當(dāng)前推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的三個著力點

王宏亮

以信息資源建設(shè)為核心，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為平臺，擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用是我國檔案信息化建設(shè)的必然趨勢。檔案信息化要求信息公開透明，便于公眾參與檔案資源管理；要求提供各類高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)，以提高公眾、組織獲取信息和服務(wù)的便利性；要求提高行政效能，以提升檔案館的競爭力。筆者認(rèn)為必須抓好四個著力點，才能有效地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

著力點之一：從單一注重技術(shù)轉(zhuǎn)變?yōu)樽⒅刈龊眯录夹g(shù)條件下檔案管理業(yè)務(wù)的改革

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理業(yè)務(wù)之初，不少檔案部門領(lǐng)導(dǎo)在考慮檔案信息化問題時，把檔案信息化看成單一的技術(shù)問題，認(rèn)為把以手工操作為主的傳統(tǒng)檔案管理方式原封不動的搬到網(wǎng)絡(luò)上、電腦上，讓檔案信息系統(tǒng)去適應(yīng)和模仿傳統(tǒng)檔案管理模式，就可以解決諸如利用率低下、服務(wù)質(zhì)量差、回應(yīng)力不足、透明度差等問題。事實證明這種完全以傳統(tǒng)方式來利用現(xiàn)代技術(shù)，使新技術(shù)去適應(yīng)舊模式，是一種外延式的技術(shù)應(yīng)用，在這種觀念的引導(dǎo)下只注重計算機(jī)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施和檔案網(wǎng)站建設(shè)，必然會出現(xiàn)檔案網(wǎng)站和各種業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計與利用者的實際需求相脫節(jié)；內(nèi)容過于陳舊，更新慢；方便公眾和組織辦事的信息少，辦事流程缺乏優(yōu)化整合等一系列問題。

信息化技術(shù)的應(yīng)用給檔案歸檔、館藏建設(shè)、目錄編制、統(tǒng)計、編研、檔案信息開發(fā)利用等諸多環(huán)節(jié)帶來改變，信息化催生了新的檔案業(yè)務(wù)工作模式，文檔一體化、館室一體化、電子文件前端控制管理都是信息化在檔案集中管理層面的具體體現(xiàn)。從根本上維護(hù)公眾的知情權(quán)，提高檔案信息服務(wù)的質(zhì)量和便捷性，樹立以公眾需求為導(dǎo)向和以公眾為中心的理念，縮短檔案信息服務(wù)提供者與接收者之間的距離，真正實現(xiàn)信息公開透明。

單一注重技術(shù)轉(zhuǎn)變?yōu)樽龊眯录夹g(shù)條件下檔案管理業(yè)務(wù)的改革，就是要把技術(shù)與檔案管理業(yè)務(wù)的分離轉(zhuǎn)變?yōu)槎哂袡C(jī)融合，把新技術(shù)與拓展檔案館職能、檔案工作模式調(diào)整、業(yè)務(wù)流程再造及轉(zhuǎn)變檔案館工作作風(fēng)有機(jī)結(jié)合，在具體觀念上就是要檔案館從單一追求現(xiàn)代化技術(shù)的提高轉(zhuǎn)變到提高為公眾和組織服務(wù)的效率上來；由只注重解決檔案館內(nèi)部的需求轉(zhuǎn)向加強(qiáng)檔案館際之間、檔案部門與其他部門的協(xié)調(diào)合作上來。

著力點之二：由只強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)建設(shè)轉(zhuǎn)變?yōu)樽⒅叵到y(tǒng)的整合和利用

目前，檔案館往往從自身業(yè)務(wù)需求出發(fā)，從解決本部門存在問題出發(fā)，考慮自己的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和技術(shù)的使用。這在一定程度提高了檔案館自身的信息化技術(shù)，在一定的范圍內(nèi)也方便了公眾辦事，但由于檔案館各自為政，館室之間、館際之間使用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范不一致，導(dǎo)致檔案館業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間不能相通、信息不能共享，形成一個一個的技術(shù)孤島和信息孤島，基本上不能提供“一站式”無縫服務(wù)；過度強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)建設(shè)帶來的另一方面問題在于檔案信息系統(tǒng)缺乏簡便，由于各類應(yīng)用系統(tǒng)都有自己獨(dú)特的業(yè)務(wù)操作規(guī)程，利用者難于短時間掌握、熟悉他們的操作規(guī)程，復(fù)雜的操作過程給利用者帶來了較大的心理負(fù)擔(dān)。衡量檔案信息化建設(shè)的唯一合適標(biāo)準(zhǔn)就是使用者的滿意度，當(dāng)信息化不能將檔案信息資源的整體面貌展現(xiàn)在利用者的面前，這是新技術(shù)進(jìn)一步固化檔案信息與利用者之間的“數(shù)字鴻溝”和檔案館各自為政的明顯表現(xiàn)。

