建筑設計院檔案管理工作探討

李存

摘要：建筑設計院檔案信息資源不僅是本院各部門工作要查考利用的資源，也是整個社會廣大公眾需要關注、了解、知曉的信息渠道。但是信息化檔案館的建設也是一個循序漸進和不斷探索的過程。我們相信，只要廣大檔案管理工作人員不斷探索新的途徑，檔案管理就能夠向前發(fā)展。本文通過分析工程設計檔案的基本特點和管理的問題，對加強建筑設計院檔案管理工作的策略進行了探討。

關鍵詞：工程設計檔案；特點；管理

1工程設計檔案的基本特點

設計院工程設計檔案主要具有五個特點：

1.1多樣化的載體形式

設計院的工程設計檔案不僅局限于文字材料、圖紙等紙質材料，目前還有各種格式的電子文檔。

1.2種類繁多的檔案內容

設計院工程設計檔案內容除了普通工程施工圖紙外，包括甲方授權委托書、批準書、合同、設計條件和要求、地質勘查報告、評審意見、結構、節(jié)能計算書、工程造價書、設計修改書、竣工驗收報告、評審藍圖等，因內容多樣，必須確保每個項目檔案保存的完整性。總而言之，總之，文檔種類多，歸檔庫藏數(shù)量大，為建筑設計公司檔案管理工作增加了新難度。

1.3數(shù)量巨大

工程建設產品本身具有整體性的特點，不僅造型龐大，結構復雜、內容繁多，而具是由一個個單件生產的項目銜接的固定資產體系。它們千差萬別，各自有它獨特的結構、形式和要求，并相應形成多種多樣單獨設計的圖紙文件。在數(shù)量方面，普通工程所形成的具有保存價值的僅是圖紙便將近百張，如果是大型工程，便有幾百張乃至上千張。因而設計單位在設計技術活動中形成的圖紙文件必然具有數(shù)量大，遞增快的特點。

1.4時間跨度較長，材料變更快

建筑設計院檔案形成于工程項目設計技術活動之中，一方面反映了建設項目的設計水平，是建筑工業(yè)的重要史料；另一方面許多項目建設時間跨度大，基本是跨年度甚至幾個年度，設計歸檔材料隨年度變化不斷變更增多。

1.5檔案的使用效率高

設計檔案是設計科學技術活動的記錄，承載著設計專業(yè)的科學技術知識，反映了實際的長期使用功能和價值，廣泛應用于生產生活中。設計檔案的適用性原則也使得設計成果的共享成為可能，無論是在設計階段還是施工階段，竣工階段，設計都必須及時提供給投資人或業(yè)主，承包商參考應用。設計院所保存的工程檔案不僅僅要服務本院的設計人員，同時，建筑單元和業(yè)主單位也是重要的服務對象，因此，檔案需要頻繁地保存、查閱、調閱、加曬等。

2建筑設計院檔案管理的問題分析

2.1檔案管理制度有待進一步完善

在建筑設計院檔案的收集、整理、儲存和利用中，雖然有管理制度，但面對新問題、新情況，管理制度沒有及時調整。檔案分類缺失，檔案分類不科學、不合理，保管期限表不完善，保密制度為落實，很少結合建筑、規(guī)劃和市政等業(yè)務，制定相應的歸檔范圍表。由于檔案管理系統(tǒng)的標準不明確，很難及時解決檔案管理的問題，對檔案的收集產生了不良的影響。

2.2檔案管理員缺乏檔案管理相關知識

當前建筑設計院檔案管理人員的能力有限，繼續(xù)學習能力不強，沒有深入學習專業(yè)的檔案管理知識，表現(xiàn)在工作思路不清晰、方法簡單、管理粗放、安全意識不強等方面。此外，由于檔案管理人員變動比較頻繁，工作積極性不高，受到檔案管理制度不完善的影響，導致檔案工作很難連續(xù)進行，為檔案資料的查找和利用帶來不便。

