì)不同，當(dāng)需要調(diào)檔的時(shí)候就會(huì)耗費(fèi)許多時(shí)間，檔案數(shù)量之大，類別之多，沒有經(jīng)驗(yàn)的管理者便不能游刃有余。對(duì)于人員流動(dòng)性大必要的措施就是給與相對(duì)應(yīng)的薪資以及優(yōu)厚的福利待遇，相應(yīng)的回報(bào)是獲得人心的必要方式，當(dāng)然也是必須經(jīng)過檔案培訓(xùn)的專業(yè)人才。

檔案管理是一項(xiàng)集技術(shù)性、責(zé)任性、機(jī)密性的一項(xiàng)工作，以上問題及應(yīng)對(duì)措施也只是冰山一角。要改變強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)狀，就要提高對(duì)檔案管理工作的社會(huì)認(rèn)知，大力培養(yǎng)檔案管理的專業(yè)人才，要做到嚴(yán)謹(jǐn)高效秩序穩(wěn)定的檔案管理工作在科技迅速發(fā)展的今天是十分必要的。

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作者簡介

譚敏（1982-），，女四川省眉山市彭山區(qū)人才流動(dòng)服務(wù)中心從事檔案管理工作。