推動檔案信息化進(jìn)一步發(fā)展，利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施和檔案資源進(jìn)行業(yè)務(wù)、資源與服務(wù)的整合與集成，這種整合包括統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行檔案信息管理的整合和優(yōu)化。

（1）統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化建設(shè)和應(yīng)用涉及計算機(jī)軟硬件設(shè)備、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和各種開發(fā)工具。因此規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)必須統(tǒng)一，這包括總體標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用支撐標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)、信息安全標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是支撐檔案信息化的重要手段，是系統(tǒng)之間相互操作、兼容和資源共享利用的保證。

（2）檔案信息管理的整合和優(yōu)化。一是要對檔案業(yè)務(wù)各個環(huán)節(jié)利用信息化技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化和組合，縮短檔案資源收集、整理、鑒定和利用的時間；二是打破部門之間界限和鴻溝，把涉及信息資源利用的多個部門的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化整合到一個流程上，營造跨部門的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)同服務(wù)環(huán)境；三是通過整合優(yōu)化，實現(xiàn)“一站式”網(wǎng)絡(luò)虛擬化辦公，實現(xiàn)利用窗口（前臺）受理和檔案館（后臺）處理之間的互聯(lián)互動，解決資源共享問題，真正做到無縫式服務(wù)。

著力點之三：由追求檔案信息化效率轉(zhuǎn)變?yōu)樽⒅貙ι鐣?wù)和兼顧管理。

我國目前正處在社會轉(zhuǎn)型期，現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)與民主政治所要求的服務(wù)行政（Service Administration）和法治行政（Administration of the Rule of Law）的理念尚未形成。傳統(tǒng)公共行政強(qiáng)調(diào)行政相對人對行政權(quán)力的服從，忽視了公共行政在提供公共服務(wù)方面的服務(wù)性作用；公共行政主體與公眾不對等的關(guān)系必然導(dǎo)致檔案信息分配的不對稱，而這種分配的不對稱直接決定了信息的不對稱。

從根本上改善公共服務(wù)是檔案信息化的核心價值。從追求檔案信息化效率的提高轉(zhuǎn)向注重對社會、公眾的服務(wù)，就要轉(zhuǎn)變行政觀念，樹立服務(wù)理念。計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用主要不是為了提高檔案館自身辦公自動化水平、提高檔案館內(nèi)部效率及降低成本。而是要把提高的效率和降低的成本的結(jié)余“轉(zhuǎn)嫁”到社會上去，讓公眾從中獲益，降低公眾的辦事成本，讓公眾方便、快捷的獲取信息服務(wù)。這才能真正體現(xiàn)新技術(shù)應(yīng)用的意義，價值和功能。

西方發(fā)達(dá)國家在檔案信息化方面的經(jīng)驗和做法值得我們認(rèn)真借鑒，一是促始檔案信息資源全面上網(wǎng)，提高服務(wù)質(zhì)量。積極運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)為公眾提供在線服務(wù)，建設(shè)“公共信息站”及自動柜員機(jī)等自動化服務(wù)設(shè)施，為公眾獲取信息提供多元化渠道；二是信息管理要從官僚控制的視角轉(zhuǎn)變?yōu)楣姾头?wù)使用者的視角。信息技術(shù)的發(fā)展使得公眾對檔案信息的期望值不斷提高，應(yīng)用信息技術(shù)整合資源和整合傳統(tǒng)公共服務(wù)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)協(xié)同及建設(shè)低成本、優(yōu)質(zhì)、專業(yè)化的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，使公眾在任何地方、任何時候都能以多渠道方便的獲得信息服務(wù)。

當(dāng)然，從我國國情出發(fā)，由于作為信息化基礎(chǔ)的檔案館自身的內(nèi)部管理問題還沒有根本解決，因此在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)，我國檔案信息化建設(shè)還需要強(qiáng)調(diào)檔案館管理效率的提高與對社會、公眾服務(wù)質(zhì)量的提高并重。但社會越是向前發(fā)展也就越強(qiáng)調(diào)檔案信息的服務(wù)，這是社會發(fā)展的必然趨勢，由追求檔案信息化效率轉(zhuǎn)變到注重對社會的服務(wù)和兼顧管理的方向發(fā)展，是符合檔案信息化規(guī)律的，也是符合我國社會發(fā)展的方向。

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