做好會展策劃與管理的思考

江靈爽

【摘要】為達到更好的產(chǎn)品宣傳與商業(yè)推廣的目的，許多企業(yè)都選擇以會展的形式開展活動，彰顯實力的同時達到吸引更多合作商的目的。所以，如何做好會展策劃與管理，是值得深思的一個課題。基于此，本文從策劃的前期準(zhǔn)備、具體工作的落實以及管理與反思等幾個方面對會展策劃進行了思考，希望可以提煉出更多有益的信息，從而更好地完成會展的策劃與管理工作。

【關(guān)鍵詞】會展策劃；管理；思考

一、重視會展策劃的調(diào)研與分析

（一）會展立項策劃要充分

為保證會展活動井然有序地展開，合理的策劃是關(guān)鍵，而在會展策劃開始前，會展的立項策劃一定要充分。許多企業(yè)為節(jié)約時間，通常會選擇忽略掉會展的立項策劃，以致于真正投入后才發(fā)現(xiàn)相關(guān)的準(zhǔn)備工作嚴(yán)重缺失，比如，市場信息調(diào)研不足、展覽題材選定有偏差等。從中獲得的教訓(xùn)是，倉促間推進會展的策劃，有可能導(dǎo)致更高的代價。因此，我們應(yīng)當(dāng)堅持要在充分的會展立項策劃通過后，再有條不紊地安排后續(xù)工作。

（二）會展項目可行性分析落到實處

許多企業(yè)在會展策劃中對會展項目的可行性分析不重視，以致在實際的操作中會展項目的可行性分析流于形式，沒有為會展活動的發(fā)展提供可靠的依據(jù)，相應(yīng)的風(fēng)險也無法及時規(guī)避?？梢姇鬼椖康目尚行苑治鲆涞綄嵦?，比如，從市場環(huán)境分析、展會項目生命力分析、展會執(zhí)行方案分析、展會項目財務(wù)分析、風(fēng)險預(yù)測等，每一個方面都應(yīng)當(dāng)了解清楚，并寫進會展項目可行性報告中。如此，才能為會展活動的舉辦形成一個好的開端。

二、細化工作，提高策劃效率

（一）會展品牌形象策劃

品牌效應(yīng)的形成是會展的重要目的之一，因此，會展策劃中應(yīng)當(dāng)將品牌形象的策劃擺在首位。策劃人員可以從以下兩個方面展開。首先，明確展品企業(yè)的品牌含義、宣揚的價值觀，保證會展中的形象設(shè)計符合該企業(yè)的定位。其次，會展品牌形象的策劃也要結(jié)合本次會展的主體，將二者進行完美的融合，達到更好的宣傳效果。除此之外，還要講究心意，結(jié)合參加會展人群的喜好，考慮不同的設(shè)計形象，促進企業(yè)形象的多元化發(fā)展。

（二）會展實施方案策劃

會展實施方案是很多會展策劃人員工作的重中之中，但即便如此，還是存在很多隱患，因而也要保持足夠的關(guān)注度。在實施方案的制定中，應(yīng)當(dāng)保持事無巨細，思慮周全，并寫入執(zhí)行方案中，以備查閱。通常，實施方案中要包括展位承建商、運輸代理、旅游代理、參展商手冊等各個方面，其中會場的衛(wèi)生與公共安全是比較容易出問題的環(huán)節(jié)，一定要提供更全面的保障。

（三）會展活動策劃

會展活動如果太刻板，給人留下的印象也不會太深，對于商業(yè)宣傳而言還是一種欠缺。所以，當(dāng)前很多會展的策劃中，都會添加一些娛樂性節(jié)目的編排，活躍會場的氛圍。而會展活動的安排與設(shè)計是最花心思的，一方面，要保證會展活動的質(zhì)量，故活動的選擇與會展主題的表達應(yīng)相得益彰。而另一方面，活動的安排需盡量豐富，照顧到更多人的喜好和需求，從而借助活動造勢，會展的主題會更加深入人心。

三、完善會展的招展與招商工作

（一）招展與展位營銷

一次精彩的會展，除了流程清晰、活動豐富外，類型不一的展商分布也體現(xiàn)了該會展設(shè)計的精致所在，所以，在招展與展位營銷這一環(huán)節(jié)上，也要加倍重視，主要可以從以下幾點進行考慮。第一，數(shù)據(jù)庫的建立，用于存儲提前收集好的展商資料，權(quán)衡之下決定展商。第二，對展位和展區(qū)做出具體的劃分，然后再將展商合理分配。第三，制定招展價格，為商家入駐提供更明確的決策信息。第四，發(fā)送招展函，告知相關(guān)的商家展會的事宜。第五，敲定詳細的招展方案，并擴大展位的營銷。簡言之，招展和展位的營銷中，展位的劃分和展商的排布是重中之重。

