淺談檔案信息資源的開發(fā)利用

王文軍

隨著經濟社會的迅速發(fā)展，人們對信息的開發(fā)利用越來越重視，信息本身也是連接各行業(yè)各部門的重要組成部分。檔案是信息的一種，檔案部門是儲存，輸送信息的一個部門。因此，開發(fā)信息資源包括檔案部門，也適用于檔案部門。在知識經濟的新形勢下，大力開發(fā)檔案信息資源，為社會各方面服務，應該把開發(fā)檔案信息資源作為檔案部門做好檔案工作的中心任務和指導思想。

一、檔案信息資源開發(fā)的含義

檔案信息作為一種資源已成為共識，開發(fā)檔案信息資源服務社會主義精神文明和物質文明的建設已成為檔案工作的一個中心課題。這是信息時代的要求，也是檔案事業(yè)發(fā)展的必然結果。

開發(fā)檔案信息資源就是要在維護黨和國家根本利益的前提下，將潛在的檔案信息盡可能的挖掘出來、傳遞出去，發(fā)揮其應有的作用。具體的講，檔案信息資源開發(fā)是指對檔案信息進行加工、整理并將蘊藏于檔案中有價值的、適應社會發(fā)展需要的各種知識、信息挖掘出來，最大限度的為廣大利用者這所利用，以提高檔案信息利用效率的一種知識信息整序和傳遞過程?；蛘哒f，是對檔案承載的信息進行采集、加工、存儲和輸出的整個過程，是將檔案承載的信息由靜態(tài)激活為動態(tài)，為利用者所接受的過程，是實現(xiàn)檔案價值，充分發(fā)揮檔案信息作用，為社會實踐活動服務的關鍵性的工作系統(tǒng)。檔案信息資源開發(fā)就是將靜態(tài)的檔案信息經過采集、加工、存儲進而轉換成動態(tài)的信息，最快和最大限度的為利用者所利用的過程。這一概念可以從以下幾個方面理解：

1.檔案信息資源開發(fā)對象是館藏檔案中隱含的信息。這里的館藏檔案是集中了的，經過加工整序的，處于日常保管狀態(tài)下的檔案。這需要實體管理提供相應的保障。當然，這也是檔案信息資源開發(fā)區(qū)別于其他開發(fā)的根本標志。

2.檔案信息資源開發(fā)任務是對靜態(tài)的檔案信息進行加工、處理和相應的信息輸出，直接滿足利用者的需要。

3.檔案信息資源開發(fā)性質表現(xiàn)為一種高層次的智力勞動過程。

4.檔案信息資源開發(fā)系統(tǒng)的整體功能是縮短檔案信息的傳遞時間，廣泛、迅速、準確地將檔案信息傳遞給利用者，從而最大限度的發(fā)揮檔案信息的經濟效益和社會效益。

二、檔案信息資源開發(fā)存在的主要問題

隨著科學技術的發(fā)展，整個社會的網(wǎng)絡化，信息化程度不斷提高，人類社會已經進入了一個前所未有的信息時代。在我國，傳統(tǒng)的檔案信息服務水平明顯滯后于時代的發(fā)展，遠遠不能滿足人們對信息的需求。核心問題是不能夠有效地進行檔案信息資源的開發(fā)和利用。

1.館藏結構單一。據(jù)有關資料介紹，現(xiàn)在很多檔案館的館藏檔案文書檔案所占比例偏重，而科技，專來，聲像檔案所占比例偏小。這樣的館藏結構，從開發(fā)檔案信息資源的角度分析，使開發(fā)利用檔案信息的范圍狹窄了。因為社會對檔案信息的需求是多方面的，館藏單一不能滿足社會需要的多樣性，特別值得提及的是，大量的文書檔案中涉及經濟內容的較少，因而，使這些檔案信息直接服務于經濟建設，存在著較大的難度。

2.時間跨度較短。就檔案資源而言，大多數(shù)檔案都是建國前建立的。如一些檔案館歷史檔案所占比例較小，這就給開發(fā)利用檔案信息，研究事物動態(tài)的發(fā)展規(guī)律，為經濟建設和各項工作服務帶來了困難。

