淺談如何提高事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)

丁慶華

【摘要】檔案管理是衡量一個事業(yè)單位管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位對檔案的管理也提出了更高的要求。檔案管理工作改革逐步推進(jìn)，目前一部分檔案管理人員缺乏相應(yīng)的素質(zhì)，本文對如何提高事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)給出了一些建議。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；人員素質(zhì)

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，各行各業(yè)都開始著“互聯(lián)網(wǎng)+”的轉(zhuǎn)型。檔案管理的工作任務(wù)和方式也在發(fā)生著巨大的變革。檔案管理逐漸趨于現(xiàn)代化，正在朝著網(wǎng)絡(luò)化和信息共享邁進(jìn)。這些改變都給檔案工作人員提出了更高的職業(yè)要求，既是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)。

一、檔案管理工作的重要性

事業(yè)單位的工作業(yè)績主要是由檔案來記錄的，科學(xué)規(guī)范的檔案管理方便單位人員查閱，通過記錄的內(nèi)容全面掌握單位的主要情況，及時改進(jìn)策略。社會各界對于事業(yè)單位的工作情況進(jìn)行分析，是通過分析查閱相關(guān)的檔案資料來完成的。對于事業(yè)單位來說，檔案管理是維護(hù)單位發(fā)展歷史資料的必要工作，是衡量單位業(yè)績和管理的重要準(zhǔn)則，對于事業(yè)單位進(jìn)行科學(xué)的發(fā)展分析，制定有效的發(fā)展策略具有重要的意義。

二、我國事業(yè)單位檔案管理人員的不足

1、檔案管理認(rèn)識方面存在不足

受到傳統(tǒng)的檔案管理工作流程的影響，目前有一些單位人員認(rèn)為檔案管理是簡單的對檔案的保管和備份。對于一個事業(yè)單位來說，主要創(chuàng)造效益的是事業(yè)單位核心職能部門，檔案管理部門的工作對于單位無關(guān)緊要。管理人員的觀念跟不上新時期單位發(fā)展對于檔案管理的要求[2]。檔案工作人員不能夠完全理解檔案管理的重要意義，認(rèn)為只要保證檔案的安全就是工作的圓滿完成，按照人工操作的方式進(jìn)行管理影響了互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理的工作效果。

2、缺乏相應(yīng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理工作的出色完成需要完備的業(yè)務(wù)專業(yè)知識作支撐。一些檔案管理者對檔案管理業(yè)務(wù)知識了解不精，檔案收集、檔案管理、檔案存放的順序不清，案卷編寫不符合規(guī)范，保管的期限、保管標(biāo)準(zhǔn)、類型劃分不夠明確，體現(xiàn)在工作態(tài)度的不嚴(yán)謹(jǐn)和工作業(yè)務(wù)操作的不熟練[1]。

3、計(jì)算機(jī)技能掌握程度欠佳

事業(yè)單位的檔案管理正在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化改革，一些計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)能夠有效檢索，代替人工操作進(jìn)行檔案的分類、整理、展示，能夠大大提高檔案管理的工作效率。但是由于檔案管理人員長期的工作內(nèi)容，對于計(jì)算機(jī)的操作不熟悉，無法熟練使用人機(jī)交互界面相對復(fù)雜的檔案管理系統(tǒng)。這些人員方面的限制已經(jīng)不適用新時期事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

4、缺乏開發(fā)檔案信息的能力

檔案管理人員工作勤勤懇懇，為單位默默付出，這些都是值得肯定的。但是目前單靠勤奮是不能夠真正帶動單位發(fā)展的，檔案管理者普遍缺乏開拓進(jìn)取、大膽創(chuàng)新的精神，不能夠進(jìn)行管理方法的及時革新，這些不僅影響著檔案管理工作，也會影響檔案管理人員的工作熱情。單一化、枯燥化檔案管理工作導(dǎo)致人員的工作積極性不夠高。要知道，事業(yè)單位的檔案蘊(yùn)含著單位發(fā)展中方方面面的問題，如果能夠有效開發(fā)出檔案信息，就能對單位的發(fā)展提出建設(shè)性的意見[3]。但是由于人員能力的缺乏，這些還未能實(shí)現(xiàn)。