（二）招商與宣傳推廣

許多失敗的展會策劃案例表明，如果展會的宣傳推廣不到位，會直接影響展會的招商工作。在實際的會展策劃操作中，常存在宣傳滯后或是宣傳不到位的情況，使得展位到后期仍無法完成招商工作，對于展會舉辦方造成了極大的損失，影響會展的效果。而現(xiàn)在，人們也開始意識到，對于展會的招商與宣傳應(yīng)當(dāng)盡早開始，比如，可以通過專業(yè)媒體廣告、網(wǎng)絡(luò)平臺、印發(fā)傳單、展訊等方式告知展會的目標(biāo)群體，而對于重要的觀眾或商家，則可以發(fā)放會展邀請函。這樣對展會感興趣的商家就會主動聯(lián)系，會展方也能在招商工作中獲得更大主動權(quán)。

四、強化會展管理工作的執(zhí)行

（一）展會服務(wù)與現(xiàn)場管理方案

會展管理是一項繁瑣的工作，應(yīng)當(dāng)將展會的服務(wù)工作以及現(xiàn)場管理工作制定合理的方案，并交由不同的人加以執(zhí)行和監(jiān)督。首先，就展會服務(wù)，主要從禮儀指引、安全保衛(wèi)、設(shè)計安裝、物品租賃、運輸倉儲、廣告宣傳、后勤保障等方面細化。而對現(xiàn)場管理來說，一方面著眼于現(xiàn)場秩序的維護，分配好保安以及相關(guān)負(fù)責(zé)人，保證會場每個角落的安全。另一方面，會展的清潔衛(wèi)生工作也需及時展開。展會服務(wù)與現(xiàn)場管理一定要提前規(guī)劃預(yù)備方案，以便發(fā)生意外時將損失降到最低。

（二）會展客戶關(guān)系管理計劃

會場是將所有的客戶關(guān)系合成到一起，是一張龐大而復(fù)雜的關(guān)系網(wǎng)，所以會展策劃時也應(yīng)當(dāng)把客戶關(guān)系管理做出合理的管理計劃。首先，會展方應(yīng)提前了解客戶間的關(guān)系，以便更好地安排展位。其次，會展進行的過程中，保持各客戶的平等對待原則，不能體現(xiàn)出區(qū)別對待，以免影響客戶關(guān)系的和諧。最后，借助會展的舞臺，通過一些互動和交流的活動，促進客戶關(guān)系的發(fā)展。會展中的客戶關(guān)系管理是商場利益關(guān)系的折射，所以成功的會場策劃，一定將客戶關(guān)系妥善管理。

（三）會展時間管理方案

對于參與會展的眾多商家而言，時間就是金錢，所以他們也會格外地重視會展方對時間的管理?；诖?，會展時間管理方案的制定就更需要精心策劃。時間管理方案的制定中，不僅需要考慮會展主題表達時長的需求，同時也需要綜合考慮不同展商對時間安排的要求、場地租賃、展會成本等因素的影響。在時間管理上，注重時效性，保持付出與回報率的相對平衡，是主要需要考量的因素。

（四）展后總結(jié)

每次會展的成功策劃與管理，都為下一次活動的開展提供了經(jīng)驗，在展后總結(jié)中，將會展達到的成果與預(yù)期目標(biāo)對比，發(fā)現(xiàn)執(zhí)行不足的方面，在今后的策劃中加以改進。對本次會展中出現(xiàn)的意外，加入下一次策劃的方案中，不斷完善對會展策劃的危機處理機制。通過會展的總結(jié)，還可以發(fā)現(xiàn)有價值的客戶關(guān)系，為商業(yè)關(guān)系創(chuàng)造更多可能。

結(jié)語

綜上所述，可見會展的策劃與管理需要綜合考慮的因素很多樣，所以每一個成功的策劃背后，都是無數(shù)的心血和付出，而每一項管理的嚴(yán)格執(zhí)行，也是會展策劃得以順利落實的根本保障?？梢灶A(yù)見，會展的策劃與管理對于企業(yè)間的商業(yè)交流越來越重要，而如何構(gòu)建好這座橋梁，是當(dāng)前會展業(yè)關(guān)注的焦點。

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