淺議檔案信息資源的開發(fā)與利用

孫勇

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和知識的需要，檔案信息資源已經(jīng)成為社會信息系統(tǒng)的重要組成部分。檔案信息作為數(shù)據(jù)信息的存檔，已經(jīng)成為社會服務(wù)的一部分。那么如何對檔案信息資源積極有效的開發(fā)，從而實現(xiàn)服務(wù)社會的功能呢？這是經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的一項重要任務(wù)。檔案信息存儲的目的便是為了更好的開發(fā)與利用，因此目前我們的首要任務(wù)便是對檔案信息資源進(jìn)行深入研究，并且清晰它的開發(fā)與利用的必要性。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源；開發(fā)；利用

當(dāng)今世界是以高科技為主導(dǎo)的知識經(jīng)濟(jì)時代，知識已成為經(jīng)濟(jì)、社會發(fā)展的主導(dǎo)力量。知識信息在飛速增長信息利用率已成為國家實力的重要指標(biāo)。檔案作為歷史的記錄，知識的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發(fā)利用價值。推進(jìn)檔案資源的開發(fā)利用，對經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會建設(shè)具有重要的推進(jìn)作用。我國的檔案管理已從傳統(tǒng)的實體管理向檔案信息化管理發(fā)展，檔案服務(wù)職能已從行政服務(wù)向社會化服務(wù)過渡，檔案信息資源已成為社會共享的信息資源的一部分。因而在信息時代充分開發(fā)利用檔案信息資源是現(xiàn)今必須要思考和解決的一個問題。

一、加強檔案資源建設(shè)，為檔案信息資源的開發(fā)利用打好基礎(chǔ)。

開發(fā)利用檔案信息資源，擁有檔案是基礎(chǔ)。檔案資源建設(shè)是一項事關(guān)檔案事業(yè)興旺發(fā)達(dá)的基礎(chǔ)性工程，最大限量的收集是最大利用的前提和保證，只有大力加強檔案資源建設(shè)，注重做好檔案收集工作，檔案信息資源的開發(fā)利用工作才有可能做得更好。檔案的收集工作是檔案信息資源開發(fā)利用的起點，沒有檔案的收集，就沒有檔案信息資源，沒有檔案信息資源，就不可能進(jìn)行開發(fā)利用，從這個意義上說，檔案資料的收集工作是檔案信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)，是首要工作。檔案部門要要及時、準(zhǔn)確、客觀地收集檔案資源，大力豐富館藏，最大限度地擴(kuò)大征集和接受檔案的范圍和標(biāo)準(zhǔn)，占有和把握一切可被利用的、原始的、客觀的、真實的檔案，不斷豐富充實檔案信息資源這座寶庫，堅實地打好檔案開發(fā)利用的基礎(chǔ)，為最大限度地滿足開發(fā)利用提供豐厚的物質(zhì)基礎(chǔ)。同時要對現(xiàn)有館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，采用數(shù)字方式存儲起來，實現(xiàn)檔案信息資源信息化，為網(wǎng)絡(luò)傳輸建立充足的數(shù)據(jù)庫資源。

二、加大檔案開放力度，滿足開發(fā)利用檔案信息資源的需求。

各級檔案館要在做到明確檔案密級，做好相關(guān)級別檔案的保密工作，確保國家機(jī)密，維護(hù)檔案所有權(quán)者的利益的基礎(chǔ)上，遵循“開放檔案的范圍應(yīng)最大化，檔案保密的范圍應(yīng)該最小化”的首要原則，加快檔案開放進(jìn)程，對到期的檔案加快鑒定速度，依照《檔案法》的規(guī)定，把可以開放的檔案盡快開放出來，要建立科學(xué)合理的降解密制度，處理好全面開發(fā)與適度保密的關(guān)系，積極穩(wěn)妥地做好已經(jīng)到開放期檔案的劃控和解密工作，對經(jīng)濟(jì)、科技、文化以及歷史檔案可根據(jù)《檔案法》及有關(guān)條例隨時通過各種形式向社會開放，以便被社會、團(tuán)體及時利用。這是滿足開發(fā)利用檔案信息資源需求的一個重要渠道和舉措。