三、如何有效提高事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)

1、加大人員素質(zhì)培訓(xùn)力度

增加培訓(xùn)機(jī)會是提高人員素質(zhì)的關(guān)鍵。對事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)要求要貼合檔案管理現(xiàn)代化的工作重心，圍繞這提高檔案管理人員的思想意識、業(yè)務(wù)本領(lǐng)、先進(jìn)技術(shù)、管理能力來多方位展開[4]。要訓(xùn)練他們的實(shí)際操作能力，順應(yīng)自身發(fā)展和職業(yè)發(fā)展的未來需要，不斷提高人員的素質(zhì)水平。定期邀請專家進(jìn)行檔案管理知識講座，長期地進(jìn)行業(yè)務(wù)技術(shù)交流，堅(jiān)持不懈地對檔案管理部門加大資金投入。

2、提高檔案管理用人門檻

考慮到新時期對于檔案管理人員的管理能力、技術(shù)水平、業(yè)務(wù)本領(lǐng)有著較為綜合的要求，事業(yè)單位在招聘檔案管理工作者是應(yīng)該嚴(yán)格篩選，提高任職標(biāo)準(zhǔn)。在面向畢業(yè)生或者社會公開招聘時，明確提出對于具體能力的要求。不管是以何種招聘途徑進(jìn)入單位，在正式入職之前都要進(jìn)行一定時期的崗前培訓(xùn)，在專業(yè)人員的帶領(lǐng)下提高業(yè)務(wù)能力，在職員工也可以參加。這樣就可以從用人的源頭治理檔案人員素質(zhì)不過關(guān)的問題。

3、實(shí)施多樣化考核標(biāo)準(zhǔn)

要加強(qiáng)對檔案管理人員的工作績效考核，建立完善的獎懲制度，把檔案工作的成效與管理人員的獎金、晉升機(jī)會掛鉤，對于崗位要有競爭意識，提高技術(shù)先進(jìn)人員的工資福利待遇，激勵檔案管理人員積極進(jìn)行先進(jìn)技術(shù)的學(xué)習(xí)。對于由工作人員的工作疏忽導(dǎo)致的問題要對其記過處分，增加檔案工作者的危機(jī)感。

4、增強(qiáng)檔案人員服務(wù)意識

事業(yè)單位的檔案管理人員職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)較高，檔案管理人員要樹立主動服務(wù)意識，了解各個部門的信息需求，充分發(fā)揮檔案管理的價值，主觀能動性地進(jìn)行服務(wù)質(zhì)量的提高，服務(wù)方法的完善，堅(jiān)持按照規(guī)章辦事，堅(jiān)持工作原則，不怕清苦，甘于奉獻(xiàn)。要重視檔案的保密性工作，學(xué)習(xí)檔案保管的法律法規(guī)，實(shí)行檔案安全問題問責(zé)機(jī)制，要做到機(jī)密文件適當(dāng)存放，檔案查詢按照單位流程審批。建立詳細(xì)的檔案庫房重地管理細(xì)則，并且把檔案的查詢服務(wù)工作落到實(shí)處。

結(jié)語：目前，國家已經(jīng)將檔案價值檢定工作列入國家級重點(diǎn)課題，出臺了一系列的檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，重視檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化[5]。這再一次表明，檔案管理工作對于人員素質(zhì)的要求越來越高。新形勢下，檔案管理人員要重視崗位工作，有關(guān)部門要對檔案管理者高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，幫助他們提高業(yè)務(wù)本領(lǐng)、管理知識、技術(shù)水平，積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的科技手段，為事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展提供有力的保證。

參考文獻(xiàn)：

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[2]李琳.淺談提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化水平[J].現(xiàn)代國企研究，2016，08：125.

[3]梁爽.淺談如何提高檔案管理人員素質(zhì)[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2016，11：19.

[4]呂峰.新時期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略[J].蘭臺世界，2016，15：57-58.

[5]馮志丹.淺談如何提高高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2015，20：277.