如何加強人事檔案的管理工作

曹遠會?慕雪琴

摘要：伴隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，開始逐漸增長的檔案信息的管理，為了可以將檔案管理工作更加高效快捷的實現(xiàn)，人事檔案管理工作開始受到越來越多人的關心。作為我國社會主義現(xiàn)代化建設的重要組成部分的人事檔案管理，是檔案管理工作滿足社會發(fā)展需要的必然需要。盡管我國在人事檔案管理工作當中獲得不小的成績，還是存在不少的問題，所以，文中將重點對加強人事檔案管理工作進行了分析。

關鍵詞：加強；人事檔案；管理

作為人事工作基礎的人事檔案管理工作，伴隨著人事制度改革的慢慢深入，人事檔案管理工作面對著非常多的新情況問題。怎樣在滿足新形勢的條件下的人事檔案管理工作，改進檔案管理的方式，從而將人事檔案管理工作水準提升，更好的為人事工作進行服務，已經(jīng)成為了人事檔案管理工作當中非常關鍵的課題。

一、人事檔案管理工作中存在的問題

（一）人事檔案管理基礎設施不完善，管理的科學化、信息化程度不高

首先人事檔案保管的環(huán)境設備并不是非常健全完善，將普通的辦公室作為檔案的庫房，導致庫房的溫度濕度無法得到適宜的控制，庫房的門窗一般都是普通門窗，封閉效果不高，非常容易導致紙質(zhì)檔案被人破壞。另外人事檔案保管現(xiàn)代化設施并不是非常完善。目前，有的單位并未引入電子化的人事檔案管理系統(tǒng)，檔案的材料還是限制在紙質(zhì)的檔案的保管上，所以導致人事檔案管理工作效率低，科學化水平不高。

（二）檔案管理工作隊伍不穩(wěn)定

人事管理隊伍穩(wěn)固程度受到領導是否重視所決定，企業(yè)一般來講對人事檔案管理工作的態(tài)度就是用時關注，不用就忽略，無法獲得真正意義上的關注，造成非常多管理工作者積極性降低，對檔案管理工作不單單是保管，并未使用創(chuàng)新的眼光來將工作質(zhì)量和效率提升，最終將檔案管理直接變成了材料保管工作。

（三）人事檔案管理手段落后，管理水平低

目前，雖然單位開始在工作當中使用電子化的人事檔案管理系統(tǒng)?？墒菍嶋H應用當中，有的職員對使用電腦還是約束在錄入信息當中，進行檢索查閱檔案信息的同時，還是依靠人力手工操作進行，還未充分發(fā)揮先進技術的作用，就促使人事檔案管理方法比目前的現(xiàn)代化落后。

（四）管理缺乏規(guī)范化

伴隨著不斷完善的人力資源管理制度，人事管理當中不斷的將改革進行發(fā)展，可是在一些小地方，人事檔案管理工作還并不是非常規(guī)范。員工入職離職的步驟上，并未獲得良好的銜接。人事檔案管理部門并未充分的進行關注，造成檔案丟失情況出現(xiàn)。市場經(jīng)濟的影響中，人事代理服務成為潮流，受到多個單位的認同。可是有的單位并沒有人力資源管理部門和檔案管理機構，造成單位將員工的人事檔案放在人事代理服務中心。同時人事代理中心只是將檔案進行保管，員工工作表現(xiàn)和績效考核沒有及時記錄到檔案當中，這樣的人事檔案將不會全面的展現(xiàn)在勞動者基本情況。不規(guī)范的人事檔案存儲模式將不會發(fā)揮人力資源管理的關鍵作用。

二、加強人事檔案的管理工作的措施

（一）完善檔案管理工作的基礎建設，提高檔案管理的安全性

建設基礎設施從兩個方面著手。首先將環(huán)境設施健全完善，利用人事檔案管理部門投入人力物力財力，將工作環(huán)境改善，將防火、防潮、防盜功能齊全的專門的庫房建立起來，更好的將檔案管理的安全提升。其次，將先進的系統(tǒng)設施積極的引入。利用資金投入帶來現(xiàn)代化的人事檔案管理工作所需要的設備，將傳統(tǒng)依靠人力收集操作、查閱檔案的情況改變，將檔案管理工作變成了促進單位進步的重點因素。

（二）培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才

現(xiàn)代化高素質(zhì)的管理人才是實現(xiàn)人事檔案管理不可缺少的因素。所以，將聘用現(xiàn)代化管理人才歸入到單位招聘計劃當中。高素質(zhì)的人事檔案管理人才要具有計算機的知識，將熟練使用計算機技術，同時具備強大的業(yè)務水平和豐富的專業(yè)理論知識。電子計算機根據(jù)自身的高速運算和數(shù)據(jù)處理能力，為檔案工作者帶來科學的管理方式和檢索技術。

為了可以提升企業(yè)檔案管理水準，需要將人事檔案管理工作人員的綜合水平和能力提高。單位需要定期為人事檔案管理人員進行技能培訓或者開展研討會，對新上任的工作人員進行崗前培訓工作。指導人事檔案管理工作者積極的參與到專業(yè)的培訓當中，更好的將自身的專業(yè)素養(yǎng)和技術水平提升。將人事檔案管理工作人員的再教育工作做好，將更好的提升人事檔案管理工作人員的工作積極性。

（三）加強信息化建設

21世紀是一個信息化的時代，人事檔案管理工作當中廣泛的使用網(wǎng)絡信息技術和計算機多媒體技術。不但能夠?qū)⑷耸聶n案資料的錄入速度提升，還可以為人事檔案整理查閱帶來方便，將人事檔案管理工作的便利程度充分滿足，將存儲空間節(jié)約下來，防止因為紙質(zhì)檔案而導致紙質(zhì)檔案丟失損壞，確保檔案管理安全，同時方便了檔案的翻閱，利用信息化的人事檔案管理幫助完善人事檔案管理系統(tǒng)。第一將人事檔案管理信息化數(shù)據(jù)實現(xiàn)，將人事檔案的利用率提升，將延長檔案資源的壽命，降低出現(xiàn)的損失。第二，數(shù)據(jù)化的人事檔案工作將傳閱工作變得更加便捷，將實現(xiàn)網(wǎng)絡、信息、資源化水平。

（四）規(guī)范管理制度

將人事檔案規(guī)范化管理工作做好，第一步要將先進的思想意識確定好，將人事檔案管理觀念和方式全面掌握，促使人事檔案管理更加信息化向前發(fā)展，學習優(yōu)秀的人事檔案管理步驟方式。人事檔案代理服務當中，要和用人單位密切聯(lián)系溝通，將工作人員的表現(xiàn)情況及時記錄，將員工的人事檔案完善。這樣將人事檔案規(guī)范化管理保證人力資源可持續(xù)發(fā)展進步。

三、結(jié)論

總而言之，要跟進時代發(fā)展潮流，將檔案的服務性進行關注，將檔案的利用價值提升。改革人事檔案管理制度和信用業(yè)績檔案的建立，激發(fā)人事檔案的生機，肯定將社會生活當中出現(xiàn)的問題及時解決，給將來的經(jīng)濟社會進步發(fā)展帶來更好的幫助。

參考文獻：

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