檔案管理工作中存在的問題及措施分析

汪小奇

摘要：隨著檔案管理制度的不斷改革，我國的檔案管理工作取得了顯著的成績。但是，想要做好檔案管理工作卻不是僅僅如此，而是需要社會各界人士的共同努力與政府部門的耐心投入，對檔案管理工作中存在的問題及時進行解決，并采取相關的應對措施，以期提高檔案管理工作的整體水平。因此，本文對檔案管理方案中存在的問題及措施進行詳細分析。

關鍵詞：檔案管理；制定規(guī)范；問題與措施

隨著社會主義思想不斷深入人心，政府有關部門的信息收集量也在不斷增加。檔案管理工作是開展社會活動的主要依據(jù)，但是伴隨著各項檔案管理信息的增多，傳統(tǒng)的檔案管理模式存在著嚴重的漏洞與不足，對檔案信息的安全l生造成一定的影響。因此檔案管理機構想要更好地對檔案管理工作進行有效完善，應引進先進的檔案管理技術，從自身的實際出發(fā)，提高檔案管理人員的專業(yè)能力。由此可見，關于檔案管理工作的問題與措施的探討工作顯得至關重要，下文對檔案管理工作進行了詳細分析。

一、檔案管理工作中存在的問題

現(xiàn)階段，我國在對檔案進行管理中發(fā)現(xiàn)還存在許多不足之處，例如：方法比較落后，和實際存在差異等，下文主要從這兩個角度進行具體分析。

（一）檔案管理方法相對落后。現(xiàn)階段，政府檔案管理工作存在的管理力度較為薄弱的缺點，其原因在于未建立完善的檔案管理工作隊伍。在我國的事業(yè)單位中，一般情況下，檔案管理工作由辦公室的勤雜人員負責，同時勤雜人員流動較為頻繁，且專業(yè)素質(zhì)水平低下，無法對檔案管理工作進行妥善處理，如發(fā)生某些方面的問題，甚至會出現(xiàn)問題拖延的現(xiàn)象，為事業(yè)單位帶來巨大的經(jīng)濟損失。首先，檔案管理人員對檔案的目錄號和類別號、全宗號以及案卷號未高度重視，在日常的工作中，經(jīng)常出現(xiàn)混淆的現(xiàn)象，并時常發(fā)生蓋錯章或記錯編號的問題。其次，在檔案管理工作過程中，缺少相關的檔案目錄管理索引，極容易出現(xiàn)目錄索引不全面或錯誤的狀況，甚至年代相對久遠的檔案，未有相應的索引表，致使無法對檔案進行及時的信息檢索，對檔案管理部門的工作效率造成一定的影響。最后，檔案管理工作的方法相對落后，例如：在實際的檔案管理工作中，使用紙質(zhì)檔案信息的管理方法，在管理過程中缺少相應的安全性。但是，目前我國的大多數(shù)檔案管理機構均采用手工式檔案管理模式，利用人工完成檔案的收集和整理、編目以及檢索等工作，未與現(xiàn)代化的信息技術相結合，導致檔案管理工作效率低下，錯誤頻繁發(fā)生，不利于檔案管理工作的順利進行。

（二）檔案管理工作與實際理念相違背。檔案管理機構的檔案管理工作和檔案服務出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象，而開展檔案管理工作的目的是為事業(yè)單位日常工作的開展提供便利條件，如將檔案管理工作只停留在表面，則無法發(fā)揮檔案管理工作的實用價值。目前，我國的檔案管理工作在類別上相對單一，僅對文書和戶籍檔案進行有效的管理，而忽視聲像以及實物等檔案的重要性，從而使檔案管理制度的系統(tǒng)性和完整性特點造成一定的限制。另外，檔案管理制度不健全，也是檔案信息出現(xiàn)嚴重漏洞的主要原因，進而無法為事業(yè)單位日常工作的開展提供相關的數(shù)據(jù)信息。

二、提高檔案管理工作的有效措施

（一）強化檔案管理制度，優(yōu)化檔案管理方法。隨著現(xiàn)代化信息技術的快速進步，檔案管理機構為適應社會的發(fā)展，應引進先進的檔案管理技術，使用相關的檔案管理軟件，使檔案管理的輸入和檢索等工作更加便利，從而使檔案管理工作更加地快速化、真實化。對此檔案管理機構應建立完善的檔案管理系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)代化的信息技術提升檔案管理工作的效率。其次，檔案管理機構應做好管理人員的專業(yè)能力培訓工作，使其能夠熟練地掌握現(xiàn)代化的計算機技術，將高新技術運用至檔案管理工作中。最后，檔案管理機構應對檔案管理工作進行嚴格監(jiān)督，同時對事業(yè)單位的發(fā)展方向和動態(tài)進行有效控制，確保檔案管理工作的實效性，從而才能更好地為事業(yè)單位的日常活動開展提供相應的服務保障。

（二）對檔案管理工作的職能進行合理開發(fā)和利用。檔案管理人員應對本單位的發(fā)展現(xiàn)狀進行充分了解，并對檔案管理工作的職能進行合理開發(fā)和利用，從某種意義上來講，每一項檔案管理工作都有自身存在的價值。此外檔案管理人員應意識到自身職責的重要性，對相關檔案信息進行科學、合理、有序的編排，實現(xiàn)“死檔案”向“活資料”的轉(zhuǎn)化，從而更好地服務于事業(yè)單位，為各項工作的開展提供相關的數(shù)據(jù)參考。與此同時，檔案管理機構還需結合先進的網(wǎng)絡技術，建立事業(yè)單位與檔案管理信息的共享平臺，使其能夠更好地進行檔案管理咨詢工作，促進事業(yè)單位的穩(wěn)步發(fā)展。

三、結語

總而言之，在信息化快速發(fā)展的今天，政府部門的檔案管理工作顯得愈發(fā)重要。但是，新階段的檔案管理工作中存在的問題，需要政府部門工作人員高度重視，積極配合相關問題的探討與研究，并針對存在的問題提出相關的解決措施，同時檔案管理人員應提升自身的檔案管理意識。另外檔案管理機構還應提高管理人員的綜合素質(zhì)，對檔案管理工作進行科學化的規(guī)范，促進檔案管理工作的順利進行。