新形勢下的醫(yī)院檔案管理工作

陳立軍

摘 要 醫(yī)院檔案管理工作是整個醫(yī)院運行的重要環(huán)節(jié)。目前，許多醫(yī)院檔案管理工作存在不少問題，而新時期，醫(yī)院檔案管理工作被賦予了新的內(nèi)容，這要求我們認真探索、總結(jié)規(guī)律，把這一工作做好。

關(guān)鍵詞 新時期 醫(yī)院 檔案管理

中圖分類號：R197.32 文獻標識碼：A

醫(yī)院檔案管理是指對醫(yī)院日常醫(yī)療活動中的病案為主體的具有保存價值的各種文字、音像等資料的管理。其中還包括了醫(yī)院黨務(wù)、政務(wù)、人事檔案、財務(wù)狀況、器械設(shè)備、藥材采購等，覆蓋了醫(yī)院工作的方方面面。計劃經(jīng)濟時代的醫(yī)院，管理者包括醫(yī)護人員往往忽視醫(yī)院檔案工作，認為醫(yī)院的工作就是治病救人，別的環(huán)節(jié)都是次要的。隨著時代的發(fā)展和社會的進步，衛(wèi)生事業(yè)也在不同層次的提升，現(xiàn)代醫(yī)療行業(yè)的激烈競爭讓越來越多的醫(yī)院管理者認識到檔案工作的重要性。

1當前醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

（1）檔案管理滯后，缺乏科學高效的檔案管理機制。在醫(yī)院的檔案管理中，往往只是把醫(yī)生開出的病例送到病案室，然后檔案整理人員歸類整理，其它的工作常常處在可做可不做的狀況。醫(yī)院人事、行政、后勤管理制度沒有明確的定位，工作總結(jié)、行政會議材料放在辦公室，人事檔案歸口人事科，后勤的許多工作文件也隨處亂放，造成檔案內(nèi)容界限不清，檔案管理權(quán)限不明確。到目前為止，許多醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學統(tǒng)一的管理制度標準。隨著科學技術(shù)的進步，社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化。各級醫(yī)院在管理檔案時，由于還沒有統(tǒng)一的管理標準和模式，一味地根據(jù)自己的理解和實踐進行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

（2）檔案意識薄弱，檔案利用效率不高。我們的許多醫(yī)生，往往只是在需要查找病例時才想起病案室，匆匆的跑過去，查到自己想要找的東西一走了事，根本不會關(guān)注其它的東西。實際上，檔案資料無論是對于管理者還是醫(yī)護人員都重要。醫(yī)院的許多制度都需要員工們?nèi)チ私?，包括醫(yī)院沿革、工資制度、請銷假制度、人事制度、管理制度等等。

（3）檔案管理人員專業(yè)性不強，業(yè)務(wù)能力參差不齊。由于檔案學的建立健全是從現(xiàn)代發(fā)展起來的，導致我們的檔案專業(yè)人才不足，尤其是30歲以上的人員，很少接受過專業(yè)化系統(tǒng)化的檔案訓練。對于醫(yī)院來說，檔案管理人才更顯貧乏、單一、老化，那些既掌握檔案專業(yè)知識，又對醫(yī)院各科室情況都很熟悉的人才少之又少，檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗上。

2新時期醫(yī)院檔案管理工作呈現(xiàn)，出新的特點

（1）檔案管理數(shù)字化。所謂檔案管理數(shù)字化就是醫(yī)院以信息網(wǎng)絡(luò)化為載體，以現(xiàn)代化的計算機技術(shù)為手段，檔案信息的采集、處理、存儲、歸檔、組織、發(fā)布、利用以及數(shù)字管理全過程。這種新的管理方式把檔案人員從繁瑣的手工立卷程序中解放出來，降低了勞動強度，提高了工作效率，準確率高，檢索方便。

（2）檔案管理系統(tǒng)化、科學化。通過去的醫(yī)院檔案管理工作不同，現(xiàn)在的檔案管理是一個完善的系統(tǒng)，內(nèi)部有其規(guī)范的機制。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，各個檔案管理系統(tǒng)之間，檔案管理系統(tǒng)和其它文獻管理系統(tǒng)之間有著千絲萬縷的聯(lián)系，并正在向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實行檔案管理工作的標準化、規(guī)范化，使得檔案信息資源得以共享。要達到規(guī)范性要求，除了要制訂各項醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)標準和技術(shù)標準并貫徹實施外，還可通過法規(guī)手段來實現(xiàn)。

3新時期如何做好醫(yī)院檔案管理工作

（1）促進檔案工作規(guī)范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進醫(yī)院檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。當前，由于許多醫(yī)院對檔案管理工作不夠重視，導致其發(fā)展滯后，甚至許多醫(yī)院沒有專門的檔案室，這嚴重制約醫(yī)院檔案工作的有效運行，進一步影響到整個醫(yī)院工作的正常運轉(zhuǎn)。要想改變這種被動的局面，醫(yī)院管理者就必須加大改革力度，立足現(xiàn)實認真探索，逐步建立健全并完善自己的檔案管理制度，確立檔案室在醫(yī)院中的地位，實現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉(zhuǎn)變，從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發(fā)。檔案管理是一項長期工作，醫(yī)院各級部門要嚴格把關(guān)，責任到人，建立相應(yīng)的考核制度。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理工作納入科室管理責任書之中，和科室主任工作實績考核獎懲掛鉤，明確科室主任對科室檔案工作的管理責任，抓好歸檔材料的收集、整理，促進檔案管理的規(guī)范化。

（2）引進先進檔案管理設(shè)備，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。醫(yī)院要加大資金投入，引進現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備。一方面要提高檔案保護設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調(diào)設(shè)備，高效滅蟲、滅火設(shè)備，這些設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用是檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容；另一方面要加強機房管理，用計算機儲存整個醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫(yī)院應(yīng)充分利用計算機管理應(yīng)用設(shè)計完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化。

（3）加大培訓力度，提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。醫(yī)院要努力開展不同形式的培訓進修活動，加大培訓力度，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，以業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高為著重點，爭取各種機會參加有關(guān)檔案知識的學習，拓寬知識面，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，建立檔案管理人才梯隊，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動檔案管理水平的提高。作為檔案管理人員必須注意學習新技術(shù)，努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學知識，不斷提高基建檔案的科學管理水平。現(xiàn)代醫(yī)院管理中基建檔案管理人員應(yīng)具備熟悉基建專業(yè)知識，掌握電子文檔管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理理論的技能。