3.案卷質量較差。由于歷史原因，過去的檔案案卷質量不同程度地存在一些問題，質量不高的案卷自然會影響檔案信息的開發(fā)利用，道理是顯而易見的。

三、開發(fā)利用檔案信息資源的方法和途徑

1.豐富并改善檔案信息資源的結構，建立檔案信息資源保障體系。檔案部門要加強檔案的接收和征集工作，擴大檔案的接收范圍和征集門類，力爭建成檔案數(shù)量充足，內容豐富，結構合理，質量優(yōu)化并富有特色的檔案信息資源保障體系。主要表現(xiàn)在：第一，從檔案室來說，要改變單位檔案信息資源的分散管理體制，設立綜合檔案室，集中統(tǒng)一管理本單位的全部檔案；第二，從檔案館來說，要堅持館藏檔案數(shù)量與質量并重工業(yè)的原則，一方面要合理擴大接收范圍，另一方面要對接收檔案的質量進行控制；第三，要完善檔案補充機制，廣泛開展檔案資源征集工作，要想設法收集散存在社會和個人手中的歷史檔案資料；第四，要改變館藏結構中文書檔案占主體的單一局面，加大對保存在各單位的專門檔案接收力度；最后要加強與專業(yè)檔案館，圖書館，博物館的聯(lián)系，掌握館藏情況，協(xié)商征集接收其案卷目錄，檔案縮微品等，實現(xiàn)館際交流，資源共享。

2.改進和更新檔案利用的方法與技術，加強檢索工具體系建設，建立檔案目錄中心。隨著檔案數(shù)量的急劇增加和現(xiàn)代社會對檔案利用頻繁需求，傳統(tǒng)的檔案得用方式與方法已不適應檔案用戶的需要和檔案信息加工的需要，因此，檔案部門必須大力改變和更新檔案利用的方法，并盡可能地使用現(xiàn)代科學技術，特別是計算機技術和現(xiàn)代縮微技術等。目前，各級檔案部門的檔案檢索工具種類單一，功能不全，檢索速度慢，效率低的現(xiàn)象存在，加強檢索工具體系建設和建立檔案目錄中心已成為一項重要任務。編制的檢索工具應力求符合規(guī)范標準，館藏性，查找性，指導性檢索工具應配套，并能把館藏檔案的內容特征，形式特點和儲存地點揭示出來。各級檔案部門應建立檔案目錄中心，將本地區(qū)，本系統(tǒng)保存的檔案資料，通過實體分散，目錄集中的方法洪起來，實現(xiàn)檔案資源的共享。

3.正視現(xiàn)實，轉變觀念，拓寬檔案信息資源開發(fā)利用的服務范圍。檔案部門要有效的開發(fā)利用檔案信息資源，首先必須轉變觀念，樹立主動服務觀念，開放觀念，競爭觀念，協(xié)作觀念和市場觀念等五種全新的觀念；其次是做好以下四個方面的工作：第一，在繼續(xù)搞好檔案信息資源開發(fā)利用工作為機關，團體和企事業(yè)單位服務的同時，切實關注普通公民的需要，使檔案信息更多的為普通公民所利用；第二，要改變單純依靠檔案部門進行檔案信息開發(fā)的作法，走聯(lián)合開發(fā)之路，切實增強參與意識，自覺擴大檔案部門的社會接觸面，根據(jù)黨和政府各方面的中心工作，結合檔案部門實際，有重點的開發(fā)檔案信息資源；第三，在檔案信息的傳播手段上，要打破常規(guī)，充分利用檔案部門信息開發(fā)的優(yōu)勢，通過各種有效的傳播手段，擴大檔案館（室）在社會公眾中的影響；第四，要注重檔案館（室）新的社會功能的開拓，積極主動介入愛國主義，國情教育等精神文明建設活動中去，不斷放大檔案信息開發(fā)工作的社會影響。