三、運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高檔案信息資源開發(fā)利用水平。

實踐已經(jīng)充分證明，現(xiàn)代信息技術(shù)手段是高質(zhì)量快速進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)的重要手段，它可以創(chuàng)造優(yōu)越的條件，提高檔案信息的質(zhì)量以及檔案信息的傳遞技術(shù)，使檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，使大力開發(fā)和科學(xué)合理、有效利用檔案信息資源成為現(xiàn)實，也可以為共享檔案信息資源打下基礎(chǔ)。積極、主動運用現(xiàn)代信息技術(shù)，全面地傳遞信息，是開發(fā)利用檔案信息的主要途徑。

四、搞好檔案服務(wù)工作，優(yōu)化開發(fā)利用檔案信息資源的環(huán)境。

檔案利用工作是檔案業(yè)務(wù)工作的中心環(huán)節(jié)，是開發(fā)利用檔案信息資源的直接途徑。要搞好檔案的利用服務(wù)?！稒n案法》指明，檔案的利用是指對檔案的閱覽、復(fù)制和摘錄。檔案的利用工作是檔案部門為利用者提供檔案和各種相關(guān)服務(wù)。要最大限度地滿足各方面對檔案利用的需求，要熱情接待查檔人員，簡化查檔手續(xù)方便群眾，為利用者提供更便捷的服務(wù)，提高查全率和查準(zhǔn)率。要竭誠為檔案的利用者提供多樣化的高質(zhì)量服務(wù)，主動拓展服務(wù)領(lǐng)域，開展全方位、多層次、多渠道的信息服務(wù)。要加快檔案信息化建設(shè)，全面推進(jìn)檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)，提高服務(wù)能力，讓用戶方便快捷地利用檔案信息資源。

五、大力宣傳檔案工作，提高全社會開發(fā)利用檔案信息資源的意識。

檔案信息資源的開發(fā)利用需要全社會的積極支持和參與，才能促進(jìn)工作的開展。這就需要通過開展多種形式、多種渠道的檔案宣傳，擴(kuò)大檔案工作的影響，使檔案走向社會，提高和強化全社會檔案利用的意識。檔案工作者要理直氣壯、深入細(xì)致地向社會宣傳檔案工作，要開展廣泛的輿論宣傳和暢通的信息交流。借助電視、報刊、互聯(lián)網(wǎng)等媒體，宣傳檔案法律法規(guī)，普及檔案知識，向社會傳遞檔案信息，吸引人們更好地利用檔案。

六、提高檔案工作者素質(zhì)，加強檔案信息資源開發(fā)利用能力。

檔案人員是檔案資源開發(fā)和利用的決定因素在信息技術(shù)發(fā)達(dá)的今天，檔案員的新角色是在浩瀚的信息和各類用戶之間充當(dāng)信息中介，以信息的組織管理和用戶培訓(xùn)為中心職能，檔案員要從大量信息資料中搜集和篩選對用戶最有價值的信息，為用戶提供深層次的信息服務(wù)。因此，要加強檔案員自身素質(zhì)的提高，適應(yīng)信息化需要就必須具備：

1、強烈的事業(yè)心，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度；開拓進(jìn)取的創(chuàng)新精神，較強的思維能力。

2、扎實的業(yè)務(wù)知識，熟練的實際操作技能，即掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，又具有較高外語水平。

3、優(yōu)良的文化素質(zhì)，淵博的科學(xué)知識，較強的信息意識和經(jīng)營管理知識。除此之外還要具備網(wǎng)絡(luò)資源開發(fā)研究能力。

綜上所述，檔案信息資源的開發(fā)與利用與國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)有著十分密切的關(guān)系，是檔案事業(yè)一項長期而艱巨重要的工作任務(wù)。讓我們都來關(guān)心檔案事業(yè)，提高檔案管理水平，發(fā)揮檔案的重要信息資源作用，使檔案信息資源得到最大限度的開發(fā)利用，為黨和國家的經(jīng)濟(jì)、政治、文化等諸多事業(yè)的發(fā)展增添活力，為全面建設(shè)小康社會、開創(chuàng)建設(shè)有中國特色的社會主義新局面更好地服務(wù)。

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