2.3檔案管理信息化水平低

隨著信息時代的發(fā)展，建筑設計院檔案管理人員利用計算機、網(wǎng)絡、CAD等軟硬件，使檔案工作更加規(guī)范化、標準化，提高工作效率。但目前建筑設計院建立檔案管理系統(tǒng)、無法收集整理大量數(shù)據(jù)的不多，電子文檔的形成過程難以控制，影響了其真實性和完整性。因為不能確保電子文化的安全，在利用電子文件時不夠便捷和高效。因此，建筑設計學院應注重檔案信息化建設，充分體現(xiàn)檔案的價值。

3加強建筑設計院檔案管理工作的策略

3.1轉變檔案管理觀念

第一，要提高認識。隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，為檔案管理帶來了新的考驗，充分認識到檔案信息化建設的重要性，在總體規(guī)劃中，將施工企業(yè)信息納入檔案信息化建設之中；第二，要順應形勢。當前檔案管理的形勢帶來了嚴重的挑戰(zhàn)，電子信息、網(wǎng)絡動態(tài)的信息管理、網(wǎng)絡的歸檔、數(shù)字文件存儲等已經成為建筑設計機構檔案管理的必然選擇，加快了檔案的數(shù)字化、歸檔、整合、服務網(wǎng)絡和信息標準化的發(fā)展，統(tǒng)一管理檔案。要加大對信息平臺的應用，確保檔案管理模式能夠滿足企業(yè)信息化要求；第三，逐步健全制度。建筑設計院要根據(jù)當前信息化要求，建立相應的規(guī)章制度，尤其是要建立電子文件歸檔管理系統(tǒng)，加強電子圖紙的形成、流轉、接受、監(jiān)控、歸檔和鑒定等工作，并落實安全責任制度。要妥善保管原有紙質檔案，讓電子檔案的真實性與原始性得到有效保護。

3.2加強對工程設計檔案的安全監(jiān)管

一般而言，紙質檔案保管期為十年（重點工程為三十年），長久保留與圖紙原件內容一致的電子文檔，高度重視設計成果信息的長久保存，積極采取措施防范檔案風險，實行檔案備份制制度，建立電子文件和數(shù)字檔案登記備份中心，對設計院參與的重大建設項目的設計資料電子圖紙電子文件實行登記備份，避免重要檔案的損毀，防患于未然。建立檔案主管領導負責制，制定實施細則和配套舉措，強化工作落實探索多元存儲手段應用按照規(guī)定格式存儲到一次光盤或磁帶等脫機載體，保證檔案數(shù)據(jù)信息的真實性完整性和可讀性。

3.2提高檔案管理的系統(tǒng)設置和技術措施

建筑設計研究院檔案資源通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)信息管理、檔案和數(shù)字資源和檔案處理、處理和計算機網(wǎng)絡傳輸?shù)墓芾?，實現(xiàn)檔案資源的合理配置和有序、有效的開發(fā)利用，實現(xiàn)社會檔案信息資源共享。這就要求文件管理人員必須使用計算機，實現(xiàn)計算機管理，而網(wǎng)絡是計算機管理文件信息的必要途徑。我們應該充分利用現(xiàn)代信息技術，加快從物理檔案管理向電子檔案管理的轉變。采用現(xiàn)代化辦公設備為用戶提供遠程服務。寬帶互聯(lián)網(wǎng)的開通，給吸收信息的時間和空間帶來了巨大的變化，顯示出強大的優(yōu)勢?；ヂ?lián)網(wǎng)文件的整合為更廣泛的利用渠道提供了廣闊的空間。檔案館可將電子文件加工、整理成電子文件，用戶可在不同領域享受高質量、便捷的信息服務。

4結束語

總之，工程設計檔案是一種技術財富，對一個單位或企業(yè)規(guī)劃和發(fā)展是不可或缺的。要根據(jù)其特點進行管理和保護，做到既方便使用有利于保存。